Die Folgeinventur dient der Überprüfung und Aktualisierung des vorhandenen Inventarbestands. Im Gegensatz zur Erstinventur, bei der alle Objekte neu erfasst werden, liegt bei der Folgeinventur bereits eine Datenbasis vor. Das System zeigt erwartete Objekte an, identifiziert fehlende Gegenstände und dokumentiert automatisch Standortänderungen.
Unterschiede zur Erstinventur
Erstinventur:
Vollständige Neuerfassung aller Objekte
Aufbau der Datengrundlage
Alle Objekte erhalten neue Barcodes
Alle Räume werden komplett durchlaufen
Kein Vergleich mit Vorbestand
Folgeinventur:
Überprüfung und Aktualisierung des Bestands
Räume enthalten bereits erfasste Objekte
Beim Scannen eines Raums wird Liste der erwarteten Objekte angezeigt
Objekte werden gescannt zur Bestätigung
Neue Objekte werden erfasst
Fehlende Objekte werden identifiziert
Automatische Umbuchung bei Standortänderungen
Schritt 1: Inventurumfang festlegen
Ziel: Klare Definition des Umfangs und Abgrenzung zur permanenten Inventur
Vollständige Folgeinventur vs. Permanente Inventur
Folgeinventur:
Alle Objekte werden einmal im Jahr erfasst (handelsrechtliche Anforderung)
Alle Bereiche werden systematisch durchlaufen
Die Erfassung erfolgt konzentriert innerhalb eines definierten Zeitraums (z.B. 2-4 Wochen)
Keine Einschränkung auf bestimmte Bereiche oder Objekttypen
Permanente Inventur:
Erfassung verteilt sich über das gesamte Jahr
Flexible Planung, Integration mit anderen Prozessen (Wartung, Umzug)
Jedes Objekt muss mindestens einmal pro Geschäftsjahr erfasst werden
📄 Permanente Inventur mit eTASK IC12578
Organisation der Folgeinventur
Zeitraum festlegen:
Definieren Sie Start- und Enddatum (z.B. "15.03. - 10.04.2026")
Berücksichtigen Sie Betriebsferien, Feiertage
Teams zuordnen:
Aufteilung auf unterschiedliche Teams (z.B. Gebäude A / Gebäude B)
Klare Verantwortlichkeiten pro Bereich
Dokumentation:
Inventurbereich (Gebäude, Etagen)
Zeitraum der Durchführung
Verantwortliche Personen/Teams
Schritt 2: Inventurauftrag im Portal anlegen (optional)
Ziel: Strukturierte Steuerung der Inventur über das Portal
Vorgehensweise im Portal
Falls Sie Inventuraufträge nutzen:
Neuen Inventurauftrag anlegen
Menü: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Inventur → Inventuraufträge
"Neu..." klicken
Inventurauftrag konfigurieren
Bezeichnung: z.B. "Folgeinventur 2026 - Gebäude A"
Inventurtyp: "Folgeinventur"
Zeitraum: Von-Bis-Datum
Verantwortlicher: Person aus dem Inventurteam
Bereiche zuordnen
Gebäude, Etagen oder Räume auswählen
Auftrag aktivieren
Status auf "Aktiv" setzen
Mobile Geräte können nun diesen Auftrag abrufen
📄 Inventuraufträge IC10321
Ohne Inventurauftrag
Bereiche und Zuständigkeiten werden außerhalb von eTASK definiert
Nachverfolgung auf Basis des Prozentsatzes gescannter Objekte
Schritt 3: Mobile Geräte und Teams vorbereiten
Ziel: Technische und personelle Voraussetzungen für die Durchführung schaffen.
Geräte vorbereiten
Barcodes bereitstellen
Für neue Objekte: Etikettenrollen
Für Raum-Etiketten: Falls Räume noch keine Etiketten haben
Ersatz-Etiketten für beschädigte Objekt-Labels
Zubehör prüfen
Akkus geladen
Scangeräte funktionieren
Klebematerial bei Bedarf
Daten synchronisieren (optional)
Nur erforderlich, wenn NICHT online gearbeitet werden kann
App auf jedem Gerät öffnen → Datenabgleich durchführen
Aktuelle Raumliste und Objektliste auf Gerät laden
📄 Mobile Inventurgeräte in Betrieb nehmen IC1546
Teams einweisen
Besonderheiten der Folgeinventur:
Erwartete Objekte: Beim Scannen eines Raums zeigt die App die Liste der zuletzt dort erfassten Objekte an
Bestätigung: Jedes erwartete Objekt muss gescannt werden, um zu bestätigen, dass es noch vorhanden ist
Neue Objekte: Neue Objekte ohne Etikett werden wie bei der Erstinventur erfasst
Fehlende Objekte: Objekte, die nicht gescannt werden, gelten als "nicht gefunden" und müssen am Ende des Raums behandelt werden
Standortänderungen: Wird ein Objekt in einem anderen Raum gescannt, erfolgt automatische Umbuchung
Wichtige Absprachen:
Wie gehen wir mit nicht gefundenen Objekten um?
Wie werden defekte Etiketten ersetzt
Wann werden Objekte neu erfasst
📄 Inventur-Team vorbereiten und einweisen IC12534
Ergebnis dieses Schritts
Alle Geräte sind einsatzbereit
Teams kennen die Besonderheiten der Folgeinventur
Prozesse für Sonderfälle sind geklärt
Schritt 4: Folgeinventur durchführen - Raum für Raum
Ziel: Systematische Überprüfung aller Räume und Objekte.
Ablauf pro Raum
Raum scannen
Etikett an der Tür scannen
App lädt den Raum
Liste der erwarteten Objekte wird angezeigt
Erwartete Objekte bestätigen
Für jedes Objekt im Raum: Etikett scannen
App bestätigt: "Objekt gefunden" oder
App bestätigt: "Objekt gefunden und in den Raum umgezogen"
Objekt wird als "inventarisiert" markiert
Optional: Details aktualisieren (Zustand, Standort innerhalb des Raums, Bemerkungen)
Neue Objekte erfassen
Objekte, die kein Etikett haben:
Neues Etikett aufkleben und scannen
Objekttyp und Matchcode zuordnen
Optional: Details erfassen (Foto, Seriennummer, etc.)
Raum verlassen
App zeigt Liste der nicht gescannten Objekte
Für jedes fehlende Objekt entscheiden:
"Suchen": Nochmal im Raum suchen oder
"Raumzuordnung entfernen": Objekt ist nicht mehr im Raum, Standort unbekannt
Arbeitsorganisation
Empfehlung: Eine Person pro Team
Die Folgeinventur ist deutlich schneller als die Erstinventur:
Objekte haben bereits Etiketten → Scannen reicht
Die meisten Objekte sind nur zu bestätigen
Besonderer Aufwand entsteht nur bei:
Neuen Objekten ohne Etikett (müssen erfasst werden)
Defekten Etiketten (müssen getauscht werden)
Eine Person kann in der Regel eigenständig arbeiten:
Liste in der App durchgehen als Orientierung
Objekte im scannen
Bei Sonderfällen (neues Objekt, defektes Etikett): Freitext-Hinweis für Inventurleitung
Effiziente Vorgehensweise:
Systematisch vorgehen: Arbeitsplatz für Arbeitsplatz, im Uhrzeigersinn durch den Raum
Liste in der App zeigt an, was erwartet wird
Objekte ohne Etikett neu erfassen
Beschädigte Etiketten: Alte Nummer scannen oder eingeben, neue Nummer im Freitext
Sonderfälle während der Erfassung
Objekt ist beschädigt/defekt:
Objekt trotzdem scannen (Bestätigung)
Zustand anpassen: "Defekt"
Optional: Foto dokumentieren
Optional: Bemerkung hinzufügen
Etikett ist beschädigt: [LINK: Fehlerhafte-Etiketten-korrigieren]
Ergebnis dieses Schritts
Alle geplanten Räume sind durchlaufen
Vorhandene Objekte sind bestätigt
Neue Objekte sind erfasst
Fehlende Objekte sind dokumentiert
📄 Zuletzt gescannte Objekte IC10062
Schritt 5: Nicht gefundene Objekte nachverfolgen
Ziel: Klärung des Verbleibs nicht gescannter Objekte durch die Inventurleitung
📄 Nicht gefundene Objekte IC10255
Kategorien nicht gefundener Objekte
Standortwechsel innerhalb der Liegenschaft
Objekt wurde bei vollständiger Erfassung automatisch umgebucht
Tatsächlich verloren/entwendet
Nach Nachforschungen nicht auffindbar
Diebstahl möglich
Verlust dokumentieren → Objekt zur Ausbuchung vormerken
Bereits ausgesondert, aber nicht dokumentiert
Objekt wurde entsorgt/verkauft
Dokumentation fehlte oder wurde nicht ins System übertragen → Aussonderung nachdokumentieren
Nachverfolgungsprozess
Liste erstellen
Portal: Bericht "Nicht gefundene Objekte"
Nach Wert/Priorität sortieren
Verantwortliche befragen
Raumverantwortliche
Abteilungsleiter
IT-Verantwortliche (bei IT-Geräten)
Systematische Suche
Angrenzende Räume
Lagerräume
Archivbereiche
Entscheidung treffen
Gefunden → Im Portal nachbuchen
Verloren → Zur Ausbuchung vormerken
Ausgesondert → Aussonderung dokumentieren
Ergebnis dieses Schritts
Verbleib aller nicht gefundenen Objekte ist geklärt
Maßnahmen sind definiert (Nachbuchung, Ausbuchung, Aussonderung)
Dokumentation ist vollständig
📄 HomeOffice-Ausstattung verwalten IC12531 📄 Objekte aussondern IC12527
Schritt 6: Ergebnisse auswerten
Ziel: Überblick über die Inventur und Identifikation von Handlungsbedarf.
Berichte nutzen
Zuletzt gescannte Objekte:
Menü: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Inventur → Berichte → Zuletzt gescannte Objekte
Kontrolle: Wurden alle Objekte erfasst?
Nicht gefundene Objekte:
Menü: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Inventur → Berichte → Nicht gefundene Objekte
Liste aller Objekte ohne Bestätigung bei dieser Inventur
Neu erfasste Objekte:
Filter auf Erstellungsdatum setzen
Liste aller neu hinzugekommenen Objekte seit letzter Inventur
Standortänderungen:
Filter: Objekte mit geändertem Raum seit letzter Inventur
Dokumentiert Umzüge und Umräumungen
Schritt 8: Differenzen mit Anlagenbuchhaltung abgleichen
Ziel: Abgleich zwischen körperlichem Bestand (Inventur) und buchhalterischem Bestand (ERP-System)
Hinweis: Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn Sie Ihre Inventur mit der Anlagenbuchhaltung abgleichen. Voraussetzung ist, dass die Anlagenliste bereits in eTASK importiert wurde.
📄 Anlagenbuchhaltung anbinden IC8302 📄 Anlagenliste importieren IC8304
Zuordnung prüfen
Prüfen Sie, ob alle neu erfassten Objekte eine Zuordnung zur Anlagenliste Finanzbuchhaltung haben:
Öffnen Sie die Liste der neu erfassten Objekte (Filter auf Erstellungsdatum seit letzter Inventur)
Prüfen Sie spaltenweise: Ist das Feld "Anlagennummer" gefüllt?
Falls nicht: Zuordnung manuell herstellen (Objekt öffnen → Anlagennummer zuordnen)
Export für Anlagenbuchhaltung
Sobald alle Objekte zugeordnet sind:
Export erstellen:
Menü: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Inventur → Funktionen → Export
Format: Excel oder CSV
Enthält: Anlagennummer und Barcode (Inventarnummer)
Liste an Buchhaltung übergeben:
Datei wird in der Anlagenbuchhaltung verarbeitet
Verknüpfung Anlagennummer ↔ Barcode wird aktualisiert
Nötige Aus- und Umbuchungen werden vorgenommen