Der Objektkatalog ist das Herzstück Ihrer Inventur. Er definiert, wie Sie Ihre Gegenstände strukturieren, kategorisieren und wiederfinden. Diese FAQ beantwortet die wichtigsten Fragen zur Planung eines durchdachten Objektkatalogs.
Grundlagen
Was ist der Objektkatalog?
Der Objektkatalog strukturiert Ihre Inventargegenstände in einer zweistufigen Hierarchie:
Objekttyp
└─ Matchcode 1
└─ Objekt A
└─ Objekt B
└─ Matchcode 2
└─ Objekt CObjekttyp: Oberste Kategorieebene (z.B. "Büromöbel", "IT-Geräte")
Matchcode: Konkrete Produktbeschreibung (z.B. "Schreibtisch höhenverstellbar", "Laptop 15 Zoll")
Objekt: Einzelner physischer Gegenstand mit eindeutigem Barcode
📄 Objekttypen und Matchcodes anlegen IC12529
Worauf kommt es bei einem guten Objektkatalog an?
Ein gut geplanter Objektkatalog schafft die Balance zwischen:
Übersichtlichkeit (nicht zu viele Kategorien)
Genauigkeit (ausreichend detailliert für eindeutige Zuordnung)
Praktikabilität (Inventurteams können schnell zuordnen)
Zukunftssicherheit (Erweiterbar bei neuen Objektarten)
Strategische Planung
Wie detailliert soll die Erfassung sein?
Wenig detailliert (einfach, schnell):
Wenige Objekttypen (5-10)
Wenige Matchcodes pro Objekttyp (5-15)
Beispiel: Objekttyp "IT-Geräte" → Matchcode "Computer"
Vorteil: Schnelle Erfassung, wenig Schulungsaufwand
Nachteil: Geringe Aussagekraft bei Auswertungen
Ideal für: Filialisten, Einzelhandel mit Standardausstattung
Normal detailliert (ausgewogen):
Mittlere Anzahl Objekttypen (10-20)
10-20 Matchcodes pro Objekttyp
Beispiel: Objekttyp "Computer" → Matchcode "Laptop 15 Zoll Standard"
Vorteil: Gute Auswertungen, überschaubarer Aufwand
Nachteil: Erfordert etwas Planung und Schulung
Ideal für: Bürogebäude, Verwaltungen mit heterogenem Bestand
Sehr detailliert (präzise, aufwändig):
Viele Objekttypen (20-100)
Viele Matchcodes pro Objekttyp (10-50+)
Beispiel: Objekttyp "Diagnostikgeräte" → Matchcode "Ultraschallgerät Hersteller X Modell Y Baujahr 2024"
Vorteil: Präzise Auswertungen, Ersatzteilbeschaffung, Wartungsplanung
Nachteil: Höherer Erfassungsaufwand, mehr Schulung nötig
Ideal für: Medizin, Produktion, technische Anlagen
Empfehlung: So detailliert wie nötig, so einfach wie möglich. Wählen Sie den Detailgrad passend zu Ihren Anforderungen.
Soll ich mich an Beschaffung oder an Funktion orientieren?
Beschaffungsorientiert:
Objekttyp "Möbel" → Matchcode "Bürostuhl Hersteller X Modell Y"
Vorteil: Einfache Nachbestellung identischer Artikel
Nachteil: Änderung bei Lieferantenwechsel nötig
Funktionsorientiert:
Objekttyp "Möbel" → Matchcode "Bürostuhl ergonomisch mit Armlehnen"
Vorteil: Herstellerunabhängig, langfristig stabil
Nachteil: Weniger präzise für Wartung/Ersatzteilbeschaffung
Empfehlung:
Funktionsorientiert für Standardausstattung (Möbel, allgemeine IT)
Beschaffungsorientiert für spezifische Technik (Medizingeräte, Maschinen, Serverinfrastruktur)
Wie viele Hierarchieebenen soll ich verwenden?
Objekttypen können hierarchisch strukturiert werden, z.B.:
Möbel (Ebene 1)
└─ Tische (Ebene 2)
└─ Schreibtische (Ebene 3)Flache Hierarchie (1-2 Ebenen):
Beispiel: "Inventar" → "Büromöbel"
Vorteil: Einfache Struktur, schnell angelegt
Nachteil: Lange Matchcode-Listen, unübersichtlich bei großem Bestand
Tiefe Hierarchie (4-6 Ebenen):
Beispiel: "Inventar" → "Möbel" → "Sitzmöbel" → "Bürostühle" → "Ergonomische Bürostühle"
Vorteil: Sehr detaillierte Strukturierung, klare Kategorisierung
Nachteil: Aufwändiger zu pflegen, mehr Klicks bei der Erfassung
Empfehlung:
3-4 Ebenen sind optimal für die meisten Anwendungsfälle
Maximal 6 Ebenen für Inventur (darüber wird die Navigation oft unübersichtlich)
Pro Objekttyp: 5-25 Matchcodes – bei mehr aufteilen
Technische Anlagen benötigen oft mehr Ebenen als Möbel oder IT
Möbel und IT kommen meist mit 3 Ebenen aus
Gibt es Beispiel-Kataloge zum Orientieren?
Ja! Wir haben für Sie drei Beispiel-Kataloge nach Detailgrad zusammengestellt:
[LINK: Beispiel-Katalog wenig detailliert] – Für Filialisten mit wenig und gleichartigem Inventar. Keine Unterscheidung nach Farbe, Material oder Herstellermerkmalen.
[LINK: Beispiel-Katalog normal detailliert] – Für Bürogebäude mit Objekten unterschiedlicher Herkunft und Anschaffungsjahre. Möbelprogramme und IT-Gerätelinien sind erkennbar getrennt.
[LINK: Beispiel-Katalog sehr detailliert] – Für technische Anlagen, medizinische Einrichtungen und Produktionsanlagen mit detaillierten Informationen für Ersatzteilbeschaffung.
Diese können Sie als Vorlage verwenden und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Wie viele Objekttypen sollte ich maximal anlegen?
Für die Anzahl der Objekttypen gibt es keine technische Grenze. Die optimale Anzahl ist so gewählt, dass der nötige Detailgrad erreicht werden kann, ohne dass Objekttypen bereits Merkmale von Matchcodes enthalten.
Versuchen Sie, mit einer Struktur von 3-4 Ebenen und nicht mehr als 10 Objekttypen unterhalb eines anderen auszukommen. Das gibt Ihnen bereits 10³ (1.000) mögliche Objekttypen, mit denen Sie arbeiten können. Weitere Details sind dann oft besser in Matchcodes aufgehoben.
Für Standardausstattung (Büro, IT) empfehlen wir maximal 20 Objekttypen auf der obersten Ebene. Bei Spezialausstattung (Medizin, Produktion) können mehr Objekttypen erforderlich sein. Wenn Sie mehr als 50 Objekttypen haben, wird die Struktur meist unübersichtlich und schwer zu pflegen – in solchen Fällen lohnt es sich, Objekttypen zusammenzufassen und die Detaillierung in Matchcodes zu verschieben.
Wie viele Matchcodes sollte ich pro Objekttyp haben?
Die optimale Anzahl liegt bei 10-25 Matchcodes pro Objekttyp. Diese Bandbreite ermöglicht einerseits ausreichende Differenzierung für aussagekräftige Auswertungen, bleibt aber andererseits überschaubar genug für die schnelle Auswahl in der App.
Wenn Sie weniger als 3 Matchcodes haben, ist der Objekttyp wahrscheinlich zu allgemein. Ein Objekttyp "Möbel" mit nur dem Matchcode "Stuhl" ermöglicht keine Differenzierung zwischen Bürostuhl, Besucherstuhl oder Stapelstuhl – die Auswertungen bleiben dann zu unspezifisch.
Umgekehrt sollten Sie bei mehr als 25 Matchcodes überlegen, ob der Objekttyp aufgeteilt werden sollte. Lange Matchcode-Listen werden in der mobilen Erfassung schnell unübersichtlich und verlangsamen die Arbeit der Teams.
Wie benenne ich Matchcodes einheitlich?
Einheitliche Benennung ist entscheidend, damit Teams nicht zwischen ähnlichen Matchcodes verwechseln. Legen Sie ein klares Benennungsschema fest und dokumentieren Sie es.
Bewährt hat sich das Schema: "Geräteart" + "Größe/Eigenschaft"
Beispiele: - Laptop 13 Zoll - Laptop 15 Zoll - Laptop 17 Zoll Workstation
Vermeiden Sie inkonsistente Varianten wie "Laptop 15 Zoll", "Notebook 15''", "Portable Computer 15 Inch" – solche Abweichungen führen zu Verwirrung und können doppelte oder überlappende Matchcodes erzeugen.
Wählen Sie Beschreibungen die erkennbar sind. “Laptop 8GB RAM” kann von außen betrachtet nicht gesehen werden.
Klären Sie die Benennungsregeln in Abstimmung mit Facility Management, IT und Controlling vorab und stellen Sie diese schriftlich für alle Inventurteams bereit.
Soll ich herstellerspezifische Matchcodes verwenden?
Ja, wenn diese Information für Sie wichtig ist.
Sonst hängt es von der Art der Ausstattung ab:
Für Standardausstattung (Möbel, allgemeine IT) empfehlen wir funktionsorientierte Matchcodes. Ein Matchcode wie "Schreibtisch höhenverstellbar 160x80 cm" bleibt auch bei Lieferantenwechsel gültig und ermöglicht Vergleichbarkeit über Jahre hinweg. Herstellerspezifische Matchcodes wie "Schreibtisch Hersteller A Modell XY-123" führen hier zu vielen ähnlichen Einträgen, die bei jedem Lieferantenwechsel neu angelegt werden müssen. Wenn Herstellerangaben wichtig sind, spricht nichts dagegen die Matchcodes so detailliert zu erstellen.
Für Spezialausstattung (Medizin, Maschinen, technische Anlagen) sind herstellerspezifische Matchcodes immer sinnvoll, sobald mehrere Geräte im Einsatz sind. Ein Matchcode wie "Ultraschallgerät Siemens ACUSON S2000" ist wichtig für Wartung, Ersatzteilbeschaffung und Schulungen. Bei dieser Art von Geräten sind Hersteller und Modell entscheidende Merkmale, die in Auswertungen und Serviceprozessen benötigt werden. Gibt es von einem Gerät nur ein einziges, muss abgewogen werden, ob die Daten im Matchcode wichtig sind, ober ob diese über dynamische Merkmale abgebildet werden.
Bilder und Beschreibungen
Warum sollte ich Fotos bei Matchcodes hinterlegen?
Fotos reduzieren Fehler und beschleunigen die Erfassung erheblich. Ohne Fotos müssen Teams komplizierte Textbeschreibungen lesen und sind bei ähnlichen Objekten unsicher, welcher Matchcode der richtige ist. Das führt zu fehlerhaften Zuordnungen und Nacharbeit.
Mit Fotos erscheint das Bild direkt in der App bei der Matchcode-Auswahl. Die Teams erhalten sofortige visuelle Bestätigung und können meist innerhalb von 1-2 Sekunden zuordnen. Das reduziert Rückfragen, minimiert Fehler und senkt den Schulungsaufwand deutlich.
Besonders wichtig sind Fotos bei ähnlichen Objekten – etwa verschiedenen Bürostuhl-Modellen oder IT-Geräten mit ähnlichen Spezifikationen.
Jeder Matchcode kann mit einem Foto und einer Beschreibung versehen werden:
Foto:
Erscheint in der App bei der Auswahl
Unterstützt die Teams bei der Zuordnung
Besonders wichtig bei ähnlichen Objekten
Beschreibung:
Kurze Erklärung (1-2 Sätze)
Beispiele oder Abgrenzung zu ähnlichen Matchcodes
Beispiel für "Bürostuhl ergonomisch": > "Bürostuhl mit höhenverstellbarer Rückenlehne, Lordosenstütze und Armlehnen. Für reguläre Büroarbeitsplätze, nicht für Chefsessel."
Praxistipp: Machen Sie Fotos von tatsächlich vorhandenen Objekten. Keine Katalogbilder verwenden, sondern realistische Aufnahmen aus Ihrer Liegenschaft.
Vorbereitung und Pflege
Wie bereite ich den Katalog vor der Inventur vor?
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Was haben wir?
Anlagenliste der Finanzbuchhaltung durchgehen oder
Fachbereiche einbeziehen und fragen (FM / IT) oder
Durchgang durch die Liegenschaft
Liste aller vorhandenen Objektarten
Grobe Mengenangaben
Kategorisierung:
Welche Hauptgruppen gibt es? (Möbel, IT, Küche, Spezialausstattung, …)
Wie viele verschiedene Varianten pro Hauptgruppe?
Schritt 2: Entwurf der Objekttypen
direkt in eTASK:
Objekttypen (Hauptkategorien)
untergeordnete Objekttypen
Prüfen im Objektkataster
Matchcodes nach geschätzter Anzahl (Detailbeschreibung) [LINK: Objekttypen und Matchcodes anlegen]
Schritt 3: Abstimmung mit Stakeholdern
Wer sollte einbezogen werden? - Facility Management (Überblick über Ausstattung) - IT-Abteilung (IT-Geräte) - Controlling/Buchhaltung (Abgleich mit Anlagenverzeichnis) - Inventur-Teams (Praktikabilität bei der Erfassung)
Feedback einholen:
Ist die Struktur verständlich? (Objektkataster vorstellen)
Sind alle relevanten Objektarten abgedeckt?
Ist die Detaillierung angemessen?
Sind spezielle Objekte/Anlagen bekannt?
Schritt 4: Testlauf durchführen
Vor der ersten richtigen Inventur:
Pilotbereich auswählen (z.B. 1 Etage)
Mit Teams Testdurchlauf machen
Feedback sammeln:
Sind alle benötigten Matchcodes vorhanden?
Sind die Beschreibungen verständlich?
Helfen die Fotos?
Fehlt etwas?
Anpassungen vornehmen:
Fehlende Matchcodes ergänzen
Unklare Beschreibungen verbessern
Bessere Fotos hochladen
Wann sollte ich Matchcodes ergänzen?
Sofort:
Bei neuen Objektarten, die dauerhaft beschafft werden
Bei neuen Produktkategorien
Nach der Inventur:
Falls Teams wiederholt improvisieren mussten
Falls "Sonstige"-Matchcodes häufig genutzt wurden
Wie ergänze ich Matchcodes nachträglich?
Option A: Im Portal ergänzen (vor oder nach Inventur) - Vorteil: Teams haben vollständigen Katalog - Nachteil: Erfordert Vorplanung
Option B: In der App ergänzen (während Inventur) - Teams können direkt vor Ort neue Matchcodes anlegen - Vorteil: Flexibilität - Nachteil: Mögliche Duplikate, inkonsistente Benennung - Empfehlung: Nur für erfahrene Teams, mit klaren Benennungsregeln
Wie räume ich nach der Inventur auf?
Duplikate zusammenführen:
Falls Teams ähnliche Matchcodes angelegt haben
Portal: Objekte einem Matchcode zuordnen, dann Duplikat löschen
Zusammenfassung
Die wichtigsten Erfolgsfaktoren:
Übersichtlichkeit
Detailliert genug für aussagekräftige Auswertungen
Unterstützung der Teams mit Fotos und Beschreibungen
Planung vor der Inventur, Optimierung danach
Wächst mit den Anforderungen Ihrer Organisation
Investieren Sie Zeit in die Planung:
Eine Stunde Planung spart Ihnen 10 Stunden Umstrukturierung nach der Inventur.