Bei der Planung von Umzügen, Umbauten oder anderen personellen Maßnahmen können Sie Schlüssel reservieren. Dadurch wird kenntlich gemacht, dass dieser Schlüssel nicht mehr frei zur Verfügung steht und für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist.
Einen Schlüssel können Sie für verschiedene Empfänger reservieren. Dabei wird zwischen zwei grundlegenden Vorgehensweisen unterschieden:
1. Reservierung für einen internen Mitarbeiter
Der Schlüssel wird direkt einer Person aus der Personalverwaltung zugeordnet.
2. Reservierung für eine Firma, Abteilung oder einen Mietvertrag
Der Schlüssel wird einer organisatorischen Einheit zugeordnet, ohne dass bereits eine physische Übergabe stattfindet.
Voraussetzungen
Der Schlüsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der Schlüssel hat aktuell den Status "Deponiert"
Bei Reservierung für Mitarbeiter: Die Person ist in der Personalverwaltung erfasst
Bei Reservierung für Firma/Abteilung: Die entsprechende Einheit ist im System erfasst
So finden Sie den passenden Schlüssel
Falls Sie noch nicht wissen, welchen Schlüssel Sie reservieren möchten, lesen Sie den Artikel 📄 Den richtigen Schlüssel finden . Dort werden zwei Methoden beschrieben:
Methode 1: Suche über Raum/Tür – wenn Sie wissen, für welchen Raum der Schlüssel benötigt wird
Methode 2: Suche über Schlüsselkennung – wenn Sie die Schließanlage kennen und die Schlüsselgruppe/Nummer wissen
Nachdem Sie den passenden Schlüssel gefunden haben, fahren Sie hier mit der Reservierung fort.
Vorgehensweise 1: Reservierung für internen Mitarbeiter
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie reservieren möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf RE | Reserviert.
Geben Sie optional eine Bemerkung ein (z.B. Grund der Reservierung, geplantes Projekt, Umzugsdatum).
Schritt 3: Mitarbeiter auswählen
Wählen Sie im Bereich Reserviert für im Feld Mitarbeiter die Person aus, für die der Schlüssel reserviert werden soll.
Planen Sie Termine für die Ausgabe, durch erfassen des Ausgabedatums.
Optional: Setzen Sie Ausgabe befristet bis, wenn die Ausagbe nur bis zu einem bestimmten Datum gelten soll.
Wichtig: Die Angaben im Bereich Lagerung (Aufbewahrungsort und Hakennummer) bleiben unverändert. Der Schlüssel verbleibt physisch am bisherigen Aufbewahrungsort und ist dort weiterhin auffindbar.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Der Schlüssel ist nun für diese Person reserviert und steht nicht mehr für andere Anfragen zur Verfügung.
Vorgehensweise 2: Reservierung für Firma, Abteilung oder Projekt
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie reservieren möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf RE | Reserviert.
Geben Sie optional eine Bemerkung ein (z.B. Grund der Reservierung, Projektname, geplante Nutzung).
Schritt 3: Empfänger auswählen
Wählen Sie im Bereich Reserviert für den entsprechenden Empfänger aus:
Firma: Wählen Sie die Firma aus der Firmenverwaltung aus
ODER Abteilung: Wählen Sie die Abteilung aus der Organisationsstruktur aus
ODER Mietvertrag: Wählen Sie einen Vertrag aus der Mietvertragsliste aus.
Wichtig: Wählen Sie nur eine dieser Optionen aus.
Planen Sie Termine für die Ausgabe, durch erfassen des Ausgabedatums.
Optional: Setzen Sie Ausgabe befristet bis, wenn die Ausagbe nur bis zu einem bestimmten Datum gelten soll.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Der Schlüssel ist nun für diese Einheit reserviert und steht nicht mehr für andere Anfragen zur Verfügung.
Wichtige Hinweise
Eine Reservierung ist eine Planungsmaßnahme ohne physische Übergabe des Schlüssels
Der Schlüssel verbleibt am Aufbewahrungsort und kann bei Bedarf dort abgeholt werden
Aufbewahrungsort und Hakennummer bleiben unverändert und sind wichtig für spätere Revisionen
Die Reservierung kann jederzeit aufgehoben werden, indem Sie den Status zurück auf "Deponiert" setzen
Reservierte Schlüssel werden in Berichten und Übersichten entsprechend gekennzeichnet
Nächste Schritte
Nach der Reservierung können folgende Situationen eintreten:
📄 Schlüssel ausgeben IC1520 – wenn der Schlüssel tatsächlich übergeben wird
📄 Schlüssel deponieren IC1540 – wenn die Reservierung aufgehoben werden soll (Status zurück auf "Deponiert" setzen)
Die Reservierung bleibt bestehen, bis der Schlüssel ausgegeben oder die Reservierung manuell aufgehoben wird