eTASK.Fuhrparkmanagement

IC8289 - Verträge

Basisdaten - Vertragsmanagement - Verträge

Dieses Formular ermöglicht Ihnen die Erfassung all derer Verträge, die sich auf Ihr Gebäudemanagement beziehen. Die Verträge können dabei jegliche im Formular "Vertragsarten" definierte Art von Verträgen annehmen. Geben Sie die Vertragsart und den Status des Vertrags an und tragen Sie relevante Daten zu Auftraggeber und Auftragnehmer ein. Erfassen Sie außerdem die wichtigsten Kenndaten wie z.B. die belastete Kostenstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. Geben Sie zuletzt alle auf die Finanzverwaltung bezogenen Informationen ein wie Raten und Budget. Sie erhalten in diesem Formular jederzeit eine Übersicht über alle Kontoauszüge, die sich auf den Vertrag beziehen.

Konzept-Link-SymbolVerbundene Themen und Anleitungen

Formularaufbau

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

In diesem Infobereich sind Angaben zur Gesellschaft hinterlegt.

Gesellschaft *Auswahl der Gesellschaft, für die der Vertrag gültig ist.
BankverbindungAuswahl der Bankverbindung der Gesellschaft.

In diesem Infobereich sind Angaben zum Vertragspartner hinterlegt.

Vertragspartner *Angabe des Vertragspartners.
DebitorNotwendig wenn zum Vertragspartner mehrere Debitorennummern zugeordnet wurden und die Sollstellung zum Vertrag erstellt werden soll.
BankverbindungAuswahl der Bankverbindung des Vertragspartners.

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Gesellschaft als *Auswahl, ob die Gesellschaft Auftragnehmer oder Auftraggeber ist.
Vertragsnummer *Eingabe eines frei wählbaren Kürzels für den Vertrag (z.B. die Vertragsnummer).
Vertragsbezeichnung *Eingabe der vollständigen Bezeichnung für den Vertrag.
Vertragsart *Auswahl der Vertragsart des Vertrags.
Vertragsstatus *Auswahl des Vertragsstatus des Vertrags.
VertragstypAuswahl des Vertragstyps des Vertrags.
BeschreibungEingabe von Beschreibungen oder Hinweisen zum Vertrag.
ZahlungsfälligkeitAuswahl der Zahlungsfälligeit, falls diese von der zur Vertragsart zugeordneten abweicht.
im Mietersaldo *Angabe, ob der Vertrag im Mietersaldo berücksichtigt werden soll.
Ablageort OriginalAuswahl des Ablageortes, an dem das Dokument im Original liegt.
LosnummerEingabe der Losnummer des Vertrags. Diese Eingabe dient nur der Information.
AuftraggeberAuswahl des Auftraggebers.
AuftragnehmerAuswahl des Auftragnehmers.
HauptvertragHier kann ein Hauptvertrag ausgewählt werden. Auch wenn der Vertrag schon der Hauptvertrag eines anderes Vertrags ist, kann ein Hauptvertrag zugeordnet werden.

In diesem Infobereich können alle Informationen zur Laufzeit und Verlängerung des Vertrages erfasst werden.

Vertrag vom *Auswahl des Datums der Vertragsunterzeichnung in der nebenstehenden Datumsauswahl.
Vertragsbeginn *Auswahl des Datums, an dem die Laufzeit des Vertrags beginnt.
Mindestlaufzeit (Anzahl)Eingabe der Mindestlaufzeit des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Mindestlaufzeit (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen.
Mindestlaufzeit (Zeiteinheit)Auswahl der Zeiteinheit für die Mindestlaufzeit des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Mindestaufzeit (Anzahl)" zusammen.
Vertragsende Mindestlaufzeit *Auswahl des Datums, an dem die Mindestlaufzeit des Vertrages endet.
Verlängerung (Anzahl)Eingabe des Verlängerungsvolumens des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Verlängerung (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen. Diese Anzahl wird in Verbindung mit der Einheit verwendet, um das "Vertragsende nach Verlängerung" zu erhöhen, wenn die Aktion "Vertrag verlängern" im Menü unter Extras verwendet wird.
Verlängerung (Zeiteinheit)Auswahl der Zeiteinheit für die Verlängerung des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Verlängerung (Anzahl)" zusammen. Diese Einheit wird in Verbindung mit der "Verlängerung (Anzahl)" verwendet, um das "Vertragsende nach Verlängerung" zu erhöhen, wenn die Aktion "Vertrag verlängern" im Menü unter Extras verwendet wird.
Vertragsende nach VerlängerungAuswahl des Datums, an dem der Vertrag nach Ablauf der Verlängerung endet.
Aktueller Vertragswert Netto / Monat [€] *Angabe des Nettovertragswerts pro Monat in Euro. Dieser Wert wird aus den Vertragswerten automatisch errechnet.
Aktueller Vertragswert Brutto / Monat [€] *Angabe des Bruttovertragswerts pro Monat in Euro. Dieser Wert wird aus den Vertragswerten automatisch errechnet.
Schlussrate [€]Eingabe der Schlussrate in Euro.

In diesem Infobereich können alle Informationen zur Kündigung und Wiedervorlage des Vertrages erfasst werden.

Kündigungsfrist (Anzahl)Eingabe der Kündigungsfrist des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Kündigungsfrist (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen.
Kündigungsfrist (Zeiteinheit)Auswahl der Zeiteinheit für die Kündigungsfrist des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Kündigungsfrist (Anzahl)" zusammen.
Ablauf KündigungsfristAngabe des Datums, an dem die nächste Kündigungsfrist abläuft (TT.MM.JJJJ).
Gekündigt amAuswahl des Datums, an dem der Vertrag gekündigt wurde.
Schriftliche Kündigung? *Angabe, ob die Kündigung des Vertrages schriftlich erfolgen muss.
WiedervorlageterminAuswahl des Datums der Wiedervorlage des Vertrags in der nebenstehenden Datumsauswahl.
WiedervorlagegrundAuswahl des Wiedervorlagegrunds.

In diesem Infobereich können alle Informationen zu Vertragsoptionen und deren Ausübung erfasst werden.

In diesem Infobereich können Dokumente jeder Art hochgeladen werden, die sich auf den Vertrag beziehen (z.B. eine eingescannte Version des Originals).

In diesem Infobereich kann der Vertrag einem Standorts, einem Gebäude oder einem Objekt auf Hierarchieebene 2 oder 3 zugeordnet werden.

KostenstelleAuswahl der Kostenstelle, die mit den Kosten des Vertrags belastet werden soll.
Hierarchieebene 2Auswahl des Objekts auf Hierarchieebene 2, dem der Vertrag zugeordnet werden soll.
Hierarchieebene 3Auswahl des Objekts auf Hierarchieebene 3, dem der Vertrag zugeordnet werden soll.
Standort (nur, wenn keinem Gebäude zugeordnet)Auswahl des Standorts, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag darf nur entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden.
Gebäude (nur, wenn keinem Standort zugeordnet)Auswahl des Gebäudes, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag darf nur entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden.

Hier werden FiBu-Daten des Vertrags gezeigt, wenn der Vertrag aus einem externen Finanzbuchhaltungssystem in eTASK importiert wurde.

VertragsnummerAnzeige der Vertragsnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem.
Besitzer in FiBuAnzeige des Besitzers des Vertrags laut externem Finanzbuchhaltungssystem.
FiBu-ErstellungsdatumAnzeige des Erstellungsdatums des Vertragdatensatzes im externen Finanzbuchhaltungssystem.
Bestellungen aus FiBu importieren *Angabe, ob die Bestellungen zum Vertrag in eTASK importiert werden sollen. Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, wenn Bestellungen zum vorliegenden Vertrag automatisch aus dem externen Finanzbuchhaltungssystem importiert werden sollen. Siehe IC1994.
Mindestbetrag TeilabrechnungEingabe des Mindestbetrags, über den eine Teilabrechnung in eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle zum vorliegenden Vertrag verfügen muss, damit sie beantragt werden kann.

In diesem Infobereich sind alle Orte hinterlegt, an denen der Vertrag als Kopie ausliegt.

Hier können Ereignisse zum Vertrag angelegt werden. Bereits angelegte Ereignisse zum Vertrag werden hier aufgelistet. Wenn ein Ereignis ansteht, wird die im Ereignis ausgewählte zuständige Gruppe per E-Mail informiert. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, wird die Gruppe informiert, die für die zugeordnete Vertragsart bzw. den zugeordneten Vertragstyp zugeordnet ist.

In dieser Liste sind alle Vertragswerte ("Raten") des Vertrags aufgeführt.

Diese Liste enthält im Vertrag festgelegte Vorgaben für Leistungsrückmeldungen des Auftraggebers. Sie können manuell angelegt oder durch den GAEB-X86-Import eingelesen werden. Wenn dem Dienstleister Freitextpositionen zu Verfügung gestellt werden sollen, müssen diese in jedem Fall manuell angelegt werden.

Diese Liste zeigt alle Budgetpositionen aus der Budgetverwaltung an, die diesem Vertrag zugeordnet wurden.

Diese Liste zeigt alle Eingangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.

Diese Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.

Alle FM-Bestellungen, die dem vorliegenden Vertrag zugeordnet wurden, werden in dieser Liste gezeigt.

Diese Liste enthält alle Kontoauszüge, die sich auf den Zahlungsverkehr zum Vertrag beziehen.

Dieser Bericht zeigt alle Leistungspositionen, die zum vorliegenden Vertrag vorhanden sind. Neben wichtigen Eckdaten wie Gesellschaft, Auftraggeber, Auftragnehmer, Vertragsnummer, Vertragsinhalt und Laufzeit werden pro Leistungsposition Positionsnummer, Menge, Einheit, Kurztext, Langtext, Einzelpreis, Zuschlag, Mehrwertsteuer und der Einzelpreis mit Zuschlag angezeigt.

Dieser Bericht zeigt für alle dem Vertrag zugeordneten FM-Bestellungen die abzurechnenden Leistungspositionen. Pro Bestellung werden die Bestellnummer, der Beauftragungstext und das Bestellungsdatum gezeigt. Die einzelnen Bestellpositionen werden mit Positionsnummer, Einzelpreis laut Rahmenvertrag, bestellter Menge und Gesamtpreis laut Bestellung, Menge und Gesamtpreis laut Rechnung und mit den vertraglichen Differenzen aufgeführt. Sie können diesen Bericht somit bspw. zur Gegenüberstellung von bestellten und in Rechnung gestellten Leistungen verwenden.

Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Vertrag hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.

Liste der Objekte, die dem Vertrag zugeordnet sind. Klicken Sie auf "Neu...", um weitere Objekte zuzuordnen.

Auflistung aller Verträge, bei denen der vorliegende Vertrag als übergeordneter Vertrag zugeordnet ist.

Zuständige für Vertragsarten und -typen

Dynamische Merkmale In dieser JSON-Spalte werden technisch kundenspezifisch frei konfigurierbare dynamische Merkmale zum jeweiligen Datensatz gespeichert

Liste VM_MIETVERTRAEGE_T

Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T

Liste IH_AUFTRAG_T

Liste IH_AUFTRAGSPLAN_T

Liste PM_AUFTRAG_T

Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T

Liste RE_KFZ_FAHRZEUG_T

Liste IH_VERTRAG_T

Wenn der Handwerker sich das erste Mal im Portal anmeldet, wird eine E-Mail an eine definierte E-Mail-Adresse in der Systemkonfiguration gesendet. Der Vertragskoodinator darf die Checkbox im Vertrag "Bestellungen aus Fibu importieren" erst nach der 1. erfolgreichen Anmeldung ds jweiligen Handwerkers aktivieren.

Das Formular „Verträge“ verfügt über eine Importfunktion für GAEB-Auftragserteilungen (GAEB-X86-Dateien). Beim Import werden die Auftragserteilungen als Vorlagen für Leistungsrückmeldungen angelegt. Siehe IC2089.

Systeminterne Information.

Diese Funktion kann in der Arbeitsleiste unter "Extras" aufgerufen werden. Der Vertrag wird gemäß der im Bereich "Laufzeit & Verlängerung" hinterlegten Vorgaben verlängert.

In der Arbeitsleiste unter "Weitere Daten" können alle Umbuchungen zu dem Vertrag geöffnet werden.

Nutzen Sie die neue Funktion "Vertrag mehrfach kopieren" unter Extras im Menü des Vertrages, um mehrere Kopien des geöffneten Vertrages anzulegen. Bei der Kopie haben Sie Einfluss auf die Vertragsnummern der kopierten Verträge. Folgende Daten werden zusammen mit dem Vertrag kopiert: Optionen, Verteiler/Ablageorte. Vertragswert-Details, Vertragswerte, Leistungspositionen, Vertragsereignisse, dynamische Merkmale, bei denen der Parameter "leer beim kopieren" NICHT ausgewählt wurde.