Du kannst deine Verträge im FM-Portal ohne den Workflow von eTASK.Vertragsmanagement selbst verwalten. Der kostenpflichtige Workflow übernimmt für dich die Erinnerung an die Termine von Vertragsereignissen wie zum Beispiel Kündigungstermine oder Wiedervorlage.
Workflowdiagramm
Funktionsweise
Verträge, die sich in der Wiedervorlage befinden, werden in der 📄 Die Serviceliste IC1224 angezeigt.
Wird das Vertragsende überschritten, ohne dass eine Aktion erfolgt, wird der Vertrag inaktiv d.h. nicht bearbeitbar.
Wird ein neuer Vertrag angelegt, wird die eingetragene Zuständigkeit überprüft. Außerdem wird geprüft, ob die Kombination von Vertragsart und Vertragstyp im System schon vorhanden ist. Falls die Kombination nicht vorhanden ist, wird diese mit Anlage des Vertrags erstellt.
Benachrichtigungen
Der Workflow ermöglicht zum Beispiel die automatisierte Wiedervorlage von Verträgen. Bei Erreichen des Wiedervorlagetermins erfolgt der Mailversand an den Empfängerkreis (Rolle Vertragszuständige).
Der Empfängerkreis kann je Vertragsart definiert werden.
Fügt man eine Person zur Gruppe der Vertragszuständigen hinzu, werden alle anderen Personen innerhalb der Gruppe darüber per Mail benachrichtigt.
Es gibt drei Arten der Erinnerung:
Ist der Wiedervorlagetermin erreicht, wird unter Angabe des eingetragenen Wiedervorlagegrunds eine einzelne Erinnerungsmail versendet.
Steht der Kündigungstermin eines Vertrags bevor, wird 14 Tage lang täglich die Erinnerungsmail an die zuständige Gruppe versendet. Wird der Kündigungstermin überschritten, endet der Mailversand, wenn eine Aktion am Vertrag erfolgt ist.
Wurde ein selbst gewähltes Vertragsereignis mit einem Erinnerungstermin am Vertrag hinterlegt, wird täglich daran erinnert, bis eine Reaktion erfolgt ist.
