Personalliste

Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weisen Sie dem Mitarbeiter das Inventar zu, das er verwendet und das auf seiner personalisierten Startseite angezeigt wird. Bei Verwendung von eTASK.Schlüsselverwaltung werden die Schlüssel angezeigt, die dem Mitarbeiter ausgehändigt wurden. Bei Verwendung von eTASK.Mitarbeiteruntersuchungen werden die medizinischen Betriebsuntersuchungen, an denen der Mitarbeiter teilgenommen hat, aufgelistet.

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Merkmal	Beschreibung
CPID	Eingabe der CPID des Mitarbeiters.
LDAP Import Identifier	Diese Spalte wird verwendet für den Abgleich beim LDAP Import eines Users.
Personalnummer	Eingabe der Personalnummer des Mitarbeiters.

Kontaktdaten

Hier können Kontaktdaten, z.B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse, des Mitarbeiters angegeben werden.

Merkmal	Beschreibung
Mobiltelefon	Anzeige der Mobilfunknummer, über die der Mitarbeiter tagsüber zu erreichen ist. Um die Nummer zu ändern, muss die gewünschte Nummer weiter unten im Infobereich "Kontaktdaten" an die erste Position gesetzt werden.
Telefon	Anzeige der Festnetznummer, über die der Mitarbeiter tagsüber zu erreichen ist. Um die Nummer zu ändern, muss die gewünschte Nummer weiter unten im Infobereich "Kontaktdaten" an die erste Position gesetzt werden.
Telefax	Anzeige der Faxnummer, über die der Mitarbeiter tagsüber zu erreichen ist. Um die Nummer zu ändern, muss die gewünschte Nummer weiter unten im Infobereich "Kontaktdaten" an die erste Position gesetzt werden.
E-Mail	Eingabe der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Hinweis: Wenn sie moderne Login-Verfahren wie SAML verwenden, vermeiden Sie es, e-Mail Adressen mehrfach zu verwenden. Personen können sich nicht einloggen, wenn die Adresse mehr als einmal vorhanden ist.

Personeninformationen

Verwaltungsrelevante Informationen zur Person können in diesem Infobereich eingetragen werden.

Merkmal	Beschreibung
Geschlecht	Auswahl des Geschlechts der Person
Anrede	Auswahl der förmlichen Anrede der Person.
Titel	Eingabe des Titels, den der Mitarbeiter führt (z.B. "Dr.").
Sozialversicherungsnummer	Eingabe der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.
Austritt	Auswahl des Datums, an dem die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter beendet wurde.
Bemerkung	Eingabe einer Bemerkung zum Mitarbeiter.
Geburtsdatum	Auswahl des Geburtsdatums des Mitarbeiters in der nebenstehenden Datumsauswahl.
Pseudonym / Künstlername	Hier kann das Pseudonym des Mitarbeiters eingegeben werden, wenn er z.B. einen Künstlernamen verwendet, oder in der Personaldatenbank nicht mit seinem Rufnamen geführt wird.
Standort	Auswahl des Standorts, an dem der Mitarbeiter arbeitet.
Nachname	Eingabe des Nachnamens des Mitarbeiters.
Vorname	Eingabe des Vornamens des Mitarbeiters
Inaktiv?	Angabe, ob der Mitarbeiter zur Zeit inaktiv ist.
Eintritt / Beginn der Zusammenarbeit	Auswahl des Datums, an dem die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter begann.
Personaltyp	Auswahl des Personaltyps, dem der Mitarbeiter zugeordnet werden soll.

Organisation

In diesem Infobereich können Angaben zur Verwaltung des Mitarbeiters und seiner Abrechnung hinterlegt werden.

Merkmal	Beschreibung
Abteilung Langtext	Eingabe von zusätzlichen Informationen zur Abteilung, in der der Mitarbeiter tätig ist.
Dienstwagen vorh.	Angabe, ob der Mitarbeiter über einen Dienstwagen verfügt.
Betreuer	Auswahl des Mitarbeiters der Personalabteilung, der für den Mitarbeiter zuständig ist.
Abteilung manuell	⚠️ Dieses Merkmal fällt in einem der nächsten Releases weg. Bitte verwenden Sie es nicht mehr. Eingabe des Namens der Abteilung, in der der Mitarbeiter tätig ist.
Vorgesetzte/r	Auswahl des Vorgesetzten des Mitarbeiters.
Kostenstelle 2	Auswahl einer zweiten Kostenstelle, über die die Leistungen des Mitarbeiters abgerechnet werden.
Türschild Text	Hier kann ein zusätzlicher Text angegeben werden, der auf einem Türschild zusätzlich zum Namen ausgegeben werden kann.
Firma	Auswahl der Firma, für die der Mitarbeiter tätig ist.
Abteilung/Organisation	Auswahl der Abteilung, in der der Mitarbeiter arbeitet.
Kostenstelle 1	Auswahl der Kostenstelle, über die die Leistungen des Mitarbeiters abgerechnet werden.
Stelle	Wähle hier aus, welche Stelle die Person besetzt.
Datenherkunft	Auswahl der Herkunft der Personaldaten. "SAP" bedeutet, dass die Personaldaten über eTASK.Personaldatenimport regelmäßig aktualisiert werden. Dieser Parameter beeinflusst den Personaldatenimport im Allgemeinen je nach Konfiguration des FM-Portals. "lokal" bewirkt, dass die Personaldaten nur im FM-Portal verwaltet werden.
Personalfunktion	Auswahl der Personalfunktion des Mitarbeiters.

Raumzuordnung

Die Raumzuordnungen des Mitarbeiters werden in dieser Liste angezeigt.

Siehe auch: Raumbelegung

Weitere Kontaktdaten

Jegliche Kontaktdaten des Mitarbeiters werden in diesem Infobereich angezeigt. Über den Button "Adresse/Nummer hinzufügen" kann ein Formular aufgerufen werden, in dem weitere Kontaktdaten eingegeben werden können.

Siehe auch: Kommunikation

Mitarbeiterfoto

Hier kann ein Mitarbeiterfoto hinterlegt werden.

In diesem Bereich können Sie Bilder verwalten und eine Bildergalerie anzeigen.

Profilbild

Hier kann der Benutzer ein Profilbild hinterlegen.

In diesem Bereich können Sie Bilder verwalten und eine Bildergalerie anzeigen.

Privatadresse

Die private Adresse des Mitarbeiters sowie seine private Telefonnummer können, wenn bekannt, hier hinterlegt werden.

Merkmal	Beschreibung
Straße	Eingabe der Straße und Hausnummer, in der der Mitarbeiter wohnt.
Ort	Eingabe des Ortes, in dem der Mitarbeiter wohnt.
PLZ	Eingabe der Postleitzahl des Ortes, in dem der Mitarbeiter wohnt.
Telefon privat	Eingabe der privaten Festnetznummer des Mitarbeiters.

Zugangsdaten FM-Portal

Die Section zeigt die Login-Zugangsdaten des Mitarbeiters für das FM-Portal an. Administratoren können den Benutzernamen bearbeiten und Kennwort-Einstellungen anpassen. Angezeigt werden Sperrungsstatus, permanentes Kennwort, Kennwort-Ablaufdatum, Anzahl von Fehlversuchen bei der Anmeldung und letzte erfolgreiche Anmeldung. Ein Button ermöglicht das Ändern des Kennworts unter Einhaltung konfigurierter Sicherheitsrichtlinien. Die aktiven Passwort-Regeln werden direkt im Änderungsfenster angezeigt. Normale Benutzer sehen aus Sicherheitsgründen nur eingeschränkte Informationen. **Nutzen:** Administratoren verwalten Mitarbeiter-Zugangsrechte zentral und können bei Login-Problemen gezielt eingreifen, etwa nach automatischer Sperrung durch fehlerhafte Anmeldeversuche. Die transparente Darstellung von Kennwort-Richtlinien unterstützt bei der Festlegung sicherer Zugangsdaten.

Zeitzone

Dieses Auswahlfeld ermöglicht die Hinterlegung der Zeitzone für Mitarbeiter oder Standorte. Die Angabe ist relevant für die korrekte Darstellung von Terminen, Fristen und Zeitstempeln bei international verteilten Teams oder Liegenschaften. Über das Info-Symbol können Sie detaillierte Informationen zu jeder Zeitzone abrufen, einschliesslich Sommerzeit-Regelungen und UTC-Abweichung. Falls keine spezifische Zeitzone hinterlegt ist, wird automatisch die Server-Zeitzone verwendet.

Nutzen: Vermeidet Missverständnisse bei Terminen über Zeitzonen hinweg und ermöglicht standortspezifische Zeitberechnungen.

Managementlevel

Das Managementlevel gibt an, auf welcher Stufe der Hierarchie innerhalb des Unternehmens ein Mitarbeiter arbeitet. Je kleine der Wert, desto höher die Position.

Merkmal	Beschreibung
Managementlevel	Das Managementlevel gibt an, auf welcher Stufe der Hierarchie innerhalb des Unternehmens ein Mitarbeiter arbeitet. Je kleine der Wert, desto höher die Position.

Ausgegebene Schlüssel

In diesem Infobereich sind alle Schlüssel aufgelistet, die an den Mitarbeiter vergeben worden sind.

Siehe auch: Schlüssel

Zugeordnete Karten

Diese Liste zeigt alle dem Mitarbeiter zugeordnete Zugangskarten.

Siehe auch: Kartenzuordnungen

Stellplätze

Alle Stellplätze, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden in dieser Liste angezeigt.

Siehe auch: Stellplätze

Berechtigungen am Standort

In dieser Liste wird angezeigt, welche Rechte der Mitarbeiter an seinem Standort innehat. Über den Button "Berechtigung hinzufügen" können dem Mitarbeiter weitere Rechte gegeben werden.

Siehe auch: Zuordnung: Berechtigung zu Mitarbeiter

Funktionen

Alle Funktionen (Health, Safety and Environment Funktionen), die der Mitarbeiter einnimmt, sind hier aufgelistet. Über den Button "Hinzufügen" können ihm weitere Funktionen zugeordnet werden.

Siehe auch: Beauftragte Personen

Objekte

Alle Objekte (z.B. Möbel), die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden hier angezeigt. Über den Button "Objekt hinzufügen" können ihm weitere Objekte zugeordet werden.

Siehe auch: Objektliste

Zuordnung zu Benutzergruppen

In diesem Infobereich können Benutzergruppen für den Mitarbeiter aktiviert werden, indem die hier vorhandenen Kontrollkästchen aktiviert werden. Die Benutzergruppen bestimmen Lese- und Schreibrechte im FM-Portal. Es stehen alle Rechtegruppen zur Auswahl, die nicht als Standardgruppe definiert sind.

Siehe auch: Gruppen und Rechte

zugeordnete Benutzergruppen

zugeordnete Benutzergruppen

Siehe auch: Benutzer in Gruppen

Dokumente

Dokumente

In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.

Onboarding starten

Diese Aktion startet das Onboarding für einen Mitarbeiter, sofern der dafür vorgesehene Workflow vorhanden ist.

Fahrzeuge Nutzer

Fahrzeuge Nutzer

Siehe auch: Fahrzeugnutzer Änderungen

Parkberechtigungen

Liste der Parkberechtigungen die dieser Mitarbeiter beantragt hat.

Siehe auch: Parkberechtigung

Benutzer einladen

Dieser Bereich ermöglicht die Einladung von Anwendern zum FM-Portal. Nach dem Ausfüllen der Personalinformationen können Sie über den Button [Benutzer einladen] in der Symbolleiste eine automatische Einladungs-E-Mail versenden. Der eingeladene Anwender erhält darin einen persönlichen Link zum Setzen seines Passworts sowie alle notwendigen Anmeldeinformationen. Optional können Sie sich über die Checkbox eine Rückmeldung bei erfolgreichem Versand registrieren lassen.

Nutzen: Automatisiert den Einladungsprozess und stellt sicher, dass neue Anwender alle notwendigen Informationen für die Anmeldung erhalten.

Anonymisieren (DSGVO)

Mit dieser Funktion können Personen anonymisiert werden, deren Daten nicht mehr gespeichert werden sollen oder dürfen. Dabei wird zuerst die Zugehörigkeit zu Rechtegruppen und Rollen überprüft. Aktive Zuordnungen verhindern das anonymisieren. Ist diese erfolgreich werden Einträge im Datensatzarchiv anonymisiert, die durch diese Person erzeugt wurden. Im Anschluss werden die Personaldaten geändert und die Spuren dieser Änderung aus dem Datensatzarchiv entfernt. ACHTUNG: Nach erfolgreicher Ausführung ist der Ursprung des Personaldatensatzes nicht mehr nachvollziehbar.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) / Multifaktor-Authentisierung, Zugangsberechtigung durch mehrere unabhängige Merkmale (Faktoren) überprüfen

Merkmal	Beschreibung
Recovery Codes	JSON: ["CODE1", "CODE2", ...]
Verschlüsseltes TOTP Secret	Time-based one-time password (TOTP) ist ein Verfahren zur Erzeugung von zeitlich limitierten Einmalkennwörtern basierend auf dem Keyed-Hash Message Authentication Code (HMAC), welcher im Rahmen der Authentifizierung Anwendung findet.
Aktiviert?	MFA aktiviert für diesen User?
Datum MFA Einrichtung	Anzeige des Datum, an dem MFA eingerichtet wurde
Letzte erfolgreiche MFA-Anmeldung	Anzeige des Datums der letzten erfolgreichen MFA-Anmeldung