Wenn ein SchlĂĽssel fachgerecht entsorgt wird, wird er als vernichtet gekennzeichnet. Dies ist der finale Status im Lebenszyklus eines SchlĂĽssels und dient der lĂĽckenlosen Dokumentation des Bestands.
GrĂĽnde fĂĽr die Vernichtung:
Defekte Schlüssel, die nicht mehr repariert werden können
Aussonderung bei Umbau oder Austausch der SchlieĂźanlage
Überbestände oder nicht mehr benötigte Schlüssel
SicherheitsgrĂĽnde (z.B. nach Verlust eines GeneralhauptschlĂĽssels)
Die Vernichtung muss dokumentiert und von der verantwortlichen Person bestätigt werden.
Voraussetzungen
Der SchlĂĽsseldatensatz ist bereits vorhanden
Der SchlĂĽssel wurde physisch vernichtet (z.B. geschreddert, geschmolzen)
Die fĂĽr die Vernichtung verantwortliche Person ist im System erfasst
Ein Vernichtungsprotokoll kann erstellt werden
Vorgehensweise im FM-Portal
Schritt 1: Schlüssel öffnen
Pfad zum Ausgangspunkt: Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit / Schlüssel - Schlüssel
Öffnen Sie den Datensatz des Schlüssels, den Sie als vernichtet melden möchten.
Schritt 2: Status ändern
Ă„ndern Sie im Bereich Status des SchlĂĽssels den Status auf VN | Vernichtet.
Leeren Sie die Felder im Bereich Ausgegeben an und Lagerung, da der SchlĂĽssel nicht mehr existiert.
Schritt 3: Vernichtungsdaten erfassen
Hinterlegen Sie im Bereich Vernichtung folgende Informationen:
Vernichtungsdatum: Tragen Sie das Datum ein, an dem der Schlüssel tatsächlich vernichtet wurde
Schlüssel vernichtet durch: Wählen Sie die Person aus, die für die Vernichtung verantwortlich war
Bemerkung (optional): Geben Sie ggf. zusätzliche Informationen ein (z.B. "Im Rahmen Umbau Gebäude A", "Defekt - Ersatz bestellt")
Schritt 4: Speichern
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Speichern.
Schritt 5: Vernichtungsprotokoll erstellen
Klicken Sie in der Arbeitsleiste auf Berichte und wählen Sie Vernichtungsprotokoll aus.
Eine PDF-Datei mit den Daten des SchlĂĽssels und der Vernichtungsinformationen wird erstellt.
PrĂĽfen Sie, ob alle Daten korrekt und aktuell sind. Falls nicht, aktualisieren Sie die Stammdaten und generieren Sie das Protokoll erneut.
Schritt 6: Protokoll ausfĂĽllen und unterschreiben
Option A: Digitale Unterschrift
FĂĽllen Sie das Protokoll digital aus und lassen Sie es von der verantwortlichen Person in ihrem PDF Viewer digital unterschreiben.
Option B: Manuelle Unterschrift
Drucken Sie das Protokoll aus, fĂĽllen Sie es aus und lassen Sie es von der verantwortlichen Person unterschreiben. Scannen Sie das unterschriebene Protokoll anschlieĂźend ein.
Schritt 7: Protokoll hochladen
Klicken Sie im Bereich Dokumente auf Dateien auswählen und wählen Sie das ausgefüllte und unterschriebene Vernichtungsprotokoll aus.
Klicken Sie auf Hochladen.
Der SchlĂĽssel ist nun als vernichtet gemeldet. Das Vernichtungsprotokoll ist als Nachweis hinterlegt.
Wichtige Hinweise
Die Vernichtung ist irreversibel - der Status kann nicht mehr zurĂĽckgesetzt werden
Das Vernichtungsprotokoll ist ein rechtliches Dokument und muss dauerhaft archiviert werden
Achten Sie darauf, dass der Schlüssel tatsächlich fachgerecht vernichtet wurde (nicht einfach entsorgt)
Bei der Vernichtung von GeneralhauptschlĂĽsseln oder hochsensiblen SchlĂĽsseln sollte ein Zeuge anwesend sein
Prüfen Sie vor der Vernichtung, ob der Schlüssel wirklich nicht mehr benötigt wird
Vernichtete SchlĂĽssel bleiben im System sichtbar (fĂĽr Statistiken und Revisionen)
Statistische Auswertungen
Vernichtete Schlüssel können in folgenden Berichten ausgewertet werden:
📄 Schlüsselbuch IC8614 – Gesamtübersicht inklusive vernichteter Schlüssel
📄 Auswertungen in eTASK.Schlüsselverwaltung IC1524 – Analyse von Vernichtungsgründen und -mustern
Nächste Schritte
Nach der Vernichtung:
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen – Falls Ersatzschlüssel benötigt werden
📄 Schlüssel und Zylinder beschaffen – Prüfen, ob der Mindestbestand unterschritten wurde
📄 Schlüsselrevision IC8613 – Bestand aktualisieren und dokumentieren
Das Vernichtungsprotokoll kann jederzeit im Bereich Dokumente des SchlĂĽsseldatensatzes heruntergeladen und eingesehen werden.