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Erfasse hier alle Verträge deines Gebäudemanagements. Du kannst jede in den Vertragsarten definierte Art von Verträgen anlegen. Gib die Vertragsart und den Status an, trage relevante Daten zu Auftraggeber und Auftragnehmer ein und erfasse die wichtigsten Kenndaten wie belastete Kostenstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. Ergänze alle finanzbezogenen Informationen wie Raten und Budget. Du erhältst jederzeit eine Übersicht über alle Kontoauszüge, die sich auf den Vertrag beziehen.
Workflow
Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.Gesellschaft
Ordne den Vertrag einer Gesellschaft zu und wähle die entsprechende Bankverbindung aus.| Merkmal | Beschreibung |
| Bankverbindung | Wähle die Bankverbindung der Gesellschaft für diesen Vertrag aus. |
| Gesellschaft | Wähle die Gesellschaft aus, für die der Vertrag gültig ist. |
Vertragspartner
Lege fest, wer der Vertragspartner ist und ordne ggf. eine Debitorennummer sowie die Bankverbindung zu.| Merkmal | Beschreibung |
| Bankverbindung | Wähle die Bankverbindung des Vertragspartners aus. |
| Vertragspartner | Wähle den Vertragspartner aus. |
| Debitor | Wähle die Debitorennummer aus, wenn dem Vertragspartner mehrere Debitorennummern zugeordnet sind und eine Sollstellung zum Vertrag erstellt werden soll. |
Identifikation
Erfasse alle wichtigen Stammdaten zur eindeutigen Identifikation und Kategorisierung des Vertrags.| Merkmal | Beschreibung |
| Hauptvertrag | Ordne den Vertrag einem übergeordneten Hauptvertrag zu. Dies ist auch möglich, wenn der Vertrag selbst bereits Hauptvertrag für andere Verträge ist. |
| Zahlungsfälligkeit | Wähle eine abweichende Zahlungsfälligkeit aus, falls diese von der zur Vertragsart zugeordneten abweicht. |
| Ablageort Original | Wähle den Ablageort aus, an dem das Vertragsdokument im Original liegt. |
| Beschreibung | Erfasse zusätzliche Beschreibungen oder Hinweise zum Vertrag. |
| Losnummer | Gib die Losnummer des Vertrags zur Information ein. |
| im Mietersaldo | Lege fest, ob der Vertrag im Mietersaldo berücksichtigt werden soll. |
| Vertragsnummer | Gib ein frei wählbares Kürzel für den Vertrag ein (z. B. die Vertragsnummer). |
| Vertragsbezeichnung | Gib die vollständige Bezeichnung für den Vertrag ein. |
| Vertragsart | Wähle die Vertragsart aus. Die Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp bestimmt die Workflow-Zuständigkeit. |
| Auftraggeber | Auswahl des Auftraggebers. |
| Vertragsstatus | Wähle den aktuellen Status des Vertrags aus (z. B. aktiv, gekündigt). |
| Auftragnehmer | Auswahl des Auftragnehmers. |
| Gesellschaft als | Lege fest, ob die Gesellschaft als Auftragnehmer oder Auftraggeber auftritt. |
| Vertragstyp | Wähle den Vertragstyp aus. Die Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp bestimmt die Workflow-Zuständigkeit. |
| interne ID (Data ID) | Die systemseitig vergebene ID zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes. |
Laufzeit & Verlängerung
Definiere die zeitlichen Rahmenbedingungen des Vertrags inklusive Mindestlaufzeit, Verlängerungsoptionen und relevanter Termine.| Merkmal | Beschreibung |
| Vertrag vom | Wähle das Datum der Vertragsunterzeichnung aus. |
| Vertragsbeginn | Wähle das Datum aus, an dem die Laufzeit des Vertrags beginnt. |
| Verlängerung (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Verlängerung ein. Diese wird mit der Zeiteinheit kombiniert und zur Berechnung des Vertragsendes nach Verlängerung verwendet, wenn du die Aktion "Vertrag verlängern" unter Extras ausführst. |
| Verlängerung (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Verlängerung aus (z. B. Monate, Jahre). Diese wird mit der Anzahl kombiniert und zur Berechnung des Vertragsendes nach Verlängerung verwendet. |
| Vertragsende Mindestlaufzeit | Das Datum, an dem die Mindestlaufzeit des Vertrags endet. |
| Durchgeführte Verlängerungen | Anzahl der bereits durchgeführten Vertragsverlängerungen. |
| Mindestlaufzeit (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Mindestlaufzeit ein. Die Zeiteinheit wird im Feld "Mindestlaufzeit (Zeiteinheit)" festgelegt. Ändern Sie die Einstellungen zur Mindestlaufzeit nicht mehr, nachdem der Vertrag bereits verlängert wurde, um Fehler in der Berechnung zu vermeiden. |
| Mindestlaufzeit (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Mindestlaufzeit aus (z. B. Monate, Jahre). Diese wird mit der Anzahl kombiniert. Ändern Sie die Einstellungen zur Mindestlaufzeit nicht mehr, nachdem der Vertrag bereits verlängert wurde, um Fehler in der Berechnung zu vermeiden. |
| Vertragsende nach Verlängerung | Das Datum, an dem der Vertrag nach der aktuellen Verlängerung endet. Dieses Datum dient als Grundlage für die Berechnung der Kündigungsfrist. Wenn du Anzahl und Zeiteinheit eingegeben hast, kannst du die Funktion "Vertrag verlängern" unter Extras verwenden, um das neue Vertragsende zu berechnen. |
Kündigung & Wiedervorlage
Verwalte Kündigungsfristen und -termine sowie Wiedervorlagetermine für den Vertrag.| Merkmal | Beschreibung |
| Kündigungsfrist (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Kündigungsfrist aus (z. B. Monate, Wochen). Diese wird mit der Anzahl kombiniert. |
| Gekündigt am | Wähle das Datum aus, an dem der Vertrag gekündigt wurde. |
| Kündigungsfrist (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Kündigungsfrist ein. Die Zeiteinheit wird im Feld "Kündigungsfrist (Zeiteinheit)" festgelegt. |
| Schriftliche Kündigung? | Lege fest, ob die Kündigung des Vertrags schriftlich erfolgen muss. |
| Wiedervorlagetermin | Wähle das Datum aus, an dem der Vertrag wiedervorgelegt werden soll. |
| Wiedervorlagegrund | Wähle den Grund für die Wiedervorlage aus. |
| Ablauf Kündigungsfrist | Das Datum, bis zu dem der Vertrag gekündigt werden kann. Es wird automatisch auf Basis der Kündigungsfrist und des Vertragsendes berechnet. Du kannst das Datum manuell überschreiben, es wird jedoch bei Änderung des Vertragsendes nach Verlängerung neu berechnet. Für individuelle Erinnerungen verwende Vertragsereignisse. |
Optionen
In diesem Infobereich können alle Informationen zu Vertragsoptionen und deren Ausübung erfasst werden.Siehe auch: Optionen
Dokumente
In diesem Infobereich können Dokumente jeder Art hochgeladen werden, die sich auf den Vertrag beziehen (z.B. eine eingescannte Version des Originals).In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.
Vertragszuordnung
Ordne den Vertrag einem Standort, einem Gebäude oder Objekten auf Hierarchieebene 2 oder 3 zu und weise eine Kostenstelle zu.| Merkmal | Beschreibung |
| Standort (nur, wenn keinem Gebäude zugeordnet) | Wähle den Standort aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag kann entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden, nicht beiden. |
| Gebäude (nur, wenn keinem Standort zugeordnet) | Wähle das Gebäude aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag kann entweder einem Gebäude oder einem Standort zugeordnet werden, nicht beiden. |
| Hierarchieebene 2 | Wähle das Objekt auf Hierarchieebene 2 aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. |
| Kostenstelle | Wähle die Kostenstelle aus, die mit den Kosten des Vertrags belastet werden soll. |
| Hierarchieebene 3 | Wähle das Objekt auf Hierarchieebene 3 aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. |
FiBu-Daten
Steuere die Integration mit externen Finanzbuchhaltungssystemen und lege Parameter für den Import von Bestellungen fest.| Merkmal | Beschreibung |
| Mindestbetrag Teilabrechnung | Gib den Mindestbetrag ein, den eine Teilabrechnung in eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle erreichen muss, damit sie beantragt werden kann. |
| Vertragsnummer | Anzeige der Vertragsnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
| FiBu-Erstellungsdatum | Anzeige des Erstellungsdatums des Vertragdatensatzes im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
| Bestellungen aus FiBu importieren | Aktiviere diese Option, wenn Bestellungen zum Vertrag automatisch aus dem externen Finanzbuchhaltungssystem importiert werden sollen. |
| Besitzer in FiBu | Anzeige des Besitzers des Vertrags laut externem Finanzbuchhaltungssystem. |
Verteiler/Ablageorte für Vertragskopien
In diesem Infobereich sind alle Orte hinterlegt, an denen der Vertrag als Kopie ausliegt.Siehe auch: Zuordnung: Verteiler/Ablageorte für Vertragskopien
Vertragsereignisse
Hier können Ereignisse zum Vertrag angelegt werden. Bereits angelegte Ereignisse zum Vertrag werden hier aufgelistet. Wenn ein Ereignis ansteht, wird die im Ereignis ausgewählte zuständige Gruppe per E-Mail informiert. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, wird die Gruppe informiert, die für die zugeordnete Vertragsart bzw. den zugeordneten Vertragstyp zugeordnet ist.Siehe auch: Vertragsereignisse
Vertragswerte
In dieser Liste sind alle Vertragswerte ("Raten") des Vertrags aufgeführt.Siehe auch: Vertragswerte
Leistungspositionen
Diese Liste enthält im Vertrag festgelegte Vorgaben für Leistungsrückmeldungen des Auftraggebers. Sie können manuell angelegt oder durch den GAEB-X86-Import eingelesen werden. Wenn dem Dienstleister Freitextpositionen zu Verfügung gestellt werden sollen, müssen diese in jedem Fall manuell angelegt werden.Siehe auch: Vertragsleistungspositionen
Liste Budgetpositionen
Diese Liste zeigt alle Budgetpositionen aus der Budgetverwaltung an, die diesem Vertrag zugeordnet wurden.Siehe auch: Zuordnung: Budgetpositionen zu Verträgen
Eingangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Eingangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.Siehe auch: Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.Siehe auch: Ausgangsrechnungen
Bestellungen auf Vertrag
Alle FM-Bestellungen, die dem vorliegenden Vertrag zugeordnet wurden, werden in dieser Liste gezeigt.Siehe auch: Bestellungen
Kontoauszüge
Diese Liste enthält alle Kontoauszüge, die sich auf den Zahlungsverkehr zum Vertrag beziehen.Siehe auch: Zahlungszuordnungen
Vertragsleistungen
Dieser Bericht zeigt alle Leistungspositionen, die zum vorliegenden Vertrag vorhanden sind. Neben wichtigen Eckdaten wie Gesellschaft, Auftraggeber, Auftragnehmer, Vertragsnummer, Vertragsinhalt und Laufzeit werden pro Leistungsposition Positionsnummer, Menge, Einheit, Kurztext, Langtext, Einzelpreis, Zuschlag, Mehrwertsteuer und der Einzelpreis mit Zuschlag angezeigt.Abrechnungsübersicht
Dieser Bericht zeigt für alle dem Vertrag zugeordneten FM-Bestellungen die abzurechnenden Leistungspositionen. Pro Bestellung werden die Bestellnummer, der Beauftragungstext und das Bestellungsdatum gezeigt. Die einzelnen Bestellpositionen werden mit Positionsnummer, Einzelpreis laut Rahmenvertrag, bestellter Menge und Gesamtpreis laut Bestellung, Menge und Gesamtpreis laut Rechnung und mit den vertraglichen Differenzen aufgeführt. Sie können diesen Bericht somit bspw. zur Gegenüberstellung von bestellten und in Rechnung gestellten Leistungen verwenden.Kommentare
Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Vertrag hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.In diesem Bereich können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen und bearbeiten.
Objekte
Liste der Objekte, die dem Vertrag zugeordnet sind. Klicken Sie auf "Neu...", um weitere Objekte zuzuordnen.Siehe auch: Zuordnung Objekte-Verträge
Untergeordnete Verträge
Auflistung aller Verträge, bei denen der vorliegende Vertrag als übergeordneter Vertrag zugeordnet ist.Siehe auch: Verträge
Wiedervorlage Automatik (mit E-Mail-Versand)
Diese Gruppe umfasst Merkmale zur automatischen Wiedervorlage von Verträgen, einschließlich E-Mail-Benachrichtigungen. Sie steuert die zeitgesteuerte Erinnerung an wichtige vertragsbezogene Aktivitäten oder Fristen.| Merkmal | Beschreibung |
| Ticket | Verbindung zum Workflow-Ticket |
Zuständige für Vertragsarten und -typen
Zuständige für Vertragsarten und -typenSiehe auch: Zuständige für Vertragsarten und -typen
Liste VM_MIETVERTRAEGE_T
Liste VM_MIETVERTRAEGE_TSiehe auch: Mietverträge
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_TSiehe auch: Fahrzeuge
Liste IH_AUFTRAG_T
Liste IH_AUFTRAG_TSiehe auch: Auftragsliste
Liste IH_AUFTRAGSPLAN_T
Liste IH_AUFTRAGSPLAN_TSiehe auch: Auftragsplanung
Liste PM_AUFTRAG_T
Liste PM_AUFTRAG_TSiehe auch: Aufträge
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_TSiehe auch: Fahrzeuge
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T
Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_TSiehe auch: Fahrzeuge
Wartungsvertrag
Dies verlinkt zum Wartungsvertrag in der Instandhaltung, der weitere Informationen zu diesem Vertrag enthält.Siehe auch: Wartungsverträge
Webform Extension
**CONTROL:** VdTabVertraegeExtension.ascx **TABELLE:** VD_TAB_VERTRAEGE **SECTION:** Webform Extension **ANSICHT:** Detailansicht **ORIGINAL QUELLE:** eTASK.FM-Portal 2023.4.16287 **REFERENZ NUMMER:** 59 von 97 **DOKUMENTATION ERSTELLT:** 26. März 2026 Dieses Control steuert die Verfügbarkeit der Checkbox [Bestellungen aus Fibu importieren] im [Vertrag]. Die Checkbox wird automatisch aktiviert, sobald sich mindestens ein [Mitarbeiter] des [Auftragnehmers] (Handwerker) erstmalig erfolgreich im Portal angemeldet hat. Bei der ersten Anmeldung wird zusätzlich eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine definierte Adresse in der [Systemkonfiguration] gesendet. Der [Vertragskoordinator] darf die Checkbox erst nach dieser ersten Anmeldung verwenden. **Nutzen:** Verhindert den FiBu-Import von [Bestellungen], bevor der [Auftragnehmer] Portal-Zugang hatte. Automatisiert die Freischaltung der Import-Funktion nach erfolgreicher Erstanmeldung und informiert Verantwortliche über neue Portal-Nutzer.GAEB-Import (X86)
Dieses Control fügt einen Import-Button im Aktionsmenü hinzu, mit dem GAEB-X86-Dateien (XML-Format) importiert werden können. Nach Auswahl der Datei werden die enthaltenen Leistungspositionen (Items) und Zuschlagspositionen (MarkupItems) automatisch als Leistungsvorlagen in die Vertragstabelle eingefügt. Der Import ist nur möglich, wenn noch keine Positionen vorhanden sind. Das Control unterstützt sowohl GAEB 90 als auch GAEB 2000 und verwendet die GaebToolBoxV313-Bibliothek zur Verarbeitung.
Nutzen: Der GAEB-Import ermöglicht die schnelle Übernahme von standardisierten Leistungsverzeichnissen aus Ausschreibungen in Verträge, wodurch manuelle Erfassung entfällt und Fehler reduziert werden. Die Positionsnummern, Mengen, Preise und Leistungstexte werden automatisch strukturiert übernommen.
LogicController
Dieser Bereich steuert automatisch verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Vertragslaufzeiten und -verlängerungen. Wenn Sie Angaben zur Laufzeit, Verlängerung oder Kündigungsfrist eingeben, werden die entsprechenden Enddaten automatisch berechnet und aktualisiert.
Sobald ein Vertrag bereits verlängert wurde, werden die Grunddaten wie Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit und deren Enddatum automatisch schreibgeschützt. Dies verhindert nachträgliche Änderungen, die zu Inkonsistenzen bei bereits erfolgten Verlängerungen führen könnten.
Zusätzlich werden die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten für Debitoren und Bankverbindungen automatisch auf diejenigen eingeschränkt, die dem gewählten Vertragspartner zugeordnet sind.
Vertrag verlängern
Benutze diese Aktion, um das Vertragsende nach Verlängerung um eine Verlängerung (Anzahl) von Verlängerung (Zeiteinheit) hochzählen zu lassen. Hast du in diesen beiden Feldern 1 Jahr(e) angegeben, wird das Vertragsende nach Verlängerung um ein Jahr hochgezählt. Beachte, dass dies jedesmal passiert, wenn du diese Aktion verwendest.Umbuchungen
In der Arbeitsleiste unter "Weitere Daten" können alle Umbuchungen zu dem Vertrag geöffnet werden.Siehe auch: Umbuchungen