Property-Management/Beschaffung/Einkauf/Bestellungen

Verwalten Sie über die Bestellungen alle Leistungen, die Sie von Dienstleistern angefordert haben. Sie können hier die Daten des Auftraggebers und des Auftragnehmers eingeben und die anfallenden Kosten verwalten. Die Bestellungen sind außerdem fest mit dem Rechnungsfreigabe-Workflow verbunden, so dass die zur Bestellung eingegangenen Rechnungen hier angezeigt werden.

Formularhilfe

Workflow Bestellung

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Bestellnummer	Anzeige der Nummer der FM-Bestellung. Die Nummer wird automatisch dynamisch berechnet.
Bestellnummer manuell	Tragen Sie hier eine manuelle Bestellnummer ein. Diese wird die automatisch erzeugte Bestellnummer ersetzen.
Gesellschaft	Auswahl der Gesellschaft, die die Bestellung erteilt.
Kostenstelle	Auswahl der zu belastenden Kostenstelle für die FM-Bestellung.
Auftragstext / Kommission	Eingabe eines Auftragstexts oder der Kommission.
Bemerkung	Eingabe von Bemerkungen oder Hinweisen zur FM-Bestellung.
Vorgabe Jahresbudget für Bestellpositionen	Anzeige des Jahresudgets, in deren Rahmen die FM-Bestellung erfolgt.
Priorität	Auswahl der Priorität der FM-Bestellung.
Status	Auswahl des Status der FM-Bestellung.
Angebotstermin	Auswahl des Datums, an dem das Angebot eingegangen ist.
Bestellungsauslösung	Auswahl des Datums, an dem die Bestellung an den Auftragnehmer gesendet wurde.
gewünschter Ausführungsbeginn (Vorgabe)	Auswahl des Datums, an dem die bestellten Waren geliefert werden sollen.
zugesagter Ausführungsbeginn	Auswahl des Datums, an dem die Bestellung tatsächlich geliefert wurde.
Nachtrag zu	Auswahl der übergeordneten Bestellung. Der Bericht "Bestellung" wird um den Bereich "Bestellverlauf" ergänzt, in dem die übergeordnete Bestellung und deren Nachträge aufgeführt werden.
Bestellnummer FiBu	Anzeige der Bestellnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. Diese Nummer wird beim Anlegen der Bestellung im Finanzbuchhaltungssystem automatisch hier eingetragen.
Einkäufergruppe	Diese Funktion ist noch nicht fertiggestellt. Zukünftig: Anzeige / Auswahl der Einkäufergruppe, die die Bestellung getätigt hat. Statt an einen einzelnen Auftraggeber werden die E-Mails aus dem Workflow „FM-Bestellungen“ in diese Gruppe an eine Gruppen-E-Mail-Adresse geleitet. Damit können mehr als ein Auftraggeber den Workflow bedienen. Die Einkäufergruppe wird beim Import der FM-Bestellung aus SAP bezogen und hier automatisch hinterlegt.

Informationen zum Auftraggeber

Hier können Informationen zum Auftraggeber angegeben werden. Sie dienen unter anderem zur Unterstützung des Auftragnehmers, der über die hier eingetragene Lieferanschrift einsehen kann, wo er die von ihm angebotenen Leistungen erfüllen kann.

Kundennummer	Eingabe der Kundennummer des Auftraggebers.
Ansprechpartner	Auswahl des Bestellers. Dieser wird auf der schriftlichen Bestellung als Ansprechpartner mit Telefonnummer angezeigt.
Besteller	Namen des (internen) Ansprechpartners. Dieser erscheint nicht auf der schriftlichen Bestellung.
Lieferanschrift	Auswahl oder Eingabe der Lieferanschrift.
erzeugt aus Umzug	Anzeige des Umzugs, für den die Bestellung angelegt wurde.
erzeugt aus Serviceticket	Wenn die FM-Bestellung aus einem Serviceticket erzeugt wurde, ist dieses hier verlinkt.

Vertrag und Workflow zu Vertrag (und Kategorie)

Diese Gruppe umfasst Attribute, die den Vertrag und den zugehörigen Workflow einer Bestellung beschreiben. Dazu gehören vertragliche Details sowie Informationen zum Bearbeitungsstatus und zur Kategorie des Auftrags.

Vertrag	Auswahl des Vertrags, in dessen Rahmen der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen liefert.
Workflow zu Vertrag (und Kategorie)	Passenden Workflow zum gewählten Vertrag zuordnen

Auftragnehmer

Informationen zum Auftragnehmer und zum Angebot können in diesem Infobereich eingegeben werden.

Auftragnehmer	Auswahl der Firma, die den Auftrag ausführt.
Ticketnummer des Auftragnehmers	Eingabe der Verwendungszwecknummer des Auftragnehmers.
Angebot	Auswahl des Angebots des Auftragnehmers zur FM-Bestellung.
Angebotsnummer	Eingabe der Angebotsnummer des Auftragnehmers.
Abrechnung per Gutschrift	Angabe, ob die Abrechnung der FM-Bestellung als Gutschrift erfolgen soll.
Zahlungskondition	Hier besteht die Möglichkeit, die die vereinbarte Zahlungskondition mit dem Kreditoren/Lieferanten wieder zu geben. Die Zahlungsfälligkeit kann beim Kreditoren hinterlegt werden, dann wird dieses Feld bei der Anlage direkt gefüllt.

Beschreibung des beschädigten Objekts

Dieser Infobereich dient zum Erfassen von Informationen zum beschädigten Objekt. Sie helfen dem Auftragnehmer, sich auf die Arbeiten am Objekt vorzubereiten.

Beschreibung

Eingabe der Beschreibung des beschädigten Objekts.

Beträge

Diese Gruppe fasst alle monetären Werte zusammen, die mit einer Bestellung verbunden sind. Dazu gehören typischerweise Bestellsummen, Rabatte, Steuern und sonstige Gebühren.

Kostenabschätzung netto [€]	Eingabe der Kostenabschätzung in Euro.
Budgetbelastung [€]	Anzeige der Summe aller Nettorechnungsbeträge in Euro.
Bestellwert netto [€]	Anzeige des Netto-Bestellwertes (Auftragsvolumen dieser Bestellung).
Summe Rechnungen netto [€]	Anzeige der Netto-Summe aller bisher gestellten Rechnungen zu dieser Bestellung.

Unterschriftenregelung

Defintion der im Bestellschreiben anzuzeigenden Unterschriftsfelder für die vorliegende Bestellung.

Erstunterschrift	Auswahl des Personenkreises, der die Erstunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt.
Zweitunterschrift nötig?	Angabe, ob die Zweitunterschrift notwendig ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht "Bestellung" um einen Bereich für die Zweitunterschrift erweitert.
Zweitunterschrift	Auswahl des Personenkreises, der die Zweitunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt.

Gebäude, Gewerk und Klassifizierung

Weitere Daten zur FM-Bestellung werden hier hinterlegt.

Gebäude	Auswahl des Gebäudes, auf das sich die FM-Bestellung bezieht.
Gewerk	Auswahl des Gewerks, auf das sich die FM-Bestellung bezieht.
Klassifizierung	Auswahl der Klassifizierung der FM-Bestellung.

Leistungsrückmeldungen

Hier können Dienstleister z. B. im Rahmen des Workflows Leistungsrückmeldungen zur vorliegenden FM-Bestellung verfassen. Es können nur Rückmeldungen in Höhe der in der Bestellung spezifizierten Leistungspositionen erstellt werden. Siehe IC1996.

Vertragsleistungen hinzufügen

Die Vertragsleistungen aus dem Katalog des Auftragnehmers können als Bestellungspositionen übernommen werden.

Bestellpositionen

In dieser Liste sind die einzelnen Bestellpositionen der FM-Bestellung hinterlegt. Weitere Bestellpositionen können hinzugefügt werden.

Lieferungspositionen Summe

Lieferungspositionen Summe

Lieferungen

Lieferungen

Eingangsrechnungen auf diese Bestellung

Alle eingegangenen Rechnungen, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden, werden in diesem Infobereich angezeigt.

Bestellte Instandhaltungsaufträge

Diese Liste führt alle Instandhaltungsaufträge auf, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden. Somit lässt sich nachvollziehen, welche Instandhaltungsleistungen über die Bestellung angefordert wurden.

Nachträge

Diese Liste führt die vorhandenen Nachträge zur vorliegenden FM-Bestellung auf.

Dokumente (extern)

Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden.

Dokumente (intern)

Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.

Workflowumschaltung

Enthält die Schalflächen für den Workflow in diesem Formular erneut, um eine intuitive Nutzung nach Eingabe aller Daten zu ermöglichen.

Kommentare (extern)

Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber verwendet.

Kommentare (intern)

Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Auftraggeber und Innenrevision verwendet.

Bestellung (Brief)

Dieser Bericht erzeugt die FM-Bestellung als Brief. Er führt die Daten der Bestellung wie Kommission und Bestellpositionen auf. Die Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers werden direkt eingetragen, sodass der Bericht ausgedruckt und unmittelbar als Brief verschickt werden kann. Der Bericht kann nur dann abgerufen werden, wenn mindestens eine Bestellposition vorhanden ist. Für weitere Informationen siehe IC1958.

Bestellung (Vorschau)

Der gleiche Bericht wie die Bestellung in Briefform nur mit der Faxnummer des Auftragnehmers zusätzlich.

Abrechnungsblatt (PDF)

Dieser Bericht führt alle gemeldeten Leistungen auf, die in der nächsten Teilabrechnung oder in der Schlussabrechnung abgerechnet werden. Er enthält Informationen zur Bestellung, zum Kreditor und Debitor und führt pro Leistungsrückmeldung die Position, Menge und Einheit, Kurztext, Einzelpreis, Zuschlag, Einzelpreis mit Zuschlag und den Nettogesamtpreis auf.

Abrechnungsblatt (Excel)

Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Das Abrechnungsblatt listet alle Leistungen, die über diese Bestellung abgerechnet wurden.

Ungeprüftes Abrechnungsblatt

Ungeprüftes Abrechnungsblatt

Arbeitsnachweis

Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Mithilfe dieses Berichts können Arbeitsnachweise bzw. Rapportzettel erstellt werden.

GAEB-Import (X86)

Diese Funktion kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Extras“ angerufen werden. GAEB-Ausschreibungdaten (X86) lassen sich über diese Funktion in den Datensatz der FM-Bestellung importieren, wenn noch keine Bestellpositionen zur FM-Bestellung angelegt wurden.

GAEB-Export (X83)

Diese Funktion kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Extras“ angerufen werden. Die Bestellung wird als GAEB-Datei heruntergeladen.

Innenrevision

In diesem Infobereich wird hinterlegt, ob die FM-Bestellung durch die Innenrevision gegangen ist.

Innenrevision Prüfung	Anzeige, ob eine Innenrevision für diese Bestellung stattgefunden hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt.
Innenrevision Prüfer	Anzeige des Mitarbeiters, der die Innenrevision durchgeführt hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt.

E-Mail Platzhalter Texte

Diese Gruppe enthält Platzhaltertexte für E-Mail-Vorlagen im Zusammenhang mit Bestellungen. Die Texte können in automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden eingesetzt werden, um personalisierte Informationen zum Bestellstatus zu kommunizieren.

Platzhaltertext 01	Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.
Platzhaltertext 02	Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.
Platzhaltertext 03	Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.

Neue Lieferung hinzufügen

Wird als Aktion in der Bestellung verwendet, um aus Bestellpositionen eine vorlage für eine Lieferung anzulegen

Standardposition erstellen

Diese Funktion ist in der Arbeitsleiste unter Extras aufrufbar. Es wird eine Bestellposition zur FM-Bestellung angelegt, basierend auf den Angaben aus der FM-Bestellung. Alle Felder können anschließend auch angepasst werden.

Änderungshistorie

Dieser Bericht zeigt die Änderungshistorie des Datensatzes. Er kann über die Arbeitsleiste unter dem Button "Berichte" aufgerufen werden.