Der Import der Anlagenliste aus Ihrer Finanzbuchhaltung ist ein wichtiger Schritt für den Abgleich zwischen körperlichem Bestand (Inventur) und buchhalterischem Bestand (Anlagenbuchhaltung). Diese Verbindung ermöglicht die Zuordnung von Barcodes zu Anlagennummern und erleichtert den späteren Abgleich und die Identifikation von Differenzen.
Warum Anlagenliste importieren?
Vorteile der Verknüpfung:
Abgleich: Körperlicher Bestand vs. buchhalterischer Bestand
Zuordnung: Barcode ↔︎ Anlagennummer
Transparenz: Welche Anlagen sind körperlich vorhanden, welche nur gebucht?
Compliance: Erfüllung handelsrechtlicher Nachweispflichten
Effizienz: Automatische Identifikation von Differenzen
Typische Anwendungsfälle:
Vor der Erstinventur: Anlagenliste als Grundlage für erwarteten Bestand
Nach der Inventur: Abgleich und Identifikation von Differenzen
Laufend: Wareneingang wird mit Anlagennummer erfasst
Jährlich: Zum Bilanzstichtag für Übereinstimmung mit Finanzbuchhaltung
Voraussetzungen
In Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware: - Anlagenliste muss exportierbar sein - Unterstützte Formate: Excel (.xlsx, .xls), CSV
Im eTASK.FM-Portal:
Rechte für "Systemsteuerung"
Excel-Import-Berechtigung
Objektkatalog ist angelegt (Objekttypen und Matchcodes)
Zu klärende Fragen vorab:
Welche Anlagen sollen importiert werden? (Alle oder nur bestimmte Anlagenklassen?)
Sind Anlagennummern in der Finanzbuchhaltung eindeutig?
Gibt es Zusatzfelder, die importiert werden sollen? (Anschaffungswert, Anschaffungsdatum, etc.)
Schritt 1: Anlagenliste aus Finanzbuchhaltung exportieren
Exportieren Sie die Anlagenliste aus Ihrem Finanzbuchhaltungssystem (z.B. SAP, DATEV, Microsoft Dynamics 365, Oracle EBS) im Excel- oder CSV-Format.
Hinweis: Für ausführliche Informationen zu allen unterstützten ERP-Systemen und deren Besonderheiten siehe Anlagenbuchhaltung anbinden.
Schritt 2: Excel-Datei vorbereiten
Die allgemeine Excel-Import-Mechanik in eTASK wird im Support-Center beschrieben. Dieser Abschnitt fokussiert sich auf die Besonderheiten beim Anlagenlisten-Import.
📄 Daten nach Excel exportieren IC1113
Vorlage herunterladen
Laden Sie die Import-Vorlage für "Anlagenliste Finanzbuchhaltung" herunter. Die genaue Vorgehensweise finden Sie hier: 📄 Importvorlage herunterladen IC9513
Vorlagenstruktur: Die Vorlage enthält vordefinierte Spalten mit den erwarteten Feldnamen.
Daten aus Finanzbuchhaltung übertragen
Öffnen Sie beide Dateien:
Exportierte Anlagenliste aus Finanzbuchhaltung
eTASK Import-Template
Übertragen Sie die Daten in die korrekten Spalten im Import-Template
Wichtig:
Anlagennummer muss eindeutig sein
Bezeichnung sollte aussagekräftig sein
Anschaffungswert idealerweise als Zahl (ohne Währungssymbol)
Anschaffungsdatum im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT
Daten bereinigen
Häufige Probleme und Lösungen:
1. Fehlende oder knappe Bezeichnungen:
Problem: Manche Anlagen haben keine oder sehr knappe Bezeichnungen
Lösung: Nutzen Sie zusätzliche Felder (z.B. Langbezeichnung, Bemerkung) und importieren Sie diese mit
Alternative: Kombinieren Sie mehrere Felder in der Bezeichnung (z.B. Anlagenklasse + Hersteller + Typ)
2. Mehrfachnennung derselben Anlagennummer:
Problem: Anlagennummer kommt mehrmals vor (z.B. bei Unternummern, Teilanlagen)
Lösung: Konsolidieren oder Unternummern mit in Hauptnummer aufnehmen
Beispiel: SAP "12345-001", "12345-002" → Als separate Einträge importieren
Schritt 3: Import durchführen
Importieren Sie die vorbereitete Excel-Datei in eTASK unter "Anlagenliste Finanzbuchhaltung".
📄 Daten mithilfe von Excel importieren IC1109
Unterschied: Excel-Import vs. Datenaktualisierung
Wichtig: In eTASK gibt es zwei getrennte Funktionen:
Excel-Import (neue Datensätze):
Fügt nur NEUE Anlagen hinzu
Vorhandene Anlagen (gleiche Anlagennummer) werden NICHT geändert
Empfohlen für: Erstimport, Neuanschaffungen
Vorlage: "Vorlage für Datenimport"
Excel-Datenaktualisierung (vorhandene Datensätze ändern):
Ändert nur VORHANDENE Anlagen
Neue Anlagen werden NICHT hinzugefügt
Vorlage: "Vorlage für Datenaktualisierung" (enthält bereits die aktuellen eTASK-Daten)
Tipp: Nutzen Sie XVERWEIS-Formeln, um Daten aus der Finanzbuchhaltung mit den eTASK-Daten zu verknüpfen
Empfohlen für: Kostenstellen-Änderungen, Standort-Updates, Wertanpassungen
📄 Excel-Aktualisierung (Erweiternder Import) IC2690
Hinweis: Eine kombinierte Option "Neue hinzufügen UND bestehende aktualisieren" gibt es nicht. Bei gemischten Änderungeühren Sie beide Schritte nacheinander durch.
Import testen und Protokoll prüfen
Anzahl erfolgreich importierbarer Datensätze
Anzahl übersprungener Datensätze (z.B. Dubletten)
Fehlermeldungen (z.B. ungültige Formate, Pflichtfelder fehlen)
Import ausführen
Schritt 4: Anlagen mit Objekten verknüpfen
Manuell verknüpfen (bei kleinen Mengen)
Durchführung:
Objekt öffnen (Objektliste)
Infobereich "Buchhaltung" oder "Anlagennummer"
Feld "Anlagennummer aus Finanzbuchhaltung" → Suche öffnen
Anlage auswählen
Speichern
Excel Datenaktualisierung (bei größeren Mengen)
Template zur Datenaktualisierung für Objektliste erstellen
Merkmal Anlagenliste Finanzbuchhaltung - Anlagennummer angeben
Reimport des Templates
Schritt 5: Regelmäßige Aktualisierung
Wann Anlagenliste aktualisieren?
Regelmäßig:
Monatlich: Bei hoher Anschaffungsrate
Quartalsweise: Bei mittlerer Anschaffungsrate
Jährlich: Zum Bilanzstichtag (Mindestanforderung)
Anlassbezogen:
Nach größeren Anschaffungen (z.B. komplette IT-Refresh)
Nach Aussonderungen
Vor Folgeinventuren
Prozess für regelmäßige Updates
Variante A: Nur Neuanschaffungen
Export aus Finanzbuchhaltung: Nur neue Anlagen seit letztem Import
Vorbereitung: Template mit neuen Anlagen ausfüllen
Excel-Import durchführen
Kontrolle: Stichproben, neue Anlagen prüfen
Variante B: Nur Änderungen an vorhandenen Anlagen
Export aus eTASK: Anlagenliste exportieren (enthält aktuelle Daten)
Export aus Finanzbuchhaltung: Aktuelle Anlagenliste exportieren
Vorbereitung in Excel:
Öffnen Sie beide Dateien
Nutzen Sie XVERWEIS, um geänderte Werte zu identifizieren (z.B. neue Kostenstelle)
Ändern Sie nur die betroffenen Felder im eTASK-Export
Datenaktualisierung durchführen
Kontrolle: Stichproben, geänderte Felder prüfen
Variante C: Gemischte Änderungen (Neuanschaffungen UND Änderungen)
Erst: Variante B durchführen (Änderungen an Bestand)
Dann: Variante A durchführen (neue Anlagen hinzufügen)
Kontrolle: Beides prüfen
Zusammenfassung
Der Import der Anlagenliste schafft die Grundlage für den Abgleich zwischen körperlichem und buchhalterischem Bestand:
Export aus Finanzbuchhaltung: Anlagenliste exportieren (SAP, DATEV, etc.)
Vorbereitung: Excel-Template herunterladen, Daten übertragen, bereinigen
Import: Datei hochladen, Optionen wählen, Import ausführen
Kontrolle: Importierte Daten prüfen, Stichproben
Verknüpfung: Anlagen mit Objekten verknüpfen (manuell oder automatisch)
Differenzanalyse: Nicht gefundene Objekte und Objekte ohne Anlagennummer identifizieren
Aktualisierung: Regelmäßig wiederholen