Wareneingang organisieren und erfassen
Ein strukturierter Wareneingangsprozess vermeidet "verlorene" Neuanschaffungen und sichert lückenlose Nachverfolgbarkeit. Dieser Artikel zeigt, wie neue Inventargegenstände sofort bei Anlieferung erfasst werden – unabhängig vom Buchungszeitpunkt.
Warum ist sofortige Erfassung wichtig?
Das Problem
Ohne strukturierten Prozess passiert:
Ware wird geliefert und sofort verteilt
Wochen später kommt die Rechnung, das Anlagegut wird gebucht
Gegenstand ist nicht mehr auffindbar
Folgen:
"Verlorene" Neuanschaffungen
Differenzen zwischen Buchhaltung und Inventur
Aufwändige Nacharbeit
Die Lösung: Erfassung bei Anlieferung
Vorteile:
Lückenlose Nachverfolgbarkeit ab Wareneingang
Unabhängig vom Buchungszeitpunkt der Rechnung
Geringerer Aufwand (einmalige Erfassung)
Grundlage für spätere Zuordnung zur Anlagenbuchhaltung
Der Prozess in 5 Schritten
Schritt 1: Warenannahme
Bei der Anlieferung:
Vollständigkeit gegen Lieferschein prüfen
Ware ins Lager bringen (nicht sofort verteilen)
Schritt 2: Erfassung im System
Sofort nach Anlieferung:
Etikett aufbringen nach Anbringungsrichtlinien
In eTASK erfassen:
Barcode scannen
Objekttyp wählen (z.B. "Laptop", "Bürostuhl")
Matchcode wählen (z.B. "Lenovo ThinkPad T14")
Optional: Seriennummer, Lieferschein-Nr. im Bemerkungsfeld
Speichern
Ergebnis: Objekt ist im System mit Barcode und Lagerraum.
Schritt 3: Buchung in der Anlagenbuchhaltung (später)
Unabhängiger Prozess:
Rechnung wird geprüft und gebucht → Anlagennummer entsteht
Kann Tage oder Wochen nach Anlieferung erfolgen
Inventurdaten sind bereits vorhanden
Schritt 4: Verknüpfung Barcode ↔︎ Anlagennummer
Nach Buchung der Rechnung:
Im Portal: Objekt nach Barcode suchen
Anlagenposition zuordnen
Speichern
Vorteil: Erfolgt am Schreibtisch durch Fachpersonal, nicht bei Warenannahme.
Schritt 5: Ausgabe an Nutzer/Standort
Bei Ausgabe:
Objekt über Barcode aufrufen
Raum ändern: Von Lager → Zielraum
Optional: Nutzer und Kostenstelle zuordnen
Speichern
Ergebnis: Lückenlose Historie von Anlieferung → Lager → Endstandort.
Sonderfälle
Sammellieferung (viele gleiche Gegenstände)
Beispiel: 20 identische Monitore
Vorgehen:
Alle Objekte etikettieren
Erstes Objekt vollständig erfassen
Weitere Objekte: Barcode scannen, Matchcode wird automatisch vorgeschlagen
Erfassung ohne Etikett
Beispiel: Große Maschine, Etikett wird erst nach Installation angebracht
Vorgehen:
Objekt ohne Barcode erfassen, Seriennummer als Identifikation nutzen
Nach Installation: Etikett anbringen, Barcode nachtragen, Raum ändern
Warenrückgabe
Vorgehen:
Status auf "Defekt" oder "Retoure" setzen
Nach Rückgabe: Objekt löschen oder Status auf "Zurückgegeben" setzen