Objekttypen und Matchcodes anlegen

Objekttypen und Matchcodes bilden das Rückgrat der Inventur-Erfassung in eTASK. Dieser Artikel erklärt, wie Sie beides richtig anlegen und strukturieren.

Objekttypen verstehen und anlegen

Was ist ein Objekttyp?

Ein Objekttyp ist eine abstrakte Kategorie zur Klassifizierung von Inventargegenständen. Objekttypen sind hierarchisch organisiert und ermöglichen eine strukturierte Verwaltung.

Beispiel einer Hierarchie:

Objekttyp anlegen

Im Portal

1. Navigieren Sie zur Objektliste

2. Öffnen Sie das Menü "Objekttypen"

3. Klicken Sie auf "Neu"

4. Erfassen Sie die folgenden Informationen:

Pflichtfelder:

• Name/Bezeichnung: Vollständige Bezeichnung (z.B. "Schreibtisch")

• Code: Kurzer, eindeutiger Code (z.B. "SCH")

• Hierachie-Code: wird automatisch berechnet anhand übergeordneter Objekttypen, z.B. MOE-TIS-SCH

Optionale Felder:

• Einzahl: Singularform (z.B. "Schreibtisch")

• Übergeordneter Objekttyp: Auswahl des Parent-Elements in der Hierarchie

• Beschreibung: Erläuterung zur Verwendung

• Symbol/Icon: Visuelle Darstellung

• Farbe: Für bessere Unterscheidbarkeit

• Anzeige Objektkataster: Immer aktivieren für bester Übersicht

5. Inventurpflicht definieren Nur Inventurpflichtige Objekte lösen in der My eTASK App Inventur eine Aktion aus beim verlassen des Raums. Regel: Bewegliche Objekte die Teil der Inventur sein sollen immer auf Inventurpflicht: Ja stellen. Lieber zu viele als zu wenige.

6. Speichern Sie den Objekttyp

Hierarchie aufbauen

Schritt für Schritt:

1. Erstellen Sie zunächst die oberste Ebene:

   • Beispiele: "Möbel", "IT-Ausstattung", "Gebäudetechnik"

   • Lassen Sie das Feld "Übergeordneter Objekttyp" leer

2. Erstellen Sie die zweite Ebene:

   • Beispiele unter "Möbel": "Tische", "Stühle", "Schränke"

   • Wählen Sie den entsprechenden Objekttyp der ersten Ebene als übergeordnet

3. Erstellen Sie die unterste Ebene (konkrete Typen):

   • Beispiele unter "Tische": "Schreibtisch", "Besprechungstisch", "Beistelltisch"

   • Wählen Sie den entsprechenden Objekttyp der zweiten Ebene als übergeordnet

Empfohlene Hierarchietiefe:

• 3-4 Ebenen sind in der Regel ausreichend

• Zu flache Hierarchie: Unübersichtlich bei vielen Objekttypen

• Zu tiefe Hierarchie: Kompliziert in der Bedienung

Best Practices für Objekttypen

Planung

Vor dem Anlegen klären:

1. Welche Hauptkategorien gibt es? (Möbel, IT, Gebäudetechnik, …)

2. Welche Unterkategorien sind sinnvoll?

3. Wie detailliert sollen die untersten Ebenen sein?

4. Gibt es eine vorhandene Struktur (z.B. aus Anlagenbuchhaltung), die übernommen werden kann?

Orientierungshilfen:

• Für Möbel: Funktionale Gruppierung (Sitzmöbel, Tische, Schränke, …)

• Für IT: Nach Gerätetyp (Computer, Peripherie, Netzwerk, …)

• Für Gebäudetechnik: DIN 276 bietet bewährte Struktur (Kostengruppen 4** und 5**)

• Anlagenklassen aus der Anlagenbuchhaltung können bei der Betrachtung helfen

Benennung

Eindeutig und verständlich:

• "Schreibtisch" statt "Tisch 1"

• "Monitor" statt "Bildschirm Display"

• Verwenden Sie etablierte Begriffe

Einheitlich:

• Singular oder Plural konsequent verwenden

• Vorzugsweise Singular ("Schreibtisch" statt "Schreibtische")

Code-Vergabe:

• Jeder Objekttyp benötigt einen eindeutigen Code, z.B. MOE für Möbel

• Hierarchiecodes werden automatisch gebildet, z.B. MOE-TIS für den Objekttyp Tische unterhalb des Typs Möbel

Auffangkategorien

"Sonstige" anlegen:

• Pro Hauptkategorie einen Objekttyp "Sonstige"

• Für Objekte, die keiner konkreten Kategorie zugeordnet werden können

• Kann später aufgelöst werden, wenn sich Muster ergeben

Beispiel:

Möbel
├── ...
└── Sonstige Möbel

IT-Ausstattung
├── ...
└── Sonstige IT-Ausstattung

Flexibilität

Objekttypen können später:

• Umbenannt werden

• Verschoben werden (andere Hierarchieebene)

• Aufgeteilt werden (ein Typ wird zu mehreren)

• Zusammengeführt werden (mehrere Typen werden zu einem)

• Gelöscht werden (nur wenn keine Objekte zugeordnet sind)

Keine Angst vor Fehlern! Die Struktur kann angepasst werden, wenn sich im Laufe der Zeit bessere Erkenntnisse ergeben.

Matchcodes verstehen und anlegen

Was ist ein Matchcode?

Ein Matchcode entspricht einem konkreten Katalogeintrag eines Produkts oder Herstellers. Er ist die Brücke zwischen dem abstrakten Objekttyp und dem individuellen Inventargegenstand.

Hierarchie:

Objekttyp (abstrakt)
    ↓
Matchcode (Katalog)
    ↓
Objekt (konkret, physisch)

Beispiel:

• Objekttyp: Schreibtisch

• Matchcode: "Schreibtisch Hersteller Mertens, Modell ProWork, 180x80cm, Buche hell, höhenverstellbar"

• Objekt: Konkreter Schreibtisch mit Barcode 1004711, Raum 2.014, Nutzer Herr Müller

Matchcode anlegen

Im Portal

1. Navigieren Sie zu Objekte/Assets - Matchcodeliste

2. Klicken Sie auf "Neu"

3. Erfassen Sie die folgenden Informationen:

Pflichtfelder:

• Code: Eindeutiger Kurzcode (z.B. "SCH0001")

• Bezeichnung: Kurzbeschreibung (z.B. "ProWork 180x80")

• Objekttyp: Zuordnung zum passenden Objekttyp (z.B. "Schreibtisch")

Empfohlene Felder:

• Beschreibung: Ausführliche Beschreibung mit wichtigen Details, die ein Inventurteam auf einen Blick sehen muss

  • Größe/Maße

  • Farbe/Material

  • Besondere Ausstattungsmerkmale

  • Modellbezeichnung

• Position des Barcodes: Wo wird das Etikett typischerweise angebracht?

• Lange Beschreibung: Noch detailliertere Informationen, Verwendungshinweise

• Hersteller: Auswahl der Hersteller-Firma aus der Firmenliste

• Artikelnummer: Herstellerartikel-Nr.

• Bild/Foto: Foto des Produkts, evtl. von der Hersteller Webseite (sehr empfohlen!)

Optionale Felder:

• Kosten: Durchschnittliche Anschaffungskosten

• Lieferzeiten: Übliche Lieferzeit

4. Speichern Sie den Matchcode

In der App (während der Inventur)

Wenn ein Matchcode während der Inventur fehlt:

1. Klicken Sie auf "Neuer Matchcode" in der Objekterfassung

2. Erfassen Sie:

   • Code

   • Bezeichnung

   • Beschreibung

3. Empfohlen: Foto aufnehmen

4. Speichern

5. Der neue Matchcode steht sofort zur Verfügung (bei Online-Betrieb auch für andere Teams)

Vorteil: Keine Unterbrechung der Inventur, fehlende Matchcodes können nachträglich vervollständigt werden.

Best Practices für Matchcodes

Detaillierungsgrad

Wie detailliert sollte ein Matchcode sein?

Zu detailliert:

• "Schreibtisch Mertens ProWork 180x80cm Buche hell höhenverstellbar mit Kabelkanal Version 2023 mit Buchenfurnier Typ A Seriennummer-Präfix MW-2023"

• Problem: Kaum wiederverwendbar, zu viele ähnliche Matchcodes

Zu allgemein:

• "Schreibtisch"

• Problem: Keine Unterscheidung zwischen verschiedenen Varianten

Optimal:

• "Schreibtisch Mertens ProWork 180x80cm Buche hell höhenverstellbar"

• Unterscheidungsmerkmale: Hersteller, Größe, Farbe, Hauptmerkmal

• Kleine Varianten (z.B. Baujahr) werden vernachlässigt

Faustregel:

• Merkmale aufnehmen, die bei diesem Objekttyp wichtig und sichtbar unterscheidbar sind

• Unwichtige Details weglassen

• nur aufnehmen, was später benötigt wird

Fotos

Unbedingt empfohlen!

Ein Foto im Matchcode: - Erhöht die Treffsicherheit bei der Zuordnung erheblich - Erleichtert die Arbeit der Inventur-Teams - Reduziert Rückfragen - Hilft bei späteren Beschaffungen

Foto-Qualität:

• Gut beleuchtet

• Objekt klar erkennbar

• Hintergrund neutral

• Typische Perspektive

• keine Personen, Dokumente oder Bildschirminhalte

Foto-Quellen:

• Herstellerkatalog / Website

• Eigene Fotos von Bestandsobjekten

• Online-Händler (Produktfotos)

Auffang-Matchcodes

"Sonstige" pro Objekttyp:

Legen Sie für jeden wichtigen Objekttyp einen Matchcode "Sonstige" an: - "Sonstige Schreibtische" - "Sonstige Monitore" - "Sonstige Drucker"

Verwendung:

• Für seltene, einmalige Varianten

• Wenn genaue Zuordnung im Moment nicht möglich/sinnvoll ist

• Kann später durch konkrete Matchcodes ersetzt werden

Wichtig: Bei Verwendung von "Sonstige" sollte: - Ein Foto gemacht werden - Die Beschreibung ausführlich sein - Ggf. im Bemerkungsfeld Details notiert werden

Objekttypen & Matchcodes aus Anlagenbuchhaltung ableiten

Falls die Anlagenliste importiert wurde:

1. Gruppieren Sie Anlagenpositionen:

   • Nach ähnlichen Bezeichnungen

   • Nach Objekttyp

   • Nach Hersteller/Modell

2. Erstellen Sie Objekttyoen & Matchcodes für Gruppierungen:

   • Eine Gruppe = ein Matchcode

   • Beschreibung basierend auf gemeinsamen Merkmalen

   • Kosten als Durchschnitt der Gruppe

3. Verknüpfen Sie Anlagenpositionen:

   • Ordnen Sie jeder Position der Anlagenliste den passenden Matchcode zu

   • Erleichtert späteren Abgleich erheblich

📄 Anlagenbuchhaltung anbinden IC8302

📄 Anlagenliste importieren IC8304

Zusammenspiel von Objekttyp und Matchcode

Kaskadierung

Wichtig: Jeder Matchcode gehört zu genau einem Objekttyp.

Vorteile:

• Strukturierte Auswahl bei der Erfassung

• Erst Objekttyp wählen, dann passende Matchcodes zur Auswahl

• Logische Gruppierung

• Erleichterte Suche

Beispiel:

Objekttyp: Schreibtisch
├── Matchcode: Mertens ProWork 180x80 Buche
├── Matchcode: Mertens ProWork 160x80 Buche
├── Matchcode: Mertens ProWork 180x80 Ahorn
├── Matchcode: IKEA Bekant 160x80 weiß
└── Matchcode: Sonstige Schreibtische

Nutzung bei der Erfassung

Ablauf:

1. Objekt wird neu gescannt/erfasst

2. Team wählt Objekttyp aus (z.B. "Schreibtisch")

3. System zeigt nur Matchcodes an, die zu diesem Objekttyp gehören

4. Team wählt passenden Matchcode aus (z.B. "Mertens ProWork 180x80 Buche")

5. Objekt ist typisiert

Vor der Inventur: Vollständigkeit prüfen

Objekttypen

Checkliste:

• Alle Hauptkategorien angelegt?

• Hierarchie vollständig und logisch?

• Jeder inventurpflichtige Gegenstand hat einen passenden Objekttyp?

• Auffangkategorie "Sonstige" vorhanden?

• Codes vergeben und einheitlich?

• Inventurpflicht-Flag gesetzt?

Objekttypen können nicht** in der App angelegt werden!** - Vor Start der mobilen Inventur muss der Katalog weitgehend vollständig sein - Objekttyp "Sonstige" zum Auffangen von Einzelteilen oder Unbekannten

Matchcodes

Checkliste:

• Die häufigsten/wichtigsten Varianten sind als Matchcodes angelegt?

• Beschreibungen sind ausreichend detailliert?

• Fotos sind hinterlegt (zumindest für häufige Matchcodes)?

• Zuordnung zu Objekttypen ist korrekt?

• Auffang-Matchcode "Sonstige" pro Objekttyp vorhanden?

Matchcodes können** in der App angelegt werden!** → Katalog muss nicht 100% vollständig sein, kann während Inventur ergänzt werden.

Beispielhafte Strukturen

IT & Möbel

Häufige Fehler vermeiden

Fehler: Zu viele Detail-Objekttypen → Lösung: Lieber weniger Objekttypen, dafür differenzierte Matchcodes

Fehler: Matchcodes ohne Beschreibung/Foto → Lösung: Mindestens Beschreibung, idealerweise Foto hinterlegen

Fehler: Matchcodes zu spezifisch (nur für ein einziges Objekt) → Lösung: Matchcode sollte für mehrere gleichartige Objekte nutzbar sein

Fehler: Objekttypen-Katalog während Inventur erweitern wollen → Lösung: Objekttypen vor Inventur vollständig anlegen, nur Matchcodes können ergänzt werden

Fehler: Keine "Sonstige"-Kategorie → Lösung: Auffangkategorien für ungeplante Fälle vorsehen

Fehler: Uneinheitliche Benennungen ("Monitor" vs. "Bildschirm" vs. "Display") → Lösung: Einheitliche, etablierte Begriffe verwenden

Zusammenfassung

Objekttypen:

• Abstrakte Kategorien zur Strukturierung

• Hierarchisch organisiert

• Vor Inventur vollständig anlegen (nicht in App erweiterbar)

• 3-4 Ebenen sind ideal

• Auffangkategorie "Sonstige" vorsehen

Matchcodes:

• Konkrete Katalogeinträge (Produkte, Varianten)

• Gehören zu genau einem Objekttyp

• Während Inventur erweiterbar

• Beschreibung und Foto hinterlegen

• Wiederverwendbar für gleichartige Objekte

• Auffang-Matchcode "Sonstige" pro Objekttyp

Zusammenspiel:

• Objekttyp → Matchcode → Objekt

• Kaskadierte Auswahl erleichtert Erfassung

• Strukturierte, nachvollziehbare Inventurdaten