Diese Tabelle enthält alle hochgeladenen Dateien aus allen Formularen des FM-Portals. Das Hochladen selbst muss im jeweiligen Formular erfolgen, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
| Merkmal | Beschreibung |
| Vererbbar | Gib hier an, ob das Dokument, wenn es an einem Matchcode hochgeladen wurde, an die Objekte dieses Matchcodes vererbt werden kann. |
| Kurzzeichen | Kurzzeichen (z.B. Aktenzeichen) des Dokuments |
| Beschreibung | Ausführlich Beschreibung des Dokumenteninhalts |
| Barcode | Individuelle Nummer (also Barcode oder QR-Code) die das Dokument fortlaufend identifiziert |
| Bezeichnung | Kurze Bezeichnung des Dokuments mit Hinweisen zum Inhalt |
Download verknüpfte Datei
Dieser Bereich zeigt einen Link zum Herunterladen der gespeicherten Datei. Bei entsprechenden Rechten können Sie das Dokument durch eine neue Version ersetzen.
Nutzen: Direkter Dateizugriff ohne Umwege. Die Upload-Funktion ermöglicht schnelle Aktualisierungen bei geänderten Dokumenten unter Beibehaltung der Metadaten und Referenzen.
Dokumentenbezogene Daten
Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich direkt auf ein Dokument beziehen, wie beispielsweise Titel, Erstellungsdatum oder Dateityp. Sie beschreiben die grundlegenden Eigenschaften und Metadaten eines Dokuments im System.
| Merkmal | Beschreibung |
| Vertraulichkeitsstufe | Vertraulichkeitsstufe des Dokuments aus der Liste der hinterlegen Vertraulichkeitsstufen. Das Dokument darf nur im Rahmen der hinterlegten Stufe geteilt werden. |
| Zeichnungsnummer | Nummer der Zeichnung, falls das Dokument eine Zeichnung ist. Das Feld ist abgekündigt. Stattdessen sollte das Feld "Kurzzeichen" genutzt werden |
| Version | Version des Dokuments, falls es das Dokument in mehreren Version gibt; ansonsten kann das Feld leer bleiben |
| Datum | Datum, an dem das Dokument erzeugt wurde, z.B. des Datum einer Rechnung oder eines Briefs |
| Autor | Autor, der das Dokument verfasst hat und verantwortet |
| Status | Status des Dokuments, als Auswahl aus der hinterlegten Statusliste |
Anwendbarkeit
Diese Merkmalsgruppe umfasst Eigenschaften, die die Anwendbarkeit und Gültigkeit eines Dokuments definieren. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen und in welchem Kontext das Dokument relevant und einsetzbar ist.
| Merkmal | Beschreibung |
| Geltungsbereich | Textliche Angabe zum Geltungsberereich des Dokuments |
| Gültig ab | Datum, ab dem das Dokument gültig ist |
| Gültig bis | Datum, bis zu dem das Dokument gültig ist |
Dokumentenkategorie
Diese Gruppe umfasst Merkmale zur Klassifizierung und Einordnung von Dokumenten in verschiedene Kategorien. Sie ermöglicht eine strukturierte Organisation und erleichtert das Auffinden relevanter Dokumente.
| Merkmal | Beschreibung |
| Gewerk | Gewerke (Dokumentenklasse), zu dem das Dokument zugeordnet wird |
| Gewerkgruppe | Gewerkegruppe (Unterklasse), zu dem das Dokument zugeordnet wird |
| Register/Dokumenttyp | Register (Dokumententyp), zu dem das Dokument zugeordnet wird |
Ortsbezogene Daten
Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich auf den geografischen Standort oder die räumliche Zuordnung des Dokuments beziehen. Dazu können Angaben wie Adresse, Koordinaten oder regionale Zugehörigkeit gehören.
| Merkmal | Beschreibung |
| Etage | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Etage |
| Gebäudeteil | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäudeteil |
| Gebäudegruppe | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäudegruppe |
| Region | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Region |
| Raum | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Raum |
| Standort | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Standort / Liegenschaft |
| Land | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Land |
| Gebäude | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäude |
| Bezirk | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Bezirk |
| Raumgruppe | Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Raumgruppe |
Bau- / Anlagenbezogene Daten
Dokumentinformationen, falls sich das Dokument auf ein bauliches oder technisches Objekt bezieht
| Merkmal | Beschreibung |
| Ausführende Firma | Name des Errichters, der das Dokument im Rahmen seiner Ausführung erstellt hat |
| Hersteller | Angabe eines Produkthersteller, falls das Dokument sich ein Produkt bezieht |
| Objekt | Das Objekt, auf das sich das Dokument bezieht, z.B. ein technisches Objekt oder ein Inventargegenstand |
| Bauvorhaben / Anlage / Anlagenkomponente | Name des Bauvorhabens, innerhalb dessen das Dokument angefallen ist |
Dokument
Dieser Bereich zeigt eine Vorschau von PDF-Dokumenten direkt im Browser an. Wenn das ausgewählte Dokument eine PDF-Datei ist, wird es hier automatisch angezeigt. Bei anderen Dateiformaten wird dieser Bereich ausgeblendet. Die Vorschau ermöglicht es Ihnen, den Inhalt des Dokuments zu prüfen, ohne es herunterladen zu müssen.
Nutzen: Ermöglicht eine schnelle Dokumentenprüfung ohne Download und vereinfacht die Arbeit mit PDF-Dokumenten durch direkte Anzeige im System.
Ablagebezogene Daten
Diese Merkmalsgruppe umfasst Informationen zur physischen oder digitalen Ablage von Dokumenten. Sie beinhaltet Attribute wie Ablageort, Archivierungsstatus und Aufbewahrungsfristen.
| Merkmal | Beschreibung |
| Regal | Regalnummer des Aktenordners im Archiv |
| Aktenordner (aus dem Archivmanagement) | Aktenordner, in dem eine papierhafte Version des Dokuments abgelegt wurde |
| Ordnernummer | Textliche Ordnernummer als Verweis auf den Ordner, in dem eine papierhafte Version des Dokuments abgelegt wurde |
| Zeile | Regalzeile des Aktenordners im Archiv |
Up- und Download unverknüpfte Datei
Up- und Download unverknüpfte Datei
In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.
Dokumentinformationen
Informationen zum Dokument sind in diesem Infobereich enthalten.
| Merkmal | Beschreibung |
| Benutzer | Name des Benutzers, der das Dokument hochgeladen hat. |
| Dateipfad | Dateipfad, an dem das Dokument abgelegt wurde |
| Dateiname | Originalname der Datei des Dokuments. |
| Datum | Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde. |
| Dateiformat | Anzeige des Dateiformats des Dokuments (Mime type) |
| Größe | Größe der Datei des Dokuments in Byte. |
Digitalisierungskategorie
Die Digitalisierungskategorie klassifiziert Dokumente nach Art und Umfang ihrer digitalen Verarbeitung. Sie gibt Aufschluss über den Grad der Digitalisierung und die technische Handhabung des Dokuments im System.
| Merkmal | Beschreibung |
| Dokumenteninhalt | Wähle hier, passend zur Kategorie, einen Inhalt für das Dokument aus. |
| Kategorie | Wähle hier die Digitlaisierungskategorie für das Dokument aus |
Zuordnung am Webform
Diese Gruppe enthält Merkmale zur Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten, die über ein Webformular erfasst wurden. Sie umfasst Eigenschaften wie Dokumententyp, Kategorie und zugehörige Metadaten aus der Online-Erfassung.
| Merkmal | Beschreibung |
| Bereich UID | Verweis auf den Formularbereich, innerhalb dessen, das Formular hochgeladen wird (falls ein Formular mehr als einen Uploadbereich hat) |
| ID des Datensatzes | Interne Datensatznummer für das Formular, in das das Dokument hochgeladen wurde. |
| Tabelle/Formular | Systemname des Formulars, in das das Dokument hochgeladen wurde. |
Link zum Datensatz
Diese Funktion fügt einen "Bearbeiten"-Button in die Menüleiste ein, über den der protokollierte Original-Datensatz in einem neuen Tab geöffnet werden kann. Der Button erscheint automatisch, wenn die Informationen zum Datensatz vorhanden sind, und ermöglicht den direkten Zugriff auf den referenzierten Eintrag aus dem Archiv heraus.Nutzen:Schneller Zugriff auf den Original-Datensatz ohne manuelle Suche. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Änderungen und die Überprüfung archivierter Einträge im Kontext des aktuellen Datensatzes.
