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Bestellen Sie über die Gästebewirtungsliste die Speisen, die während einer Besprechung aufgetragen werden sollen. Legen Sie die anfallenden Kosten auf Kostenstellen um. Erstellen Sie eine Liste der zu bewirtenden Mitarbeiter und Gäste und nutzen Sie die Funktion "Berichte" zur einfachen Ausgabe von Gästebewirtungskarten und Bestellungen als PDF.
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.| Merkmal | Beschreibung |
| Abteilung Auftraggeber | Eingabe der Abteilungsbezeichnung desjenigen, für den die Gästebewirtung erfolgt. |
| Raum | Wählen Sie hier den Raum aus, in dem die Gästebewirtung stattfinden soll. Diese Information ist entscheidend für die korrekte Planung und Durchführung des Caterings sowie für die Raumreservierung. Die Angabe des Raums ist verpflichtend, um eine reibungslose Organisation zu gewährleisten. |
| Kostenstelle | Auswahl der Kostenstelle, die mit den Kosten für die Gästebewirtung belastet wird. |
| Status der Speisebewirtung | Auswahl des aktuellen Status der Speisebewirtung. |
| Zugeordnete Raumbuchung (Ticket-Nr.) | Anzeige / Auswahl der Ticketnummer der Raumbuchung, die mit der Gästebewirtung verbunden ist / werden soll. |
| Auftraggeber | Hier wählen Sie die Person aus, die den Antrag für die Gästebewirtung gestellt hat und als Auftraggeber fungiert. Diese Information ist wichtig für die Zuordnung und Abrechnung der Catering-Anfrage und muss daher zwingend angegeben werden. |
Details
Dieser Infobereich enthält Details zur Gästebewirtung, die vor allem für den Speisenanbieter notwendig sind.| Merkmal | Beschreibung |
| Anlass | Geben Sie hier den Anlass für die Gästebewirtung ein. Diese Information ist wichtig für den Speiseanbieter zur Vorbereitung und wird auch für steuerliche Zwecke benötigt. Eine genaue Angabe hilft, die Veranstaltung optimal zu gestalten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. |
| Besteck | Gibt an, ob der Speiseanbieter Besteck für die Veranstaltung bereitstellen soll. Diese Information ist wichtig für die korrekte Vorbereitung und Durchführung des Caterings bei der Raumreservierung. |
| Bemerkung | Hier können Sie wichtige Hinweise und Anmerkungen zur Gästebewirtung für diesen Catering-Termin eintragen. Diese Informationen helfen dem Catering-Service, spezielle Anforderungen oder Besonderheiten bei der Verpflegung zu berücksichtigen und eine optimale Bewirtung sicherzustellen. |
| Speiseanbieter | Auswahl des Speiseanbieters, der mit der Durchführung der Gästebewirtung beauftragt wird. |
| Anzahl Mitarbeiter | Eingabe der Anzahl der internen Mitarbeiter, die bewirtet werden sollen. |
| Anzahl Gäste | Eingabe der Anzahl der externen Gäste, die bewirtet werden sollen. |
Termine und Zeiten
Hier wird der genaue Zeitpunkt bestimmt, an dem die Speisen eingedeckt werden sollen.| Merkmal | Beschreibung |
| Eindeckdatum und -Uhrzeit | Auswahl des Datums, an dem die Gästebewirtung stattfinden soll und Eingabe der genauen Uhrzeit, an dem die Speisen eingedeckt werden sollen. |
Speisen
In dieser Liste werden die Speisen angezeigt, die für die Gästebewirtung bestellt wurden. Über den Button "Speise hinzufügen/bestellen" können weitere Speisen in die Bestellung mit aufgenommen werden.Siehe auch: Speisekarte
Gästeliste
Wenn externe Gäste an der Gästebewirtung teilnehmen, können sie in dieser Tabelle angegeben werden. Über den Button "Gast hinzufügen" kann ein Gast eingetragen werden.Siehe auch: Gäste bei Speisenbewirtung
Mitarbeiterliste
Die Mitarbeiter, die an der Bewirtung teilnehmen, können hier eingesehen werden. Über den Button "Mitarbeiter hinzufügen" können der Gästebewirtung weitere Mitarbeiter zugeordnet werden.Siehe auch: Mitarbeiter bei Speisenbewirtung
Bestellung (Export nach Word/PDF)
Dieser Bericht ermöglicht den Export der Bestellung nach Microsoft Word oder ins PDF-Format. Der Bericht kann generiert werden, nachdem der Datensatz gespeichert wurde. Dazu in der Arbeitsleiste des Formulars auf "Berichte" und dann auf den Namen dieses Berichts klicken.Gästebewirtungskarte
Dieser Bericht enthält die Gästebewirtungskarte, die automatisch aus den im vorliegenden Datensatz hinterlegten Informationen generiert wird, sobald der Datensatz über den Button "Speichern" in der Arbeitsleiste des Formulars gespeichert wurde. Der Bericht kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars als PDF heruntergeladen werden. Die Gästebewirtungskarte ist auszudrucken, durch den Auftraggeber zu unterzeichnen und dem Küchenpersonal beim Abdecken mitzugeben.Bestellung
Dieser Bericht enthält die Bestellung, die automatisch aus den oben hinterlegten Informationen generiert wird, sobald der Datensatz über den Button "Speichern" in der Arbeitsleiste des Formulars gespeichert wurde. Der Bericht kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars als PDF heruntergeladen werden.CustomActions
Dieses Control überwacht Zeitänderungen bei Bewirtungsterminen und stellt sicher, dass die erforderlichen Vorlaufzeiten für die bestellten Speisen eingehalten werden. Wenn Sie die Eindeckzeit eines Termins ändern, wird automatisch geprüft, ob alle gebuchten Speisen noch rechtzeitig bereitgestellt werden können. Falls die neue Zeit zu kurzfristig ist und gegen die definierten Bestellfristen verstößt, wird das Speichern verhindert und ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Nutzen: Verhindert nicht erfüllbare Bewirtungsaufträge durch automatische Prüfung der Bestellvorlaufzeiten.