eTASK.FM-Beschaffung

IC7284 - FM-Bestellungen

Property-Management - Beschaffung/Einkauf - FM-Bestellungen

Verwalten Sie über die FM-Bestellungen alle Leistungen, die Sie von Dienstleistern beantragt haben. Sie können hier Auftraggeber- und Auftragnehmer Daten angeben sowie die anfallenden Kosten verwalten. Die FM-Bestellungen sind außerdem fest mit dem Rechnungsfreigabe-Workflow verbunden, sodass zur FM-Bestellung eingegangene Rechnungen hier angezeigt werden.

Konzept-Link-SymbolVerbundene Themen und Anleitungen

Formularaufbau

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

Bestellnummer Anzeige der Nummer der FM-Bestellung. Die Nummer wird automatisch dynamisch berechnet.
Bestellnummer manuell Tragen Sie hier eine manuelle Bestellnummer ein. Diese wird die automatisch erzeugte Bestellnummer ersetzen.
Gesellschaft * Auswahl der Gesellschaft, die die Bestellung erteilt.
Kostenstelle * Auswahl der zu belastenden Kostenstelle.
Auftragstext / Kommission * Eingabe eines Auftragstexts oder der Kommission.
Bemerkung Eingabe von Bemerkungen oder Hinweisen zur FM-Bestellung.
Vorgabe Jahresbudget für Bestellpositionen Anzeige des Jahresudgets, in deren Rahmen die FM-Bestellung erfolgt.
Priorität Auswahl der Priorität der FM-Bestellung.
Status Auswahl des Status der FM-Bestellung.
Angebotstermin Auswahl des Datums, an dem das Angebot eingegangen ist.
Bestellungsauslösung Auswahl des Datums, an dem die Bestellung an den Auftragnehmer gesendet wurde.
gewünschter Ausführungsbeginn (Vorgabe) Auswahl des Datums, an dem die bestellten Waren geliefert werden sollen.
zugesagter Ausführungsbeginn Auswahl des Datums, an dem die Bestellung tatsächlich geliefert wurde.
Nachtrag zu Auswahl der übergeordneten Bestellung. Der Bericht "Bestellung" wird um den Bereich "Bestellverlauf" ergänzt, in dem die übergeordnete Bestellung und deren Nachträge aufgeführt werden.
Bestellnummer FiBu Anzeige der Bestellnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. Diese Nummer wird beim Anlegen der Bestellung im Finanzbuchhaltungssystem automatisch hier eingetragen.
Einkäufergruppe Diese Funktion ist noch nicht fertiggestellt. Zukünftig: Anzeige / Auswahl der Einkäufergruppe, die die Bestellung getätigt hat. Statt an einen einzelnen Auftraggeber werden die E-Mails aus dem Workflow „FM-Bestellungen“ in diese Gruppe an eine Gruppen-E-Mail-Adresse geleitet. Damit können mehr als ein Auftraggeber den Workflow bedienen. Die Einkäufergruppe wird beim Import der FM-Bestellung aus SAP bezogen und hier automatisch hinterlegt.

Hier können Informationen zum Auftraggeber angegeben werden. Sie dienen unter anderem zur Unterstützung des Auftragnehmers, der über die hier eingetragene Lieferanschrift einsehen kann, wo er die von ihm angebotenen Leistungen erfüllen kann.

KundennummerEingabe der Kundennummer des Auftraggebers.
Ansprechpartner *Auswahl des Bestellers. Dieser wird auf der schriftlichen Bestellung als Ansprechpartner mit Telefonnummer angezeigt.
BestellerNamen des (internen) Ansprechpartners. Dieser erscheint nicht auf der schriftlichen Bestellung.
LieferanschriftAuswahl oder Eingabe der Lieferanschrift.
erzeugt aus UmzugAnzeige des Umzugs, für den die Bestellung angelegt wurde.
erzeugt aus ServiceticketWenn die FM-Bestellung aus einem Serviceticket erzeugt wurde, ist dieses hier verlinkt.

Vertrag und Workflow zu Vertrag (und Kategorie)

VertragAuswahl des Vertrags, in dessen Rahmen der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen liefert.
Workflow zu Vertrag (und Kategorie)Passenden Workflow zum gewählten Vertrag zuordnen

Informationen zum Auftragnehmer und zum Angebot können in diesem Infobereich eingegeben werden.

Auftragnehmer *Auswahl der Firma, die den Auftrag ausführt.
Ticketnummer des AuftragnehmersEingabe der Verwendungszwecknummer des Auftragnehmers.
AngebotAuswahl des Angebots des Auftragnehmers zur FM-Bestellung.
AngebotsnummerEingabe der Angebotsnummer des Auftragnehmers.
Abrechnung per Gutschrift *Angabe, ob die Abrechnung der FM-Bestellung als Gutschrift erfolgen soll.
ZahlungskonditionHier besteht die Möglichkeit, die die vereinbarte Zahlungskondition mit dem Kreditoren/Lieferanten wieder zu geben. Die Zahlungsfälligkeit kann beim Kreditoren hinterlegt werden, dann wird dieses Feld bei der Anlage direkt gefüllt.

Dieser Infobereich dient zum Erfassen von Informationen zum beschädigten Objekt. Sie helfen dem Auftragnehmer, sich auf die Arbeiten am Objekt vorzubereiten.

BeschreibungEingabe der Beschreibung des beschädigten Objekts.

Beträge

Kostenabschätzung netto [€] *Eingabe der Kostenabschätzung in Euro.
Budgetbelastung [€] *Anzeige der Summe aller Nettorechnungsbeträge in Euro.
Bestellwert netto [€] *Anzeige des Netto-Bestellwertes (Auftragsvolumen dieser Bestellung).
Summe Rechnungen netto [€] *Anzeige der Netto-Summe aller bisher gestellten Rechnungen zu dieser Bestellung.

Defintion der im Bestellschreiben anzuzeigenden Unterschriftsfelder für die vorliegende Bestellung.

ErstunterschriftAuswahl des Personenkreises, der die Erstunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt.
Zweitunterschrift nötig? *Angabe, ob die Zweitunterschrift notwendig ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht "Bestellung" um einen Bereich für die Zweitunterschrift erweitert.
ZweitunterschriftAuswahl des Personenkreises, der die Zweitunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt.

Weitere Daten zur FM-Bestellung werden hier hinterlegt.

GebäudeAuswahl des Gebäudes, auf das sich die FM-Bestellung bezieht.
GewerkAuswahl des Gewerks, auf das sich die FM-Bestellung bezieht.
KlassifizierungAuswahl der Klassifizierung der FM-Bestellung.

Hier können Dienstleister z. B. im Rahmen des Workflows Leistungsrückmeldungen zur vorliegenden FM-Bestellung verfassen. Es können nur Rückmeldungen in Höhe der in der Bestellung spezifizierten Leistungspositionen erstellt werden. Siehe IC1996.

Die Vertragsleistungen aus dem Katalog des Auftragnehmers können als Bestellungspositionen übernommen werden.

In dieser Liste sind die einzelnen Bestellpositionen der FM-Bestellung hinterlegt. Weitere Bestellpositionen können hinzugefügt werden.

Lieferungspositionen Summe

Lieferungen

Alle eingegangenen Rechnungen, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden, werden in diesem Infobereich angezeigt.

Diese Liste führt alle Instandhaltungsaufträge auf, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden. Somit lässt sich nachvollziehen, welche Instandhaltungsleistungen über die Bestellung angefordert wurden.

Diese Liste führt die vorhandenen Nachträge zur vorliegenden FM-Bestellung auf.

Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden.

Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.

Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber verwendet.

Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Auftraggeber und Innenrevision verwendet.

Bestellung (Anfrage)

Dieser Bericht erzeugt die FM-Bestellung als Brief. Er führt die Daten der Bestellung wie Kommission und Bestellpositionen auf. Die Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers werden direkt eingetragen, sodass der Bericht ausgedruckt und unmittelbar als Brief verschickt werden kann. Der Bericht kann nur dann abgerufen werden, wenn mindestens eine Bestellposition vorhanden ist. Für weitere Informationen siehe IC1958.

Der gleiche Bericht wie die Bestellung in Briefform nur mit der Faxnummer des Auftragnehmers zusätzlich.

Dieser Bericht führt alle gemeldeten Leistungen auf, die in der nächsten Teilabrechnung oder in der Schlussabrechnung abgerechnet werden. Er enthält Informationen zur Bestellung, zum Kreditor und Debitor und führt pro Leistungsrückmeldung die Position, Menge und Einheit, Kurztext, Einzelpreis, Zuschlag, Einzelpreis mit Zuschlag und den Nettogesamtpreis auf.

Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Das Abrechnungsblatt listet alle Leistungen, die über diese Bestellung abgerechnet wurden.

Ungeprüftes Abrechnungsblatt

Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Mithilfe dieses Berichts können Arbeitsnachweise bzw. Rapportzettel erstellt werden.

Diese Funktion kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Extras“ angerufen werden. Hiermit kann die FM-Bestellung als Bestellung im SAP-System erzeugt werden.

Diese Funktion kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Extras“ angerufen werden. GAEB-Ausschreibungdaten (X86) lassen sich über diese Funktion in den Datensatz der FM-Bestellung importieren, wenn noch keine Bestellpositionen zur FM-Bestellung angelegt wurden.

Diese Funktion kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Extras“ angerufen werden. Die Bestellung wird als GAEB-Datei heruntergeladen.

In diesem Infobereich wird hinterlegt, ob die FM-Bestellung durch die Innenrevision gegangen ist.

Innenrevision Prüfung *Anzeige, ob eine Innenrevision für diese Bestellung stattgefunden hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt.
Innenrevision PrüferAnzeige des Mitarbeiters, der die Innenrevision durchgeführt hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt.

Email Platzhalter Texte

Platzhaltertext 01Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.
Platzhaltertext 02Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.
Platzhaltertext 03Feld ist obsolet und nicht in Benutzung.

Wird als Aktion in der Bestellung verwendet, um aus Bestellpositionen eine vorlage für eine Lieferung anzulegen

Dynamische Merkmale In dieser JSON-Spalte werden technisch kundenspezifisch frei konfigurierbare dynamische Merkmale zum jeweiligen Datensatz gespeichert

Über diese Funktion lässt sich eine Rechnung im Gutschriftsverfahren für die zugeordneten Bestellpositionen erzeugen. Dazu muss der Kreditor am Gutschriftsverfahren teilnehmen, die Bestellung für die Abrechnung per Gutschriftsverfahren gekennzeichnet sein, die Bestellposition zur Abrechnung freigegeben und noch nicht abgerechnet sein.

Liste IH_AUFTRAGSPLAN_T

Diese Funktion ist in der Arbeitsleiste unter Extras aufrufbar. Es wird eine Bestellposition zur FM-Bestellung angelegt, basierend auf den Angaben aus der FM-Bestellung. Alle Felder können anschließend auch angepasst werden.

Dieser Bericht zeigt die Änderungshistorie des Datensatzes. Er kann über die Arbeitsleiste unter dem Button "Berichte" aufgerufen werden.

Dient im Handwerkerportal dazu, eine Bestellung am Workflow vorbei sofort zu beenden. Direkt beenden

Mit dieser Aktion kann eine bereits abgeschlossene Bestellung für das Handwerkerportal reaktiviert werden, wenn z.B. irrtümlich eine Schlußabrechnung erstellt wurde, oder Folgearbeiten erst nac Abschluss bekannt werden.