Raumbuchung
Wenn du in Outlook eine neue Besprechung anlegst, siehst du oben die Registerkarte eTASK?
Nein:
Prüfe, ob das Programm installiert bzw. deaktiviert ist. Ist dies der Fall, wurde Outlook bzw. der Rechner längere Zeit nicht mehr gestartet.
Aktivieren
1. Lege in Outlook einen neuen Termin an.
2. Klicke im Fenster der neuen Besprechung auf der Registerkarte eTASK auf Assistent einblenden.
Installieren
Schritt 1: Starte Outlook neu, brich dabei keinen Installationsvorgang ab.
Schritt 2: Wenn das nicht hilft, starte Computer und Outlook neu, brich dabei keinen Installationsvorgang ab.
Schritt 3: Wenn das Programm dennoch nicht installiert wird, wende dich an einen Systemverantwortlichen (z. B. die interne IT-Abteilung) .
Ja:
Welche Meldung wird beim Anlegen vom Termin angezeigt? In der Regel gibt dies
Aufschluss über den Grund, warum die Buchung nicht möglich ist.
Prüfen der Berechtigung
Hast du die Berechtigung zur Buchung des Raums? Wende dich im Fall einer fehlenden Berechtigung an den Raumverantwortlichen.
Wenn du für jemand anderen buchen möchtest:
Bist du als Stellvertreter eingestellt?
Ist die Stellvertreterfunktion für den Anwender (= Vertreter) richtig eingerichtet und hat der Vertretene eine Freigabe für den Buchenden erstellt? (Im Outlook der vertretenen Person unter Datei – Informationen – Kontoeinstellungen) Mindesteinstellungen sind den Screenshots zu entnehmen:
Nutzt du für die Buchung den richtigen Kalender?
Starte mit der Buchung nicht aus deinem eigenen Kalender, sondern aus dem Kalender der zu vertretenden Person.
Voreinstellungen durch Admin / Systemvorgabe
Ist der Raum bereits belegt?
Wähle einen anderen Raum oder ein anderes Zeitfenster.
Ist der Raum durch den Raumadmin gesperrt?
Ggf. ist der Raum für den gewünschten Zeitraum zur Buchung gesperrt, z. B. weil in einem bekannten Zeitraum dort Sanierungsarbeiten stattfinden). Oder der Raum ist grundsätzlich nicht zur Buchung über Outlook freigegeben. Wende dich in diesem Fall an den Raumverantwortlichen (wenn du den Raumverantwortlichen nicht ermitteln kannst, wende dich an die im FM-Portal angegebene Support-Hotline).
Möchtest du einen Exklusivraum buchen?
Exklusivräume können nur durch Raumverantwortliche gebucht werden. Setze dich mit dem Raumverantwortlichen in Verbindung. Die Liste der Raumverantwortlichen wird dir angezeigt, wenn du versuchst, den Exklusivraum zu buchen.
Sind Zeitintervalle voreingestellt?
Wochenende/Feiertage: Es ist möglich, dass der Raum nicht zur Buchung am Wochenende oder an Feiertagen freigegeben ist. Wende dich in diesem Fall an den Raumverantwortlichen (wenn du den Raumverantwortlichen nicht ermitteln kannst, wende dich an die im FM-Portal angegebene Support-Hotline).
Zu kurzfristig: Mit wie viel Vorlauf vor der Besprechung buchst du? Ist der Zeitraum bis zur geplanten Besprechung nur kurz, ist wahrscheinlich die Buchungsfrist unterschritten.
Termin zu weit in der Zukunft: Wenn das Datum sehr weit in der Zukunft liegt, ist es wahrscheinlich, dass der Zeitraum, bis zu dem eine Buchung des Raums möglich ist, überschritten wurde. Dieser Buchungszeitraum ist abhängig von einem Parameter, der nicht durch Endanwender, sondern nur durch Administratoren geändert werden kann. Der Anwender sollte in diesem Falle die Buchung zu einem späteren Zeitpunkt erneut versuchen.
Serienterminbuchung: Es ist aktuell nicht möglich, Serientermine über Outlook zu buchen. Buchen Sie die Termine einzeln.
Hast du deine Filter richtig gesetzt?
Ressourcenfilter: Die Raumliste zeigt nur diejenigen Räume, in denen die Ressourcen auch zur Verfügung stehen. Wenn die Kombination der Ressourcen nicht möglich ist, wähle die Ressourcen wieder ab und ersetze die nicht im Raum vorhandenen Ressourcen z. B. durch Ihnen zur Verfügung stehende mobile Ressourcen.
Standortfilter: Ggf. sind an diesem Standort keine Räume verfügbar, die den gewünschten Kriterien entsprechen. Verringere die anderen Kriterien oder buche an einem anderen Standort.
Teilnehmeranzahl: Wenn du erwartest, dass genügend Teilnehmer absagen, sodass die Kapazität doch ausreicht, deaktiviere die Option „Automatisch ermitteln“. Dadurch kann die Kapazität manuell angepasst werden. Mehr Informationen hier.
Cateringoption: Der gewählte Standort bzw. der gewünschte Raum verfügt ggf. nicht über Catering. Weiche auf einen anderen Standort oder Raum aus oder verzichte auf das Catering.
Wenn Catering für den Raum beantragt werden soll, wende dich an den Raumverantwortlichen.
Empfehlung: Wenn die Meldung auf einen Fehler im Programm hinweist, notiere die Meldung, indem du z. B. einen Screenshot anfertigst, und kontaktiere eTASK.
Achtung: Die stellvertretende Buchung ist derzeit nicht in einer abweichenden Zeitzone möglich.
