Wenn ein Schlüssel verloren geht, muss dies umgehend dokumentiert werden. Die Verlustmeldung dient der rechtssicheren Dokumentation und ermöglicht die Einschätzung notwendiger Schutzmaßnahmen.
Ein Schlüsselverlust kann verschiedene Ursachen haben:
Verlust auf dem Weg zwischen Arbeitsstätte und Wohnort
Diebstahl oder Einbruch
Verlust innerhalb des Gebäudes
Nicht auffindbar nach längerer Abwesenheit
Die Risikobewertung hilft dabei, die richtigen Schutzmaßnahmen zu ergreifen – von einfacher Dokumentation bis hin zum sofortigen Zylindertausch.
Voraussetzungen
Der Schlüsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der Schlüssel hat aktuell den Status "Ausgegeben" oder “deponiert”
Die verlustmeldende Person ist im System erfasst
Das ungefähre oder genaue Verlustdatum ist bekannt
Vorgehensweise im FM-Portal
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie als verloren melden möchten.
Tipp: Besonders einfach finden Sie den Datensatz über den Nachnamen der Person, die den Schlüssel aktuell besitzt.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf VE | Verlust.
Die Felder im Bereich Ausgegeben an werden automatisch geleert.
Wichtig: Die Angaben im Bereich Lagerung (Aufbewahrungsort und Hakennummer) sollten NICHT gelöscht werden. Sie dokumentieren, wohin der Schlüssel zurück muss, falls er wiedergefunden wird, und sind wichtig für die Bestandsführung.
Schritt 3: Verlustdaten erfassen
Erfassen Sie die Verlustdaten im Bereich Verlust:
Verlustdatum: Tragen Sie das Datum ein, an dem der Verlust festgestellt wurde
Verloren durch: Wählen Sie die Person aus, die für den Verlust verantwortlich ist
Risikobewertung: Wählen Sie die passende Risikobewertung aus dem Dropdown
Hinweis zur Risikobewertung:
Die Risikobewertung hilft bei der Einschätzung der Gefährdung und der notwendigen Maßnahmen. Je nach Konfiguration Ihrer Organisation stehen verschiedene Stufen zur Verfügung (z.B. Minimal, Normal, Hoch, Maximal). Zu jeder Risikobewertung können Handlungsanweisungen hinterlegt sein, die Sie bei der Entscheidung unterstützen, welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.
Beispiele für Risikostufen:
Minimal: Einzelschlüssel für unkritische Bereiche → Dokumentation ausreichend
Normal: Gruppenschlüssel → Verstärkte Kontrollen
Hoch: Schlüssel mit Gebäudezutritt → Zylindertausch empfohlen
Maximal: Generalhauptschlüssel → Sofortmaßnahmen erforderlich
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 5: Verlustmeldung erstellen
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Verlustmeldung aus.
Eine PDF-Datei mit den Daten des Schlüssels und der Verlustinformationen wird erstellt.
Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt und aktuell sind. Falls nicht, aktualisieren Sie die Stammdaten und generieren Sie das Protokoll erneut.
Schritt 6: Protokoll ausfüllen lassen
Lassen Sie die Person, die für den Schlüsselverlust verantwortlich ist, das Merkmal „Beschreibung zu Ursache, Ort und Risikoeinschätzung des Schlüsselverlusts" ausfüllen.
Die Person sollte so detailliert wie möglich beschreiben:
Wann und wo der Verlust bemerkt wurde
Unter welchen Umständen der Verlust eingetreten sein könnte
Ob ein Diebstahl oder Missbrauch vermutet wird
Schritt 7: Unterschriften einholen
Option A: Digitale Unterschrift
Lassen Sie die verantwortliche Person die Verlustmeldung in ihrem PDF Viewer digital unterschreiben. Unterschreiben Sie selbst ebenfalls digital.
Option B: Manuelle Unterschrift
Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es von der verantwortlichen Person unterschreiben. Unterschreiben Sie selbst das Protokoll. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll anschließend ein.
Schritt 8: Protokoll hochladen
Klicken Sie im Bereich Dokumente auf Dateien auswählen und wählen Sie die unterschriebene Verlustmeldung aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Der Schlüssel ist nun als verloren gemeldet und das Protokoll ist als rechtlicher Nachweis hinterlegt.
Wichtige Hinweise
Die Verlustmeldung ist ein rechtliches Dokument und muss von der verantwortlichen Person unterschrieben werden
Bewahren Sie das unterschriebene Protokoll dauerhaft im System auf
Je nach Risikobewertung können zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein (siehe unten)
Aufbewahrungsort und Hakennummer bleiben erhalten - falls der Schlüssel wiedergefunden wird, ist dokumentiert, wohin er zurückgelegt werden muss
Diese Informationen sind auch bei Revisionen und für die Bestandsführung wichtig
Schutzmaßnahmen nach Verlustmeldung
Abhängig von der gewählten Risikobewertung sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:
Prüfung der betroffenen Bereiche
Ermitteln Sie, welche Räume und Bereiche der verlorene Schlüssel öffnet:
📄 Zugangsübersicht Räume IC8618
Durchführung von Schutzmaßnahmen, z.B.
Bei niedriger Risikobewertung:
Dokumentation ist evtl. ausreichend
Information der betroffenen Personen
Erhöhte Aufmerksamkeit bei Kontrollen
Bei mittlerer Risikobewertung:
Verstärkte Kontrollen der betroffenen Bereiche
Ggf. temporäre Begleitpflicht für Besucher
Prüfung, ob Ersatzschlüssel beschafft werden sollten
Bei hoher Risikobewertung:
Zeitnahen Austausch der betroffenen Zylinder planen
Temporäre Schutzmaßnahmen einrichten (z.B. Kontrollen, Überwachung)
Information der Sicherheitsbeauftragten
Ggf. Meldung an Versicherung oder Behörden
Bei maximaler Risikobewertung:
Sofortiger Austausch aller betroffenen Zylinder
Sicherheitskonzept überprüfen
Ggf. Meldung an Versicherung oder Behörden
Nächste Schritte
Nach der Verlustmeldung:
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen – Ersatzschlüssel beim Hersteller bestellen
📄 Schlüsselrevision IC8613 – Regelmäßige Kontrolle des Schlüsselbestands