Im Modul eTASK.Desksharing können Arbeitsplätze als Shared Desks bereitgestellt werden, die von mehreren Mitarbeitenden zu unterschiedlichen Zeiten gebucht werden können. Über eine Buchungsmaske werden die als buchbar eingestellten freien Arbeitsplätze angezeigt und können für definierte Zeitintervalle reserviert werden. Dieser Artikel beschreibt alle notwendigen Schritte zur Einrichtung und Freigabe für den operativen Betrieb.
Vorbereitende Tätigkeiten
Nutzungsziel bestimmen
Zum Start ist es sinnvoll zu klären, welchen Umfang das Desksharing in Ihrem Unternehmen haben soll. Legen Sie zunächst fest, welche Arbeitsplätze über das eTASK.Desksharing als Shared Desks angeboten werden sollen. Je nach Ergebnis können einzelne Inbetriebnahmeschritte angepasst werden.
Klären Sie folgende Fragen vorab:
Welche Arbeitsplätze sollen als Shared Desks buchbar gemacht werden?
In welchen Gebäuden und Etagen sollen buchbare Arbeitsplätze angeboten werden?
Welche Buchungsintervalle sollen den Nutzenden zur Verfügung stehen? (z. B. Vormittag, Nachmittag, ganzer Tag)
Welche Ausstattungsmerkmale sollen an den Arbeitsplätzen dokumentiert werden?
Welche Personen oder Personengruppen sollen Arbeitsplätze buchen dürfen?
Rechte und Voraussetzungen prüfen
Legen Sie zunächst die Zuständigkeiten im Team fest. Von diesen Zuständigkeiten lassen sich dann einfach die Rechte für die jeweiligen Mitarbeitenden ableiten und zuordnen. Eine Anleitung für die Rechtevergabe finden Sie hier: 📄 Die Standardgruppe IC1060
Nachdem die jeweiligen Zuständigkeiten bestimmt und die entsprechenden Rechte zugeordnet sind, prüfen Sie zunächst, ob jeder Mitarbeitende tatsächlich alle für ihn relevanten Menüpunkte sehen und erreichen kann.
Hinweis: Fehlende Rechte führen häufig dazu, dass Inhalte nicht sichtbar oder nicht bearbeitbar sind.
Weitere Daten, die bereits im System existieren müssen, damit das Modul in Betrieb genommen werden kann:
Notwendig:
Alle Mitarbeitenden müssen in der Personalliste eingetragen sein 📄 Neue Benutzer anlegen IC1516
Mindestens ein Standort, ein Gebäude und eine Etage müssen angelegt sein 📄 Das Standortformular IC1262 📄 Das Gebäudeformular IC1263 📄 Das Etagenformular IC1264
1.) Portal mit Grunddaten befüllen
Nachdem die vorbereitenden Tätigkeiten abgeschlossen sind, kann mit der tatsächlichen Inbetriebnahme des Moduls Desksharing begonnen werden.
a. Liegenschaft abbilden: Legen Sie mindestens einen Standort, ein Gebäude und eine Etage an. 📄 Das Standortformular IC1262 📄 Das Gebäudeformular IC1263 📄 Das Etagenformular IC1264
b. Beteiligte Personen anlegen: Legen Sie alle am Prozess beteiligten Personen an. 📄 Neue Benutzer anlegen IC1516
2.) Arbeitsplätze anlegen und als Shared Desk konfigurieren
Nun kann damit begonnen werden, konkrete Arbeitsplätze im System einzupflegen. Es ist sinnvoll, einige Arbeitsplätze zunächst manuell über das „Neu"-Formular in den Arbeitsplätzen anzulegen, damit Sie einen guten Überblick über das System und die Möglichkeiten erhalten. 📄 Arbeitsplatz anlegen IC2736
Dabei müssen bzw. können folgende Daten erfasst werden:
Raum (Pflichtfeld): Der Raum, in dem sich der Arbeitsplatz befindet
Bezeichnung (Pflichtfeld): Die Bezeichnung des Arbeitsplatzes (Format: APxx, max. 4 Zeichen)
Arbeitsplatztyp: Auswahl des Arbeitsplatztyps
Optional: Zuordnung zu einer Arbeitsplatzgruppe
Hinweis: Achten Sie darauf, den Haken bei aktiver Arbeitsplatz zu setzen. Nur aktive Arbeitsplätze werden im System berücksichtigt.
Hinweis: Setzen Sie den Haken bei buchbar im Desksharing, um den Arbeitsplatz in der Buchungsmaske für die Nutzenden verfügbar zu machen.
Ausstattungsinformationen hinterlegen
Im Infobereich „Arbeitsplatzinformationen" können über die Kontrollkästchen grundlegende Ausstattungsmerkmale am Arbeitsplatz hinterlegt werden: Telefon, PC, Notebook und Monitor. Zusätzlich können über den Infobereich „Arbeitsplatzausstattung" weitere Ausstattungsmerkmale aus der Stammdatentabelle Arbeitsplatzausstattung zugeordnet werden. Diese Informationen dienen der Dokumentation der Arbeitsplatzausstattung.
Hinweis: Es ist sinnvoll, einheitliche Bezeichnungen zu verwenden und Dubletten zu vermeiden. Die Stammdaten für die Arbeitsplätze sollten im Vorfeld gut abgestimmt werden.
3.) Buchungsintervalle festlegen
Legen Sie fest, zu welchen Zeiten die Arbeitsplätze in der Buchungsmaske den Nutzenden angeboten werden. 📄 Zeitintervalle für das Desksharing einstellen IC2672
Wählen Sie die Intervalle so, dass Ihre Nutzenden flexibel genug buchen können, ohne sie mit zu vielen Terminen zu belasten. Als gute Praxis hat sich eine Trennung zwischen Vormittag und Nachmittag herausgestellt. Je nach Unternehmenskultur kann dies um eine Buchung für den Abend oder die Nacht ergänzt werden.
Jedes Intervall besteht aus einem Code, einer Bezeichnung, einer Startzeit und einer Endzeit.
Achtung: Buchungsintervalle dürfen sich nicht überschneiden. Das System validiert beim Speichern, ob Startzeit und Endzeit logisch korrekt sind.
Hinweis: Bei einer Buchung erhalten die Nutzenden einen eigenen Termin für jeden Tag und jedes Intervall, die jeweils separat storniert werden können.
4.) Konfigurationsparameter Desksharing einstellen
Stellen Sie die Konfigurationsparameter für das Desksharing ein. Über diese Parameter können Sie das Verhalten der Buchungsmaske und des Desksharing-Workflows steuern. 📄 Konfigurationsparameter von eTASK.Desksharing IC2647
5.) Rechtegruppe für Buchende anlegen
Damit Mitarbeitende Arbeitsplätze buchen können, muss eine Rechtegruppe für die Buchenden angelegt werden.
Legen Sie unter Systemsteuerung → Portal-Optionen → Rechteverwaltung → Gruppen und Rechte eine Gruppe für die Buchenden an (z. B. „Workflow.Desk-Sharing.Buchender"). Machen Sie diese entweder zur Standardgruppe oder ordnen Sie dieser Gruppe einzelne Personen zu. 📄 Die Standardgruppe IC1060
6.) Workflow prüfen und konfigurieren
Öffnen Sie unter Systemsteuerung → MyFM → Konfiguration Services/Workflows → Workflows den Eintrag zum Workflow Desksharing. Dieser enthält im Abschnitt Inbetriebnahme eine Ampel-Ansicht.
Wird dort eine rote Ampel angezeigt, muss das im Hinweis genannte Thema so bearbeitet werden, dass die Ampel grün zeigt. Prüfen Sie alle Ampeln und beheben Sie offene Punkte, bevor Sie den Workflow in Betrieb nehmen.
Abschließend müssen Sie den Menüpunkt MyFM → Services bestellen → Arbeitsplatz buchen der Rechtegruppe Workflow.Desk-Sharing.Buchender zuweisen, damit die Buchenden den Service nutzen können. 📄 Rechte auf Menü, Infobereiche und API-Pfade vergeben IC1065
Ergebnis: Wenn alle Ampeln grün zeigen, ist der Workflow korrekt konfiguriert und einsatzbereit.
7.) Funktionstest und Freigabe
Zum Abschluss sollte noch einmal final geprüft werden, ob alle Stammdaten vorhanden sind und ob die Buchung von Arbeitsplätzen korrekt funktioniert.
Empfohlene Prüfschritte:
Legen Sie testweise mehrere Buchungen für verschiedene Arbeitsplätze und Zeitintervalle an.
Prüfen Sie, ob die Arbeitsplätze in der Buchungsmaske korrekt angezeigt werden.
Prüfen Sie, ob Buchungen korrekt im Kalender Desksharing angezeigt werden.
Tipp: Es empfiehlt sich, vor der Veröffentlichung des Produkts Desksharing testweise eine Reihe von Buchungen anzulegen und den kompletten Buchungsvorgang einmal durchzuspielen.
Nun kann das Desksharing auch von den operativen Nutzern verwendet werden und die Freigabe für den operativen Betrieb erteilt werden.
Nächste Schritte
📄 Kalender Desksharing anzeigen IC2611
📄 Arbeitsplatz für das eTASK.Desksharing registrieren IC2021