Die mobilen Inventurgeräte sind das zentrale Arbeitsmittel Ihrer Inventur-Teams. Eine sorgfältige Inbetriebnahme und Vorbereitung stellt sicher, dass die Geräte während der Inventur reibungslos funktionieren und keine wertvollen Arbeitsstunden durch technische Probleme verloren gehen.
Überblick: Was brauchen Sie?
Hardware
Mobilgerät: Tablet oder Smartphone
Betriebssystem: iOS (iPhone/iPad,Android oder Windows
Empfohlene Bildschirmgröße: Mindestens 7 Zoll (für komfortable Bedienung)
Arbeitsspeicher: Mindestens 2 GB, empfohlen 4 GB
Barcode-Scanner:
Option A: Integrierte Kamera (bei Tablets/Smartphones)
Vorteil: Keine zusätzliche Hardware
Nachteil: Langsamer, weniger ergonomisch bei vielen Scans
Geeignet für: Kleine Inventuren mit wenig Objekten, laufende Prozesse
Option B: Externes Bluetooth-Scangerät
Vorteil: Schneller, ergonomischer, robuster
Nachteil: Zusätzliche Kosten, Einrichtungsaufwand
Geeignet für: Erst- und Folgeinventuren ganzer Bestände
evtl. Zubehör:
Schutzhülle (gegen Stürze und Kratzer)
Trageschlaufe oder Holster (für freie Hände)
Ersatzakku oder Powerbank (für lange Arbeitstage)
Ladegeräte (genug für alle Geräte)
Software
My eTASK App - Verfügbar im jeweiligen App Store
Voraussetzungen:
Aktive eTASK.FM-Portal-Instanz
Lizenz für eTASK.Inventur
Rechtegruppe "2040-B (747) eTASK.WinApp/Inventur" für Benutzer
Schritt 1: Geräte beschaffen und vorbereiten
1 Gerät pro Zwei-Personen-Team
Bei großen Inventuren: Ersatzgerät(e) als Reserve
Geräte konfigurieren
Grundkonfiguration:
Gerät einrichten (falls neu)
SIM einrichten / PIN
alternativ: WLAN-Zugang einrichten (Netzwerkname und Passwort)
Bildschirmsperre-Zeit verlängern (mindestens 15 Minuten)
Schritt 2: eTASK App installieren
Download aus dem App Store
iOS (iPhone/iPad):
Apple App Store öffnen
Suche: "My eTASK"
App "My eTASK" auswählen
"Laden" bzw. "Installieren" antippen
App wird installiert
Android:
Google Play Store öffnen
Suche: "My eTASK"
App "My eTASK" auswählen
"Installieren" antippen
App wird heruntergeladen und installiert
Windows:
Microsoft Store öffnen
Suche: "My eTASK"
App "My eTASK" auswählen
"Installieren" klicken
App wird installiert
Erste Konfiguration der App
1. App öffnen und Portal-URL eingeben:
App-Symbol auf dem Startbildschirm antippen
Bei erster Nutzung erscheint die Seite "Zugangscode"
Text: "Geben Sie hier bitte Ihre Portal-Url ein:"
Portal-URL eingeben (z.B. https://ihr-portal.etask.de)
Button "Weiter >" antippen
Alternative: QR-Code scannen (falls QR-Code vom Administrator bereitgestellt wurde)
2. Anmelden:
Seite "Login" erscheint
Text: "Bitte melden Sie sich nun mit ihren persönlichen Zugangsdaten ein"
Feld "Benutzer": Benutzername eingeben
Feld "Passwort": Passwort eingeben
Optional: Checkbox "Anmeldedaten speichern" aktivieren (für automatischen Login beim nächsten Start)
Button "Login >" antippen
Alternative: "Azure Ad Login >" (nur auf Mobilgeräten, falls aktiviert)
3. Modul auswählen:
Startseite mit verfügbaren Modulen erscheint
Kachel "Inventur" antippen
App wechselt zur Inventur-Hauptseite
4. Berechtigungen gewähren:
Bei erster Nutzung fordert die App Berechtigungen an:
Kamera: Zum Scannen von Barcodes und QR-Codes sowie für Objektfotos
Speicher: Zum Speichern von Fotos und lokalen Daten
Berechtigungen gewähren (Button "Zulassen" oder "Erlauben")
Berechtigungen prüfen
Erforderliche Berechtigungen im Portal:
Rechtegruppe "2040-B (747) eTASK.WinApp/Inventur" muss dem Benutzer zugewiesen sein
Im Portal prüfen:
Basisdaten → Personalliste
Benutzer öffnen
Bereich "Benutzergruppen" → "2040-B (747) eTASK.WinApp/Inventur" muss zugewiesen sein
Falls Rechte fehlen: - Administrator kontaktieren - Rechtegruppe zuweisen lassen - Erneut anmelden in der App
Schritt 3: Barcode-Scanner einrichten (falls extern)
Bluetooth-Scanner koppeln
Vorbereitung: - Scanner einschalten (meist Knopf an der Seite oder unten) - LED sollte blinken (zeigt "bereit zum Koppeln") - Herstelleranleitung beachten
Kopplung am Tablet/Smartphone:
iOS:
Einstellungen → Bluetooth
Bluetooth aktivieren
Scanner wird in der Liste angezeigt (z.B. "Barcode Scanner XYZ")
Auf den Scanner tippen
Wenn PIN abgefragt: Siehe Scanner-Dokumentation (meist 0000 oder 1234)
Kopplung abgeschlossen, LED leuchtet dauerhaft
Android:
Einstellungen → Verbindungen → Bluetooth
Bluetooth aktivieren
Nach Geräten suchen
Scanner auswählen
PIN eingeben (falls erforderlich)
Kopplung abgeschlossen
Windows:
Einstellungen → Geräte → Bluetooth
Bluetooth aktivieren
"Bluetooth- oder anderes Gerät hinzufügen"
Scanner auswählen
PIN eingeben (falls erforderlich)
Kopplung abgeschlossen
Scanner testen
Testbarcodes scannen: - Eingabefeld aktivieren - Beliebigen Barcode scannen (z.B. auf Produktverpackung) - Scanner sollte piepen/vibrieren - Nummer sollte angezeigt werden
In der App testen: 1. App öffnen 2. Scanfunktion aktivieren 3. Barcode scannen mit externem Scanner 4. App sollte Barcode erkennen und anzeigen
Häufige Probleme: - Der Scanner piept, aber die App reagiert nicht: Der Scanner befindet sich im falschen Modus (siehe Dokumentation, wechseln Sie gegebenenfalls den Modus zu "HID" oder "SPP") - Der Scanner verbindet sich nicht: Ist der Akku leer? Versuchen Sie, das Gerät neu zu koppeln - Der Barcode wird nicht erkannt: Evtl. hat der Scanner die entsprechende Codierung noch nicht erlernt. Konsultieren Sie die Anleitung des Herstellers.
Schritt 4: Netzwerkverbindung und Betriebsmodus
Standard: Online-Modus
Die App arbeitet standardmäßig im Online-Modus und lädt Daten bei Bedarf über das API vom Portal. Dies ist der empfohlene Betriebsmodus für die meisten Szenarien.
Voraussetzungen:
Netzwerkverbindung: Mobilfunkverbindung (4G/5G) oder WLAN muss verfügbar sein
Server-Erreichbarkeit: Portal muss über das Netzwerk erreichbar sein
VPN-Konfiguration: Falls Portal nur über VPN erreichbar ist, muss VPN auf dem Gerät eingerichtet sein (siehe IT-Administrator)
Vorteile Online-Modus:
Keine Synchronisation notwendig
Daten werden sofort übertragen
Keine lokale Datenhaltung
Immer aktuelle Daten vom Portal
Wichtig - Netzwerk-Check:
Portal-URL im Browser öffnen (z.B. https://ihr-portal.etask.de)
Kann die Seite geladen werden?
Falls nicht: VPN-Verbindung prüfen oder IT-Administrator kontaktieren
Optional: Offline-Modus für spezielle Szenarien
Der Offline-Modus ist nur dann notwendig, wenn Geräte keine dauerhafte Verbindung zum Server haben, z.B. in Kellerräumen ohne Mobilfunkempfang, in abgeschirmten Bereichen ohne WLAN oder bei sehr schlechter Netzwerkqualität
Offline-Modus vorbereiten:
1. Kompletten Datenbestand synchronisieren (während Gerät online ist):
Inventur-Startseite → Kachel "Synchronisieren" antippen
Seite "Synchronisation" öffnet sich mit zwei Tabs: "Synchronisation" und "Logs"
Im Tab "Synchronisation" sehen Sie:
Button "nur lokalen Änderungen abgleichen" (für späteres Hochladen erfasster Objekte)
Button "kompletten Datenbestand abgleichen" (für Offline-Vorbereitung)
Button "kompletten Datenbestand abgleichen" antippen
Hinweistext: "Es werden die lokalen Änderungen hochgeladen und es werden alle Daten aus dem Portal heruntergeladen. Der Vorgang kann lange dauern und wird nur für einen notwendigen Offline Betrieb empfohlen"
Während der Synchronisation:
Fortschrittsbalken wird angezeigt
Statustext zeigt aktuellen Vorgang
Button "Abbrechen" ist verfügbar (falls notwendig)
Bei Erfolg: Erfolgsmeldung in grüner Box erscheint
Bei Fehler: Fehlermeldung in roter Box mit Details
Was wird geladen?
Gebäudestruktur (Standorte, Gebäude, Etagen, Räume)
Objekttypen und Matchcodes (mit Fotos und Beschreibungen)
Objekte
Wichtig: Im Offline-Modus müssen Sie regelmäßig wieder online gehen und synchronisieren, um erfasste Daten zum Portal zu übertragen. Verwenden Sie dafür den Button "nur lokalen Änderungen abgleichen" (schnell). Empfehlung: Synchronisieren Sie Abends nach Abschluss der Arbeit und, falls weitere Teams arbeiten, morgens erneut um auch deren Daten zu erhalten.
Schritt 5: Testlauf durchführen
Simulierte Inventur in Testraum
Ziel: - Gesamten Prozess testen - Technische Probleme identifizieren - Teams mit Geräten vertraut machen
Ablauf: 1. Testraum auswählen: - Kleiner Raum mit 5-10 Objekten - Repräsentativer Mix
Inventur durchführen:
Raum scannen
Objekte erfassen (neu oder bestätigen)
Optional: Details ergänzen, Fotos machen
Raum verlassen
Ergebnisse auswerten:
Wurden alle Objekte korrekt erfasst?
Stimmten die Matchcodes?
Gab es technische oder organisatorische Probleme?
Troubleshooting während der Inventur
Häufige Probleme und Lösungen
Problem: Modul "Inventur" wird nicht angezeigt
Lösung: Lizenz für eTASK.Inventur-Modul muss im Portal vorhanden sein. Administrator kontaktieren für Lizenz-Aktivierung.
Ursache: Keine Lizenz für eTASK.Inventur verfügbar
Problem: Kachel "Inventur" ist ausgegraut und zeigt Schloss-Symbol
Lösung: Rechtegruppe "2040-B (747) eTASK.WinApp/Inventur" muss dem Benutzer zugewiesen werden. Im Portal prüfen: Basisdaten → Personalliste → gewünschten Benutzer öffnen → Bereich "Benutzergruppen". Administrator kontaktieren falls Rechte fehlen.
Ursache: Benutzer hat keine Berechtigung für Inventur-Modul
Problem: Anmeldung schlägt fehl
Lösung: Login mit denselben Zugangsdaten direkt im Browser testen (Portal-URL in Browser öffnen). Funktioniert es dort, waren Benutzername oder Passwort falsch eingegeben. Funktioniert es dort auch nicht, muss der Administrator einen gültigen Zugang einrichten.
Ursache: Falsche Zugangsdaten oder Benutzer existiert nicht im Portal
Problem: Modul "Inventur" meldet “Sie haben nicht genügend Lizenzen”
Lösung: Weitere Mobilgerätelizenzen erwerben, nicht genutzte Lizenzen freigeben: 📄 Nicht mehr genutzte Mobilgeräte deregistrieren IC2297
Ursache: Mobilgerätelizenzen aufgebraucht
Problem: Scanner funktioniert nicht
Lösung: Bluetooth-Verbindung prüfen, Scanner neu koppeln
Ursache: Bluetooth getrennt, Akku leer
Problem: Synchronisation schlägt fehl
Lösung: WLAN-Verbindung prüfen, Portal-Erreichbarkeit testen
Ursache: Kein Netzwerk, Portal offline
Problem: Barcodes werden nicht erkannt
Lösung: Scanner-Modus prüfen, Barcode-Typ prüfen, Reinigung von Scanner-Linse
Ursache: Falscher Scanner-Modus, beschädigter Barcode, verschmutzte Linse
Problem: App ist langsam
Lösung: App neu starten, Hintergrund-Apps schließen, Gerät neu starten
Ursache: Zu viele offene Apps, Speicher voll, zu viele lokale Daten
Problem: Akku entlädt sich schnell
Lösung: Helligkeit reduzieren, Bluetooth/WLAN deaktivieren wenn nicht benötigt, Powerbank verwenden
Ursache: Hohe Helligkeit, ständiges Netzwerksuchen, alter Akku