Antrag Personal Onboarding

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In dieser Liste werden die Onboarding Vorgänge aller Personen geführt, die fest zum Unternehmen gehören, oder als externe angemeldet sind. Der Workflow zum Onboarding macht diese Liste erst ordentlich nutzbar.

Workflow

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Merkmal	Beschreibung
Code	Hier kannst du Code

Ausgabeprotokoll

Interner Mitarbeiter

Diese Gruppe umfasst Eigenschaften, die spezifisch für interne Mitarbeiter im Onboarding-Prozess relevant sind. Dazu gehören typischerweise Informationen zur internen Position, Abteilung und organisatorischen Zuordnung des neuen Mitarbeiters.

Merkmal	Beschreibung
Dienstwagen	Die Information ob der Mitarbeiter Anspruch auf einen Dienstwagen hat wird zentral von SAP HR bereitgestellt. Innerhalb des Workflows sorgt sie dafür, dass der Verantwortliche für den Fuhrpark über den neuen Mitarbeiter informiert wird.
Interner Mitarbeiter	Auswahl des internen Mitarbeiters.
Interner Ansprechpartner	Der interne Ansprechpartner kann einen Antrag anlegen, speichern, verändern und einreichen. Er erhält parallel zum Bearbeiter alle weiteren Informationen und ist für die Revalidierung verantwortlich.
Führungskraft	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter eine Führungskraft ist.

Daten externer Mitarbeiter

Diese Gruppe umfasst Informationen zu externen Mitarbeitern, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses erfasst werden. Dazu gehören typischerweise Kontaktdaten, Vertragsinformationen und spezifische Qualifikationen des externen Personals.

Merkmal	Beschreibung
Kostenstelle	Zu welcher Kostenstelle gehört der externe Mitarbeiter?
Einsatz geplant bis	Wenn dir bekannt ist, bis wann der/die externe Mitarbeiter*in im Unternehmen sein wird, dann gib dieses Datum bitte hier an. Du kannst das Feld leer lassen, wenn du das Datum nicht kennst. Diese Information hat keinen Bezug zur Quartalsverlängerung, diese wird unabhängig von der geplanten Einsatzzeit immer durchgeführt.
Konzern e-Mail Adresse	Benötigt der externe Mitarbeiter eine e-Mail Adresse innerhalb Ihres Unternehmens?
Anrede	Auswahl der Anrede.
Vorname	Angabe des Vornamens.
Nachname	Angabe des Nachnamens.
Abteilung	In welcher internen Abteilung wird der externe Mitarbeiter tätig sein? Suchen Sie hier nach den Namen (oder einem Teil davon) der Abteilungen z.B. "Administration". Mehrere Suchbegriffe können mit eine Leerzeichen getrennt eingegeben werden, z.B. "HR Administ"
E-Mail-Adresse	Angabe einer E-Mail-Adresse.
Telefonnummer	Angabe einer Telefonnummer im Fomrat +49 171 0000 0000. Die Mobilfunknummer wird bevorzugt.
Interner Ansprechpartner	Auswahl des internen Ansprechpartners.
Druckerfreigabe notwendig?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter eine Druckerfreigabe benötigt.
Personaltyp	Auswahl des Personaltyps.

Datensatz Externer Mitarbeiter

Diese Gruppe enthält Attribute zu externen Mitarbeitern, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses erfasst werden. Die Daten umfassen relevante Informationen für die Einbindung und Verwaltung von Fremdpersonal im Unternehmen.

Merkmal	Beschreibung
Externer Mitarbeiter	Personaldatensatz des externen Mitarbeiters.

Firma und Ansprechpartner externer Mitarbeiter

Dieser Bereich verlinkt die Firma und den Ansprechpartner bei der Firma für den externen Mitarbeiter. Wurde eine neue Firma erfasst, dann werden diese Daten nach der Validierung durch den Fachbereich automatisch geschrieben.

Merkmal	Beschreibung
Firma	Auswahl der Firma.
Firma Ansprechpartner	Hier findest du die Kontaktdaten der Ansprechpartner der Firma.

Neue Firma externer Mitarbeiter

In diesem Bereich werden die Daten zur Firma des externen Mitarbeiters erfasst, sofern diese neu angelegt werden soll,

Merkmal	Beschreibung
Firmenbezeichnung	Eingabe einer vollständigen Bezeichnung der Firma, inkl. der rechtlichen Firmierung wie z.B. GmbH, SE oder ähnliches.
Straße / Nr.	Eingabe des Straßennamens inkl. Hausnummer
PLZ	Eingabe der Postleitzahl.
Ort	Eingabe des Ortes.

Neuer Ansprechpartner externe Firma

In diesem Bereich werden die Daten des ANsprechpartners erfasst, der bei der externen Firma für den neuen externen Mitarbeiter verantwortlich ist.

Merkmal	Beschreibung
Vorname	Eingabe des Vornamens des Ansprechpartners.
Nachname	Eingabe des Nachnamens des Ansprechpartners.
(Mobil-)Telefon	Eingabe der Telefonnummer des Ansprechpartners, bevorzugt der Mobilfunknummerim Fomra +49 171 0000 0000
E-Mail-Adresse	Eingabe der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.

Austritt

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die den Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen betreffen. Dazu gehören Informationen wie das Austrittsdatum, der Grund für den Austritt und eventuelle Abschlussgespräche.

Merkmal	Beschreibung
Nachfolge	Die hier ausgewählte Person wird als Nachfolge für alle Funktionen verwendet, für die in der nachfolgenden Liste keine andere Person angegeben ist.
Letzter Anwesenheitstag	Der letzte Anwesenheitstag wird aus SAP übergeben und stellt nciht das Vertragsende dar, sondern berücksichtigt bereits Resturlaub oder sonstige getroffene Absprachen.

Nachfolge

In diesem Infobereich kann die Nachfolge für spezifische Aufgaben festgelegt werden. Wird für eine Aufgabe keine Nachfolge angegeben, wird die ausgewählte Person aus dem vorherigen Bereich verwendet.

Siehe auch: Nachfolger

Allgemeine Informationen

Diese Gruppe umfasst grundlegende Informationen zum Onboarding-Antrag eines neuen Mitarbeiters. Sie enthält allgemeine Daten wie Name, Kontaktinformationen und geplantes Eintrittsdatum.

Merkmal	Beschreibung
Buddy	Buddy, der bei allen möglichen Fragen hilft, Kontakte herstellt ins Team und in die Teamaufgaben einführt.
Zutritt zu ganzem Standort Unterföhring	Wähle diesen Punkt aus, wenn der nuee Mitarbeiter einen Zugang zu allen Gebäude am Standort erhalten soll, so wie dieser im allgemeinen Zugangsprofil festgelegt ist. Zutritt zu besonderen Bereichen kannst du weiter unten festlegen.
Ausweis nicht abgeholt	Diese Option wird automatisch aktiviert, wenn im Workflow der Umweg über den Schrittwechsel "Ausweis nicht abgeholt" gewählt wurde.
Sprache	Wähle hier die Sprache des neuen Mitarbeiters aus,
Bearbeiter	Der Bearbeiter kann parallel zum Ansprechpartner diesen Antrag bearbeiten, speichern und einreichen. Er wird nicht zur Revalidierung hinzugezogen, erhält darüber hinaus aber de gleichen Informationen wie der Ansprechpartner.
Zutritt zum Gelände notwendig?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter Zutritt zum Gelände benötigt.
Arbeitsplatz notwendig?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter einen Arbeitsplatz benötigt.
Erster Anwesenheitstag	Geben Sie hier den Tag an, an dem der Mitarbeiter erstmalig vor Ort sein wird und seinen Ausweis erhält falls nötig
Windows Account nötig?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter Zugang zum Netzwerk benötigt.
Schlüssel benötigt?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter einen Schlüssel benötigt.
IT-Ausstattung notwendig?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn der neue Mitarbeiter eine IT-Ausstattung benötigt.
leistet Remote-Support?	Lege hier fest, ob der neue itarbeiter sich für Supportzwecke auf andere Rechner aufschalten wird.

Befristung verlängern

Diese Gruppe enthält Merkmale zur Verlängerung einer befristeten Beschäftigung. Sie umfasst Informationen wie Verlängerungsdatum, Dauer und Begründung für die Vertragsverlängerung.

Merkmal	Beschreibung
Neue Befristung bis	Gib hier die neue Befristung an, wenn der externe Mitarbeiter länger im Unternehmen bleiben soll. Du wirst vor dem Ende der Verlängerung erneut gefragt ob du verlängern möchtest.

Kontaktdaten

Siehe auch: Antrag Kontaktdaten

Einrichtung Arbeitsplatz (keine IT Ausstattung)

Diese Merkmalsgruppe umfasst Angaben zur Grundausstattung des Arbeitsplatzes für neue Mitarbeiter, ausgenommen IT-Equipment. Sie beinhaltet Informationen zu Möbeln, Büromaterial und sonstiger nicht-technischer Ausstattung.

Merkmal	Beschreibung
Begründung für "kein Arbeitsplatz"	Wenn der neue Mitarbeiter keinen Arbeitsplatz benötigt, gib bitte hier eine kurze Begründung dafür an. Du sparst dir damit die Rückfragen ob es nur vergessen wurde.
Neuer Arbeitsplatz	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn ein neuer Arbeitsplatz geschaffen werden muss.
Neue/andere Möbel	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn neue bzw. andere Möbel benötigt werden.
Beschreibung Möbel	Eingabe einer Beschreibung für die gewünschten Möbel.

Belegungskonzept

In diesem Bereich legen Sie das Arbeitsplatz-Belegungskonzept für den Mitarbeiter fest. Zur Auswahl stehen drei Konzepte: Bei [Klassisch] wird dem Mitarbeiter ein fester Raum zugeordnet. Bei [New Work] arbeitet der Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsplätzen und wird einer Raumgruppe zugewiesen. Bei [Homeoffice] arbeitet der Mitarbeiter ohne festen Büroraum. Die nachfolgenden Eingabefelder passen sich automatisch an Ihre Auswahl an und zeigen nur die jeweils relevanten Optionen.

Nutzen: Sie definieren klar, wie der Mitarbeiter arbeiten wird, und sehen nur die dafür notwendigen Eingabefelder. Das vereinfacht die Erfassung und verhindert widersprüchliche Angaben.

Raum und Arbeitsplatz

Diese Gruppe umfasst Merkmale zu Arbeitsplatz und Räumlichkeiten für neue Mitarbeiter. Sie beinhaltet Informationen zur Bürozuweisung, benötigter Ausstattung und speziellen Arbeitsplatzanforderungen im Rahmen des Onboarding-Prozesses.

Merkmal	Beschreibung
Raum	Auswahl des Raumes.
Arbeitsplatz	Auswahl des Arbeitsplatzes.

Arbeitsplatzgruppe

In diesem Bereich kann die Arbeitsplatzgruppe ausgewählt werden, wenn als Belegungskonzept "flexible Arbeitsplatzbelegung" gewählt wurde.

Merkmal	Beschreibung
Arbeitsplatzgruppe	Hier kannst du die Arbeitsplatzgruppe festlegen, wenn das Belegungskonzept "flexible Arbeitsplatzbelegung" gewählt ist.

Kommentare

In diesem Bereich können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen und bearbeiten.

Mitarbeiterfoto

In diesem Bereich können Sie Bilder verwalten und eine Bildergalerie anzeigen.

Status Revalidierung

Siehe auch: Übersicht Revalidierung Mitarbeiter

Zugang zu zusätzlichen Räumen notwendig

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die den Bedarf an Zugang zu speziellen oder zusätzlichen Räumlichkeiten für den neuen Mitarbeiter kennzeichnen. Dies kann Labore, Serverräume oder andere zugangsbeschränkte Bereiche betreffen.

Merkmal	Beschreibung
Raum 4 auswählen	Wählen Sie hier einen Raum aus zu dem ein Zugang benötigt wird. Dies gilt zusätzlich zu dem weiter oben festgelegten Arbeitsplatz des Mitarbeiters und kann z.B. für Lager- und Archivräume sowie Team- oder Besprechungsräume verwendet werden.
Raum 5 auswählen	Wählen Sie hier einen Raum aus zu dem ein Zugang benötigt wird. Dies gilt zusätzlich zu dem weiter oben festgelegten Arbeitsplatz des Mitarbeiters und kann z.B. für Lager- und Archivräume sowie Team- oder Besprechungsräume verwendet werden.
Raum 1 auswählen	Wählen Sie hier einen Raum aus zu dem ein Zugang benötigt wird. Dies gilt zusätzlich zu dem weiter oben festgelegten Arbeitsplatz des Mitarbeiters und kann z.B. für Lager- und Archivräume sowie Team- oder Besprechungsräume verwendet werden.
Raum 2 auswählen	Wählen Sie hier einen Raum aus zu dem ein Zugang benötigt wird. Dies gilt zusätzlich zu dem weiter oben festgelegten Arbeitsplatz des Mitarbeiters und kann z.B. für Lager- und Archivräume sowie Team- oder Besprechungsräume verwendet werden.
Raum 3 auswählen	Wählen Sie hier einen Raum aus zu dem ein Zugang benötigt wird. Dies gilt zusätzlich zu dem weiter oben festgelegten Arbeitsplatz des Mitarbeiters und kann z.B. für Lager- und Archivräume sowie Team- oder Besprechungsräume verwendet werden.

Zugang zu folgenden Gebäuden notwendig

Hier kann ausgewählt werden, zu welchen Gebäuden der neue Mitarbeiter einen Zutritt benötigt. Dies wird bei der Festlegung des Zugangsprofils berücksichtigt.

Siehe auch: Gebäude

Dokumente

In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.

Änderung

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die Änderungen am Onboarding-Antrag dokumentieren. Dazu gehören Informationen zu Zeitpunkt, Art und Urheber von Modifikationen am Antragsstatus oder den Antragsdaten.

Merkmal	Beschreibung
Was möchten Sie ändern?	Auswahl der gewünschten Änderung.
Wirksam ab	Angabe des Datums, ab dem die Änderung wirksam sein soll, im Format TT.MM.JJJJ.

Schlüssel/Ausweis

Diese Gruppe enthält Merkmale zu Identifikationsdokumenten und Schlüsseln, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses relevant sind. Dazu können Angaben zu Personalausweis, Führerschein oder Zugangskarten gehören.

Merkmal	Beschreibung
Was benötigen Sie?	Wählen Sie hier bitte aus, was Sie benötigen.
Warum?	Auswahl des Grundes.
Begründung	Eingabe einer Begründung.

Antrag

Diese Gruppe enthält Merkmale zum Antrag für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Hier werden grundlegende Informationen zum Antragsprozess und dessen Status erfasst.

Merkmal	Beschreibung
Was möchten sie tun?	Bitte wählen Sie hier die gewünschte Aktion aus.
Externer Mitarbeiter?	Setzen Sie bitte das Häkchen, wenn es sich um einen neuen externen Mitarbeiter handelt.

Controll

Dieses Control stellt sicher, dass Mitarbeiter-Lebenszyklus-Datensätze nur über den dafür vorgesehenen Prozess erstellt werden können. Die Funktionen [Neu] und [Kopieren] sind daher deaktiviert, um eine strukturierte Erfassung zu gewährleisten.

Nutzen: Verhindert fehlerhafte Dateneingaben durch direkte Erfassung und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen über den vorgesehenen Onboarding-Prozess vollständig erfasst werden.

WorkflowButtons

Dieser Bereich zeigt die Workflow-Steuerungsbuttons zur bequemen Bedienung an dieser Stelle im Formular. Es sind dieselben Funktionen wie im oberen Workflow-Bereich verfügbar.

Nutzen: Erleichtert die Workflow-Steuerung bei langen Formularen, da Sie nicht nach oben scrollen müssen. Beschleunigt die Bearbeitung durch direkten Zugriff auf Freigabe-, Ablehnung- und Weiterleitungsfunktionen.