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Schlüssellebenszyklus - Quick Reference

Schlüsselverwaltung

IC1605
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Schlüsselverwaltung
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Facility Manager
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Diese Übersicht zeigt den Lebenszyklus eines Schlüssels von der Planung bis zur Entsorgung. Sie dient als Schnelleinstieg für die tägliche Arbeit und hilft bei der Entscheidung, welche Aktion in welcher Situation erforderlich ist.

Der Schlüssellebenszyklus

Ein Schlüssel durchläuft im Laufe seiner Nutzung verschiedene Status. Die häufigsten Wege sind:

Beschaffung und Inbetriebnahme

Projektiert → Bestellt → Deponiert

Reguläre Nutzung

Deponiert ↔ Reserviert ↔ Ausgegeben ↔ Deponiert

Sonderfälle

Deponiert/Ausgegeben → Defekt → Vernichtet
Deponiert/Ausgegeben → Verloren
Deponiert/Ausgegeben → Vernichtet

Status im Detail

1. Projektiert - Planung läuft

Was bedeutet das?
Der Schlüssel ist geplant und soll beschafft werden. Dieser Status wird bei größeren Umbauten in der Schließanlage verwendet, wenn bereits bekannt ist, welche Schlüssel benötigt werden.

Wann verwenden?
- Bei Neubauten oder Umbauten - Wenn neue Schließgruppen eingerichtet werden - Bei der Planung von Erweiterungen

Nächster Schritt: Status auf "Bestellt" setzen, sobald die Bestellung ausgelöst wurde

2. Bestellt - Bestellung ausgelöst

Was bedeutet das?
Die Bestellung beim Hersteller ist ausgelöst, der Schlüssel wird gefertigt.

Wann verwenden?
- Übergang von "Projektiert", wenn die Bestellung tatsächlich ausgelöst wurde - Direkt beim Bestellen neuer Schlüssel

Nächster Schritt: Status auf "Deponiert" setzen, sobald der Schlüssel geliefert und registriert wurde

Weitere Informationen: - 📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen

3. Deponiert - Am Aufbewahrungsort

Was bedeutet das?
Der Schlüssel ist registriert und hängt an einem definierten Aufbewahrungsort (z.B. Schlüsselkasten, Tresor). Er ist verfügbar für die Ausgabe.

Wann verwenden?
- Nach Lieferung eines bestellten Schlüssels - Nach Rücknahme eines ausgegebenen Schlüssels - Nach Aufhebung einer Reservierung

Wichtig: Geben Sie immer den Aufbewahrungsort an (z.B. "Schlüsselschrank Pförtner, Fach B12")

Mögliche nächste Schritte:

4. Reserviert - Vorgemerkt für Ausgabe

Was bedeutet das?
Der Schlüssel ist für eine Person oder Abteilung vorgemerkt, aber noch nicht ausgegeben. Dieser Zwischenschritt wird bei größeren Aktionen genutzt (z.B. Umzüge, Baumaßnahmen).

Wann verwenden?
- Bei geplanten Ausgaben zu einem späteren Zeitpunkt - Wenn der Name/die Abteilung bereits bekannt ist, aber die Übergabe noch nicht stattfindet - Bei größeren Umzügen oder Umstrukturierungen

Mögliche nächste Schritte:

5. Ausgegeben - In Nutzung

Was bedeutet das?
Der Schlüssel wurde an eine Person, Firma, Abteilung oder einen Mietvertrag übergeben. Ein unterschriebenes Ausgabeprotokoll dokumentiert die Übergabe.

Wann verwenden?
- Bei jeder Übergabe eines Schlüssels - Immer mit Ausgabeprotokoll und Unterschrift

Wichtig: Das Ausgabeprotokoll muss immer im System hinterlegt werden!

Mögliche nächste Schritte:

Weitere Informationen: 📄 Schlüssel ausgeben IC1520

6. Verloren - Nicht auffindbar

Was bedeutet das?
Der Schlüssel kann nicht mehr aufgefunden werden. Eine Verlustmeldung mit Risikobewertung dokumentiert den Vorfall.

Wann verwenden?
- Wenn ein Schlüssel trotz Suche nicht gefunden werden kann - Nur nach sorgfältiger Recherche

Wichtig:

  • Verlustmeldung muss von der verantwortlichen Person unterschrieben werden

  • Risikobewertung durchführen

  • Ggf. Schutzmaßnahmen einleiten (z.B. Zylindertausch bei hohem Risiko)

Weitere Informationen: - 📄 Schlüssel als verloren melden IC1471

7. Defekt - Beschädigt

Was bedeutet das?
Der Schlüssel ist verschlissen, abgebrochen oder anderweitig beschädigt. Je nach interner Regelung kann er beim Nutzer verbleiben oder zurückgenommen werden.

Wann verwenden?
- Bei Verschleiß, Abnutzung - Bei Bruch oder sonstiger Beschädigung - Wenn der Schlüssel nicht mehr zuverlässig funktioniert

Mögliche nächste Schritte:

Weitere Informationen: - 📄 Schlüssel als defekt melden IC1469

8. Vernichtet - Endgültig entsorgt

Was bedeutet das?
Der Schlüssel wurde planmäßig zerstört und entsorgt. Dies ist der finale Status.

Wann verwenden?
- Nach planmäßiger Außerbetriebnahme (z.B. bei Umbau der Schließanlage) - Nach Vernichtung eines defekten Schlüssels - Bei Stilllegung von Gebäudeteilen

Wichtig: Dokumentieren Sie das Vernichtungsdatum und den Grund

Weitere Informationen: - 📄 Schlüssel als vernichtet melden IC1470

Entscheidungshilfe: Welche Aktion brauche ich?

Ein Kollege braucht spontan einen Schlüssel

→ 📄 Schlüssel ausgeben IC1520

Ein Schlüssel soll für eine geplante Aktion vorgemerkt werden

→ 📄 Schlüssel reservieren IC1502

Ein Schlüssel wird zurückgegeben

→ 📄 Schlüssel deponieren IC1540

Ein Schlüssel ist beschädigt

→ 📄 Schlüssel als defekt melden IC1469

Ein Schlüssel ist verloren gegangen

→ 📄 Schlüssel als verloren melden IC1471

Schlüssel sollen nachbestellt werden

→ 📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen
→ 📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen

Welcher Schlüssel passt für einen bestimmten Raum?

→ 📄 Schlüssel ausgeben IC1520 (Abschnitt "So finden Sie den passenden Schlüssel")

Weiterführende Informationen

Umfassende Übersicht:

📄 Was leistet eTASK Schlüsselverwaltung?

Inbetriebnahme:

📄 9 Schritte zur erfolgreichen Schlüsselverwaltung - Schlüsselverwaltung erstmalig einrichten

Berichte und Kontrolle:

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