Wenn ein Schlüssel zurückgegeben wird oder nach einer Bestellung neu eintrifft, wird er als deponiert gekennzeichnet und an einem definierten Aufbewahrungsort hinterlegt. Dies macht den Schlüssel für zukünftige Ausgaben wieder verfügbar.
Je nach Vorgeschichte des Schlüssels gibt es zwei Vorgehensweisen:
1. Einfache Deponierung
Der Schlüssel wird ohne vorherige Ausgabe deponiert (z.B. neu bestellter Schlüssel, Umlagerung).
2. Rückgabe mit Protokoll
Der Schlüssel war zuvor ausgegeben und wird nun zurückgenommen. In diesem Fall sollte ein Rückgabeprotokoll erstellt werden.
Voraussetzungen
Der Schlüsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der Aufbewahrungsort ist im System erfasst
Bei Rückgabe: Der Schlüssel hat aktuell den Status "Ausgegeben" oder "Reserviert"
Vorgehensweise 1: Neuer Schlüssel
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, der neu geliefert wurde.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf DP | Deponiert.
Schritt 3: Aufbewahrungsort festlegen
Wählen Sie im Bereich Lagerung den Aufbewahrungsort aus, an dem der Schlüssel aufbewahrt wird.
Geben Sie die Hakennummer ein, an der sich der Schlüssel befindet. Die Hakennummer ist wichtig, damit der Schlüssel bei Revisionen schnell gefunden und bei Ausgaben korrekt zurückgelegt werden kann.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 5: Schlüssel ablegen
Hängen Sie den Schlüssel an den korrekten Haken an seinem Aufbewahrungsort, damit Sie ihn bei einer erneuten Ausgabe wiederfinden können.
Vorgehensweise 2: Rücknahme eines Schlüssels
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, der zurückgegeben werden soll.
Tipp: Suchen Sie den Schlüssel über den Namen der Person, die ihn aktuell besitzt.
Schritt 2: Status ändern
Ändern Sie im Bereich Status des Schlüssels den Status auf DP | Deponiert.
Leeren Sie die Felder im Bereich Ausgegeben an.
Schritt 3: Aufbewahrungsort prüfen
Kontrollieren Sie im Bereich Lagerung den Aufbewahrungsort, an dem der Schlüssel aufbewahrt wird.
Prüfen Sie die Hakennummer, an der sich der Schlüssel befinden soll. Die Hakennummer ist wichtig, damit der Schlüssel bei Revisionen schnell gefunden und bei Ausgaben korrekt zurückgelegt werden kann.
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 5: Rückgabeprotokoll erstellen
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Rückgabeprotokoll aus.
Eine PDF-Datei mit den Daten des Schlüssels und der vorherigen Ausgabe wird erstellt.
Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt und aktuell sind. Falls nicht, aktualisieren Sie die Stammdaten und generieren Sie das Protokoll erneut.
Schritt 6: Unterschrift einholen
Option A: Digitale Unterschrift
Lassen Sie die Person, die den Schlüssel zurückgibt, das Protokoll in ihrem PDF Viewer digital unterschreiben.
Option B: Manuelle Unterschrift
Drucken Sie das Protokoll aus und lassen Sie es von der zurückgebenden Person unterschreiben. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll anschließend ein.
Unterschreiben Sie selbst das Protokoll nach Entgegennahme des Schlüssels.
Schritt 7: Protokoll hochladen
Klicken Sie im Bereich Dokumente auf Dateien auswählen und wählen Sie das unterschriebene Rückgabeprotokoll aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Der Schlüssel ist nun als deponiert registriert und das Rückgabeprotokoll ist als Nachweis hinterlegt.
Schritt 8: Schlüssel ablegen
Hängen Sie den Schlüssel an den korrekten Haken an seinem Aufbewahrungsort, damit Sie ihn bei einer erneuten Ausgabe wiederfinden können.
Wichtige Hinweise
Das Rückgabeprotokoll dient als Nachweis über die ordnungsgemäße Rückgabe des Schlüssels
Bei Rückgabe sollte der Schlüssel auf Vollständigkeit und Zustand geprüft werden
Defekte Schlüssel sollten nicht als "Deponiert" sondern als "Defekt" gekennzeichnet werden
Achten Sie darauf, dass der Aufbewahrungsort korrekt angegeben ist, damit der Schlüssel schnell gefunden werden kann
Die Hakennummer erleichtert die physische Auffindbarkeit im Schlüsselkasten
Nächste Schritte
Nach der Deponierung können folgende Situationen eintreten:
📄 Schlüssel ausgeben IC1520 – Schlüssel erneut ausgeben
📄 Schlüssel reservieren IC1502 – Schlüssel für zukünftige Nutzung reservieren
📄 Schlüssel als defekt melden IC1469 – falls der Schlüssel bei der Rückgabe beschädigt ist