Die permanente Inventur ist eine handelsrechtlich zulässige Alternative zur Stichtagsinventur. Statt einer einmaligen Vollerfassung zu einem festen Stichtag werden Bestände kontinuierlich über das gesamte Geschäftsjahr hinweg erfasst und aktualisiert. Dies ermöglicht eine flexible, weniger ressourcenintensive Bestandsführung und sorgt für durchgängig aktuelle Inventardaten.
Was ist permanente Inventur?
Definition nach Handelsrecht
Gesetzliche Grundlage: § 241 Abs. 2 HGB
Anforderungen:
Jedes inventarisierungspflichtige Wirtschaftsgut muss mindestens einmal pro Geschäftsjahr körperlich erfasst werden
Die Erfassung kann über das gesamte Jahr verteilt erfolgen (nicht nur zum Bilanzstichtag)
Buchhalterische Fortschreibung muss die Bestände zwischen Erfassungszeitpunkt und Bilanzstichtag nachvollziehbar machen
Mengenmäßige Bestandsveränderungen müssen dokumentiert sein (Zugänge, Abgänge)
Vorteile der permanenten Inventur
Organisatorische Vorteile
1. Flexibilität bei der Planung
Keine Notwendigkeit, alle Bereiche gleichzeitig zu inventarisieren
Inventur kann an Betriebsabläufe angepasst werden
Vermeidung von Engpässen (Urlaub, Krankheit, Feiertage)
2. Keine Personalbedarfsspitzen
Kein Großeinsatz vieler Teams parallel
Weniger externe Hilfskräfte nötig
Eigene Mitarbeiter können Inventur neben Tagesgeschäft durchführen
3. Keine oder geringe Betriebsunterbrechungen
Räume können im laufenden Betrieb inventarisiert werden
Kein "großer Inventurtag" mit Betriebsstillstand
Produktion/Dienstleistung läuft weiter
4. Integration in andere Prozesse
Inventur bei Wartungsarbeiten durchführen
Erfassung bei Umzügen, Renovierungen, Reparaturen
Mehrfachnutzen: Objektzustand gleich mit erfassen
Anforderungen an permanente Inventur
Buchhalterische Fortschreibung
Was bedeutet das?
Zwischen der körperlichen Erfassung und dem Bilanzstichtag müssen Zu- und Abgänge dokumentiert sein
Beispiel: Objekt wurde am 15.04.2026 inventarisiert, Bilanzstichtag ist 31.12.2026
Am 31.12.2026 muss nachvollziehbar sein, ob das Objekt noch vorhanden ist
Dokumentation: Wareneingang, Aussonderungen, Umbuchungen
Wie unterstützt eTASK?
Dokumentation aller Bestandsänderungen
Historie: Wann wurde was erfasst, geändert, ausgesondert?
Organisatorische Anforderungen
1. Systematischer Plan erforderlich
Welche Bereiche werden wann inventarisiert?
Welche Objektarten in welchem Turnus?
Wer ist verantwortlich?
2. Dokumentation der Erfassungszeitpunkte
Jedes Objekt benötigt Zeitstempel "Zuletzt inventarisiert am..."
eTASK erfasst dies automatisch bei jedem Scan
3. Sicherstellung der jährlichen Erfassung
Controlling: Wurden alle Objekte mindestens einmal erfasst?
Strategien für permanente Inventur
Strategie 1: Bereichsweise rollierend
Prinzip: Gebäudeteile, Etagen oder Abteilungen werden nacheinander systematisch erfasst.
Beispiel:
Januar: Etage 1
Februar: Etage 2
Voraussetzung:
Klar abgrenzbare Bereiche
Etwa gleiche Objektmengen pro Bereich
Strategie 2: Objekttypenweise
Prinzip: Bestimmte Objektarten (z.B. IT-Geräte) werden in einem Turnus erfasst, andere (z.B. Möbel) in einem anderen.
Beispiel:
Quartal 1: Alle IT-Geräte
Quartal 2: Alle Möbel
Quartal 3: Alle Technik
Quartal 4: Alle Sonderausstattung
Voraussetzung:
Objekte sind nach Typen strukturiert
Teams haben Expertise für bestimmte Objekttypen
Strategie 3: Anlassbezogen
Prinzip: Inventur wird bei konkreten Anlässen durchgeführt (Wartung, Umzug, Renovierung).
Beispiele:
Umzüge: Objekte werden beim Umzug erfasst und dem neuen Raum zugeordnet
Wartung: IT-Geräte werden bei Wartungsarbeiten gescannt
Renovierungen: Räume werden bei Renovierung komplett neu erfasst
Wareneingang: Neuan schaffungen werden sofort bei Anlieferung erfasst
Voraussetzung:
Anlässe kommen regelmäßig genug vor, um jährliche Erfassung sicherzustellen
Gute Integration mit anderen Prozessen
Umsetzung Schritt für Schritt
Schritt 1: Inventurplan erstellen
Jahresplan aufstellen:
Welche Bereiche/Objektarten zu welchem Zeitpunkt?
Wer ist verantwortlich?
Welche Ressourcen werden benötigt (Teams, Geräte)?
Schritt 2: Prozesse definieren
Wareneingang:
📄 Wareneingang organisieren und erfassen IC12535
Umzüge:
📄 Umzüge mit eTASK Inventur IC12536
Wartung/Reparatur:
Bei Wartungsarbeiten: Objekte scannen
Zustand erfassen
Dokumentation der Wartung (optional in eTASK.Instandhaltung)
Aussonderung:
Schritt 3: Verantwortlichkeiten klären
📄 Inventur-Team vorbereiten und einweisen IC12534
Besondere Herausforderungen
Challenge: Lücken vermeiden
Problem:
Einzelne Objekte oder Räume werden über längere Zeit nicht erfasst
Zum Jahresende fehlt Zeit für Nachholaktionen
Lösung:
Frühwarnsystem: Ab Monat 10: Liste aller noch nicht erfassten Objekte
Reserve-Kapazität: 1-2 Wochen vor Jahresende für "Nachlese"
Challenge: Dezentrale Erfasser koordinieren
Problem:
Viele verschiedene Personen erfassen
Inkonsistente Qualität
Fehlende oder unvollständige Dokumentation
Lösung:
📄 Inventur-Team vorbereiten und einweisen IC12534
Challenge: HomeOffice-Ausstattung
📄 HomeOffice-Ausstattung verwalten IC12531
Challenge: Abstimmung mit Bilanzstichtag
Problem:
Objekte wurden teilweise Monate vor Bilanzstichtag erfasst
In der Zwischenzeit: Veränderungen (Neuzugänge, Abgänge, Standortwechsel)
Lösung:
Buchhalterische Fortschreibung:
Alle Zu-/Abgänge dokumentieren
eTASK-Funktionen nutzen:
Wareneingang dokumentiert Zugänge
Aussonderung dokumentiert Abgänge
Umzüge dokumentieren Standortwechsel
Zusammenfassung
Die permanente Inventur ist eine flexible Alternative zur Stichtagsinventur, die besonders für große und verteilte Liegenschaften geeignet ist:
Kernprinzip:
Jedes Objekt mindestens einmal pro Geschäftsjahr erfassen
Erfassung über das Jahr verteilt, nicht nur zum Stichtag
Buchhalterische Fortschreibung zwischen Erfassungszeitpunkt und Bilanzstichtag
Vorteile:
Flexible Planung, kein Großeinsatz nötig
Integration mit anderen Prozessen (Wartung, Umzug, Wareneingang)
Bessere Datenqualität durch weniger Zeitdruck
Herausforderungen:
Systematischer Jahresplan erforderlich
Controlling zur Sicherstellung vollständiger Erfassung
Koordination dezentraler Erfasser