Schlüssel und Zylinder beschaffen

Eine funktionierende Schließanlage erfordert, dass immer ausreichend Schlüssel und Zylinder verfügbar sind. Diese Anleitung zeigt, wie Sie systematisch ermitteln, was beschafft werden sollte, und wie Sie die Bestellung durchführen.

Wann sollte beschafft werden?

Es gibt verschiedene Situationen, in denen neue Schlüssel oder Zylinder benötigt werden:

1. Mindestbestand unterschritten
Die Ampel in der Mindestbestands-Übersicht zeigt rot – es stehen nicht mehr genügend Schlüssel oder Zylinder zur Ausgabe bereit.

2. Ersatz nach Verlust oder Beschädigung
Ein Schlüssel wurde als verloren, defekt oder vernichtet gemeldet und muss ersetzt werden.

3. Leerer Haken
Am Schlüsselkasten hängen keine Schlüssel mehr – auch wenn Sie keine Mindestbestände pflegen, ist klar, dass Nachschub benötigt wird.

4. Neue Türen oder Umbau
Bei baulichen Veränderungen müssen neue Zylinder beschafft und entsprechende Schlüssel angefertigt werden.

5. Sicherheitsmaßnahmen
Nach einem Schlüsselverlust mit hoher Risikobewertung müssen Zylinder ausgetauscht werden.

Voraussetzungen

• Die Schließanlage ist im System erfasst

• Schlüsselgruppen und Zylindergruppen sind angelegt

• Der Hersteller/Lieferant ist im System hinterlegt

• Bei Nutzung von Mindestbeständen: Diese sind in den Gruppen gepflegt

Bedarfsermittlung

Methode 1: Über Mindestbestands-Übersichten (empfohlen)

Wenn Sie Mindestbestände pflegen, bieten die Übersichten einen schnellen Überblick:

Für Schlüssel:

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Übersicht Mindestbestand Schlüssel

Die Übersicht zeigt für jede Schlüsselgruppe: - Ampelstatus: Grün = ausreichend verfügbar, Rot = Mindestbestand unterschritten - Mindestmenge: Wie viele Schlüssel mindestens verfügbar sein sollen - Verfügbare Schlüssel: Wie viele Schlüssel aktuell mit Status "Deponiert" vorhanden sind - Ausgegebene Schlüssel: Wie viele Schlüssel aktuell ausgegeben sind - Bestellte Schlüssel: Wie viele bereits bestellt wurden

📄 Übersicht Mindestbestand Schlüssel IC8621

Für Zylinder:

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Übersicht Mindestbestand Zylinder

Die Übersicht zeigt analog für jede Zylindergruppe: - Ampelstatus: Grün = ausreichend verfügbar, Rot = Mindestbestand unterschritten - Mindestmenge: Wie viele Zylinder mindestens verfügbar sein sollen - Verfügbare Zylinder: Wie viele Zylinder aktuell vorhanden sind - Verbaute Zylinder: Wie viele in Türen eingebaut sind - Bestellte Zylinder: Wie viele bereits bestellt wurden

📄 Übersicht Mindestbestand Zylinder IC10042

Tipp: Sortieren Sie die Liste nach Ampelstatus, um schnell alle Gruppen mit Beschaffungsbedarf zu identifizieren.

Methode 2: Nach Ereignis (Verlust, Defekt, Vernichtung)

Wenn ein Schlüssel als verloren, defekt oder vernichtet gemeldet wurde:

1. Öffnen Sie den betroffenen Schlüsseldatensatz

2. Notieren Sie die Schlüsselgruppe und Schlüsselnummer

3. Prüfen Sie, ob noch andere Schlüssel dieser Gruppe verfügbar sind

4. Falls nicht: Beschaffung über die Schlüsselgruppe einleiten

Methode 3: Physische Bestandsaufnahme am Schlüsselkasten

Ohne Mindestbestands-Pflege:

1. Gehen Sie die Haken am Schlüsselkasten durch

2. Identifizieren Sie leere Haken oder Haken mit nur noch einem Schlüssel

3. Notieren Sie die Hakennummer und Schlüsselgruppe (am Etikett des Hakens)

4. Ermitteln Sie im System die zugehörige Schlüsselgruppe

5. Leiten Sie die Beschaffung ein

Bestellwege

Je nach Umfang der Bestellung gibt es drei Wege:

Weg 1: Schlüssel zu einer Schlüsselgruppe bestellen

Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für eine bestimmte Schlüsselgruppe (z.B. "Hauptschlüssel Gebäude A").

Vorgehensweise:

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schlüsselgruppen

1. Öffnen Sie die Schlüsselgruppe, für die Sie Schlüssel nachbestellen möchten

2. Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Bestellformular aus

3. Das Bestellformular wird als PDF generiert. Es enthält bereits:

   • Auftragnehmer (Hersteller/Lieferant)

   • Schlüsseldaten zur Nachbestellung

   • Technische Details der Schlüsselgruppe

4. Drucken Sie das Formular aus

5. Tragen Sie die benötigte Schlüsselmenge ein

6. Versenden Sie das Formular an den Hersteller (per Post, Fax oder E-Mail)

Hinweis: Nach Bestellung sollten Sie die Schlüssel im System als "Bestellt" erfassen, um den Bestellstatus zu dokumentieren.

Weg 2: Zylinder zu einer Zylindergruppe bestellen

Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für eine bestimmte Zylindergruppe oder müssen defekte Zylinder ersetzen.

Vorgehensweise:

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Zylindergruppen

1. Öffnen Sie die Zylindergruppe, für die Sie Zylinder nachbestellen möchten

2. Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Bestellformular aus

3. Das Bestellformular wird als PDF generiert. Es enthält bereits:

   • Auftragnehmer (Hersteller/Lieferant)

   • Zylinderdaten zur Nachbestellung

   • Technische Details der Zylindergruppe

4. Drucken Sie das Formular aus

5. Tragen Sie die benötigte Zylindermenge ein

6. Versenden Sie das Formular an den Hersteller (per Post, Fax oder E-Mail)

Hinweis: Nach Bestellung sollten Sie die Zylinder im System als "Bestellt" erfassen, um den Bestellstatus zu dokumentieren.

Weg 3: Komplette Schließanlage bestellen

Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für mehrere Gruppen auf einmal oder möchten eine umfassende Bestellung vorbereiten.

Vorgehensweise:

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schließanlagen

Voraussetzung: Die Schlüssel- und Zylindergruppen sind der Schließanlage zugeordnet.

1. Öffnen Sie den Datensatz der Schließanlage

2. Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte

3. Wählen Sie das gewünschte Bestellformular:

   • Angebotsanfrage Schlüssel – für alle Schlüsselgruppen der Schließanlage

   • Angebotsanfrage Zylinder – für alle Zylindergruppen der Schließanlage

4. Das Formular enthält eine Übersicht über alle Gruppen der Schließanlage

5. Drucken Sie das Formular aus

6. Tragen Sie die benötigten Mengen für jede Gruppe ein

7. Versenden Sie das Formular an den Hersteller

Vorteil: Sie müssen nicht jede Gruppe einzeln bearbeiten, sondern können alle Bestellungen in einem Formular zusammenfassen.

Mindestbestände verwalten

Mindestbestände helfen dabei, frühzeitig zu erkennen, wann Nachschub benötigt wird. Sie sollten regelmäßig gepflegt werden.

Mindestmenge für Schlüsselgruppen festlegen

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schlüsselgruppen

1. Öffnen Sie die Schlüsselgruppe

2. Geben Sie im Bereich Identifikation im Feld Mindestmenge Schlüssel die Anzahl ein, die jederzeit zur Ausgabe verfügbar sein soll

3. Klicken Sie auf Speichern

4. Wiederholen Sie dies für alle Schlüsselgruppen

Orientierungshilfe für Mindestmengen:

• Generalhauptschlüssel: Mindestens 2-3 Stück (hohe Sicherheitsrelevanz)

• Gebäudeschlüssel: Mindestens 3-5 Stück (häufige Ausgaben)

• Raumschlüssel: Mindestens 2-3 Stück (je nach Nutzungsfrequenz)

• Sonderschlüssel: Mindestens 1-2 Stück (selten ausgegeben)

Mindestmenge für Zylindergruppen festlegen

Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Zylindergruppen

1. Öffnen Sie die Zylindergruppe

2. Geben Sie im Bereich Identifikation im Feld Mindestmenge Zylinder die Anzahl ein, die jederzeit verfügbar sein soll

3. Klicken Sie auf Speichern

4. Wiederholen Sie dies für alle Zylindergruppen

Orientierungshilfe für Mindestmengen:

• Standard-Zylinder: Mindestens 2-3 Stück (für Austausch bei Defekt oder Verlust)

• Spezielle Zylindergrößen: Mindestens 1-2 Stück (längere Lieferzeiten)

• Hochsicherheitszylinder: Mindestens 1-2 Stück (hohe Kosten, lange Lieferzeiten)

Regelmäßige Kontrolle

Etablieren Sie einen Rhythmus zur Überprüfung der Mindestbestände:

• Monatlich: Prüfung der Übersichten, Bestellungen bei roten Ampeln

• Nach Verlust: Sofortige Bestellung von Ersatz

• Vor Urlaubszeiten: Erhöhte Nachfrage berücksichtigen

• Vor Großprojekten: Rechtzeitig zusätzlichen Bedarf ermitteln

Wichtige Hinweise

• Bestellformulare: Die vorausgefüllten Formulare erleichtern die Bestellung erheblich und reduzieren Fehler

• Status "Bestellt": Erfassen Sie bestellte Schlüssel/Zylinder im System, damit sie in den Übersichten berücksichtigt werden

• Lieferzeiten: Rechnen Sie mit Lieferzeiten von 2-6 Wochen – bestellen Sie rechtzeitig

• Sicherheitsschlüssel: Bei Hochsicherheitsschlössern sind längere Lieferzeiten und spezielle Berechtigungsnachweise erforderlich

• Kosten: Gruppenschlüssel sind oft günstiger als Einzelanfertigungen – bestellen Sie ggf. auf Vorrat

• Dokumentation: Bewahren Sie Bestellformulare und Lieferscheine als Nachweis auf

Nächste Schritte

Nach der Beschaffung:

• 📄 Schlüssel deponieren IC1540 – Neue Schlüssel/Zylinder im System erfassen und deponieren

• 📄 Schlüssel ausgeben IC1520 – Bestellte Schlüssel an wartende Personen ausgeben

• 📄 Schlüsselrevision IC8613 – Bestand aktualisieren und dokumentieren

• Die Mindestbestands-Übersichten zeigen nach Deponierung wieder grüne Ampeln