Eine erfolgreiche Inventur hängt maßgeblich von der Qualität der Teamvorbereitung ab. Gut geschulte Teams arbeiten effizienter, machen weniger Fehler und sorgen für konsistente Datenqualität. Die Investition in eine gründliche Einweisung zahlt sich durch schnellere Durchführung und höhere Genauigkeit aus.
Ziele der Teamvorbereitung
Was sollen die Teams nach der Einweisung können?
Mobile Geräte bedienen (App starten, navigieren, synchronisieren)
Räume und Objekte scannen
Matchcodes zuordnen
Mit Sonderfällen umgehen (fehlende Etiketten, unklare Zuordnungen)
Entscheidungen bei Unsicherheiten treffen
Qualitätsstandards einhalten (Etiketten-Positionierung, Vollständigkeit)
Erwartetes Ergebnis:
Teams können selbstständig arbeiten
Minimale Rückfragen während der Durchführung
Konsistente Datenqualität über alle Teams hinweg
Schritt 1: Teamzusammenstellung
Optimale Teamgröße: 2 Personen
Person 1: Scanner
Scannt Raum-Etiketten
Scannt Objekt-Etiketten
Bringt neue Etiketten an
Person 2: Datenerfasser
Wählt Matchcodes aus
Erfasst Details (Zustand, Bemerkungen)
Entscheidet bei Unsicherheiten
Prüft Vollständigkeit
Vorteil der Zwei-Personen-Teams:
Deutlich schneller als Einzelpersonen
Gegenseitige Qualitätskontrolle
Einer scannt, der andere bestätigt/prüft
Soziale Komponente (weniger ermüdend)
Qualifikationen der Teammitglieder
Technische Anforderungen (minimal):
Grundlegende Smartphone/Tablet-Bedienung
Lesen und Verstehen von Beschreibungen
Sorgfältige Arbeitsweise
Hilfreich (nicht zwingend):
Kenntnisse des Gebäudes/der Räume
Erfahrung mit der Ausstattung (IT, Möbel)
Selbstständige Arbeitsweise
Personenkreis:
Facility Management-Mitarbeiter (ideal)
Verwaltungsmitarbeiter
Studentische Hilfskräfte (möglich)
Externe Dienstleister (mit Einweisung)
Schritt 2: Schulung
Schulung: Etiketten-Anbringung
Vor Beginn der Inventur:
Zeigen Sie Beispiele für gute und schlechte Etikett-Positionen
Lassen Sie die Teams Probe-Objekte etikettieren
Definieren Sie klare Regeln und Ausnahmen
Benennen Sie Ansprechpartner für Sonderfälle
Während der Inventur:
Führen Sie Stichproben durch die Inventurleitung durch
Geben Sie sofortiges Feedback bei Fehlern
Bei Unsicherheit sollten die Teams vor dem Anbringen des Etiketts Rückfrage halten
Optional: Matchcode-Übersicht
Für komplexe Objektkataloge:
Liste der häufigsten Objekttypen und zugehörigen Matchcodes
Mit Fotos oder Beschreibungen
Als Entscheidungshilfe bei der Zuordnung
Schritt 3: Praktische Einweisung durchführen
Teil 1: Theoretische Einführung (15-30 Minuten)
Agenda:
Warum machen wir Inventur?
Gesetzliche Pflicht (Handelsrecht)
Transparenz über Anlagevermögen
Basis für Instandhaltung, Beschaffung, Umzüge
Was ist das Ziel dieser Inventur?
Erstinventur: Vollständige Neuerfassung
Folgeinventur: Aktualisierung und Überprüfung
Umfang: Welche Bereiche, welche Objektarten?
Wie ist der Ablauf?
Raum für Raum systematisch durchgehen
Alle Objekte scannen oder neu erfassen
Sonderfälle dokumentieren
Was sind die Qualitätsstandards?
Vollständigkeit: Alle inventarisierten Objekte erfassen
Genauigkeit: Richtige Matchcodes zuordnen
Konsistenz: Etiketten einheitlich positionieren
Wie wird der Erfolg gemessen?
Vollständigkeit der Erfassung
Anzahl der Rückfragen/Korrekturen
Dauer der Durchführung
Teil 2: App-Bedienung am Gerät (15-30 Minuten)
Durchführung:
Jedes Teammitglied hat ein eigenes Gerät
Schritt-für-Schritt gemeinsam durchgehen
Trainer zeigt, Teams machen nach
Inhalte:
1. App starten und anmelden
Geräte einschalten
App öffnen
Mit persönlichen Zugangsdaten anmelden (falls erforderlich)
2. Optional: Daten synchronisieren (nur bei Offline Arbeit)
Menü öffnen → Datenabgleich
"Daten vom Portal holen" ausführen
Warten bis "Synchronisation erfolgreich"
3. Raum scannen
Scan-Funktion öffnen
Raum-Etikett scannen
Raum wird geladen
4. Objekt erfassen
Neues Etikett scannen
"Neues Objekt anlegen" bestätigen
Matchcode aus Liste auswählen
Optional: Details erfassen (Foto, Zustand, Bemerkung)
Speichern
5. Raum verlassen
"Raum verlassen" klicken
Bei nicht gescannten Objekten: Liste prüfen, Entscheidung treffen
6. Optional: Daten synchronisieren (am Ende des Tages)
Menü → Datenabgleich
"Daten zum Portal senden"
Teil 3: Praxistest in Pilot-Raum (30-60 Minuten)
Auswahl des Pilot-Raums:
Überschaubarer Raum mit 10-20 Objekten
Repräsentativer Mix aus verschiedenen Objektarten
Möglichst nah am Ausgangspunkt (kurze Wege)
Durchführung:
Teams arbeiten selbstständig
Trainer beobachtet und steht bei Fragen zur Verfügung
Gemeinsame Nachbesprechung:
Was lief gut?
Was war unklar?
Wo gab es Schwierigkeiten?
Häufige Probleme beim ersten Mal:
Falsche Matchcode-Auswahl → Erklären, wie man zwischen ähnlichen Matchcodes unterscheidet
Unsicherheit bei Etiketten-Platzierung → Beispiele zeigen
Vergessen, Raum zu scannen → Prozess nochmals betonen
Technische Bedienung (z.B. Scanner-Taste finden) → Praktisch üben
Schritt 4: Sonderfälle klären
Sonderfall 1: Objekt hat bereits ein Etikett (bei Folgeinventur)
Vorgehen:
Etikett scannen
App erkennt automatisch das Objekt
Bestätigen
Optional: Details aktualisieren
Kein neues Etikett anbringen!
Sonderfall 2: Objekt passt zu keinem Matchcode
Vorgehen Option A: Neuen Matchcode anlegen
In der App: "Neu…" klicken
Matchcode-Bezeichnung eingeben
Foto und Beschreibung
Speichern
Vorgehen Option B: "Sonstiges" verwenden
Matchcode auswählen
empfohlen: Foto und Beschreibung
Speichern
Vorgehen Option C: Rückfrage an Inventurleitung
Objekt fotografieren
Notiz machen (Raum, Beschreibung)
Inventurleitung entscheidet über Matchcode
In nächster Runde erfassen
Sonderfall 3: Defekte oder unbrauchbare Objekte
Vorgehen:
Objekt trotzdem erfassen
Zustand setzen: "Nicht funktionsfähig" oder "Defekt"
Optional: Foto des Schadens
Bemerkung hinzufügen (z.B. "Display defekt", "Stuhl wackelt")
Inventurleitung entscheidet später über Aussonderung
Schritt 5: Qualitätsstandards festlegen
Standard 1: Vollständigkeit
Definition: Alle inventarisierten Objekte in einem Raum werden erfasst.
Kontrolle:
Vor Verlassen des Raums: Visueller Rundgang
Frage: "Haben wir alles?"
Bei Folgeinventur: Liste der erwarteten Objekte in der App prüfen
Toleranz:
Erstinventur: 100% Erfassungsgrad anstreben
Folgeinventur: Minimierung "nicht gefundener" Objekte
Standard 2: Genauigkeit der Matchcode-Zuordnung
Definition: Objekte werden dem korrekten Matchcode zugeordnet.
Kontrolle:
Zweites Teammitglied prüft Zuordnung
Bei Unsicherheit: Foto machen, Inventurleitung fragen
Häufige Fehler vermeiden:
"Laptop 15 Zoll" vs. "Laptop 13 Zoll" → Bildschirmgröße messen
"Bürostuhl Standard" vs. "Bürostuhl ergonomisch" → Lordosenstütze vorhanden?
"Schreibtisch fest" vs. "Schreibtisch höhenverstellbar" → Elektromotor sichtbar?
Standard 3: Einheitliche Etikettenpositionierung
Definition: Etiketten werden an definierten Positionen angebracht.
Kontrolle:
Inventurleitung macht Stichproben
Bei Fehlern: Sofortiges Feedback und Korrektur
Referenz: 📄 Best Practices - Etiketten anbringen IC8301
Standard 4: Konsistente Datenerfassung
Definition: Optionale Felder werden einheitlich genutzt.
Beispiel Bemerkungen:
Gut: "Monitorständer defekt, wackelt"
Schlecht: "kaputt"
Beispiel Zustand:
Einheitliche Verwendung der Zustands-Felder
Nicht beliebig wechseln zwischen "Defekt", "Nicht funktionsfähig", "Beschädigt"
Schritt 6: Motivation und Zeitmanagement
Motivation der Teams
Was motiviert Inventur-Teams?
Klares Ziel und Sinn
"Wir schaffen Transparenz über unser Anlagevermögen"
"Die Daten helfen bei zukünftigen Entscheidungen"
Erfolgserlebnisse
Kleine Meilensteine setzen (Etage fertig, Gebäudeteil fertig)
Fortschritt visualisieren (X von Y Räumen erledigt)
Teamgeist
Gemeinsames Arbeiten in Zweier-Teams
Austausch zwischen Teams (wer ist weiter?)
Zeitmanagement
Durchschnittliche Zeiten:
Erstinventur: 3-5 Minuten pro Objekt
Folgeinventur: 20-60 Sekunden pro Objekt (Bestätigung)
Raumwechsel: 2-5 Minuten (Wege, Raum öffnen)
Pausen einplanen:
Realistische Planung:
Nicht mehr als 6-7 Stunden effektive Inventur pro Tag
Puffer für unvorhergesehene Verzögerungen
Schritt 7: Regeln für den Inventuralltag
Kommunikationsregeln
Bei Fragen/Problemen:
Zuerst: Zweites Teammitglied fragen
Dann: Inventurleitung kontaktieren
Dokumentieren: Foto + Notiz, falls Entscheidung später
Umgang mit Raumnutzern:
Klopfen, anmelden, kurz erläutern warum man dort ist
bei Fragen an die Inventurleitung verweisen
Mitabreiter bitten den Arbeitsplatz kurz freizumachen bevor man an Stühle / Tische geht
Arbeitsorganisation
Systematisch vorgehen:
Nicht kreuz und quer, sondern:
Etage für Etage
Flur für Flur
Raum für Raum
Priorisierung:
Zuerst: Leicht zugängliche Bereiche
Später: Spezialräume (Server, Technik, Betriebsrat, Geschäftsführung)
Zum Schluss: Problembereiche (HomeOffice, extern gelagert)
Gleichzeitige Arbeit mehrerer Teams:
Bereiche klar aufteilen (Team A: Etage 1-2, Team B: Etage 3-4)
Vermeiden: Mehrere Teams gleichzeitig in einem Raum
Schritt 8: Nachbereitung und Feedback
Tägliche Synchronisation und Kontrolle
Am Ende jedes Arbeitstages:
Alle Geräte synchronisieren wenn nötig (Offline)
Inventurleitung prüft Ergebnisse:
Wurden alle geplanten Räume erfasst?
Gibt es Auffälligkeiten? (z.B. viele "Sonstige"-Matchcodes)
Gibt es technische Probleme?
Abschluss-Review nach der Inventur
Gemeinsame Nachbesprechung:
Ergebnisse vorstellen (Anzahl erfasster Objekte, Räume, Zeit)
Positive Aspekte hervorheben
Lessons Learned: Was nehmen wir für die nächste Inventur mit?
Zusammenfassung
Eine gute Teamvorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Inventur. Investieren Sie ausreichend Zeit in:
Auswahl und Zusammenstellung der Teams
Gründliche Schulung (Theorie + Praxis)
Klärung von Sonderfällen im Vorfeld
Definition von Qualitätsstandards
Motivation und Zeitmanagement
Regelmäßiges Feedback während der Durchführung
Faustregel: 1 Tag Vorbereitung und Schulung spart 2-3 Tage Nacharbeit und Korrekturen.