IC2444 - Beauftragten anlegen

Beauftragte werden für eine bestimmte Funktion in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich bestellt. Die für die Bestellung notwendigen Bedingungen werden am Beauftragungsformular dokumentiert. Ein Mitarbeiter kann für mehrere Funktionen bestellt sein.

Voraussetzungen:

• Der Mitarbeitende ist in der Personalliste enthalten.
• Die HSE-Funktion ist angelegt.

Diese Arbeit erfolgt in einem Formular. Die grundlegende Funktion von Formularen beschreibt dieser Artikel: Formulare.htm

Vorgehensweise im FM-Portal

Basisdaten - Funktionen und Beauftragte - Beauftragte Personen

1. Klicke in der Arbeitsleiste der Liste auf Neu.... Ein leeres Formular wird geöffnet.

2. Wähle die entsprechende Person im Merkmal Mitarbeiter aus.

3. Wähle die gewünschte Funktion im Merkmal Funktion aus.

   Tipp: Sind einzelne Mitarbeitende oder HSE-Funktionen noch nicht im System angelegt, kannst du dies über die Schaltfläche Neu... neben dem Dropdown-Menü erledigen.

4. Wähle im Abschnitt Zuständigkeitsbereich aus den vorhandenen Liegenschaften das Element, für das der Beauftragte in seiner Funktion zuständig sein soll. Wähle dafür die entsprechenden Gebäude, Etagen und Räume aus.

5. Klicke in der Arbeitsleiste auf Speichern.
   

Empfehlung: Definiere im Bereich Veröffentlichung, ob der HSE-Beauftragte im Etagenplan oder der Notrufliste angegeben sein soll.

Empfehlung: Dokumentiere im Bereich Bestellung alle Vorgänge zur Ernennung des HSE-Beauftragten. Lade ggf. eine Ernennungsurkunde hoch.

Du hast nun den HSE-Beauftragten angelegt.

Hinweis: Unter Basisdaten - Funktionen und Beauftragte - Beauftragte Personen kannst du dir unter dem Menüpunkt Filter die Liste nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen und die gefilterten Listen exportieren.

Tipp: Im Bereich anonymisierte Kommunikation Kommunikation können dem Beauftragten Kommunikationsdaten zugeordnet werden, die im Zusammenhang mit der Funktion existieren. Dies kann beispielsweise das Telefon einer Hotline sein, während die Person zusätzlich noch eine eigene Telefonnummer hat. Die anonymisierten Kommunikationsdaten vom Typ Telefon und Externe E-Mail-Adresse werden in der Masterliste Personen dargestellt, die entsprechenden Spalten können eingeblendet werden.