Objekte aussondern

Die Aussonderung von Objekten in eTASK bedeutet: Das Objekt ist physisch nicht mehr vorhanden oder wird demnächst entfernt (Verkauf, Verschrottung, Rückgabe). Ein strukturierter Aussonderungsprozess sorgt dafür, dass der körperliche Bestand in eTASK mit der Realität übereinstimmt.

Wichtig: Unterschied Buchhaltung vs. eTASK

Buchhaltische Ausbuchung ≠ Aussonderung in eTASK

Szenario 1: Objekt ist in der Buchhaltung ausgebucht, aber noch vorhanden

• Vollständig abgeschrieben (z.B. nach 3-5 Jahren Nutzung) mit Erinnerungswert

• Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), im Jahr der Anschaffung abgeschrieben

• Objekt wird noch verwendet (z.B. alter Schreibtisch, abgeschriebener PC)

• Objekt bleibt in eTASK aktiv, Status "In Betrieb"

• NICHT als "Ausgesondert" markieren!

Szenario 2: Objekt wird physisch entfernt

• Verschrottet, verkauft, gespendet, zurückgegeben

• Verloren gegangen oder gestohlen

• Objekt in eTASK als "Ausgesondert" markieren

• Meldung an Buchhaltung (falls Objekt noch in Anlagenbuchhaltung steht)

Faustregel:

• "Ausgesondert" in eTASK = Objekt ist physisch nicht mehr da

• Buchhaltischer Status (abgeschrieben/nicht abgeschrieben) ist irrelevant

Aussonderungsprozess Schritt für Schritt

Schritt 1: Aussonderung erfassen

Option A: Über Mobile App (bei Folgeinventur)

1. Objekt scannen

2. Status ändern: "Ausgesondert" oder "Zur Aussonderung vorgesehen"

3. Grund angeben im Inventurtext (z.B. "Defekt", "Nicht mehr benötigt")

4. Foto machen (optional, aber empfohlen als Nachweis)

Option B: Über Portal

1. Menü: Objekte/Assets → Objektliste

2. Objekt öffnen

3. *Feld "Status" ändern: "Ausgesondert"

4. Aussonderungsgrund dokumentieren

5. Aussonderungsdatum erfassen (wichtig für Buchhaltung!)

6. Speichern

Schritt 2: Prüfung

Prüfkriterien:

• Ist Reparatur wirtschaftlich sinnvoller als Neukauf?

• Ist das Objekt tatsächlich nicht mehr benötigt oder gibt es andere Verwendungsmöglichkeiten?

• Wurde das Objekt bereits vollständig abgeschrieben?

• Müssen Rückstellungen aufgelöst werden?

Schritt 3: Physische Aussonderung

Objekt kennzeichnen:

• Objekt an definierten Sammelort bringen (z.B. Lagerraum, Container)

• Bei wertvollen Objekten: Sicher verwahren bis Verkauf/Entsorgung

• ggfs. Kennzeichnen

Schritt 4: Verwertung oder Entsorgung

Möglichkeiten der Verwertung: Verkauf, Spende, Rückgabe an Leasinggeber/ Vermieter, Fachgerechte Entsorgung

Schritt 5: Ausbuchung in der Anlagenbuchhaltung

Meldung an Controlling/Buchhaltung:

• Liste ausgesonderter Objekte

• Mit Anlagennummer

• Aussonderungsgrund

• Aussonderungsdatum

• Verwertungserlös (falls Verkauf)

• Rückmeldung durch Controlling

Schritt 6: "entfernen" in eTASK

Option 1: Objekt löschen

• saubere Datenbank

• Objekthistorie geht verloren

• Nachvollziehbarkeit geht verloren

• evtl. nicht möglich bei Objekten mit Wartung (Aufbewahrungspflichten)

Option 2: Objekt deaktivieren

• nur mit Berechtigung möglich

• Objekthistorie bleibt erhalten

• Objekt nur noch für berechtigte Personen auffindbar

Option 3: Archivieren

• benötigt logischen Mandanten "Archiv"

• Objekthistorie bleibt erhalten

• Nachvollziehbarkeit bleibt erhalten

• bessere Steuerung als deaktivieren

• Mandantenlizenz notwendig

Häufige Fehler vermeiden

Fehler: Aussonderung ohne Dokumentation

Problem:

• Objekt wird einfach entsorgt

• Keine Meldung an Buchhaltung

• Differenz bei nächster Inventur

Lösung:

• Immer im System erfassen, bevor physisch entsorgt wird

• Prozess einhalten: Erfassung → Freigabe → Entsorgung → Meldung

Fehler: Abgeschriebene Objekte fälschlicherweise ausgesondert

Problem:

• Objekt ist buchhaltisch abgeschrieben, wird aber noch verwendet

• Anwender markiert es als "Ausgesondert"

• Bei Folgeinventur wird das Objekt als "neues Objekt" gefunden

Lösung:

• Nur aussondern, wenn physisch entfernt

• Solange Objekt verwendet wird: Status "Aktiv"

Fehler: Keine Meldung an Buchhaltung

Problem:

• Objekt bleibt in Anlagenbuchhaltung

• Differenz zum körperlichen Bestand

• Falsche Bilanzwerte

Lösung:

• Regelmäßige Meldung an Controlling

• Mit Anlagennummern und Aussonderungsdatum

• Controlling bucht zeitnah aus

Zusammenfassung

Die Aussonderung von Objekten erfordert einen strukturierten Prozess:

1. Identifizierung: Objekt wird physisch entfernt (verschrottet, verkauft, zurückgegeben)

2. Erfassung: Im System als "Ausgesondert" markieren

3. Prüfung: Wirtschaftliche und organisatorische Prüfung

4. Physische Entfernung: Objekt an Sammelort bringen

5. Verwertung: Verkauf, Spende oder fachgerechte Entsorgung

6. Ausbuchung: Meldung an Buchhaltung (falls noch nicht ausgebucht)

7. Dokumentation: Vollständige Nachweise aufbewahren