9 Schritte zur erfolgreichen Erstinventur

Diese Anleitung führt Sie von der ersten Anmeldung am eTASK Portal bis zur erfolgreichen Durchführung und Auswertung Ihrer Erstinventur. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf und kann unabhängig nachvollzogen werden.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:

• Sie haben Zugang zu einer eTASK Installation (gehostet oder selbst betrieben)

• Die Lizenz für eTASK Inventur ist aktiviert

• Sie verfügen über einen gültigen Portal-Zugang

• Mobile Endgeräte (Tablets oder Smartphones) stehen zur Verfügung

• Die eTASK App ist auf den Mobilgeräten installiert

Schritt 1: Portal-Zugang prüfen und Rechte einrichten

Ziel: Alle beteiligten Personen können sich am eTASK Portal anmelden und haben die notwendigen Berechtigungen für die Inventur.

Vorgehen

1. Melden Sie sich am eTASK Portal mit Ihren Zugangsdaten an

2. Testen Sie den Login auf den Mobilgeräten mit derselben URL

3. Stellen Sie sicher, dass die App auf den Mobilgeräten funktioniert

4. Weisen Sie den beteiligten Mitarbeitern die Rechtegruppen zu

Hinweis: Die gleiche Portal-URL muss sowohl im Browser als auch in der App verwendet werden.

Weiterführende Informationen

📄 Neue Benutzer anlegen IC1516

📄 Benutzern Rechte über die Rechtegruppe zuordnen IC1059

📄 Mobile Inventurgeräte in Betrieb nehmen IC1546

Schritt 2: Inventar-Umfang und Datenquellen klären

Ziel: Klare Definition, welche Inventare erfasst werden sollen und welche Datenquellen zur Verfügung stehen.

Zu klärende Fragen

Welche Art von Inventaren soll erfasst werden?

Definieren Sie, welche Inventarkategorien erfasst werden sollen. Möbel und Einrichtung, IT-Ausstattung. Gebäudetechnik, Sonstige Wirtschaftsgüter, Kunstwerke

Anlagenbuchhaltung und Etiketten

Wichtige Vorabklärungen:

1. Gibt es eine Anlagenbuchhaltung? In welchem System?

2. Gibt es bereits Barcode-Etiketten auf den Inventaren?

3. Sind vorhandene Etikettennummern systemweit eindeutig?

4. Soll eine Schnittstelle zur Anlagenbuchhaltung hergestellt werden?

Strategische Entscheidung: Neue oder vorhandene Etiketten?

• Mit vorhandenen Anlagennummern: Komplex, erfordert hohe Qualifikation der Teams

• Mit neuen Barcodes (empfohlen): Einfacher, schneller, Zuordnung zur Anlagenbuchhaltung erfolgt nachgelagert am Schreibtisch

Raumliste

Prüfen Sie, ob eine aktuelle Raumliste mit Struktur (Standort → Gebäude → Etage → Raum) verfügbar ist.

Ergebnis dieses Schritts

• Dokumentierte Liste der zu erfassenden Objektarten

• Entscheidung über Verwendung vorhandener Etiketten oder neue Barcodes

• Klärung der Datenanbindung an Anlagenbuchhaltung

• Verfügbarkeit der Raumliste geprüft

Weiterführende Informationen

📄 FAQ - Objektkatalog planen IC12530

📄 Anlagenbuchhaltung anbinden IC8302

📄 Auswahl der richtigen Etiketten IC12526

Schritt 3: Raumstruktur anlegen

Ziel: Die vollständige Raumstruktur (Standort, Gebäude, Etage, Raum) ist im System hinterlegt und steht für die Inventur zur Verfügung.

Vorgehen

1. Laden Sie die Excel-Import-Vorlagen für Standorte, Gebäude, Etagen und Räume herunter

2. Befüllen Sie die Vorlagen mit Ihren Raumlisten-Daten

3. Importieren Sie die Daten in dieser Reihenfolge: Standort → Gebäude → Etage → Raum

4. Prüfen Sie die importierten Daten im Liegenschaftsexplorer

5. Vergeben Sie Rechte auf die Gebäude für die Inventur-Mitarbeiter

Hinweis: Die Detailtiefe der Raumstruktur hängt von Ihren Anforderungen ab (detailliert für Bürogebäude vs. vereinfacht für viele kleine Standorte).

Ergebnis dieses Schritts

• Vollständige Raumstruktur im Liegenschaftsexplorer sichtbar

• Berechtigungen für Inventur-Mitarbeiter sind gesetzt

Schritt 4: Objektkatalog aufbauen

Ziel: Ein hierarchisch strukturierter Objektkatalog (Objekttypen) steht zur Verfügung und bildet die Grundlage für die Typisierung aller Inventare.

Vorgehen

1. Erstellen Sie die Hauptkategorien (z.B. "Möbel", "IT", "Gebäudetechnik")

2. Definieren Sie Unterkategorien für jede Hauptkategorie

3. Legen Sie konkrete Objekttypen als unterste Ebene an

4. Optional: Verwenden Sie bei Gebäudetechnik die DIN 276 als Orientierung

Wichtig: Der Objektkatalog muss vor Beginn der mobilen Inventur weitgehend vollständig sein.

Tipp: Wenn Sie eine Anlagenliste aus der Buchhaltung haben, importieren Sie diese und leiten Sie daraus die Objekttypen-Struktur ab.

Ergebnis dieses Schritts

• Vollständiger, hierarchischer Objektkatalog

• Alle geplanten Inventararten sind abgedeckt

Weiterführende Informationen

📄 FAQ - Objektkatalog planen IC12530

📄 Objekttypen und Matchcodes anlegen IC12529

📄 Anlagenliste importieren IC8304

Schritt 5: Matchcodes anlegen

Ziel: Für die häufigsten und wichtigsten Inventarvarianten sind Matchcodes angelegt, die als Katalog für die Erfassung dienen.

Vorgehen

1. Legen Sie für jeden Objekttyp passende Matchcodes an

2. Erfassen Sie detaillierte Beschreibungen (Größe, Farbe, Material, Ausstattung), nach Ihrem Bedarf

3. Hinterlegen Sie wenn möglich Fotos der Produkte

Empfehlungen:

• Legen Sie nicht für jede Variante einen eigenen Matchcode an

• Ein Matchcode "Sonstige" pro Objekttyp ist hilfreich

• Matchcodes können während der Inventur ergänzt werden

• Fotos erhöhen die Treffsicherheit erheblich

Tipp: Wenn eine Anlagenliste importiert wurde, können Sie daraus häufige Varianten ableiten und Anlagenpositionen direkt mit Matchcodes verknüpfen.

Ergebnis dieses Schritts

• Umfangreicher Matchcode-Katalog ist vorhanden

• Matchcodes sind Objekttypen zugeordnet

Weiterführende Informationen

📄 Objekttypen und Matchcodes anlegen IC12529

📄 FAQ - Objektkatalog planen IC12530

Schritt 6: Etiketten vorbereiten

Ziel: Barcode- oder QR-Code-Etiketten sind verfügbar und können auf Räume und Objekte aufgebracht werden.

Vorgehen

1. Entscheiden Sie sich für eine Technologie (Barcode/QR-Code/RFID)

2. Prüfen Sie die Scanner-Kompatibilität Ihrer Mobilgeräte

3. Beschaffen Sie Etiketten-Rollen mit fortlaufenden Nummern

4. Bestellen Sie ausreichend Etiketten (Bestand + Reserve)

Empfehlung: Barcode oder QR-Code für Standard-Anwendungsfälle. RFID nur bei sehr großen Beständen mit regelmäßiger Folgeinventur.

Ergebnis dieses Schritts

• Ausreichend Etiketten sind beschafft

• Scanner-Kompatibilität ist geprüft

Weiterführende Informationen

📄 Auswahl der richtigen Etiketten IC12526

📄 Barcodes, QR-Codes und RFID im Vergleich IC12533

📄 Best Practices - Etiketten anbringen IC8301

Schritt 7: Räume kennzeichnen (optional)

Ziel: Alle Räume, in denen inventarisiert werden soll, sind mit Barcodes gekennzeichnet und im System erfasst.

Hinweis: Dieser Schritt kann auch während der Erstinventur (Schritt 8) durchgeführt werden.

Vorgehen mit der eTASK App (empfohlen)

Die Raum-Kennzeichnung erfolgt direkt in der App während der Inventur:

• Einem Raum einen Barcode zuordnen

  Schritt für Schritt - wie ordnet man einem Raum in der eTASK App einen Barcode zu

  1

  Vorbereitung

  - Die App ist installiert - es besteht eine Verbindung zum eTASK Portal - die Anmeldung war efolgreich

  2

  Raum finden

  Die Liste der Räume öffnen und nach dem Raum suchen - Suchbegriff eingeben. Den Eingabedialog zum Raum durch antippen des Stifts öffnen

  

  3

  Barcode scannen

  Tippen Sie im Dialog in das Eingabefeld, scannen Sie den Barcode und speichern Sie.

  

  4

  Etikett anbringen Optional

  Das Etikett, falls noch nicht geschehen, am Türrahmen oder Türschild anbringen nach vorheriger Abstimmung.

  5

  Raum öffnen

  Raumkachel in der App antippen zum Start der Inventur

Vorteil: Keine doppelte Arbeit, keine Excel-Listen, direkte Erfassung im Kontext der Inventur.

Ergebnis dieses Schritts

• Alle Räume sind mit scannbaren Etiketten versehen (falls vorab durchgeführt)

• Alternativ: Räume werden bei Bedarf in Schritt 8 gekennzeichnet

Weiterführende Informationen

• 📄 Best Practices - Etiketten anbringen IC8301

Schritt 8: Erstinventur durchführen

Ziel: Alle inventarisierten Objekte in den Räumen sind erfasst, mit Barcodes gekennzeichnet und im System dokumentiert.

Vorbereitung des Inventur-Teams

• Weisen Sie das Team in das Vorgehen ein (Objektkatalog, Matchcode-Katalog, Ziele)

• Definieren Sie, welche Objekte erfasst werden sollen

• Empfohlene Teamgröße: 2 Personen (Person 1: Etiketten, Person 2: Tablet)

Ablauf der Erfassung

1. Raum scannen

   • Falls Raum bereits Etikett hat: Raum-Barcode scannen

   • Falls Raum noch kein Etikett hat:
     

     Einem Raum einen Barcode zuordnen

     Schritt für Schritt - wie ordnet man einem Raum in der eTASK App einen Barcode zu

     1

     Vorbereitung

     - Die App ist installiert - es besteht eine Verbindung zum eTASK Portal - die Anmeldung war efolgreich

     2

     Raum finden

     Die Liste der Räume öffnen und nach dem Raum suchen - Suchbegriff eingeben. Den Eingabedialog zum Raum durch antippen des Stifts öffnen

     

     3

     Barcode scannen

     Tippen Sie im Dialog in das Eingabefeld, scannen Sie den Barcode und speichern Sie.

     

     4

     Etikett anbringen Optional

     Das Etikett, falls noch nicht geschehen, am Türrahmen oder Türschild anbringen nach vorheriger Abstimmung.

     5

     Raum öffnen

     Raumkachel in der App antippen zum Start der Inventur

   • Raum wird geladen

2. Objekte erfassen

   • Etikett von Rolle scannen → Neues Objekt wird angelegt

   • Objekttyp und Matchcode auswählen

   • Erfassung abschließen, Etikett auf Objekt anbringen

   • Optional: Fotos, Seriennummer, Zustand, Bemerkungen

3. Nächsten Raum öffnen

   • Prozess wiederholt sich

Tipp: Beginnen Sie mit einer Objektart pro Raum (z.B. zuerst alle Schreibtische), dies reduziert Fehler.

Ergebnis dieses Schritts

• Alle geplanten Räume sind durchlaufen

• Alle inventarisierungspflichtigen Objekte sind erfasst und gekennzeichnet

• Jedes Objekt ist einem Objekttyp, Matchcode und Raum zugeordnet

Weiterführende Informationen

📄 Inventur-Team vorbereiten und einweisen IC12534

📄 Mobile Inventurgeräte in Betrieb nehmen IC1546

📄 Best Practices - Etiketten anbringen IC8301

📄 Der Workflow von eTASK.Inventur IC1589

Schritt 9: Ergebnis auswerten und mit Anlagenbuchhaltung abgleichen

Ziel: Die körperliche Inventur (Ist-Bestand) wird mit der Anlagenbuchhaltung (Soll-Bestand) abgeglichen. Differenzen werden identifiziert und geklärt.

Körperliche Inventur prüfen

1. Öffnen Sie die Objektliste im Portal

2. Filtern Sie nach Räumen, Objekttypen, Gebäuden

3. Prüfen Sie die Plausibilität der Anzahlen

4. Kontrollieren Sie Stichproben vor Ort

Abgleich mit der Anlagenbuchhaltung

Voraussetzung: Die Anlagenliste wurde importiert und optional mit Objekttypen sowie Matchcodes verknüpft (siehe Schritt 4 und 5).

Vorgehen:

1. Öffnen Sie ein Objekt ohne Zuordnung zur Anlagenliste

2. Suchen Sie eine passende Position (gleicher Objekttyp, Matchcode, ähnliche Beschreibung)

3. Ordnen Sie die Anlagenposition dem Objekt zu

4. Wiederholen Sie diesen Prozess für alle Objekte

Hinweis: Dieser Abgleich erfolgt komfortabel am Schreibtisch, nicht während der Inventur vor Ort.

Differenzen identifizieren

Am Ende verbleiben zwei Kategorien:

Kategorie 1: Objekte ohne Anlagenposition

• GWGs, Kleinmöbel, Neuanschaffungen, Leihgaben

• Entscheidung durch Fachabteilung: Nachbuchung erforderlich?

Kategorie 2: Anlagenpositionen ohne Objekt

• Übersehen, verloren, entsorgt aber nicht ausgebucht, in Reparatur

• Nachforschung anhand letzter Informationen (Verantwortlicher, Raum)

• Falls nicht auffindbar: Ausbuchung vorbereiten

Ergebnis: Erfolgreiche Erstinventur

✓ Vollständige Transparenz: Jedes Inventar erfasst, typisiert und verortet
✓ Abgeglichene Daten: Körperliche mit kaufmännischer Inventur verknüpft
✓ Infrastruktur: Objektkatalog, Raumstruktur, geschulte Teams etabliert

Weiterführende Informationen

📄 Anlagenbuchhaltung anbinden IC8302

📄 Anlagenliste importieren IC8304

📄 Wareneingang organisieren und erfassen IC12535

📄 Folgeinventur durchführen IC12583

📄 Permanente Inventur mit eTASK IC12578

📄 Objekte aussondern IC12527

Zusammenfassung

Die 9 Schritte zur erfolgreichen Erstinventur:

1. Portal-Zugang prüfen und Rechte einrichten

2. Inventar-Umfang und Datenquellen klären

3. Raumstruktur anlegen

4. Objektkatalog aufbauen

5. Matchcodes anlegen

6. Etiketten vorbereiten

7. Räume kennzeichnen

8. Erstinventur durchführen

9. Ergebnis auswerten und mit Anlagenbuchhaltung abgleichen

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Eine sorgfältige Vorbereitung (Schritte 1-7) ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Durchführung (Schritt 8) und aussagekräftige Ergebnisse (Schritt 9).

Glückwunsch zur erfolgreichen Erstinventur!