Einen Schlüssel können Sie an verschiedene Empfänger ausgeben. Dabei wird zwischen zwei grundlegenden Vorgehensweisen unterschieden:
1. Ausgabe an einen internen Mitarbeiter
Der Schlüssel wird direkt einer Person aus der Personalverwaltung zugeordnet.
2. Ausgabe an eine Firma, Abteilung oder einen Mietvertrag
Der Schlüssel wird einer organisatorischen Einheit zugeordnet. Zusätzlich sollten Sie die konkrete Person (als Freitext) angeben, die den Schlüssel entgegengenommen hat.
Voraussetzungen
Der Schlüsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der Schlüssel hat aktuell den Status "Deponiert" oder "Reserviert"
Bei Ausgabe an Mitarbeiter: Die Person ist in der Personalverwaltung erfasst
Bei Ausgabe an Firma/Abteilung/Mietvertrag: Die entsprechende Einheit ist im System erfasst
So finden Sie den passenden Schlüssel
Falls Sie noch nicht wissen, welchen Schlüssel Sie ausgeben sollten, lesen Sie den Artikel 📄 Den richtigen Schlüssel finden . Dort werden zwei Methoden beschrieben:
Methode 1: Suche über Raum/Tür – wenn Sie wissen, für welchen Raum der Schlüssel benötigt wird
Methode 2: Suche über Schlüsselkennung – wenn Sie die Schließanlage kennen und die Schlüsselgruppe/Nummer wissen
Nachdem Sie den passenden Schlüssel gefunden haben, fahren Sie hier mit der Ausgabe fort.
Vorgehensweise 1: Ausgabe an internen Mitarbeiter
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie ausgeben möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf AG | Ausgegeben.
Geben Sie optional eine Bemerkung ein (z.B. Grund der Ausgabe, Befristung).
Aktivieren Sie bei Bedarf Bemerkung auf Protokoll, wenn die Bemerkung im Ausgabeprotokoll erscheinen soll.
Schritt 3: Mitarbeiter auswählen
Wählen Sie im Bereich Ausgegeben an im Feld Mitarbeiter die Person aus, an die der Schlüssel ausgegeben wird.
Wählen bei Bedarf Sie das Ausgabedatum zur vorbereitung einer zukünftigen Ausgabe.
Optional: Setzen Sie Ausgabe befristet bis, wenn der Schlüssel nur temporär ausgegeben wird.
Wichtig: Die Angaben im Bereich Lagerung (Aufbewahrungsort und Hakennummer) sollten unverändert bleiben. Diese Informationen dokumentieren, wohin der Schlüssel bei der Rückgabe zurückgelegt werden muss und sind bei Revisionen essentiell.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 5: Ausgabeprotokoll erstellen
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Ausgabeprotokoll aus.
Eine PDF-Datei mit den Daten des Schlüssels und des Mitarbeiters wird erstellt.
Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt und aktuell sind. Falls nicht, aktualisieren Sie die Stammdaten und generieren Sie das Protokoll erneut.
Schritt 6: Unterschrift einholen
Option A: Digitale Unterschrift
Lassen Sie den Mitarbeiter das Protokoll in ihrem PDF Viewer digital unterschreiben.
Option B: Manuelle Unterschrift
Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es vom Mitarbeiter unterschreiben. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll anschließend ein.
Schritt 7: Protokoll hochladen
Klicken Sie im Bereich Dokumente auf Dateien auswählen und wählen Sie das unterschriebene Ausgabeprotokoll aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Der Schlüssel ist nun als ausgegeben registriert und das Protokoll ist als Nachweis hinterlegt.
Vorgehensweise 2: Ausgabe an Firma, Abteilung oder Mietvertrag
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie ausgeben möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf AG | Ausgegeben.
Geben Sie optional eine Bemerkung ein (z.B. Grund der Ausgabe, Befristung).
Aktivieren Sie bei Bedarf Bemerkung auf Protokoll, wenn die Bemerkung im Ausgabeprotokoll erscheinen soll.
Schritt 3: Empfänger auswählen
Wählen Sie im Bereich Ausgegeben an den entsprechenden Empfänger aus:
Firma: Wählen Sie die Firma aus der Firmenverwaltung aus
ODER Abteilung: Wählen Sie die Abteilung aus der Organisationsstruktur aus
ODER Mietvertrag: Wählen Sie den Mietvertrag aus der Vertragsverwaltung aus
Wichtig: Wählen Sie nur eine dieser drei Optionen aus.
Schritt 4: Person angeben
Tragen Sie im Feld Übergeben an Person den Namen der konkreten Person ein, die den Schlüssel entgegengenommen hat (z.B. "Herr Müller", "Frau Schmidt").
Dieses Feld ist ein Freitext und dient der Dokumentation, wer physisch den Schlüssel erhalten hat.
Wählen bei Bedarf Sie das Ausgabedatum zur vorbereitung einer zukünftigen Ausgabe.
Optional: Setzen Sie Ausgabe befristet bis, wenn der Schlüssel nur temporär ausgegeben wird.
Wichtig: Die Angaben im Bereich Lagerung (Aufbewahrungsort und Hakennummer) sollten unverändert bleiben. Diese Informationen dokumentieren, wohin der Schlüssel bei der Rückgabe zurückgelegt werden muss und sind bei Revisionen essentiell.
Schritt 5: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 6: Ausgabeprotokoll erstellen
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Ausgabeprotokoll aus.
Eine PDF-Datei mit den Daten des Schlüssels und des Empfängers (Firma/Abteilung/Mietvertrag sowie der angegebenen Person) wird erstellt.
Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt und aktuell sind. Falls nicht, aktualisieren Sie die Daten und generieren Sie das Protokoll erneut.
Schritt 7: Unterschrift einholen
Option A: Digitale Unterschrift
Lassen Sie die empfangende Person das Protokoll in ihrem PDF Viewer digital unterschreiben.
Option B: Manuelle Unterschrift
Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es von der empfangenden Person unterschreiben. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll anschließend ein.
Schritt 8: Protokoll hochladen
Klicken Sie im Bereich Dokumente auf Dateien auswählen und wählen Sie das unterschriebene Ausgabeprotokoll aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Der Schlüssel ist nun als ausgegeben registriert und das Protokoll ist als Nachweis hinterlegt.
Wichtige Hinweise
Das Ausgabeprotokoll dient als Nachweis über die Übergabe des Schlüssels
Stellen Sie sicher, dass das Protokoll immer unterschrieben im System hinterlegt wird
Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Stammdaten (Personaldaten, Firmendaten), damit die Protokolle korrekte Informationen enthalten
Aufbewahrungsort und Hakennummer sollten auch bei ausgegebenen Schlüsseln gepflegt bleiben - sie dokumentieren den Zielort bei der Rückgabe und sind bei Revisionen essentiell
Nächste Schritte
Nach der Ausgabe können folgende Situationen eintreten:
📄 Schlüssel deponieren IC1540 – bei Rückgabe des Schlüssels
📄 Schlüssel als defekt melden IC1469 – wenn der Schlüssel beschädigt wurde
📄 Schlüssel als verloren melden IC1471 – wenn der Schlüssel verloren gegangen ist