IC2084 - eTASK.Handwerkerportal

eTASK.Handwerkerportal ist eine Erweiterung von eTASK.FM-Beschaffung. Durch die Kombination aus eTASK.FM-Beschaffung mit eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle und einem eigens für das Handwerkerportal erzeugten Workflow können Handwerker ihre gelieferten Leistungen über das Handwerkerportal rückmelden. Sie können dabei nur Leistungen rückmelden, die in einem Rahmenvertrag festgehalten wurden.

Zu Beginn muss eTASK.Handwerkerportal eingerichtet werden.

1. Einrichtung der Schnittstelle eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle. Danach ist es möglich, Kreditordaten, Rahmenverträge und Rahmenvertragspositionen sowie FM-Bestellungen zu importieren. Die importierten Daten bilden wiederum die Grundlage für weitere erforderliche Schritte, um den korrekten Betrieb von eTASK.Handwerkerportal zu gewährleisten. IC2085 - Gesellschaft für eTASK.FM-Bestellungen / SAP-Schnittstelle konfigurieren

Anschließend können die zur Verwendung von eTASK.Handwerkerportal benötigten Daten in eTASK importiert und die Dienstleister zur Teilnahme eingeladen werden. Diese Prozesse werden im Betrieb von eTASK.Handwerkerportal regelmäßig anfallen, z. B. wenn du einen neuen Dienstleister anbinden willst oder neue Rahmenverträge vorliegen.

1. Import der Kreditordatensätze. Damit ein Dienstleister an eTASK.Handwerkerportal angebunden und dort gemeldete Leistungen auch wieder nach SAP exportiert werden können, müssen die Kreditordaten aus SAP importiert werden. IC2086 - Kreditordaten aus SAP importieren
2. Einladung der Dienstleister. Nach dem Import der Kreditordatensätze kannst du deine Dienstleister zur Teilnahme an eTASK.Handwerkerportal einladen. Der Dienstleister erhält automatisch eine E-Mail, die einen Link zur Einrichtung seines Benutzerkontos enthält. Er muss lediglich ein Kennwort vergeben, bevor er zur Nutzung von eTASK.Handwerkerportal freigeschaltet wird. IC2049 - Benutzer einladen
3. Import der Rahmenverträge. Dieser Import bildet die Grundlage der Leistungsrückmeldungen. Dienstleister können nur Rückmeldungen zu Leistungen erstellen, die im SAP-Rahmenvertrag spezifiziert sind. IC1995 - Rahmenvertrag eines Kreditors aus SAP importieren
4. Freitextpositionen einrichten. Wenn du deinen Dienstleistern die Möglichkeit geben möchtest, Leistungen frei einzugeben, ohne sich an die Vorgaben aus dem Rahmenvertrag halten zu müssen, richte Freitextpositionen ein. IC2090 - Freitextpositionen konfigurieren

5. Import der FM-Bestellungen. IC1994 - FM-Bestellungen aus SAP ins eTASK-System importieren

   Hinweis: Importierte Bestellungen werden automatisch an den zugeordneten Dienstleister zur Annahme übertragen. Die automatische Weiterleitung erfolgt durch den Timer-Job „GlWorkflowStepFollowSwitch“. Bearbeite diesen Timer-Job, um das Verhalten der Weiterleitung zu überwachen oder anzupassen. IC1090 - Timer-Jobs

Sind diese Daten vorhanden, steht der Verwendung des Handwerkerportals durch die Dienstleister nichts mehr im Wege.

1. Kennwortvergabe. Nach Einladung durch den Betreiber des Handwerkerportals erhält der Dienstleister eine E-Mail. Sie führt ihn zur Kennwortvergabeseite, damit er seine Benutzerkennung vollständig einrichten kann. IC2091 - Kennwort als Teilnehmer am eTASK.Dienstleisterportal erstellen
2. Annahme oder Ablehnung einer FM-Bestellung. Nach dem Import einer FM-Bestellung erhält der zugeordnete Dienstleister automatisch eine E-Mail mit der Information, dass eine neue FM-Bestellung vorliegt, die ihm zugeteilt wurde. Er wird dreimal automatisch an die ihm vorliegende Bestellung per E-Mail erinnert und kann den Auftrag annehmen oder ablehnen. IC2092 - FM-Bestellung annehmen oder ablehnen
3. Rückmeldung von Leistungen. Wenn der Dienstleister eine Leistung erbracht hat, kann er diese über das Handwerkerportal rückmelden.
4. Teilabrechnungen einreichen. Sobald der Dienstleister Leistungen im Wert von mindestens 1500 € rückgemeldet hat, kann er vor Abschluss des Auftrags eine Teilabrechnung beantragen. IC2093 - Teilabrechnungen einer FM-Bestellung einreichen
5. Schlussabrechnung einreichen. Sind die im Rahmen der FM-Bestellung geforderten Arbeiten abgeschlossen, reicht der Dienstleister die Schlussabrechnung ein. IC2094 - Schlussabrechnung einer FM-Bestellung einreichen

Der Betreiber muss unter bestimmten Umständen einschreiten, um Freigaben zu erteilen und Leistungen zu prüfen. Folgende Aufgaben können für ihn im Lebenszyklus einer FM-Bestellung anfallen:

1. Stornierung einer FM-Bestellung. Wurde eine FM-Bestellung abgelehnt, muss ein Mitarbeiter der Betreibergesellschaft prüfen, wie weiter vorgegangen werden soll, um die Arbeiten erledigen zu lassen. Er erstellt beispielsweise eine andere FM-Bestellung und ordnet sie einem anderen Dienstleister zu. Die abgelehnte FM-Bestellung wird storniert. IC2095 - FM-Bestellung stornieren
2. Genehmigung oder Ablehnung einer Teilabrechnung. Der Betreiber prüft, ob eine beantragte Teilabrechnung genehmigt werden kann. Anschließend nimmt er die Genehmigung oder die Ablehnung vor. IC2096 - Teil- oder Schlussabrechnung einer FM-Bestellung genehmigen oder ablehnen (Auftraggeber)
3. Genehmigung oder Ablehnung einer Schlussabrechnung. Der Betreiber übernimmt dieselben Aufgaben wie bei der Teilabrechnung. IC2096 - Teil- oder Schlussabrechnung einer FM-Bestellung genehmigen oder ablehnen (Auftraggeber)

Nach der Freigabe der Teil- oder Schlussabrechnung kann die Innenrevision Widerspruch einlegen. Die Abrechnung wird in dem Fall zur erneuten Überprüfung dem Auftraggeber zugeordnet. IC2097 - Teil- oder Schlussabrechnung einer FM-Bestellung genehmigen oder ablehnen (Innenrevision)

Wenn die Innenrevision nicht agiert, wird die Abrechnung 24 Stunden nach der Freigabe durch den Auftraggeber automatisch durchgeführt. Erfolgte die Freigabe durch den Auftraggeber an einem Freitag nach 12:00 Uhr, wird die Abrechnung nach 67 Stunden automatisch durchgeführt.