Besprechungsräume

Erfassen Sie jeden Besprechungsraum im Gebäude mit Informationen zur Lage, Ausstattung, Verfügbarkeit, Zusammenlegbarkeit und Verrechnung des Raums. Definieren Sie einen Raumverantwortlichen, der allgemein für den Besprechungsraum und insbesondere für dessen Vergabe zuständig ist.

Raum zusammenlegen

**Section:** Raum zusammenlegen **Menü:** Besprechungsräume **Tabelle:** RE_RAUM_T **Pfad:** Infrastrukturelles Gebäudemanagement/Raumreservierung/Besprechungsräume **Control:** ~/Controls/RE/CompositeRooms/CompositeRoom.ascx Dieser Bereich steuert die Funktionalität für zusammenlegbare Besprechungsräume. Über eine Checkbox können Sie einen Raum als zusammenlegbar kennzeichnen. Nach Aktivierung werden zusätzliche Bereiche zur Auswahl der Teilräume sowie zur Angabe von Vor- und Nachlaufzeiten für die Umrüstung eingeblendet. Wenn Sie versuchen, einen bereits zusammengelegten Raum mit bestehenden Teilräumen wieder als normalen Raum zu kennzeichnen, wird dies durch eine Prüfung verhindert und eine Fehlermeldung ausgegeben. **Nutzen:** Die Verwaltung zusammenlegbarer Räume ermöglicht flexible Raumnutzungskonzepte. Große Veranstaltungen können den zusammengelegten Gesamtraum nutzen, während bei geringerem Bedarf die Teilräume separat buchbar bleiben. Die Umrüstzeiten stellen sicher, dass ausreichend Zeit für die räumliche Umgestaltung eingeplant wird.

Besprechungsraum

Informationen zur Identifikation und zum Raum im Allgemeinen können in diesem Infobereich angegeben werden. Durch die Verknüpfung mit einem Raum werden die Rauminformationen auf den Besprechungsraum übertragen.

Merkmal	Beschreibung
Nummer des Telefons im Besprechungsraum	Eingabe der Rufnummer des Telefons im Besprechungsraum. Falls der Raum nicht über einen Telefonapparat verfügt, kann das Eingabefeld leer bleiben.
Beschreibung	Eingabe einer ausführlichen Beschreibung des Besprechungsraums.
Raumbezeichnung	Eingabe einer Bezeichnung für den Besprechungsraum, wenn es sich um einen zusammenlegbaren Raum handelt, zur Bewahrung der Einheitlichkeit. Diese sollte eine Bezeichnung sein, die in der Organisation gängig für den Besprechungsraum verwendet wird (z.B. "Besprechungsraum Vorstand").
Raum buchbar	Dieses Feld zeigt an, ob der Besprechungsraum für Buchungen verfügbar ist. Wenn aktiviert, können Mitarbeiter den Raum für Meetings reservieren. Ist es deaktiviert, steht der Raum temporär oder dauerhaft nicht zur Verfügung.
Raum zusammengelegt	Angabe, ob es sich beim diesem Besprechungsraum um einen zusammengelegten Besprechungsraum handelt. Ein Besprechungsraum kann aus zwei oder mehr einzelnen, bereits definierten Besprechungsräumen zusammengelegt und als ein eigenständiger Besprechungsraum gebucht werden. Dieses kommt zur Anwendung, wenn ein großer Raum durch mobile Trennwände in mehrere kleine Räume zerlegt werden kann. Sofern die kleinen Räume einzeln angelegt und Besprechungsraum sind, läßt sich jede beliebige Kombination dieser als zusammengelegter Raum definieren.

Raum / Arbeitsplatz

Diese Gruppe umfasst Eigenschaften, die Besprechungsräume und Arbeitsplätze charakterisieren. Dazu gehören Informationen zur Lage, Ausstattung und Kapazität der Räumlichkeiten.

Merkmal	Beschreibung
Arbeitsplatz	Hier findest du einen Arbeitsplatz.
Raum	Bei nicht zusammenlegbaren Räumen: Auswahl des Raums, der als Besprechungsraum eingesetzt werden soll. Hinweis: Wurden schon Termine auf diesen Raum gebucht, kann der Raum nicht mehr verändert werden und wird "ausgegraut" dargestellt.

Folgende Räume sind zusammengelegt

Ist der Besprechungsraum aus mehreren Räumen zusammengelegt, werden die Räume, aus denen er sich zusammensetzt, in dieser Liste angezeigt.

Siehe auch: Zusammengelegte Räume

Informationen zum zusammengelegten Raum

Ein zusammengelegter Besprechungsraum besteht aus zwei oder mehr einzelnen, bereits definierten Besprechungsräumen und kann als ein eigenständiger Besprechungsraum gebucht werden. Dieser Prozess des "Zusammenlegens" benötigt Rüstzeiten, die in diesem infobereich eingetragen werden.

Merkmal	Beschreibung
Rückbauzeit nach Besprechung [min]	Eingabe der Zeit in Minuten, die zum Rückbau des zusammengelegten Raumes nach einer Besprechung benötigt wird. Der Raum wird nach jeder Buchung automatisch für den angegebenen Zeitraum gesperrt.
Umrüstzeit vor Besprechung [min]	Eingabe der Zeit in Minuten, die zur Vorbereitung des zusammengelegten Raumes vor einer Besprechung benötigt wird. Der Raum wird vor jeder Buchung automatisch für den angegebenen Zeitraum gesperrt.

Ausstattung

Angaben zur Ausstattung des Raums (z.B. LAN-Anschlüsse und Bestuhlung) können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

Merkmal	Beschreibung
Anzahl LAN-Netzwerk-Anschlüsse	Eingabe einer Zahl für die Anzahl der LAN-Anschlüsse im Besprechungsraum. Alle hier angegebenen LAN-Anschlüsse sollten einfach durch die Besprechungsteilnehmer nutzbar sein.
Standard-Bestuhlung	Auswahl der Bestuhlung, die standardmäßig im Raum vorhanden ist.
Kapazität	Eingabe der maximalen Teilnehmerkapazität für den Besprechungsraum. Die Kapazität wird bei allen Buchungswegen benötigt, damit dem Buchenden alle dem Suchkriterium "Besprechungsteilnehmer" entsprechenden und verfügbaren Räume angezeigt werden können.

Verrechnung

Angaben, ob und welche Raumkosten durch die Besprechungsraumbuchung anfallen, können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

Merkmal	Beschreibung
Raumkosten berechnen?	Angabe, ob die reinen Raumkosten auf die bei der Raumbuchnung ausgewählte Kostenstelle des Antragstellers berechnet werden sollen. Die Einstellung hat keinen Einfluss auf die Abrechnung der Catering- und Servicekosten.
Preis pro angefangene Stunde [€]	Eingabe der Raumkosten pro Stunde in Euro.

Verbindung zu Raum in Exchange Server

Dieses Control ermöglicht die Verbindung eines Besprechungsraums mit einem Raum in Microsoft Exchange Server für die Outlook-Raumbuchung. Es bietet drei Hauptfunktionen: Auswahl eines Exchange-Benutzers mit Zugangsdaten, Zuordnung zu einem Exchange-Raum aus den verfügbaren Raumlisten, und Synchronisation der Termine zwischen Exchange und eTASK. Das Control validiert die Verbindung durch Prüfung der Berechtigungen und zeigt den Status visuell an. Die Raum-Zuordnung kann nicht mehr geändert werden, sobald Termine mit Exchange-Appointment-IDs vorhanden sind, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden.

Nutzen: Durch die Integration mit Exchange Server können Benutzer Besprechungsräume direkt über Outlook buchen, während die Verwaltung zentral im FM-Portal erfolgt. Die bidirektionale Synchronisation stellt sicher, dass alle Raumbuchungen sowohl in Outlook als auch in eTASK konsistent sind.

Catering

Gibt es für den Besprechungsraum Getränke- und/oder Speisebewirtung (optional), kann in diesem Infobereich die Buchung aktiviert und konfiguriert werden.

Merkmal	Beschreibung
Catering möglich?	Angabe, ob für diesen Raum ein Catering möglich sein soll.
Caterer (Recht / Rolle)	Auswahl Caterer (Recht / Rolle), die für die Bearbeitung von Bestellungen für diesen Besprechungsraum verantwortlich ist.
Caterer (Leistungen)	Caterer (Leistungen)

Verfügbare Ressourcen in diesem Besprechungsraum

Die Ressourcen des Besprechungsraums (z.B. Video- und Audioanlagen) können hier notiert werden. Anschließend werden sie in der Liste angezeigt.

Siehe auch: Buchbare Ressourcen

Buchungsbeschränkungen

Buchungsbeschränkungen für einen Besprechungsraum können in diesem Infobereich angegeben werden. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass der Besprechungsraum nur durch einen exklusiven Personenkreis gebucht werden kann oder dass eine Buchung die Genehmigung des Raumverantwortlichen benötigt.

Merkmal	Beschreibung
Stornofrist [h]	Eingabe eines Zeitraums vor Beginn einer Buchung, in Stunden angegeben, bis zu dem eine Stornierung der Raumbuchung erfolgen kann.
Bemerkung	Eingabe von wichtigen Bemerkungen, die sich auf die Buchungsbeschränkungen für den Besprechungsraum beziehen.
Automatische Beendigung bei Nichtbestätigung aktivieren	Angabe, ob die Raumbuchung bei Nichtbestätigung automatisch beendet werden soll. Die Bestätigung der Buchung muss innerhalb von 15 Minuten nach deren Beginn erfolgen. Die automatische Beendigung erfolgt nach dem im Konfigurationsparameter "ReConfirmTimeout" Zeitraum in Minuten nach Buchungsbeginn (Standard: 15-30 Minuten).
Buchbar nur exklusiv?	Angabe, ob der Besprechungsraum nur durch Raumverantwortliche gebucht werden kann.
Genehmigung erforderlich?	Angabe, ob die Buchung dieses Raums eine Genehmigung durch den Raumverantwortlichen erfordert.
Buchbar an Feiertagen?	Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Feiertagen buchbar sein soll.
Buchbar am Samstag?	Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Samstagen buchbar sein soll.
Buchbar am Sonntag?	Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Sonntagen buchbar sein soll.

Verantwortliche Personen für den Besprechungsraum

In dieser Liste werden alle Personen aufgeführt, die für diesen Besprechungsraum die Funktion des Raumverantwortlichen ausüben.

Siehe auch: Raumverantwortliche

Mailsteuerung

Das Versenden von E-Mails an die Raum- und Cateringverantwortlichen kann in diesem Infobereich gesteuert werden.

Merkmal	Beschreibung
E-Mail an Cateringverantwortlichen	Angabe, ob der Cateringverantwortliche per E-Mail über alle Bestellungen informiert wird.
E-Mail an Raumverantwortlichen	Angabe, ob der Raumverantwortliche per E-Mail über alle Buchungen des vorliegenden Raums informiert wird.

Gesperrte Zeiträume

Ist der Besprechungsraum zu bestimmten Zeiträume gesperrt, also nicht buchbar, werden diese hier aufgelistet.

Siehe auch: Gesperrte Zeiträume

Einstellungen für Exchange-Reservierungen

Hier werden Standardeinstellungen für die Raumbuchungen über Exchange bzw. das Add-In von eTASK.Outlook-Raumbuchung getroffen. Dies betrifft auch Buchungen mit anderen Anwendungen als dem Add-In, die über Exchange Server Räume buchen können.

Merkmal	Beschreibung
Betreff aus OWA-Buchungen übertragen	Betreff aus OWA-Buchungen übertragen Ja/ Nein
Standardantragsteller	Auswahl des Standardantragstellers für Buchungen über Exchange Server. Dieser wird bei Buchungen angegeben, wenn kein anderer Antragsteller übergeben wird.
Standardkostenstelle	Auswahl der Standardkostenstelle für Buchungen über Exchange Server. Diese wird bei Buchungen angegeben, wenn keine andere Kostenstelle übergeben wird.
EWS URL	Hier findest du die EWS-URL je Raum.
Buchung in Exchange Server aktiviert	Angabe, ob die Buchung über das Add-In und andere Exchange-Server-fähige Anwendungen ermöglicht werden soll.

Synchronisation der Raumbuchungen mit Exchange

In diesem Infobereich werden die Synchronisationssitzungen mit dem Exchange Server protokolliert.

Siehe auch: Synchronisationslauf

Liste Raumbuchungstermine

In dieser Liste sind alle Termine enthalten, für die der Besprechungsraum reserviert ist.

Siehe auch: Buchungstermine

Foto des Besprechungsraums

Fügen Sie hier ein Foto des Besprechungsraums hinzu. Klicken Sie auf Upload, wählen Sie das Foto von Ihrer Festplatte aus und laden Sie es über den Button "Speichern" hoch.

In diesem Bereich können Sie Bilder verwalten und eine Bildergalerie anzeigen.

Dokumente

In diesem Infobereich können Bedienungsanleitungen oder ähnliche Dokumente abgelegt werden, die für Nutzende des Raumes relevant sind.

In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.

CheckCateringGroupRequired

Dieses Control stellt sicher, dass beim Aktivieren der Getränkebewirtung für einen Besprechungsraum die erforderlichen Zuordnungen vollständig erfasst werden. Sobald die Option [Getränkebewirtung möglich] aktiviert wird, werden die Felder [Catering-Gruppe] und [Getränke-Gruppe] automatisch als Pflichtfelder markiert und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden.

Nutzen: Verhindert unvollständige Catering-Konfigurationen und stellt sicher, dass für jeden Raum mit Catering-Option die notwendigen Zuordnungen vorhanden sind. Dies ist wichtig für die korrekte Abwicklung von Catering-Bestellungen bei Raumbuchungen.