Was leistet eTASK Inventur - Übersicht
Warum Inventur durchführen?
Die Inventur dient der vollständigen Erfassung und Bewertung des Anlagevermögens eines Unternehmens. Sie schafft Transparenz über vorhandene Wirtschaftsgüter und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen im Facility Management.
Nutzen für Ihr Unternehmen
Eine strukturierte Inventur mit eTASK bietet folgende Vorteile:
Transparenz und Kontrolle
Vollständiger Überblick über alle Inventargegenstände und deren Standorte
Nachvollziehbare Historie von Veränderungen und Bewegungen
Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten
Wirtschaftliche Vorteile
Vermeidung unnötiger Neuanschaffungen durch bessere Übersicht
Optimierte Nutzung vorhandener Ressourcen
Fundierte Grundlage für Investitionsentscheidungen
Abgleich mit der Anlagenbuchhaltung zur Vermeidung von Differenzen
Betriebliche Effizienz
Schnelles Auffinden benötigter Gegenstände
Vereinfachte Umzugs- und Neuorganisationsprozesse
Effiziente Wartungsplanung für technische Anlagen
Optimierte Raumnutzung durch genaue Bestandserfassung
Compliance und Rechtssicherheit
Erfüllung handelsrechtlicher Anforderungen
Nachweis über Bestand und Wert des Anlagevermögens
Dokumentation für Versicherungen und Prüfungen
Rechtliche Grundlagen
Inventurpflicht nach Handelsrecht
Nach § 240 HGB (Handelsgesetzbuch) ist jeder Kaufmann verpflichtet, bei Gründung seines Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Verzeichnis sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen (Inventar).
Die Inventur im Sinne der eTASK-Lösung bezieht sich ausschließlich auf die körperliche Bestandsaufnahme des Anlagevermögens. Dies umfasst:
Betriebsausstattung und Einrichtungsgegenstände
IT-Ausstattung und technische Geräte
Gebäudetechnische Anlagen
Maschinen und Werkzeuge
Hinweis: eTASK Inventur ist keine Lösung für die Inventur von Waren im Einzelhandel oder Mengenerfassungen von gleichartigen Gütern.
Inventurarten und -verfahren
Das Handelsrecht erlaubt verschiedene Inventurverfahren:
Stichtagsinventur / Folgeinventur
Bestandsaufnahme zu einem festen Stichtag (üblicherweise Bilanzstichtag)
Zeitraum: maximal 10 Tage vor bis 10 Tage nach dem Bilanzstichtag
Regelmäßige Vollerfassung zum Bilanzstichtag
Überprüfung und Aktualisierung des Bestands
Identifikation von Abgängen und nicht mehr vorhandenen Gegenständen
📄 Folgeinventur durchführen IC12583
Permanente Inventur
Kontinuierliche Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr
Jeder Gegenstand muss mindestens einmal jährlich erfasst werden
Besonders geeignet für größere Liegenschaften und verteilte Standorte
Erfassung bei Umzügen, Neuanschaffungen und Aussonderungen im laufenden Betrieb
Durchgängige Aktualität der Bestandsdaten
📄 Permanente Inventur mit eTASK IC12578
Die Wahl des geeigneten Verfahrens sollte mit Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden.
Was leistet eTASK Inventur?
Kernfunktionen
eTASK Inventur bietet eine durchgängige Lösung für die körperliche Bestandsaufnahme von Anlagevermögen:
Mobile Erfassung
Intuitive App-Lösung für Tablets und Smartphones
Barcode, QR-Code und RFID-Unterstützung
Online- und Offline-Erfassung möglich
Foto-Dokumentation direkt am Objekt
Strukturierte Datenerfassung
Hierarchischer Objektkatalog nach Objekttypen
Matchcode-System für standardisierte Erfassung
Verknüpfung mit Raumstruktur (Standort, Gebäude, Etage, Raum)
Flexible Zuordnung zu Kostenstellen und Personen
Abgleich mit Anlagenbuchhaltung
Import von Daten aus der Finanzbuchhaltung
Zuordnung körperlicher Inventare zu Anlagepositionen
Identifikation von Differenzen zwischen körperlichem und buchhalterischem Bestand
Export für Rückmeldung an das ERP-System
📄 Anlagenbuchhaltung anbinden IC8302
Auswertung und Reporting
Übersicht nicht gefundener Objekte
Inventurhistorie mit vollständiger Nachverfolgbarkeit
Raumweise Bestandslisten
Statusberichte nach Objekttypen
Typische Einsatzszenarien
Erstinventur
Vollständige Neuerfassung aller Inventargegenstände in einer Liegenschaft. Aufbau der Datengrundlage für künftige Bestandsführung. 📄 9 Schritte zur erfolgreichen Erstinventur IC12547
Stichtagsinventur / Folgeinventur
📄 Folgeinventur durchführen IC12583
Permanente Inventur
📄 Permanente Inventur mit eTASK IC12578
Wareneingang
Erfassung neuer Gegenstände bei Anlieferung. Sofortige Aufnahme ins System mit Barcode-Kennzeichnung. Vermeidung von "verlorenen" Neuanschaffungen. 📄 Wareneingang organisieren und erfassen IC12535
Welches Ergebnis können Sie erwarten?
Nach der Erstinventur
Am Ende einer erfolgreichen Erstinventur verfügen Sie über:
Vollständiges Inventarverzeichnis
Jeder erfasste Gegenstand mit eindeutiger Barcode-Kennzeichnung
Strukturierte Zuordnung nach Objekttyp und Matchcode
Genaue Verortung in der Raumstruktur
Digitale Bestandsführung
Zentrale Datenbasis für alle Inventare
Jederzeit abrufbare Informationen zu Standort und Status
Grundlage für weitere Facility-Management-Prozesse
Transparenz über Differenzen
Identifikation von Gegenständen ohne Buchungsposition
Aufdeckung von Buchungspositionen ohne körperlichen Gegenstand
Grundlage für Klärung und Korrektur
Nach Folgeinventuren
Regelmäßige Inventuren liefern:
Aktuelle Bestandsdaten
Stets aktueller Überblick über vorhandene Gegenstände
Dokumentation von Bewegungen und Standortänderungen
Nachvollziehbare Historie
Identifikation von Verlusten
Liste nicht mehr auffindbarer Gegenstände
Zuordnung zu Verantwortlichen (bei personalisiertem Inventar)
Grundlage für Nachforschung oder Ausbuchung
Optimierungspotenziale
Erkennung ungenutzter oder wenig genutzter Gegenstände
Identifikation von Beschaffungsbedarf
Basis für Raumoptimierung und Umorganisation
Integration in weitere Prozesse
Die Inventurdaten bilden die Grundlage für:
Instandhaltungsmanagement: Zuordnung von Wartungen zu inventarisierten Objekten
Umzugsmanagement: Vollständige Erfassung umzuziehender Gegenstände
Arbeitsplatzmanagement: Ausstattungsübersicht pro Arbeitsplatz
Raumplanung: Belegung und Kapazitätsauslastung
Kostenstellenrechnung: Zuordnung von Anlagevermögen zu Kostenstellen
Voraussetzungen
Bevor Sie mit der Inventur beginnen, sollten folgende Punkte geklärt sein:
Technische Voraussetzungen
Zugang zum eTASK Portal (gehostet oder eigene Installation)
Aktivierte Lizenz für eTASK Inventur
Mobile Endgeräte (Tablets/Smartphones) mit installierter eTASK App
Scanner-Geräte oder integrierte Kamera-Scanner
Organisatorische Voraussetzungen
Definierte Zuständigkeiten für die Inventur
Festlegung des Inventurverfahrens (nach Abstimmung mit Steuerberater)
Klärung der zu inventarisierenden Objektarten
Verfügbarkeit von Raumlisten
Berechtigungen
Portal-Zugang für beteiligte Personen
Rechtegruppe "eTASK.Inventur (Bearbeiten)" oder "eTASK.Inventur (Administration)"
Nächste Schritte
Für den erfolgreichen Start mit eTASK Inventur empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
9 Schritte zur Erstinventur kennenlernen
Strukturierte Anleitung von der Planung bis zum ersten Ergebnis
Objektkatalog planen
Definition der Objekttypen-Hierarchie
Raumliste vorbereiten
Import und Strukturierung der Liegenschaftsdaten
Team einweisen
Schulung der Inventur-Teams