Häufig gestellte Fragen zur eTASK Schlüsselverwaltung mit Antworten und Links zu detaillierten Anleitungen.
Allgemeine Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Schlüsselgruppe und einzelnem Schlüssel?
Eine Schlüsselgruppe fasst baugleiche Schlüssel mit identischem Schließrecht zusammen. Alle Schlüssel einer Gruppe öffnen dieselben Zylinder. Der einzelne Schlüssel ist das physische Objekt, das an Personen ausgegeben wird.
Beispiel: Die Schlüsselgruppe "Marketing" enthält 15 baugleiche Schlüssel. Jeder dieser 15 Schlüssel kann einzeln an verschiedene Personen ausgegeben werden.
📄 Datenstruktur von eTASK.Schlüsselverwaltung IC1574
Wie funktioniert die Schließmatrix?
Die Schließmatrix (Funktionsmatrix) definiert, welche Schlüsselgruppen welche Zylindergruppen öffnen können. Sie ist das zentrale Element der Zugangssteuerung und ermöglicht komplexe Zugangshierarchien.
Beispiel: Schlüsselgruppe "Hausmeister" öffnet Zylindergruppen "Haustür", "Kellereingang" und "Technikraum". Schlüsselgruppe "Marketing" öffnet nur "Haustür" und "Büroetage 3".
📄 Datenstruktur von eTASK.Schlüsselverwaltung IC1574
Kann ich mehrere Schließanlagen parallel verwalten?
Ja. eTASK unterstützt die Verwaltung mehrerer Schließanlagen. Jede Schließanlage ist eine organisatorisch und funktional autonome Gruppe von Zylindern, Schlüsseln und Türen.
📄 Was leistet eTASK Schlüsselverwaltung?
Wo finde ich meine Schlüsselgruppen?
Menüpfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schlüsselgruppen
Wo finde ich meine einzelnen Schlüssel?
Menüpfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Schlüssel
Schlüssel
Welche Status kann ein Schlüssel haben?
Ein Schlüssel durchläuft folgende Status: - Deponiert – frei verfügbar im Schlüsselkasten - Reserviert – für eine Person vorgemerkt - Ausgegeben – an eine Person übergeben - Defekt – beschädigt, muss ersetzt werden - Verlust – verloren gegangen - Vernichtet – planmäßig außer Betrieb genommen
📄 Schlüssellebenszyklus - Quick Reference IC1605
Was ist der Unterschied zwischen Reservieren und Ausgeben?
- Reservieren: Schlüssel wird für eine Person vorgemerkt, bleibt aber noch im Schlüsselkasten. Wird z.B. bei geplanten Neueinzügen verwendet.
- Ausgeben: Schlüssel wird physisch an die Person übergeben. Ausgabeprotokoll wird erstellt und unterschrieben.
📄
Schlüssel reservieren
IC1502
📄
Schlüssel ausgeben
IC1520
Wie dokumentiere ich einen Schlüsselverlust?
- Schlüssel-Datensatz öffnen
- Aktion "Als verloren melden" auswählen
- Verlustprotokoll generieren und ausdrucken
- Von verantwortlicher Person unterschreiben lassen
- Signiertes Protokoll als Anhang hochladen
Das Verlustprotokoll ist rechtssicher und dokumentiert Datum, Person und Umstände.
📄 Schlüssel als verloren melden IC1471
Muss ein defekter Schlüssel zurückgegeben werden?
Nein, das hängt von deiner internen Regelung ab. Defekte Schlüssel können entweder beim Nutzer verbleiben oder zurückgenommen werden. Wichtig ist nur die Dokumentation des Defektstatus im System.
📄 Schlüssel als defekt melden IC1469
Kann ich Schlüssel auch an Firmen oder Abteilungen ausgeben?
Ja. Schlüssel können an folgende Empfängertypen ausgegeben werden: - Personen (Mitarbeiter) - Firmen (externe Dienstleister) - Abteilungen (organisatorische Einheiten) - Mietverträge (bei Wohnungsverwaltung)
Wie finde ich einen bestimmten Schlüssel?
Du kannst nach verschiedenen Kriterien suchen: - Nach Raum: Welche Schlüssel öffnen diesen Raum? - Nach Person: Welche Schlüssel hat diese Person? - Nach Schlüsselgruppe: Alle Schlüssel einer bestimmten Gruppe - Nach Status: Alle ausgegebenen/deponierten/defekten Schlüssel
📄 Den richtigen Schlüssel finden
Zylinder
Was ist der Unterschied zwischen Zylinder und Zylindergruppe?
- Zylinder: Das physische Schließelement, das in einer Tür verbaut ist
- Zylindergruppe: Fasst baugleiche Zylinder zusammen für die Verknüpfung mit Schlüsselgruppen über die Schließmatrix
Wie lege ich mehrere Zylinder auf einmal an?
Über die Massenanlage können mehrere Zylinder einer Zylindergruppe gleichzeitig angelegt werden. Das System generiert dabei automatisch fortlaufende Nummern.
📄 Mehrere Zylinder zu einer Zylindergruppe auf einmal anlegen IC1910
Digitale Schließsysteme
Kann ich auch digitale Schlüssel und Zylinder verwalten?
Ja. Digitale, elektronische oder mechatronische Schließsysteme können in eTASK genauso wie mechanische Schlüssel und Zylinder erfasst und verwaltet werden:
Digitale Schlüssel: - Schlüsselkarten (RFID, NFC) - Transponder - Smartphone-Apps - Codes/PINs
Digitale Zylinder: - Elektronische Schließzylinder - Mechatronische Zylinder mit Transponder-Leser - Smart-Lock-Systeme
Verwaltung in eTASK: - Digitale Schlüssel werden als normale Schlüssel mit entsprechender Typisierung erfasst - Digitale Zylinder werden als normale Zylinder angelegt - Ausgabe, Rücknahme und Status werden identisch zu mechanischen Schlüsseln dokumentiert - Die Schließmatrix funktioniert analog: Verknüpfung digitaler Schlüsselgruppen mit digitalen Zylindergruppen
Vorteile: - Einheitliche Verwaltung aller Schließsysteme (mechanisch + digital) - Zentrale Ausgabeprotokolle und Dokumentation - Übersicht über alle Zugangsberechtigungen in einem System - Kombinierte Berichte über mechanische und digitale Zugangssysteme
Für erweiterte Funktionen wie zeitbasierte Zugänge und Protokollierung nutze den regelbasierten Zutritt:
📄 Regelbasierten Zutritt in Betrieb nehmen
Wie unterscheidet sich die Verwaltung von digitalen und mechanischen Schlüsseln?
Die grundlegende Verwaltung ist identisch: - Gleiche Status (Deponiert, Ausgegeben, Reserviert, etc.) - Gleiche Ausgabe- und Rückgabeprotokolle - Gleiche Schließmatrix-Logik - Gleiche Berichtsstrukturen
Der Hauptunterschied liegt im regelbasierten Zutritt, der für digitale Systeme zusätzliche Funktionen bietet: - Zeitbasierte Zugangsberechtigungen - Integration mit externen Zugangskontrollsystemen - Elektronische Protokollierung von Zutrittsereignissen - Fernverwaltung von Berechtigungen
📄 Regelbasierten Zutritt in Betrieb nehmen
Beschaffung
Wann sollte ich Schlüssel nachbestellen?
Definiere für jede Schlüsselgruppe eine Mindestmenge. Das System signalisiert automatisch mit einer Ampel, wenn der verfügbare Bestand unter diese Mindestmenge fällt.
Grüne Ampel: Genügend Schlüssel verfügbar
Rote Ampel: Mindestmenge unterschritten, Nachbestellung empfohlen
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen
Wie erstelle ich eine Bestellung für Schlüssel?
eTASK generiert vorausgefüllte Bestellformulare mit allen technischen Daten des Herstellers. Bestellungen können für einzelne Gruppen oder für ganze Schließanlagen erstellt werden.
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen
Berichte und Auswertungen
Welche Berichte stehen zur Verfügung?
eTASK bietet umfassende Berichte: - Schlüsselrevision: Übersicht aller Schlüssel nach Abteilungen - Schlüsselbuch: Vollständige Übersicht mit aktuellen Besitzern - Zugangsübersicht Personen: Welche Räume kann eine Person betreten? - Zugangsübersicht Räume: Welche Personen haben Zugang zu einem Raum? - Schließmatrix: Welche Schlüssel öffnen welche Zylinder? - Sammelausgabeprotokoll: Alle Ausgaben auf einmal drucken - Schlüsseletikett: Etiketten für physische Kennzeichnung
📄 Auswertungen in eTASK.Schlüsselverwaltung IC1524
Kann ich Berichte auch nach Excel exportieren?
Ja. Alle Berichte können als PDF generiert und bei Bedarf auch nach Excel exportiert werden.
Inbetriebnahme
Wie nehme ich die Schlüsselverwaltung in Betrieb?
Folge der Schritt-für-Schritt-Anleitung: 1. Schließanlage anlegen 2. Schlüsselgruppen und Zylindergruppen definieren 3. Schließmatrix konfigurieren 4. Einzelne Schlüssel und Zylinder anlegen 5. Erste Schlüsselausgabe durchführen 6. Erstes Audit durchführen
📄 9 Schritte zur erfolgreichen Schlüsselverwaltung
Was ist der regelbasierte Zutritt?
Der regelbasierte Zutritt wird für digitale Schließsysteme mit programmierbaren Schlüsseln und Zylindern verwendet. Zugangsberechtigungen erfolgen über Zugangsprofile, die Sicherheitsbereiche oder einzelne Zylinder zuordnen.
Integration möglich mit: Excel, automatisierte Schnittstellen, REST-API
📄 Regelbasierten Zutritt in Betrieb nehmen
Was ist das Standortsicherungskonzept?
Das Standortsicherungskonzept ermöglicht die systematische Planung der Standortsicherheit. Räume werden über Raumtypen Sicherheitszonen zugeordnet (z.B. "öffentlich", "nur Personal"). Kritische Übergänge zwischen Zonen werden identifiziert und visualisiert.
📄 Standortsicherungskonzept in Betrieb nehmen
Massenaktionen
Kann ich mehrere Schlüssel gleichzeitig anlegen?
Ja. Die Massenanlage ermöglicht das gleichzeitige Anlegen mehrerer Schlüssel einer Schlüsselgruppe. Das System generiert dabei automatisch fortlaufende Nummern.
📄 Mehrere Schlüssel zu einer Schlüsselgruppe auf einmal anlegen IC1659
Wie erstelle ich eine neue Zylindergruppe?
- Menü öffnen: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Zylindergruppen
- "Neu" klicken
- Bezeichnung und Schließanlage eingeben
- Optional: Mindestmenge definieren
- Speichern