In 4 Schritten die eTASK-Schnittstellen für einen Datentransport vorbereiten

Mit den Schnittstellen in eTASK verbinden Sie Ihr CAFM-System mit externen Datenquellen und Drittsystemen. eTASK bietet über 20 Schnittstellen für unterschiedlichste Integrationsszenarien: vom manuellen Excel-Datenimport über die REST-API und den Message Broker bis hin zu spezialisierten Anbindungen an SAP, DATEV, LDAP, IoT-Sensoren, CAD-Systeme und viele weitere Systeme. Dieser Artikel gibt Ihnen eine allgemeine Einführung in den Datenimport und -export. Die spezifischen Konfigurationsdetails der einzelnen Schnittstellen finden Sie in den jeweiligen Detailartikeln.

Vorbereitende Tätigkeiten

Nutzungsziel bestimmen

Zum Start ist es sinnvoll zu klären, welche Schnittstellen Sie benötigen und welche Datenflüsse zwischen eTASK und Ihren Drittsystemen abgebildet werden sollen. Je nach Ergebnis können dann die entsprechenden konkreten Schritte durchgeführt werden.

Beispiele für mögliche Nutzungsszenarien:

• Personaldatenimport – Automatischer Import von Mitarbeiterdaten aus HR-Systemen (SAP HCM, Microsoft Entra ID, CSV-Dateien)

• Excel-Datenimport – Einmaliger oder regelmäßiger Massenimport von Stammdaten (Gebäude, Räume, Objekte) über strukturierte Excel-Dateien

• SAP-Schnittstelle – Integration mit SAP für FM-Bestellungen, Kreditoren und Rahmenverträge

• LDAP / Microsoft Entra ID – Authentifizierung und Benutzerabgleich mit Verzeichnisdiensten

• FiBu-Export / DATEV – Export von Buchungsdaten und Sollstellungen in die Finanzbuchhaltung

• CAFM-Connect – Standardisierter Austausch von Flächendaten gemäß CAFM-Connect-Standard

• REST-API – Programmatische Anbindung von Drittsystemen über die eTASK-Webservice-API

• Message Broker – Ereignisgesteuerte Integration über Szenarien, Konnektoren und Endpunkte

• IoT-Sensoren – Empfang von Sensordaten über MQTT

• Microsoft Exchange – Synchronisation von Raumreservierungen

• Samsara – IoT-Integration für Fuhrpark und Fahrzeugtelematik
  

Rechte und Voraussetzungen prüfen

Legen Sie zunächst die Zuständigkeiten im Team fest. Schnittstellenkonfigurationen erfordern in der Regel Administratorrechte. Eine Anleitung für die Rechtevergabe finden Sie hier: 📄 Gruppen und Rechte IC10399

Hinweis: Fehlende Rechte führen häufig dazu, dass Inhalte nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind. Schnittstellenkonfigurationen sind im Regelfall nur für Administratoren sichtbar.

Weitere Daten und Voraussetzungen, die vor der Inbetriebnahme geklärt werden müssen:

- Klärung der Datenquellen und Datenformate (CSV, XML, Excel, API-Endpunkte)
- Verfügbarkeit der Zugangsdaten zu den Fremdsystemen (Benutzername, Passwort, Verbindungsparameter)
- Klärung eines Dateiablageorts für Import-/Exportdateien, auf den der eTASK-Server zugreifen kann (bei dateibasierten Schnittstellen)
- Abstimmung der Feldzuordnungen (Mapping) zwischen den Quell- und Zielsystemen

Optional:

- Gesellschaften/Mandanten müssen angelegt sein, wenn Daten mandantenspezifisch importiert werden sollen <!-- TODO: Link -->
- Timer-Jobs müssen auf dem Server aktiv sein, wenn automatisierte Import-/Exportaufgaben zeitgesteuert laufen sollen
- Plugins müssen installiert sein, wenn kundenspezifische Schnittstellen genutzt werden sollen (z. B. individuelle Personaldatenimport-Plugins)

1.) Grundlegende Schnittstellenkonfiguration in der Systemsteuerung

Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen sind, kann mit der tatsächlichen Konfiguration der Schnittstellen begonnen werden.

Die Schnittstellenkonfigurationen finden Sie unter:

Pfad: Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen

Überblick über die verfügbaren Schnittstellen

Weitere Schnittstellen:

Für jede Schnittstelle müssen die spezifischen Verbindungsparameter und Konfigurationseinstellungen im jeweiligen Bereich hinterlegt werden. Einige Schnittstellen benötigen zudem auch programmatische Anpassungen.

Hinweis: Nicht alle Schnittstellen müssen konfiguriert werden. Richten Sie nur die Schnittstellen ein, die für Ihre Anforderungen relevant sind. Die meisten Kunden starten mit dem Personaldatenimport und/oder Excel-Datenimport und erweitern schrittweise.

2.) Datenimport konfigurieren und durchführen

Unabhängig von der konkreten Schnittstelle folgt der Datenimport in eTASK einem einheitlichen Grundprinzip. In diesem Schritt werden die allgemeinen Mechanismen erläutert, die für alle importierenden Schnittstellen gelten.

Importmethoden im Überblick

Excel-Datenimport (manuell)

Der Excel-Datenimport ist der einfachste Weg, Daten in eTASK zu importieren. Er steht an fast allen Tabellen im Portal zur Verfügung und eignet sich besonders für die initiale Befüllung des Systems oder gelegentliche Massenaktualisierungen.

Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Excel Datenimport

Vorgehensweise:

1. Vorlage herunterladen – Laden Sie die Excel-Vorlage für den gewünschten Datentyp herunter

2. Daten eintragen – Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Daten

3. Import durchführen – Laden Sie die ausgefüllte Datei über den Excel-Datenimport hoch

4. Ergebnis prüfen – Kontrollieren Sie die importierten Daten im jeweiligen Modul

Automatisierte Import-Aufgaben

Für regelmäßige, zeitgesteuerte Importe stehen automatisierte Import-Aufgaben zur Verfügung.

Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Automatisierte Import-Aufgaben

Jede Import-Aufgabe wird über ein individuelles Plugin gesteuert, das die Verarbeitung der Daten übernimmt. Damit die Importaufgabe ausgeführt werden kann, muss der entsprechende Timer-Job aktiv sein.

Jede Import-Aufgabe bietet die Schaltfläche „Manuell ausführen", mit der die Aufgabe bei Bedarf von Hand gestartet oder im Rahmen der Inbetriebnahme getestet werden kann.

Staging-Tabellen und Verarbeitungsprinzip

Die meisten Schnittstellen-Plugins verwenden sogenannte Staging-Tabellen (Präfix IF_), in die die Rohdaten zunächst importiert werden. Von dort werden die Daten dann in die eigentlichen eTASK-Tabellen übernommen. Dies ermöglicht:

• Validierung der Daten vor der Übernahme

• Fehlerprotokollierung bei ungültigen Datensätzen

• Nachvollziehbarkeit des Importvorgangs

• Saubere Trennung zwischen Import und Verarbeitung

Feldzuordnung (Mapping)

Für viele Schnittstellen muss eine Feldzuordnung (Mapping) zwischen den Quellfeldern des Fremdsystems und den Zielfeldern in eTASK definiert werden. Die zentrale Mapping-Konfiguration finden Sie unter:

Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Mapping

Allgemeine Hinweise zum Datenimport

• Testlauf zuerst: Führen Sie neue Importe zunächst in einer Testumgebung oder mit einem kleinen Datensatz durch

• Pflichtfelder beachten: Jede Tabelle hat Pflichtfelder, die beim Import gefüllt sein müssen

• Codierungen prüfen: Bei CSV-Dateien achten Sie auf die richtige Zeichencodierung (UTF-8 empfohlen)

• Zugangsdaten: Bei serverbasierten Schnittstellen müssen die Zugangsdaten zum Fremdsystem unter Globale Basisdaten → Anmeldungen hinterlegt sein

Hinweis: Die konkreten Importkonfigurationen für jede einzelne Schnittstelle finden Sie in den jeweiligen Detailartikeln unter Schritt 4.

3.) Datenexport und Finanzbuchhaltung

eTASK bietet verschiedene Möglichkeiten, Daten aus dem System zu exportieren – sowohl manuell als auch automatisiert.

Exportmethoden im Überblick

Excel-Export

Aus nahezu jeder Listenansicht und Auswertung in eTASK können Daten direkt als Excel-Datei exportiert werden. Dies ist die einfachste Methode für Ad-hoc-Auswertungen und Datenweitergabe.

FiBu-Export

Der FiBu-Export ermöglicht die Übergabe von Buchungsdaten aus eTASK an die Finanzbuchhaltung.

Typische Exportdaten:

• Sollstellungen aus dem Vertragsmanagement

• Rechnungsdaten aus der Kostenerfassung

• Buchungssätze für DATEV oder andere FiBu-Systeme

Automatisierte Export-Aufgaben

Analog zu den Import-Aufgaben können auch Exporte automatisiert und zeitgesteuert durchgeführt werden.

Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Automatisierte Export-Aufgaben

Jede Export-Aufgabe wird über ein individuelles Plugin gesteuert. Die Schaltfläche „Manuell ausführen" steht auch hier zur Verfügung, um den Export testweise auszulösen.

Allgemeine Hinweise zum Datenexport

• Berechtigungen: Exportierte Daten unterliegen dem Rechtekonzept des angemeldeten Benutzers

• Datenformate: Je nach Schnittstelle stehen unterschiedliche Formate zur Verfügung (Excel, CSV, XML, DATEV, JSON)

• Zeitsteuerung: Automatisierte Exporte werden über Timer-Jobs gesteuert – stellen Sie sicher, dass diese aktiv sind

• Ablageort: Bei dateibasierten Exporten muss ein Verzeichnis konfiguriert sein, auf das der eTASK-Server Schreibzugriff hat

Hinweis: Die konkreten Exportkonfigurationen für jede einzelne Schnittstelle finden Sie in den jeweiligen Detailartikeln unter Schritt 4.

4.) Erweiterte Integrationen: Schnittstellenspezifische Konfiguration

Jede Schnittstelle in eTASK hat individuelle Besonderheiten, Konfigurationsanforderungen und Einsatzzwecke. Während die allgemeinen Prinzipien für Datenimport (Schritt 2) und Datenexport (Schritt 3) übergreifend gelten, erfordern die einzelnen Schnittstellen jeweils eine spezifische Einrichtung.

Die folgenden Detailartikel beschreiben die Konfiguration und Inbetriebnahme der jeweiligen Schnittstelle im Detail. Die Schnittstellen lassen sich grob in folgende Kategorien einteilen:

Authentifizierung & Benutzerverwaltung

Schnittstellen, die den Benutzerabgleich und die Anmeldung am Portal steuern:

• Erweiterte Integration: LDAP – Benutzerauthentifizierung über Verzeichnisdienste (Active Directory, OpenLDAP)

• Erweiterte Integration: Microsoft Entra ID – Cloud-basierte Benutzerverwaltung und Personaldatenimport aus Microsoft 365 / Azure

• Erweiterte Integration: SAML – Single Sign-On (SSO) für die Portalanmeldung

Datenimport aus Fremdsystemen

Schnittstellen für den regelmäßigen oder einmaligen Datenimport:

• Erweiterte Integration: Personaldatenimport – Mitarbeiterdaten aus HR-Systemen (CSV, Staging-Tabellen, Timer-Job)

• Erweiterte Integration: SAP – Integration mit SAP ERP (FM-Bestellungen, Kreditoren, Rahmenverträge)

• Erweiterte Integration: REG-IS – Regulatorische Anforderungen und Betreiberverantwortung

Datenexport & Finanzbuchhaltung

Schnittstellen für den strukturierten Datenexport:

• Erweiterte Integration: DATEV – FiBu-Export (Buchungssätze, Sollstellungen)

• Erweiterte Integration: CAFM-Connect – Standardisierter Flächendatenaustausch gemäß GEFMA-Standard

Programmatische Schnittstellen

Technische Schnittstellen für die Anbindung von Drittsystemen:

• Erweiterte Integration: REST-API – Die zentrale Webservice-Schnittstelle (JSON/HTTPS)

• Erweiterte Integration: Webservice API (SOAP) – Legacy-SOAP-Webservices

• Erweiterte Integration: CORS – Browser-Sicherheitskonfiguration für die REST-API

Asynchrone Integration & Messaging

Schnittstellen für ereignisgesteuerten Datenaustausch:

• Erweiterte Integration: Message Broker – RabbitMQ/AMQP-basierte Integration (Szenarien, Konnektoren, Endpunkte)

• Erweiterte Integration: Konnektoren – Individuelle Integrationsmodule (z. B. Kaba Exos, Zeiterfassung)

Gebäude & Infrastruktur

Schnittstellen für gebäudebezogene Daten und Visualisierung:

• Erweiterte Integration: CAD – Anbindung von CAD-Zeichnungen (DWG/DXF) an Gebäude und Räume

• Erweiterte Integration: Imaging – Dokumentenverarbeitung (Barcode, OCR, Bildkonvertierung)

• Erweiterte Integration: MapBox – Geodaten, Kartendarstellung und GeoJSON-Import

• Erweiterte Integration: IoT-Sensoren – Empfang von Sensordaten über einen MQTT-Broker

Spezialisierte Fachsysteme

Schnittstellen für die Anbindung an branchenspezifische Systeme:

• Erweiterte Integration: Microsoft Exchange – Synchronisation von Raumreservierungen mit Exchange-Kalendern

• Erweiterte Integration: Bizycle – Anbindung an Bizycle Branchensuite FM

• Erweiterte Integration: Samsara – IoT-Integration für Fuhrpark (Fahrzeugtelematik)

Hinweis: Für viele der erweiterten Integrationen ist eine enge Abstimmung mit dem eTASK-Support oder dem Implementierungspartner erforderlich. Kontaktieren Sie uns bei Bedarf gerne. In den nächsten Schritten finden Sie Informationen zu den konkreten Schnittstellen.

Nächste Schritte:

📄 Integration: LDAP IC12643

📄 Integration: REST API IC12646

📄 Integration: SAML IC12648

📄 Integration: DATEV IC12645

📄 Integration: IoT Sensoren IC12649

📄 Integration: Samsara IC12650

📄 Integration: SAP IC12644