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Verwalten Sie über die Bestellungen alle Leistungen, die Sie von Dienstleistern angefordert haben. Sie können hier die Daten des Auftraggebers und des Auftragnehmers eingeben und die anfallenden Kosten verwalten. Die Bestellungen sind außerdem fest mit dem Rechnungsfreigabe-Workflow verbunden, so dass die zur Bestellung eingegangenen Rechnungen hier angezeigt werden.
Workflow Bestellung
Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.| Merkmal | Beschreibung |
| gewünschter Ausführungsbeginn (Vorgabe) | Auswahl des Datums, an dem die bestellten Waren geliefert werden sollen. |
| Einkäufergruppe | Diese Funktion ist noch nicht fertiggestellt. Zukünftig: Anzeige / Auswahl der Einkäufergruppe, die die Bestellung getätigt hat. Statt an einen einzelnen Auftraggeber werden die E-Mails aus dem Workflow „FM-Bestellungen“ in diese Gruppe an eine Gruppen-E-Mail-Adresse geleitet. Damit können mehr als ein Auftraggeber den Workflow bedienen. Die Einkäufergruppe wird beim Import der FM-Bestellung aus SAP bezogen und hier automatisch hinterlegt. |
| Bestellnummer FiBu | Anzeige der Bestellnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. Diese Nummer wird beim Anlegen der Bestellung im Finanzbuchhaltungssystem automatisch hier eingetragen. |
| Angebotstermin | Auswahl des Datums, an dem das Angebot eingegangen ist. |
| zugesagter Ausführungsbeginn | Auswahl des Datums, an dem die Bestellung tatsächlich geliefert wurde. |
| Bemerkung | Eingabe von Bemerkungen oder Hinweisen zur FM-Bestellung. |
| Nachtrag zu | Auswahl der übergeordneten Bestellung. Der Bericht "Bestellung" wird um den Bereich "Bestellverlauf" ergänzt, in dem die übergeordnete Bestellung und deren Nachträge aufgeführt werden. |
| Bestellnummer manuell | Tragen Sie hier eine manuelle Bestellnummer ein. Diese wird die automatisch erzeugte Bestellnummer ersetzen. |
| Bestellnummer | Anzeige der Nummer der FM-Bestellung. Die Nummer wird automatisch dynamisch berechnet. |
| Gesellschaft | Auswahl der Gesellschaft, die die Bestellung erteilt. |
| Vorgabe Jahresbudget für Bestellpositionen | Anzeige des Jahresudgets, in deren Rahmen die FM-Bestellung erfolgt. |
| Kostenstelle | Auswahl der zu belastenden Kostenstelle für die FM-Bestellung. |
| Auftragstext / Kommission | Eingabe eines Auftragstexts oder der Kommission. |
| Status | Auswahl des Status der FM-Bestellung. |
| Priorität | Auswahl der Priorität der FM-Bestellung. |
| Bestellungsauslösung | Auswahl des Datums, an dem die Bestellung an den Auftragnehmer gesendet wurde. |
Informationen zum Auftraggeber
Hier können Informationen zum Auftraggeber angegeben werden. Sie dienen unter anderem zur Unterstützung des Auftragnehmers, der über die hier eingetragene Lieferanschrift einsehen kann, wo er die von ihm angebotenen Leistungen erfüllen kann.| Merkmal | Beschreibung |
| Besteller | Namen des (internen) Ansprechpartners. Dieser erscheint nicht auf der schriftlichen Bestellung. |
| erzeugt aus Umzug | Anzeige des Umzugs, für den die Bestellung angelegt wurde. |
| Kundennummer | Eingabe der Kundennummer des Auftraggebers. |
| erzeugt aus Serviceticket | Wenn die FM-Bestellung aus einem Serviceticket erzeugt wurde, ist dieses hier verlinkt. |
| Lieferanschrift | Auswahl oder Eingabe der Lieferanschrift. |
| Ansprechpartner | Auswahl des Bestellers. Dieser wird auf der schriftlichen Bestellung als Ansprechpartner mit Telefonnummer angezeigt. |
Vertrag und Workflow zu Vertrag (und Kategorie)
Diese Gruppe umfasst Attribute, die den Vertrag und den zugehörigen Workflow einer Bestellung beschreiben. Dazu gehören vertragliche Details sowie Informationen zum Bearbeitungsstatus und zur Kategorie des Auftrags.| Merkmal | Beschreibung |
| Workflow zu Vertrag (und Kategorie) | Passenden Workflow zum gewählten Vertrag zuordnen |
| Vertrag | Auswahl des Vertrags, in dessen Rahmen der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen liefert. |
Auftragnehmer
Informationen zum Auftragnehmer und zum Angebot können in diesem Infobereich eingegeben werden.| Merkmal | Beschreibung |
| Zahlungskondition | Hier besteht die Möglichkeit, die die vereinbarte Zahlungskondition mit dem Kreditoren/Lieferanten wieder zu geben. Die Zahlungsfälligkeit kann beim Kreditoren hinterlegt werden, dann wird dieses Feld bei der Anlage direkt gefüllt. |
| Ticketnummer des Auftragnehmers | Eingabe der Verwendungszwecknummer des Auftragnehmers. |
| Abrechnung per Gutschrift | Angabe, ob die Abrechnung der FM-Bestellung als Gutschrift erfolgen soll. |
| Angebot | Auswahl des Angebots des Auftragnehmers zur FM-Bestellung. |
| Angebotsnummer | Eingabe der Angebotsnummer des Auftragnehmers. |
| Auftragnehmer | Auswahl der Firma, die den Auftrag ausführt. |
Beschreibung des beschädigten Objekts
Dieser Infobereich dient zum Erfassen von Informationen zum beschädigten Objekt. Sie helfen dem Auftragnehmer, sich auf die Arbeiten am Objekt vorzubereiten.| Merkmal | Beschreibung |
| Beschreibung | Eingabe der Beschreibung des beschädigten Objekts. |
Beträge
Diese Gruppe fasst alle monetären Werte zusammen, die mit einer Bestellung verbunden sind. Dazu gehören typischerweise Bestellsummen, Rabatte, Steuern und sonstige Gebühren.| Merkmal | Beschreibung |
| Kostenabschätzung netto [€] | Eingabe der Kostenabschätzung in Euro. |
| Summe Rechnungen netto [€] | Anzeige der Netto-Summe aller bisher gestellten Rechnungen zu dieser Bestellung. |
| Budgetbelastung [€] | Anzeige der Summe aller Nettorechnungsbeträge in Euro. |
| Bestellwert netto [€] | Anzeige des Netto-Bestellwertes (Auftragsvolumen dieser Bestellung). |
Unterschriftenregelung
Defintion der im Bestellschreiben anzuzeigenden Unterschriftsfelder für die vorliegende Bestellung.| Merkmal | Beschreibung |
| Erstunterschrift | Auswahl des Personenkreises, der die Erstunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt. |
| Zweitunterschrift nötig? | Angabe, ob die Zweitunterschrift notwendig ist. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird der Bericht "Bestellung" um einen Bereich für die Zweitunterschrift erweitert. |
| Zweitunterschrift | Auswahl des Personenkreises, der die Zweitunterschrift setzen darf. Der Name der ausgewählten Personalfunktion wird im Bericht "Bestellung" unterhalb der Unterschriftslinie angezeigt. |
Gebäude, Gewerk und Klassifizierung
Weitere Daten zur FM-Bestellung werden hier hinterlegt.| Merkmal | Beschreibung |
| Gewerk | Auswahl des Gewerks, auf das sich die FM-Bestellung bezieht. |
| Klassifizierung | Auswahl der Klassifizierung der FM-Bestellung. |
| Gebäude | Auswahl des Gebäudes, auf das sich die FM-Bestellung bezieht. |
Leistungsrückmeldungen
Modul: Bestellungen Tabelle: AA_AUFTRAEGE Section: Leistungsrückmeldungen Menu-Titel: Bestellungen Property-Management/Beschaffung/Einkauf/Bestellungen Diese Funktion ermöglicht Dienstleistern die Erfassung von Leistungsrückmeldungen zu Bestellungen. In einem Grid werden alle rückgemeldeten Leistungen angezeigt, über Buttons können neue Leistungen aus dem Vertragskatalog ausgewählt und mit Ausführungsdatum, Menge und Einheitspreis erfasst werden. Zusätzlich können Zuschläge zu bestehenden Leistungen hinzugefügt werden. Bereits gemeldete Leistungen sind gegen Änderungen geschützt, und die Mindestsumme für Teilabrechnungen wird angezeigt. Nutzen: Strukturierte Leistungserfassung direkt am Auftrag mit automatischer Prüfung gegen Bestellpositionen. Dienstleister können ihre erbrachten Leistungen transparent dokumentieren, und die Kontrolle der Mindestsumme verhindert unwirtschaftliche Teilabrechnungen.Vertragsleistungen hinzufügen
Diese Baumansicht zeigt alle Leistungspositionen aus dem Katalog des mit dieser Bestellung verknüpften Vertrags. Wählen Sie durch Anklicken die gewünschten Leistungen aus und passen Sie bei Bedarf die Menge direkt im Baum an. Mit dem Button "Hinzufügen" werden die markierten Positionen automatisch als Bestellpositionen übernommen. Die Anzahl der aktuell ausgewählten Positionen wird am unteren Rand angezeigt.
Nutzen: Beschleunigt die Bestellerfassung durch direkten Zugriff auf vordefinierte Vertragsleistungen ohne manuelle Neuerfassung.
Bestellpositionen
In dieser Liste sind die einzelnen Bestellpositionen der FM-Bestellung hinterlegt. Weitere Bestellpositionen können hinzugefügt werden.Siehe auch: Bestellpositionen
Lieferungspositionen Summe
Lieferungspositionen SummeSiehe auch: Lieferungspositionen Summe
Lieferungen
LieferungenSiehe auch: Lieferungen
Eingangsrechnungen auf diese Bestellung
Alle eingegangenen Rechnungen, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden, werden in diesem Infobereich angezeigt.Siehe auch: Eingangsrechnungen
Bestellte Instandhaltungsaufträge
Diese Liste führt alle Instandhaltungsaufträge auf, die der vorliegenden FM-Bestellung zugeordnet wurden. Somit lässt sich nachvollziehen, welche Instandhaltungsleistungen über die Bestellung angefordert wurden.Siehe auch: Auftragsliste
Nachträge
Diese Liste führt die vorhandenen Nachträge zur vorliegenden FM-Bestellung auf.Siehe auch: Bestellungen
Dokumente (extern)
Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden.In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.
Dokumente (intern)
Hier können beliebige Dokumente zur FM-Bestellung (z.B. eingescannte Version des Angebots des Auftragnehmers) hochgeladen werden, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind.In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.
Workflowumschaltung
Dieser Bereich zeigt die Workflow-Steuerungsbuttons zur bequemen Bedienung an dieser Stelle im Formular. Es sind dieselben Funktionen wie im oberen Workflow-Bereich verfügbar.
Nutzen: Erleichtert die Workflow-Steuerung bei langen Formularen, da Sie nicht nach oben scrollen müssen. Beschleunigt die Bearbeitung durch direkten Zugriff auf Freigabe-, Ablehnung- und Weiterleitungsfunktionen.
Kommentare (extern)
Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber verwendet.In diesem Bereich können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen und bearbeiten.
Kommentare (intern)
Dieser Kommentarbereich wird im Workflow zur Kommunikation zwischen Auftraggeber und Innenrevision verwendet.In diesem Bereich können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen und bearbeiten.
Bestellung (Anfrage)
Bestellung (Anfrage)Bestellung (Brief)
Dieser Bericht erzeugt die FM-Bestellung als Brief. Er führt die Daten der Bestellung wie Kommission und Bestellpositionen auf. Die Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers werden direkt eingetragen, sodass der Bericht ausgedruckt und unmittelbar als Brief verschickt werden kann. Der Bericht kann nur dann abgerufen werden, wenn mindestens eine Bestellposition vorhanden ist. Für weitere Informationen siehe IC1958.Bestellung (Vorschau)
Der gleiche Bericht wie die Bestellung in Briefform nur mit der Faxnummer des Auftragnehmers zusätzlich.Abrechnungsblatt (PDF)
Dieser Bericht führt alle gemeldeten Leistungen auf, die in der nächsten Teilabrechnung oder in der Schlussabrechnung abgerechnet werden. Er enthält Informationen zur Bestellung, zum Kreditor und Debitor und führt pro Leistungsrückmeldung die Position, Menge und Einheit, Kurztext, Einzelpreis, Zuschlag, Einzelpreis mit Zuschlag und den Nettogesamtpreis auf.Abrechnungsblatt (Excel)
Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Das Abrechnungsblatt listet alle Leistungen, die über diese Bestellung abgerechnet wurden.Ungeprüftes Abrechnungsblatt
Ungeprüftes AbrechnungsblattAbrechnungsblatt (Spezial)
etask.Section.ToolTip[de]: AA_AUFTRAEGE.Abrechnungsblatt (Spezial)Arbeitsnachweis
Dieser Bericht kann über die Arbeitsleiste unter dem Button „Berichte“ aufgerufen werden. Mithilfe dieses Berichts können Arbeitsnachweise bzw. Rapportzettel erstellt werden.SAP-Bestellung anlegen
Diese Funktion ermöglicht die automatische Übertragung einer FM-Bestellung als offizielle Bestellung ins SAP-System. Sie finden den Button in der Symbolleiste unter [Extras]. Beim Aktivieren wird die Bestellung mit allen notwendigen Informationen (Lieferant, Kostenstelle, Positionen, Liefertermin) an SAP übermittelt und die erhaltene SAP-Bestellnummer automatisch im Auftrag gespeichert.
Nutzen: Sie sparen Zeit bei der manuellen Erfassung von Bestellungen in SAP und vermeiden Übertragungsfehler. Die automatische Verknüpfung sorgt für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zwischen FM-Auftrag und SAP-Bestellung.
GAEB-Import (X86)
Modul: Bestellungen Tabelle: AA_AUFTRAEGE Section: GAEB-Import (X86) Menu-Titel: Bestellungen Property-Management/Beschaffung/Einkauf/Bestellungen Diese Funktion fügt einen Button im Extras-Menü hinzu, über den GAEB-Ausschreibungsdaten im X86-Format in die Bestellung importiert werden können. Der Import ist nur möglich, wenn noch keine Bestellpositionen vorhanden sind. Nach Auswahl der GAEB-Datei werden die enthaltenen Leistungspositionen automatisch als Bestellpositionen angelegt, inklusive Position, Kurztext, Langtext, Menge, Einheit und Einheitspreis. Nach erfolgreichem Import wird die Seite neu geladen. Nutzen: Schnelle Übernahme von Ausschreibungsdaten ohne manuelle Eingabe. Die automatische Konvertierung von GAEB in Bestellpositionen spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen.GAEB-Export (X83)
Dieser Bereich fügt einen Button zur Symbolleiste hinzu, um die Bestellung als GAEB-Datei zu exportieren.
Der Button erscheint im Menü "Aktionen" in der Symbolleiste und ist nur aktiv, wenn eine gespeicherte Bestellung geöffnet ist. Mit einem Klick darauf wird die Bestellung im standardisierten GAEB-Format heruntergeladen, das für den Datenaustausch mit Bauunternehmen und Vergabestellen verwendet wird.
Nutzen: Ermöglicht den standardisierten Export von Bestellungen für den Datenaustausch im Bauwesen.
Innenrevision
In diesem Infobereich wird hinterlegt, ob die FM-Bestellung durch die Innenrevision gegangen ist.| Merkmal | Beschreibung |
| Innenrevision Prüfer | Anzeige des Mitarbeiters, der die Innenrevision durchgeführt hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt. |
| Innenrevision Prüfung | Anzeige, ob eine Innenrevision für diese Bestellung stattgefunden hat. Dieses Feld wird hauptsächlich für den Workflow benötigt und automatisch gefüllt. |
E-Mail Platzhalter Texte
Diese Gruppe enthält Platzhaltertexte für E-Mail-Vorlagen im Zusammenhang mit Bestellungen. Die Texte können in automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an Kunden eingesetzt werden, um personalisierte Informationen zum Bestellstatus zu kommunizieren.| Merkmal | Beschreibung |
| Platzhaltertext 01 | ⚠️ Dieses Merkmal fällt in einem der nächsten Releases weg. Bitte verwenden Sie es nicht mehr. Feld ist obsolet und nicht in Benutzung. |
| Platzhaltertext 02 | ⚠️ Dieses Merkmal fällt in einem der nächsten Releases weg. Bitte verwenden Sie es nicht mehr. Feld ist obsolet und nicht in Benutzung. |
| Platzhaltertext 03 | ⚠️ Dieses Merkmal fällt in einem der nächsten Releases weg. Bitte verwenden Sie es nicht mehr. Feld ist obsolet und nicht in Benutzung. |
Neue Lieferung hinzufügen
Wird als Aktion in der Bestellung verwendet, um aus Bestellpositionen eine vorlage für eine Lieferung anzulegenRechnung im Gutschriftsverfahren erstellen
Über diese Funktion lässt sich eine Rechnung im Gutschriftsverfahren für die zugeordneten Bestellpositionen erzeugen. Dazu muss der Kreditor am Gutschriftsverfahren teilnehmen, die Bestellung für die Abrechnung per Gutschriftsverfahren gekennzeichnet sein, die Bestellposition zur Abrechnung freigegeben und noch nicht abgerechnet sein.Liste IH_AUFTRAGSPLAN_T
Liste IH_AUFTRAGSPLAN_TSiehe auch: Auftragsplanung
Standardposition erstellen
KONTEXT:
Control: CreateStandardPosition.ascx
Modul: Bestellungen
Tabelle: AA_AUFTRAEGE
Pfad: Property-Management/Beschaffung/Einkauf/Bestellungen
Section: "Standardposition erstellen"
Typ: Extras-Menü-Button
System-Name: ~/Controls/AA/CreateStandardPosition.ascx
Über das Extras-Menü können Sie mit dem Button "Standardposition erstellen" automatisch eine erste Bestellposition zur FM-Bestellung anlegen lassen. Die Position wird mit vorbefüllten Standardwerten erstellt: Position "01", Einheit "Stück", Menge 1, Kurztext "Auftragsbeschreibung". Der Einheitspreis wird automatisch aus dem Angebotswert der Bestellung übernommen, der Mehrwertsteuersatz vom zugeordneten Kreditor. Der Auftragstext wird direkt von der Bestellung kopiert. Nach der Erstellung können Sie alle Felder der Position beliebig anpassen.
Nutzen: Der Button ist nur bei neuen Bestellungen ohne bestehende Positionen aktiv und erstellt mit einem Klick eine vollständig vorbefüllte erste Position. Sie sparen Zeit durch die automatische Übernahme relevanter Werte und können die Position anschließend individuell anpassen. Sobald mindestens eine Position existiert, wird der Button automatisch deaktiviert, um versehentliche Duplikate zu vermeiden.