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Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen

Erfassen Sie in dieser Tabelle Ihre Eingangsrechnungen. Somit ermöglichen Sie nicht nur eine transparente Verwaltung Ihrer Ausgaben. Die Beträge werden beispielsweise entsprechend Ihren Einstellungen in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Eingangsrechnungen bilden zudem die Grundlage für eine Reihe von weiteren Aktivitäten. Der Rechnungseingangsworkflow beispielsweise ist fester Bestandteil von eTASK.Kostenerfassung und kann nach abgeschlossener Erfassung der Eingangsrechnung gestartet werden. Ein anderes Beispiel: Verwenden Sie eTASK.Zahlungsverkehr, um Ihre freigegebenen Zahlungen automatisch und zuverlässig abzuwickeln.

Formularhilfe

Workflow Eingangsrechnung

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

IncommingInvoiceNew Control

Es öffnet sich eine Eingabemaske zur Erfassung einer neuen Eingangsrechnung. Wird die Eingabemaske geschlossen, ohne dass Daten übernommen wurde, schließt schließt sich die Engabemaske incl. des im Hintergrund geöffneten Webforms

Eingangsrechnung

Jahr	Eingabe des Jahrs, in dem die Rechnung in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet wird
Gesellschaft	Auswahl der Gesellschaft, der die Rechnung zuzuordnen ist.
Belegnummer	Anzeige der Belegnummer für die interne Verrechnung. Diese Belegnummer wird automatisch generiert und systemweit eingesetzt, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren. Zudem wird sie in das gescannte Rechnungsdokument auf jeder Seite oben links eingefügt.
Freigabe am	Anzeige des Datums, an dem die Rechnung zur Zahlung freigeben wurde.
Bearbeiter	Hier findest du die Kontaktdaten des Bearbeiters.

Rechnungsdokument (hier klicken)

Hier ist eine Vorschau der zugeordneten PDF-Datei hinterlegt. So kann diese eingesehen werden, ohne sie herunterzuladen.

Beträge

Die Rechnungsbeträge können in diesem Infobereich angegeben werden.

Netto [€]	Anzeige des Nettorechnungsbetrags in Euro.
Vorsteuer [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.
Brutto [€]	Anzeige des Bruttorechnungsbetrags in Euro.
Ʃ Minderungen u. Umbuchungen (brutto) [€]	Anzeige der Bruttosumme aller Minderungen und Umbuchungen in Euro.
Skonto (brutto) [€]	Anzeige des Bruttobetrages des Skontos in Euro.

Rechnungsinformationen

Genaue Informationen zur Rechnung können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

interne ID (Data ID)	Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet.
Kreditor	Auswahl des Kreditors
Rechnungsnummer	Eingabe der Rechnungsnummer des Kreditors.
Rechnungsdatum	Eingabe des Erstellungsdatums der Rechnung.
Gesamt-Brutto [€]	Eingabe des Bruttobetrages der Rechnung. Dies ist ein Kontrollfeld zur Prüfung, ob die Summe der Bruttobeträge der Teilleistungen mit dem Rechnungsbrutto übereinstimmt. Die Prüfung erfolgt bei der Freigabe der Rechnung. Bei Abweichungen muss eine Korrektur bei den Teilleistungsbeträgen erfolgen.
geleistete Anzahlungen	Geleistete Anzahlungen
Zahlbetrag [€]	Zahlbetrag wenn unterschiedlich vom Bruttobetrag.
Bankverbindung des Kreditors	Auswahl der Bank, die das Konto betreut, auf das der Betrag gebucht werden soll. Nach Auswahl der Bank werden die Bankverbindungsinformationen des Kreditors automatisch bezogen und angezeigt.
Zahlung durch Lastschrift	Angabe, ob der Rechnungsbetrag vom Kreditor per Lastschrift eingezogen wird.
Betreff	Eingabe des Betreffs der Rechnung. Wird kein Betreff eingegeben, wird die Firmenbezeichnung des Kreditors als Betreff verwendet.
Bemerkung zur Rechnung	Eingabe von Bemerkungen oder Hinweisen zum Rechnungsvorgang.
Zahlungsbedingungen	ZAHLUNGSBEDINGUNGEN

Zahlungsinformation

Betrag offen [€]	Betrag offen [€]
Ausgeglichen [€]	Anzeige der Summe der bisher gezahlten Beträge, Minderungen und Umbuchungen.
Ausgeglichen mit Skonto	Angabe, ob die Zahlung mit Skontoabzug erfolgt. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden bei der automatischen Zahlungszuordnung sowohl der Betrag mit als auch ohne Skonto in Betracht gezogen. Dieses Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn im Datensatz des Kreditors das Kontrollkästchen "Skonto immer abziehen" aktiviert ist. Es wird allerdings nicht wieder überschrieben, wenn die Einstellung manuell geändert wird. Diese Einstellung wird bei der automatischen Zahlungszuordnung überprüft und abhängig vom tatsächlich gezahlten Betrag ggf. angepasst. Abhängig von dieser Einstellung wird der Rechnungsbetrag in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet (mit oder ohne Skonto).
Ausgeglichen am	Anzeige des Datums, an dem die Rechnung ausgeglichen wurde.
Zahlungsstopp	Wann der "Zahlungsstopp" aktiviert ist, ist die Eingangsrechnung für den Zahlungslauf gesperrt.
Bankkonto der Gesellschaft	Wenn das Bankkonto nicht definiert ist, wird für die Überweisung das Standard Konto der Gesellschaft benutzt.

Termine

Weitergehende Informationen zu den Terminen finden Sie in den jeweiligen Infobereichen.

Eingangsdatum	Eingabe des Datums, an dem die Rechnung eingegangen ist.
Zahlungstermin	Auswahl des Datums, bis zu dem die Rechnung beglichen werden muss.
Buchungsdatum	Wann die Leistung erbracht wurde
Exportiert am	Anzeige des Datums, an dem der Export nach DATEV erfolgt ist.
Dauerschuldrechnung	Angabe, ob es sich um eine Dauerschuldrechnung (Original bzw. Vorlage) handelt.
Erstellt aus Dauerschuldrechnung (Belegnummer):	Anzeige der Belegnummer der Dauerschuldrechnung, aus der diese Rechnung erstellt wurde.

Skonto

Hier werden die Skontobeträge gezeigt. Das Skonto kann pro Teilleistung individuell festgelegt werden.

Skontoabzug bis	Eingabe des Zahlungsdatums, bis zu dem Skonto gewährt wird.
Skontosatz [%] (Vorgabe)	Eingabe des Skontosatzes in Prozent.
Netto [€]	Anzeige des Nettobetrags des Skontos.
VSt. [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.

Teilleistungen/Rechnungspositionen

Hier können Rechnungspositionen der Rechnung erstellt und zugeordnet werden.

Rechnungszuordnung

Rechnung zum Vertrag	Auswahl des Vertrages, dem die Rechnung zugeordnet wurde.
Rechnung zur Bestellung	Auswahl der Bestellung, der die Rechnung zugeordnet wurde. Falls die Rechnung zu einer Bestellung zugeordnet wurde, und es sich um eine einzige oder Abschlussrechnung handelt, kann die Bestellung abgeschlossen werden.

Prüfung auf Betriebskostenumlage

In diesem Bereich werden die Nettobeträge der Rechnungspositionen summiert, die umlagefähig bzw. nicht umlagefähig sind. Die Beträge werden in Euro angezeigt.

Mahnstatus

Mahnstufe	Geben Sie an dieser Stelle die Mahnstufe für diese Eingangsrechnung ein.
Mahndatum	Wählen Sie hier das Datum der zuletzt eingegangenen Mahnung für diese Rechnung aus.

Minderungen

Zuordnungen der Kontoauszüge

In diesem Bereich werden die Kontobuchungen angezeigt, die der Rechnung zugeordnet sind.

Umbuchungen

Umlagefähigkeit/Betriebskostenrelevanz

WorkflowButtons

Die Workflow-Buttons können genutzt werden, um den Workflow zu steuern. Die Buttons sind dieselben, die oben im Bereich "Workflow" angezeigt werden.

Kommentare

Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Datensatz hinterlassen werden können.

Dokumente

Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, können hier hochgeladen werden. Auch das gescannte Rechnungsdokument ist hier hinterlegt. In dieses wird automatisch die Belegnummer der Rechnung auf jeder Seite oben links eingefügt.

Rechnungsdokument

Rechnungsdokument	Original-Dokument zur Rechnung
Empfangen als E-Mail	Empfangen als E-Mail

Periodisch wiederkehrende Termine erstellen

In diesem Bereich können periodisch wiederkehrende Termine zu dieser Eingangsrechnung erstellt werden. Geben Sie dazu das Datum der nächsten und der letzten Rechnung an und wählen Sie einen Wiederholungsturnus (z.B. "1") und Zeitraum (z.B. "Monat) aus. Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn die Eingangsrechnung im Infobereich "Termine" als "Dauerschuldrechnung" markiert wurde.

Termine der geplanten Rechnungen

Storno

Storno Buchungsdatum	Stornobuchungen werden im Buchungsmonat erstellt
Grund der Stornierung	Grund der Stornierung

Export in FiBu-System

Export FiBu	Angabe, ob die Rechnung ins Finanzbuchhaltungssystem exportiert werden soll.
FiBu-Belegnummer	Anzeige der FiBu-Belegnummer
Buchungsdatum	Hier kannst du das Datum der Buchung angeben.
FiBu-Importdatum	Anzeige des FiBu-Importdatums

Bearbeitungshinweise

Prüfhinweise

Anzeige der Ergebnisse diverser Prüfroutinen im Rahmen der Rechnungserfassung und -bearbeitung.

Zahlungslauf

Anzeige des Zahlungslaufes, dem die Rechnung zugeordnet wurde.

manuelle Workflowsteuerung

Ticketnummer	Anzeige der Ticketnummer
Freigeber	Auswahl des Freigebers im Rechnungseingangsworkflow.
1. Prüfer	Auswahl des 1. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.
2. Prüfer	Auswahl des 2. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.
3. Prüfer	Auswahl des 3. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.

Freigaben

Frei für Freigabeworkflow	Angabe, ob die Rechnung in den Rechnungsfreigabeworkflow übergeben werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erfolgt der Start des Rechnungsfreigabeworkflows für die Rechnung automatisch, sobald die Rechnungserfassung abgeschlossen wurde.
Frei für Zahlungslauf	Angabe, ob die Rechnung in einen Zahlungslauf übergeben werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erfolgt die Zuordnung der Rechnung zum Zahlungslauf automatisch, sobald die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Siehe IC1937.
Frei für FiBu-Export	Angabe, ob die Rechnung für den Export in das externe Finanzbuchhaltungssystem freigegeben ist. Beim nächsten Export wird die Rechnung zum Export zur Verfügung gestellt.
Erfassung abgeschlossen	Angabe, ob die Rechnungserfassung abgeschlossen ist. Nur abgeschlossene Rechnungen können in den Rechnungsfreigabeworkflow und den Zahlungsverkehr übergeben werden.

Zahlungsfreigabe

Unter „Berichte“ in der Arbeitsleiste wird der Bericht „Zahlungsfreigabe“ aufgerufen.

Journalbuchung

Buchungsjournal

Rechnungsminderung

In der Arbeitsleiste unter "Extras" gibt es die Möglichkeit, eine Minderung des Rechnungsbetrags zu erfassen. Weitere Informationen im SupportCenter unter IC1456.

Zahlung Stop / Start

In der Arbeitsleiste unter "Extras" kann ein Zahlungsstopp zu einer Rechnung eingerichtet werden. Die Rechnung kann dann keinem Zahlungslauf zugeordnet werden. Der Zahlungsstopp kann an gleicher Stelle wieder aufgehoben werden. Weitere Informationen dazu im SupportCenter unter IC2281 und IC2280.

Rechnung löschen

Wenn die Rechnung noch nicht im Buchungsjournal festgeschrieben ist, kann sie über die Arbeitsleiste unter "Rechnung löschen" gelöscht werden. Diese Funktion kann auch für einzelne Gesellschaften deaktiviert werden. Es ist also möglich, dass diese Funktion für einige Rechnungen angezeigt wird und für andere Rechnungen nicht.

Buchungsjournal - Konten

Position auf Kostenstellen verteilen

In der Arbeitsleiste unter "Extras" kann eine bereits angelegte Teilleistung/Rechnungsposition mithilfe einer Kostenverteilungsformel auf mehrere Kostenstellen verteilt werden. Weitere Informationen im SupportCenter unter IC1449.

Eingangsrechnungen

Support Center