Ausgangsrechnungen

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Das Datenobjekt "Ausgangsrechnungen" dient der Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen, die an Kunden (Debitoren) gestellt werden. Es erfasst alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Debitor, Beträge, Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen. Das Objekt unterstützt den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, von der Erstellung über den Versand bis zur Zahlungsverfolgung und Mahnwesen. Es steht in enger Beziehung zu anderen Objekten wie Kunden, Bankkonten und Leistungsnachweisen und bildet eine zentrale Komponente im Rechnungswesen und Forderungsmanagement.

Workflow Ausgangsrechnung

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

LogicControlerOutgoingInvoice

Dieses Control steuert die Bearbeitungsmöglichkeiten von Ausgangsrechnungen abhängig von ihrem Status. Freigegebene Rechnungen werden weitgehend gesperrt – nur das Feld "Bezahlt am" bleibt bearbeitbar. Stornierte Rechnungen und Stornorechnungen sind komplett schreibgeschützt und zeigen Links zur jeweils verknüpften Originalrechnung oder Stornorechnung. Das Control prüft außerdem beim Anlegen neuer Rechnungen, ob der gewählte Buchungsmonat bereits geschlossen ist, und verhindert in diesem Fall die Erfassung.

Nutzen: Gewährleistet Buchungsintegrität durch automatische Sperrungen bereits verarbeiteter Rechnungen und verhindert Buchungen in abgeschlossenen Perioden.

Ausgangsrechnung

Diese Gruppe umfasst Merkmale zu Ausgangsrechnungen, die das Unternehmen an Kunden stellt. Dazu gehören Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Zahlungsbedingungen.

Merkmal	Beschreibung
Bestellnummer	Eingabe einer Bestellnummer des Kunden
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum wird ins Buchungsjournal übernommen und die Rechnung wird zu dem Monat in die Fibu exportiert.
Belegjahr	Eingabe des Jahres, in dem die Rechnung erfasst wurde.
Gesellschaft	Auswahl der Gesellschaft, der die Rechnung zuzuordnen ist.
Sachbearbeiter/in	Auswahl des Bearbeiters/Ansprechpartners für Rückfragen zur Rechnung. Dieser erscheint auf dem Rechnungsausdruck.
Belegnummer	Anzeige der Belegnummer für die interne Verrechnung. Diese Belegnummer wird automatisch generiert und systemweit eingesetzt, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren.
Leistungsdatum	Eingabe des Datums der Leistungserbringung.

Rechnungsbeträge

Diese Gruppe umfasst verschiedene Beträge, die auf einer Ausgangsrechnung ausgewiesen sind. Dazu gehören typischerweise der Nettobetrag, Steuern und der Gesamtbetrag der Rechnung.

Merkmal	Beschreibung
Ausgeglichen [€]	Anzeige der Summe der bisher gezahlten Beträge und Umbuchungen.
Mehrwertsteuersatz (Vorgabe für Pos.)	Auswahl der anzuwendenden Mehrwertsteuer.
Umsatzsteuer [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.
Ausgeglichen mit Skonto	Anzeige, ob diese Ausgangsrechnung mit Skonto gezahlt werden kann.
Standardskonto (Vorgabe für Pos. [%])	Vorgabe des Skontosatzes in Prozent für neue Teilleistung.
Bankkonto der Gesellschaft	Wenn das Bankkonto nicht definiert ist, wird für die Überweisung der Gutschrift oder als Information auf der Rechnung das Standard Konto der Gesellschaft benutzt.
Netto [€]	Anzeige des Nettorechnungsbetrags in Euro.
Brutto [€]	Anzeige des Bruttorechnungsbetrags in Euro.

Rechnungsinformationen

Genaue Informationen zur Rechnung können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

Merkmal	Beschreibung
E-Mail versenden ab	⚠️ Dieses Merkmal fällt in einem der nächsten Releases weg. Bitte verwenden Sie es nicht mehr. Eingabe des Datums des gewünschten Rechnungsversandes per E-Mail. Wenn keine Eingabe und Versand aktiv, wird die Rechnung nach der Freigabe verschickt.
Abweichende Rechnungsempfänger	Auswahl einer abweichenden Anschrift.
Leistungsempfänger / Lieferadresse	Hier können Sie eine abweichende Lieferadresse oder einen anderen Leistungsempfänger für diese Rechnung auswählen. Dies ist nützlich, wenn die Ware oder Dienstleistung an einen anderen Ort oder eine andere juristische Person geliefert wird als den Rechnungsempfänger.
E-Mail-Versand	Angabe, ob diese Ausgangsrechnung für den E-Mail-Versand freigeschaltet ist.
Bankverbindung des Debitors	Auswahl der Bank, die das Konto betreut, von dem der Betrag eingezogen werden soll. Nach Auswahl der Bank werden die Bankverbindungsinformationen des Debitors automatisch bezogen und angezeigt.
Rechnungsnummer	Eingabe der Rechnungsnummer.
Rechnungsdatum	Eingabe des Erstellungsdatums der Rechnung.
Ausgangsdatum	Angabe des Datums, an dem die Rechnung versendet wurde.
Debitor	Auswahl des Debitors
Betreff	Eingabe des Betreffs der Rechnung.
Lastschrift (Rechnungsbetrag wird eingezogen)	Angabe, ob die Rechnung per Lastschrift beglichen wird.
Rechnung zum Vertrag	Auswahl des Vertrages, dem die Rechnung zugeordnet wurde.
Erstellt aus Rechnung (Belegnummer):	Anzeige der Belegnummer der periodisch wiederkehrenden Rechnung, aus der diese Rechnung erstellt wurde.
Lastschriftmandat	Hier kannst du das Lastschriftmandat ausfüllen.

Termine

Diese Gruppe umfasst alle relevanten Datumsangaben im Zusammenhang mit einer Ausgangsrechnung. Dazu gehören typischerweise das Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und gegebenenfalls Lieferdatum.

Merkmal	Beschreibung
Zahlungsstopp (nur bei Gutschriften)	Angabe, ob ein Zahlungsstopp für diese Gutschrift festgelegt wurde. Bei einem Zahlungsstopp wird die Gutschrift nicht in den Zahlungslauf übernommen. Falls sich die Gutschrift bereits in einem Zahlungslauf befindet, aber noch nicht überwiesen wurde, wird sie aus dem Zahlungslauf entfernt.
Mahnstopp bis	Die Mahnungen werden bis zu diesem Tag nicht erstellt
Zahlungsfälligkeit	Eingabe des Zahlungsfälligkeitsdatums.
E-Mail gesendet am	Anzeige des Datums des Rechnungsversandes.
Mahnstopp für diese Rechnung	Angabe, ob ein Mahnstopp für diese Rechnung festgelegt wurde.
Skonto bei Zahlung bis zum	Eingabe des Zahlungsdatums, bis zu dem Skonto gewährt wird.
Rechnungsfreigabe am	Eingabe des Datums der Rechnungsfreigabe.
Zahlungsziel	Eingabe des Zahlungsziels.
Ausgeglichen am	Anzeige des Datums der Bezahlung
Periodisch	Angabe, ob es sich um eine periodisch wiederkehrende Rechnung (Original bzw. Vorlage) handelt.

Skonto

Diese Gruppe umfasst Merkmale zum Skonto bei Ausgangsrechnungen. Hier werden Informationen zu Skontofristen, -sätzen und möglichen Skontobeträgen für Kunden erfasst.

Merkmal	Beschreibung
USt. [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.
Netto [€]	Anzeige des Nettobetrags des Skontos.
Brutto [€]	Anzeige des Bruttobetrags des Skontos.

Rechnungspositionen

Hier können Rechnungspositionen der Rechnung erstellt und zugeordnet werden.

Siehe auch: Teilleistungen/Rechnungspositionen Ausgang

Kommentare

In diesem Bereich können unter "Kommentar hinzufügen" Kommentare im Datensatz hinterlegt und als E-Mail gesendet werden.

In diesem Bereich können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen und bearbeiten.

WorkflowButtons

Dieser Bereich zeigt die Workflow-Steuerungsbuttons zur bequemen Bedienung an dieser Stelle im Formular. Es sind dieselben Funktionen wie im oberen Workflow-Bereich verfügbar.

Nutzen: Erleichtert die Workflow-Steuerung bei langen Formularen, da Sie nicht nach oben scrollen müssen. Beschleunigt die Bearbeitung durch direkten Zugriff auf Freigabe-, Ablehnung- und Weiterleitungsfunktionen.

Storno-Informationen

Diese Gruppe umfasst Informationen zu stornierten Ausgangsrechnungen. Sie beinhaltet Merkmale wie Stornodatum, Stornogrund und zugehörige Referenzen auf die ursprüngliche Rechnung.

Merkmal	Beschreibung
Ist Storno zur Belegnummer:	Anzeige der Belegnummer der Rechnung, die diese Ausgangsrechnung storniert.
Wurde storniert durch Belegnummer:	Anzeige der Belegnummer des Stornos für diese Rechnung.

Rechnung Prüfung

Dieser Bereich zeigt den aktuellen Prüfstatus der Ausgangsrechnung an. Die Checkboxen geben Auskunft darüber, ob die Rechnung für den Freigabe-Workflow, den FiBu-Export, den Zahlungslauf freigegeben ist oder die Erfassung abgeschlossen wurde. Im Feld [Prüfhinweise] werden wichtige Hinweise zur Rechnungsprüfung angezeigt. Über die Schaltfläche [Rechnung Prüfen] können Sie eine automatische Prüfung der Rechnung durchführen lassen, die alle erforderlichen Validierungen ausführt und die Statusfelder entsprechend aktualisiert.

Nutzen: Bietet einen schnellen Überblick über den Prüfstatus der Rechnung und ermöglicht eine automatische Validierung, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für die Weiterverarbeitung erfüllt sind.

Projektauftrag

Diese Gruppe umfasst Merkmale zum Projektauftrag, auf den sich die Ausgangsrechnung bezieht. Hierzu gehören Informationen wie Projektnummer, Auftragstyp und zugehörige Vertragsdaten.

Merkmal	Beschreibung
Auftragsübersicht drucken	Setzen Sie dieses Häkchen, wenn auf der Rechnung eine Übersicht über das Projektbudget und alle bereits gestellten Rechnungen ausgegeben werden soll.
Leistungsnachweise drucken	Angabe, ob die Leistungsnachweise, die dieser Rechnung zugeordnet sind, beim Ausdrucken der Ausgangsrechnung mit ausgedruckt werden sollen.
Rechnung zum Projektauftrag	Auswahl des Projektauftrages, dem die Rechnung zugeordnet wurde.

Dokumente

Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, können hier hochgeladen werden. Auch das gescannte Rechnungsdokument ist hier hinterlegt. In dieses wird automatisch die Belegnummer der Rechnung auf jeder Seite oben links eingefügt.

In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.

Storno

Diese Gruppe umfasst Merkmale im Zusammenhang mit Stornierungen von Ausgangsrechnungen. Hier finden sich Informationen zu Stornogründen, -zeitpunkten und zugehörigen Prozessen.

Merkmal	Beschreibung
Storno Buchungsdatum	Das Datum wird automatisch im Worklfow gesetzt
Grund der Stornierung	Dieses Feld dient zur Erfassung des spezifischen Grundes für die Stornierung einer Ausgangsrechnung. Es ermöglicht eine detaillierte Dokumentation der Umstände, die zur Aufhebung der Rechnung geführt haben, und ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit im Buchhaltungsprozess.

Export in FiBu-System

Diese Gruppe enthält Merkmale, die für den Export von Ausgangsrechnungen in das Finanzbuchhaltungssystem relevant sind. Sie umfasst Attribute wie Buchungsdatum, Kontierungsinformationen und Exportstatus.

Merkmal	Beschreibung
Quittungsmeldung FiBu	Anzeige der Quittungsmeldung der FiBu.
Export (ja/nein)	Angabe, ob ein Export zur FiBu erfolgen soll.
Importiert von FiBu am	Anzeige des Datums, an dem der Import aus der FiBu erfolgt ist.
Belegnummer FiBu	Anzeige der Belegnummer der FiBu.
Exportiert nach FiBu am	Anzeige des Datums, an dem der Export zur FiBu erfolgt ist.

Zusatzhinweise und Rechnungsversand

Diese Gruppe umfasst Merkmale für zusätzliche Informationen und Anweisungen zum Rechnungsversand bei Ausgangsrechnungen. Sie enthält Optionen zur Steuerung des Versandprozesses und zur Angabe spezifischer Kundenanforderungen.

Merkmal	Beschreibung
Zusatzhinweis Fuß	Eingabe eines Zusatztextes für den Rechnungsfuß.
Zusatzhinweis Kopf	Eingabe eines Zusatztextes für den Rechnungskopf.

Periodisch wiederkehrende Termine erstellen

**Section:** Periodisch wiederkehrende Termine erstellen **Menü:** Ausgangsrechnungen **Tabelle:** KE_AUSGANGSRECHNUNGEN_T **Pfad:** Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Ausgangsrechnungen/Ausgangsrechnungen **Control:** ~/Controls/KE/OutgoingInvoiceRecurrentCalculation.ascx Dieser Bereich ermöglicht die automatische Erstellung von Rechnungsterminen für wiederkehrende Ausgangsrechnungen. Sie geben das Datum der ersten und letzten Rechnung ein, definieren den Wiederholungsturnus und legen die Zahlungsfrist in Tagen fest. Nach Angabe dieser Parameter werden automatisch alle Termine im angegebenen Zeitraum erstellt. Bereits vorhandene Termine für dasselbe Datum werden dabei nicht dupliziert. Eine Schaltfläche ermöglicht das Löschen noch nicht ausgeführter Termine. **Nutzen:** Die automatische Terminplanung für wiederkehrende Rechnungen spart erheblich Zeit und verhindert vergessene Abrechnungen bei regelmäßigen Leistungen. Die systematische Erfassung stellt sicher, dass alle wiederkehrenden Forderungen termingerecht abgerechnet werden.

Termine der geplanten Rechnungen

Hier werden alle Ausgangsrechnungen angezeigt, die als wiederkehrende Rechnungen aus dieser Vorlage erstellt wurden.

Siehe auch: Termine wiederkehrender Ausgangsrechnungen

Zahlungsläufe

Liste der Zahlungsläufe, in denen die vorliegende Rechnung enthalten ist.

Siehe auch: Ausgangsrechungen im Zahlungslauf

Liste der Bankzuordnungnen

Liste der Bankzuordnungen, in denen die vorliegende Rechnung enthalten ist.

Siehe auch: Zahlungszuordnungen zu Ausgangsrechnungen

Umbuchungen

Siehe auch: Umbuchungen

Mahnungen

Unter „Weitere Daten“ in der Arbeitsleiste werden alle Mahnungen aufgerufen, die dieser Rechnung zugeordnet sind.

Siehe auch: Mahnungen

Elektronisch versandte Dokumente

In diesem Bereich werden alle Dokumente zu diesem Datensatz angezeigt, die elektronisch versandt wurden.

Siehe auch: Elektronischer Versand der Dokumente

Ausgangsrechnung (PDF)

Unter „Berichte“ in der Arbeitsleiste kann die Rechnung als pdf-Dokument erzeugt werden.