Wenn ein Schlüssel beschädigt ist und nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert, wird er als defekt gekennzeichnet. Dies verhindert die weitere Ausgabe und ermöglicht die Planung von Ersatz oder Reparatur.
Ein Schlüssel kann defekt sein durch:
Abnutzung (z.B. abgebrochene Zähne, verbogener Bart)
Mechanische Beschädigung (z.B. Bruch, Verformung)
Verschleiß des Schlüsselkopfs oder der Codierung
Je nach Situation kann der defekte Schlüssel beim Mitarbeiter verbleiben oder zur Entsorgung eingezogen werden.
Voraussetzungen
Der Schlüsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der Defekt wurde festgestellt und dokumentiert
Bei ausgegebenen Schlüsseln: Die Person ist im System erfasst
Vorgehensweise 1: Defektmeldung bei ausgegebenem Schlüssel
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie als defekt melden möchten.
Tipp: Besonders einfach finden Sie den Datensatz über den Nachnamen der Person, die den Schlüssel aktuell besitzt.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf DE | Defekt.
Geben Sie im Feld Bemerkung eine kurze Beschreibung des Defekts ein (z.B. "Schlüsselbart verbogen", "Zahn abgebrochen", "Schlüssel klemmt im Zylinder").
Schritt 3: Entscheidung über Verbleib
Option A: Schlüssel bleibt beim Mitarbeiter
Falls der Schlüssel trotz Defekt weiterhin nutzbar ist oder als Notlösung beim Mitarbeiter verbleiben soll:
Lassen Sie die Angaben im Bereich Ausgegeben an unverändert
Der Mitarbeiter behält den Schlüssel bis ein Ersatz verfügbar ist
Wichtig: Die Angaben im Bereich Lagerung (Aufbewahrungsort und Hakennummer) sollten erhalten bleiben, da sie dokumentieren, wohin der Schlüssel nach Ersatzbeschaffung zurückgehört
Option B: Schlüssel wird eingezogen
Falls der Schlüssel nicht mehr nutzbar ist und eingezogen werden soll:
Entfernen Sie die Angaben im Bereich Ausgegeben an
Wählen Sie im Bereich Lagerung einen Aufbewahrungsort für defekte Schlüssel (z.B. "Defekte Schlüssel - Entsorgung")
Geben Sie eine Hakennummer an, damit der defekte Schlüssel bei Bedarf schnell gefunden werden kann
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Der Schlüssel ist nun als defekt gekennzeichnet.
Vorgehensweise 2: Defektmeldung bei deponiertem Schlüssel
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie als defekt melden möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf DE | Defekt.
Geben Sie im Feld Bemerkung eine kurze Beschreibung des Defekts ein.
Schritt 3: Aufbewahrungsort anpassen (optional)
Falls Sie einen speziellen Aufbewahrungsort für defekte Schlüssel haben:
Ändern Sie im Bereich Lagerung den Aufbewahrungsort (z.B. "Defekte Schlüssel - Entsorgung")
Passen Sie die Hakennummer entsprechend an
Falls der Schlüssel am bisherigen Ort verbleibt, lassen Sie die Angaben unverändert.
Wichtig: Aufbewahrungsort und Hakennummer sollten immer gepflegt sein, auch bei defekten Schlüsseln. Dies ermöglicht eine korrekte Bestandsführung und erleichtert Revisionen.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Der Schlüssel ist nun als defekt gekennzeichnet.
Wichtige Hinweise
Defekte Schlüssel können nicht mehr ausgegeben werden, solange sie den Status "Defekt" haben
Dokumentieren Sie den Defekt möglichst genau in der Bemerkung - dies hilft bei der Analyse von Verschleißmustern
Prüfen Sie, ob ein Ersatzschlüssel verfügbar ist oder bestellt werden muss
Bei häufigen Defekten an bestimmten Schlüsseltypen sollte die Qualität oder der Zylinder überprüft werden
Firmeninterne Regelungen können vorsehen, dass defekte Schlüssel immer eingezogen werden müssen
Aufbewahrungsort und Hakennummer sollten auch bei defekten Schlüsseln gepflegt sein - dies erleichtert die Bestandsführung und Revisionen
Nächste Schritte
Nach der Defektmeldung:
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen – Ersatzschlüssel beim Hersteller bestellen
📄 Schlüssel als vernichtet melden IC1470 – Defekten Schlüssel fachgerecht entsorgen
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen – Prüfen, ob Mindestbestand unterschritten wurde
📄 Schlüssel ausgeben IC1520 – Ersatzschlüssel an die Person ausgeben