Eine funktionierende Schließanlage erfordert, dass immer ausreichend Schlüssel und Zylinder verfügbar sind. Diese Anleitung zeigt, wie Sie systematisch ermitteln, was beschafft werden sollte, und wie Sie die Bestellung durchführen.
Wann sollte beschafft werden?
Es gibt verschiedene Situationen, in denen neue Schlüssel oder Zylinder benötigt werden:
1. Mindestbestand unterschritten
Die Ampel in der Mindestbestands-Übersicht zeigt rot – es stehen nicht mehr genügend Schlüssel oder Zylinder zur Ausgabe bereit.
2. Ersatz nach Verlust oder Beschädigung
Ein Schlüssel wurde als verloren, defekt oder vernichtet gemeldet und muss ersetzt werden.
3. Leerer Haken
Am Schlüsselkasten hängen keine Schlüssel mehr – auch wenn Sie keine Mindestbestände pflegen, ist klar, dass Nachschub benötigt wird.
4. Neue Türen oder Umbau
Bei baulichen Veränderungen müssen neue Zylinder beschafft und entsprechende Schlüssel angefertigt werden.
5. Sicherheitsmaßnahmen
Nach einem Schlüsselverlust mit hoher Risikobewertung müssen Zylinder ausgetauscht werden.
Voraussetzungen
Die Schließanlage ist im System erfasst
Schlüsselgruppen und Zylindergruppen sind angelegt
Der Hersteller/Lieferant ist im System hinterlegt
Bei Nutzung von Mindestbeständen: Diese sind in den Gruppen gepflegt
Bedarfsermittlung
Methode 1: Über Mindestbestands-Übersichten (empfohlen)
Wenn Sie Mindestbestände pflegen, bieten die Übersichten einen schnellen Überblick:
Für Schlüssel:
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Übersicht Mindestbestand Schlüssel
Die Übersicht zeigt für jede Schlüsselgruppe: - Ampelstatus: Grün = ausreichend verfügbar, Rot = Mindestbestand unterschritten - Mindestmenge: Wie viele Schlüssel mindestens verfügbar sein sollen - Verfügbare Schlüssel: Wie viele Schlüssel aktuell mit Status "Deponiert" vorhanden sind - Ausgegebene Schlüssel: Wie viele Schlüssel aktuell ausgegeben sind - Bestellte Schlüssel: Wie viele bereits bestellt wurden
📄 Übersicht Mindestbestand Schlüssel IC8621
Für Zylinder:
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Übersicht Mindestbestand Zylinder
Die Übersicht zeigt analog für jede Zylindergruppe: - Ampelstatus: Grün = ausreichend verfügbar, Rot = Mindestbestand unterschritten - Mindestmenge: Wie viele Zylinder mindestens verfügbar sein sollen - Verfügbare Zylinder: Wie viele Zylinder aktuell vorhanden sind - Verbaute Zylinder: Wie viele in Türen eingebaut sind - Bestellte Zylinder: Wie viele bereits bestellt wurden
📄 Übersicht Mindestbestand Zylinder IC10042
Tipp: Sortieren Sie die Liste nach Ampelstatus, um schnell alle Gruppen mit Beschaffungsbedarf zu identifizieren.
Methode 2: Nach Ereignis (Verlust, Defekt, Vernichtung)
Wenn ein Schlüssel als verloren, defekt oder vernichtet gemeldet wurde:
Öffnen Sie den betroffenen Schlüsseldatensatz
Notieren Sie die Schlüsselgruppe und Schlüsselnummer
Prüfen Sie, ob noch andere Schlüssel dieser Gruppe verfügbar sind
Falls nicht: Beschaffung über die Schlüsselgruppe einleiten
Methode 3: Physische Bestandsaufnahme am Schlüsselkasten
Ohne Mindestbestands-Pflege:
Gehen Sie die Haken am Schlüsselkasten durch
Identifizieren Sie leere Haken oder Haken mit nur noch einem Schlüssel
Notieren Sie die Hakennummer und Schlüsselgruppe (am Etikett des Hakens)
Ermitteln Sie im System die zugehörige Schlüsselgruppe
Leiten Sie die Beschaffung ein
Bestellwege
Je nach Umfang der Bestellung gibt es drei Wege:
Weg 1: Schlüssel zu einer Schlüsselgruppe bestellen
Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für eine bestimmte Schlüsselgruppe (z.B. "Hauptschlüssel Gebäude A").
Vorgehensweise:
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schlüsselgruppen
Öffnen Sie die Schlüsselgruppe, für die Sie Schlüssel nachbestellen möchten
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Bestellformular aus
Das Bestellformular wird als PDF generiert. Es enthält bereits:
Auftragnehmer (Hersteller/Lieferant)
Schlüsseldaten zur Nachbestellung
Technische Details der Schlüsselgruppe
Drucken Sie das Formular aus
Tragen Sie die benötigte Schlüsselmenge ein
Versenden Sie das Formular an den Hersteller (per Post, Fax oder E-Mail)
Hinweis: Nach Bestellung sollten Sie die Schlüssel im System als "Bestellt" erfassen, um den Bestellstatus zu dokumentieren.
Weg 2: Zylinder zu einer Zylindergruppe bestellen
Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für eine bestimmte Zylindergruppe oder müssen defekte Zylinder ersetzen.
Vorgehensweise:
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Zylindergruppen
Öffnen Sie die Zylindergruppe, für die Sie Zylinder nachbestellen möchten
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Bestellformular aus
Das Bestellformular wird als PDF generiert. Es enthält bereits:
Auftragnehmer (Hersteller/Lieferant)
Zylinderdaten zur Nachbestellung
Technische Details der Zylindergruppe
Drucken Sie das Formular aus
Tragen Sie die benötigte Zylindermenge ein
Versenden Sie das Formular an den Hersteller (per Post, Fax oder E-Mail)
Hinweis: Nach Bestellung sollten Sie die Zylinder im System als "Bestellt" erfassen, um den Bestellstatus zu dokumentieren.
Weg 3: Komplette Schließanlage bestellen
Wann verwenden:
Sie benötigen Nachschub für mehrere Gruppen auf einmal oder möchten eine umfassende Bestellung vorbereiten.
Vorgehensweise:
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schließanlagen
Voraussetzung: Die Schlüssel- und Zylindergruppen sind der Schließanlage zugeordnet.
Öffnen Sie den Datensatz der Schließanlage
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte
Wählen Sie das gewünschte Bestellformular:
Angebotsanfrage Schlüssel – für alle Schlüsselgruppen der Schließanlage
Angebotsanfrage Zylinder – für alle Zylindergruppen der Schließanlage
Das Formular enthält eine Übersicht über alle Gruppen der Schließanlage
Drucken Sie das Formular aus
Tragen Sie die benötigten Mengen für jede Gruppe ein
Versenden Sie das Formular an den Hersteller
Vorteil: Sie müssen nicht jede Gruppe einzeln bearbeiten, sondern können alle Bestellungen in einem Formular zusammenfassen.
Mindestbestände verwalten
Mindestbestände helfen dabei, frühzeitig zu erkennen, wann Nachschub benötigt wird. Sie sollten regelmäßig gepflegt werden.
Mindestmenge für Schlüsselgruppen festlegen
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Schlüsselgruppen
Öffnen Sie die Schlüsselgruppe
Geben Sie im Bereich Identifikation im Feld Mindestmenge Schlüssel die Anzahl ein, die jederzeit zur Ausgabe verfügbar sein soll
Klicken Sie auf Speichern
Wiederholen Sie dies für alle Schlüsselgruppen
Orientierungshilfe für Mindestmengen:
Generalhauptschlüssel: Mindestens 2-3 Stück (hohe Sicherheitsrelevanz)
Gebäudeschlüssel: Mindestens 3-5 Stück (häufige Ausgaben)
Raumschlüssel: Mindestens 2-3 Stück (je nach Nutzungsfrequenz)
Sonderschlüssel: Mindestens 1-2 Stück (selten ausgegeben)
Mindestmenge für Zylindergruppen festlegen
Pfad: Infrastrukturelles Gebäudemanagement → Sicherheit / Schlüssel → Stammdaten Schließanlagen → Zylindergruppen
Öffnen Sie die Zylindergruppe
Geben Sie im Bereich Identifikation im Feld Mindestmenge Zylinder die Anzahl ein, die jederzeit verfügbar sein soll
Klicken Sie auf Speichern
Wiederholen Sie dies für alle Zylindergruppen
Orientierungshilfe für Mindestmengen:
Standard-Zylinder: Mindestens 2-3 Stück (für Austausch bei Defekt oder Verlust)
Spezielle Zylindergrößen: Mindestens 1-2 Stück (längere Lieferzeiten)
Hochsicherheitszylinder: Mindestens 1-2 Stück (hohe Kosten, lange Lieferzeiten)
Regelmäßige Kontrolle
Etablieren Sie einen Rhythmus zur Überprüfung der Mindestbestände:
Monatlich: Prüfung der Übersichten, Bestellungen bei roten Ampeln
Nach Verlust: Sofortige Bestellung von Ersatz
Vor Urlaubszeiten: Erhöhte Nachfrage berücksichtigen
Vor Großprojekten: Rechtzeitig zusätzlichen Bedarf ermitteln
Wichtige Hinweise
Bestellformulare: Die vorausgefüllten Formulare erleichtern die Bestellung erheblich und reduzieren Fehler
Status "Bestellt": Erfassen Sie bestellte Schlüssel/Zylinder im System, damit sie in den Übersichten berücksichtigt werden
Lieferzeiten: Rechnen Sie mit Lieferzeiten von 2-6 Wochen – bestellen Sie rechtzeitig
Sicherheitsschlüssel: Bei Hochsicherheitsschlössern sind längere Lieferzeiten und spezielle Berechtigungsnachweise erforderlich
Kosten: Gruppenschlüssel sind oft günstiger als Einzelanfertigungen – bestellen Sie ggf. auf Vorrat
Dokumentation: Bewahren Sie Bestellformulare und Lieferscheine als Nachweis auf
Nächste Schritte
Nach der Beschaffung:
📄 Schlüssel deponieren IC1540 – Neue Schlüssel/Zylinder im System erfassen und deponieren
📄 Schlüssel ausgeben IC1520 – Bestellte Schlüssel an wartende Personen ausgeben
📄 Schlüsselrevision IC8613 – Bestand aktualisieren und dokumentieren
Die Mindestbestands-Übersichten zeigen nach Deponierung wieder grüne Ampeln