Dieser Artikel beschreibt das Plug-In 5023 "eTASK ERP Konnektor Inventur", eine automatisierte Lösung für den regelmäßigen Import von Anlagendaten aus ERP-Systemen in eTASK.
Überblick
Was ist der ERP Konnektor Inventur?
Der eTASK ERP Konnektor Inventur ist ein Plug-In, das Anlagendaten aus Ihrer Finanzbuchhaltung automatisch und zeitgesteuert in eTASK importiert.
Funktionsweise:
Ihr ERP-System exportiert regelmäßig eine CSV- oder Excel-Datei in ein Verzeichnis
Der Konnektor überwacht dieses Verzeichnis
Neue Dateien werden automatisch zeitgesteuert importiert
Anlagenliste wird aktualisiert (neue Anlagen, Änderungen, Löschungen)
Einordnung der Lösung
Der ERP Konnektor liegt im Komfort zwischen manuellem Excel-Import und direkter technischer Anbindung:
Manueller Excel-Import
Regelmäßige manuelle Arbeit - Sehr hocher Aufwand (beliebige Formate) - Keine Automatisierung - Keine zusätzlichen Kosten
ERP Konnektor (Plug-In 5023)
Einmalige Einrichtung - Hohe Flexibilität (CSV/Excel) - Vollautomatisch - Plug-In-Lizenz
Direkte ERP-Schnittstelle
Hoher Entwicklungsaufwand - ERP-spezifisch - Echtzeit Automatisierung - Individuelle Entwicklung
Vorteile
ERP-unabhängig: Funktioniert mit jedem System, das CSV/Excel exportieren kann
Automatisch: Keine manuelle Arbeit mehr nach einmaliger Einrichtung
Zeitgesteuert: Regelmäßige Synchronisation (täglich, wöchentlich, monatlich)
Standardisiert: Nutzt bewährte eTASK-Importmechanik
Wartungsarm: Kein individueller Programmcode erforderlich
Wann ist der ERP Konnektor die richtige Lösung?
Geeignet für:
Regelmäßige Synchronisation (täglich bis monatlich)
Mittlere bis große Anlagenbestände (ab ca. 100 Anlagen)
ERP-Systeme mit Export-Funktionalität
Organisationen, die manuelle Prozesse reduzieren wollen
Nicht geeignet für:
Einmalige Importe → Nutzen Sie 📄 Anlagenliste importieren IC8304
Echtzeit-Synchronisation → Entwickeln Sie eine direkte Schnittstelle
Voraussetzungen
Technische Voraussetzungen
eTASK Plug-In: Plug-In 5023 "eTASK ERP Konnektor Inventur" muss lizenziert und installiert sein
Dateiaustausch: Zugriff auf ein Verzeichnis für Importdateien (lokal, Netzlaufwerk oder FTPS-Server)
ERP-Export: Ihr ERP-System kann CSV- oder Excel-Dateien exportieren
Zeitsteuerung: Optional Windows Task Scheduler oder ERP-Job für Export
Organisatorische Voraussetzungen
Dateiformat definiert: ERP-Export mit korrektem Spaltenaufbau verfügbar
Verantwortlichkeiten geklärt: Wer betreut ERP-Export und Monitoring?
Testphase eingeplant: Mindestens 2-4 Wochen mit täglicher Log-Überwachung
Aufbau der Importdatei
Allgemeine Anforderungen
Dateiformat:
CSV (mit Semikolon
;oder Komma,als Trennzeichen)Excel (
.xlsxoder.xls)
Encoding:
UTF-8 (empfohlen)
Dateiname:
Beliebig, aber konsistent (z.B.
Anlagenliste_YYYYMMDD.csv)Keine Leerzeichen im Dateinamen empfohlen
Erforderliche Spalten
Die Importdatei muss alle nachfolgenden Spalten in der angegebenen Reihenfolge enthalten. Leere Spalten sind erlaubt.
Wichtig: Die Reihenfolge der Spalten ist fest vorgegeben und darf NICHT verändert werden
Alle Spalten müssen vorhanden sein (auch wenn sie leer bleiben)
Die Felder [Objekttyp] und [Matchcode] werden NICHT in der Importdatei erwartet - diese werden direkt in eTASK gepflegt
Vollständige Spaltenliste (in dieser Reihenfolge)
Anlagennummer - Eindeutige Nummer des Anlageguts (Pflichtfeld)
Buchungskreis - Company Code
Aktivierungsdatum - Datum der Inbetriebnahme (Format:
dd.mm.yyyy)Bezeichnung - Beschreibung des Anlageguts (Pflichtfeld)
Anschaffungswert - Ursprünglicher Kaufpreis
Anlagenklasse - Klassifizierung der Anlage
Inventarnummer (alt) - Alte Inventarnummer (falls vorhanden)
Werk - Werknummer/Betriebsstätte
Gebäude - Gebäudenummer
Barcode - Barcode-Nummer
Menge - Anzahl/Menge
Aktiv seit - Aktivierungsdatum (Format:
dd.mm.yyyy)Deaktivierung - Deaktivierungskennzeichen
Ursprungsjahr - Jahr der Anschaffung
Kostenstelle - Zugeordnete Kostenstelle
Verantwortlicher - Verantwortliche Person
Anschaffungswert (alt) - Alternative Anschaffungswert-Spalte
Buchwert - Aktueller Buchwert
Währung - Währungscode (z.B. "EUR")
Bestellnummer - Bestellnummer aus Beschaffung
Bestellposition - Position in der Bestellung
Bestellmenge - Bestellte Menge
Lieferant - Name des Lieferanten
Hersteller - Name des Herstellers
Buchungskreis (alt) - Alternative Buchungskreis-Spalte
Standardhierarchie I - Hierarchieebene 1
Standardhierarchie II - Hierarchieebene 2
Standardhierarchie - Vollständige Hierarchie
Kurzbezeichnung - Kurze Bezeichnung
Beschreibung - Ausführliche Beschreibung
Werk (SAP) - SAP-spezifisches Werk
Standort - Standortbezeichnung
Zuordnung - Zuordnungsinformation
Benutzer-ID - ID des zugeordneten Benutzers
Kommentar - Kommentarfeld
Mengeneinheit - Einheit der Mengenangabe
Anlagenklasse (Nr) - Numerische Anlagenklasse
Profit Center - Zugeordnetes Profit Center
Anlagenklasse (Text) - Textliche Anlagenklasse
Ursprungswert - Ursprünglicher Wert
Werk (alt) - Alte Werknummer
Standort (alt) - Alter Standort
Kommission (alt) - Alte Kommission
Unternummer - SAP-Unternummer (für Teilanlagen)
Inventarnummer - Aktuelle Inventarnummer
Seriennummer - Seriennummer des Geräts
Anlagenklasse Code - Code der Anlagenklasse
AIBN1 - SAP-spezifisches Feld
AIBN2 - SAP-spezifisches Feld
Beschreibungstext - Zusätzlicher Beschreibungstext
Stilllegungskennzeichen - Kennzeichen für stillgelegte Anlagen
Raumnummer - Nummer des Raums
Typbezeichnung - Typ/Modellbezeichnung
Geschäftsbereich - Zugeordneter Geschäftsbereich
ID - Interne ID (falls vorhanden)
NC - SAP-spezifisches Feld
Gesellschaft - Name der Gesellschaft (Pflichtfeld - muss mit eTASK übereinstimmen)
Zugangsjahr - Jahr des Zugangs (Format:
dd.mm.yyyy)Deaktivierungsdatum - Datum der Deaktivierung (Format:
dd.mm.yyyy)
Installation und Konfiguration
Schritt 1: Plug-In aus dem Kundencenter herunterladen und installieren
Download aus dem Kundencenter
Melden Sie sich im eTASK Kundencenter an
Navigieren Sie zu Plug-In Store
Suchen Sie nach "5023"
Klicken Sie auf Download Lizenzen, wenn verfügbar oder wenden Sie sich an projektteam@etask.de falls nicht
Die Datei wird in Ihrem lokalen Download Ordner gespeichert
Installation
Öffnen Sie das eTASK Portal (Browser)
Melden Sie sich als Administrator an
Navigieren Sie zu Systemsteuerung → Plug-Ins
Klicken Sie auf Plug-In installieren (Upload-Symbol)
Wählen Sie die heruntergeladene Datei aus
Klicken Sie auf Installieren
Bestätigen Sie die Installation
Warten Sie, bis die Installation abgeschlossen ist
Hinweis: Nach der Installation erscheint das Plug-In in der Liste der installierten Plug-Ins.
Schritt 2: Importverzeichnis einrichten (optional)
Bei Verwendung eines Dateisystems oder Netzlaufwerks:
Erstellen Sie ein Verzeichnis für Importdateien:
Beispiel: C:\eTASK\Import\Anlagenliste\ Oder: \\fileserver\etask\import\anlagenliste\Berechtigungen prüfen:
Der eTASK-Dienst benötigt Lesezugriff
Das ERP-System benötigt Schreibzugriff
Genügend Speicherplatz vorhanden (mindestens 1 GB empfohlen)
Bei FTPS-Server: - Stellen Sie sicher, dass die FTPS-Verbindung in eTASK konfiguriert ist - Besonders bei gehosteten eTASK-Instanzen ist FTPS die empfohlene Option
Hinweis: Die Importdatei wird nach der Verarbeitung entweder gelöscht oder vom ERP-System überschrieben. Das Log sichert die Datei in der Datenbank.
Schritt 3: Importaufgabe im Portal aufrufen
Portal öffnen:
Melden Sie sich im eTASK Portal als Administrator an
Navigieren Sie zu Systemsteuerung → Portal-Optionen → Schnittstellen → Automatisierte Import-Aufgaben
Importaufgabe öffnen:
Durch die Installation des Plug-Ins wurde bereits eine Importaufgabe mit Grundeinstellungen erstellt
Öffnen Sie die Aufgabe "ERP Konnektor Inventur" (oder ähnlicher Name)
Konfigurationsmaske:
Sie sehen nun die Konfigurationsmaske (siehe Screenshot)
Die Aufgabe enthält bereits die Basiskonfiguration
Schritt 4: Datenquelle konfigurieren
Infobereich: Datenquelle
Datei verfügbar per:
Wählen Sie Dateisystem (für lokale/Netzlaufwerke)
Oder FTP Verbindung (falls ERP per FTP exportiert)
FTP Verbindung: (nur wenn FTP gewählt) - Wählen Sie eine vorkonfigurierte FTP-Verbindung aus, oder erstellen Sie eine neue (Button rechts neben Dropdown)
Pfad: Vollständiger Pfad zum Überwachungsverzeichnis
Beispiel Dateisystem:
C:\eTASK\Import\Anlagenliste\Beispiel Netzlaufwerk:
\\fileserver\etask\import\anlagenliste\Beispiel FTP:
/export/anlagenliste/
Dateinamenmuster (Regular Expression): Regulärer Ausdruck für zu importierende Dateien
Beispiel CSV:
^ATEST Exportdatei aus rs2 [\\=\\w\\-\\.]+\\.xlsx$Beispiel Excel mit Datum:
^Anlagenliste_\d{8}\.xlsx$(für Anlagenliste_20260315.xlsx)Beispiel alle CSV:
^.*\.csv$Beispiel alle Excel:
^.*\.xlsx$
Anmeldung: (nur bei FTP) Auswahl der FTP-Anmeldedaten
Format: Wählen Sie xlsx für Excel-Dateien , oder csv für CSV-Dateien
Daten ab Zeile Nr.:
Bei Excel/CSV mit Kopfzeile:
2(Daten beginnen ab Zeile 2)Standard:
2(Zeile 1 ist Kopfzeile, Daten ab Zeile 2)Ohne Kopfzeile:
1
Schritt 5: Zeitsteuerung konfigurieren
Infobereich: Zeitsteuerung
Intervall:
Zeitlicher Abstand zwischen Importdurchläufen
Beispiele: - 24 Stunde(n) → Täglich - 168 Stunde(n) → Wöchentlich - 1 Stunde(n) → Stündlich
Einheit: - Wählen Sie Stunde(n) oder Tag(e) (Standard)
Nächste Ausführung:
Datum und Uhrzeit der nächsten bzw. ersten geplanten Ausführung
Format:
TT.MM.JJJJundHH:MM- Beispiel:27.07.2017um12:44
Wichtig: Stimmen Sie die Ausführungszeit mit Ihrem ERP-Export ab!
Beispielkonfiguration:
Intervall: 24
Einheit: Stunde(n)
Nächste Ausführung: 30.03.2026 22:00→ Import erfolgt täglich um 22:00 Uhr
Schritt 6: Aktion nach dem Import konfigurieren
Infobereich: Aktion nach dem Import
Datei löschen:
☑ Aktiviert: Importdatei wird nach erfolgreichem Import gelöscht
☐ Deaktiviert: Importdatei verbleibt im Verzeichnis
Empfehlung: Aktivieren (automatisches Aufräumen) in Kombination mit Import-Datei speichern? aktiviert
Schritt 7: Protokollierung konfigurieren
Infobereich: Protokollierung
Import-Datei speichern?
☑ Aktiviert: Eine Kopie der Importdatei wird in der Datenbank gespeichert
☐ Deaktiviert: Datei wird nicht in der Datenbank gespeichert
Empfehlung: - Immer: Aktivieren
Log aufbewahren [Tage]:
Anzahl Tage, wie lange Import-Protokolle aufbewahrt werden
Beispiel: 1 (nur 1 Tag, dann Löschung)
Beispiel: 30 (30 Tage Aufbewahrung)
Beispiel: 365 (1 Jahr Aufbewahrung)
Empfehlung:
Testphase: vollständige Dauer der Testphase
Produktivbetrieb: 30 Tage (für Audits und Fehlerbehebung)
Wichtig: Alte Protokolle werden automatisch gelöscht, um Speicherplatz zu sparen.
Schritt 8: Konfiguration speichern und aktivieren
Konfiguration prüfen:
Überprüfen Sie alle eingegebenen Werte
Besonders: Pfad, Dateinamenmuster, Zeitsteuerung
Speichern:
Klicken Sie auf Speichern (oben in der Maske)
Testlauf durchführen:
Legen Sie eine Test-Importdatei in das konfigurierte Verzeichnis
Klicken Sie auf Jetzt ausführen (neben "Nächste Ausführung")
Prüfen Sie das Protokoll (siehe Schritt 9)
Zeitsteuerung setzen:
Setzen Sie "Nächste Ausführung" auf den gewünschten Zeitpunkt
Speichern Sie
Aktivieren:
Wenn Testlauf erfolgreich: Setzen Sie Aktiv? auf ☑
Speichern Sie erneut
Die Importaufgabe ist nun konfiguriert und läuft automatisch!
Schritt 9: ERP-Export einrichten
Richten Sie in Ihrem ERP-System einen automatischen Export ein, der die Datei ins konfigurierte Verzeichnis schreibt.
Hinweis: Die Einrichtung des ERP-Exports ist abhängig vom verwendeten ERP-System. Stellen Sie sicher, dass der Export zeitlich vor dem eTASK-Import erfolgt.
Funktionsweise des Imports
Identifikation der Datensätze
Das Plug-In verwendet zur eindeutigen Identifikation der Anlagen folgende Schlüsselfelder:
Primärschlüssel: Anlagennummer
Optional: Unternummer, falls im ERP-System verwendet
Aktualisierungslogik
Bei jedem Import wird für jeden Datensatz geprüft, ob die Anlagennummer bereits in der Anlagenliste Finanzbuchhaltung vorhanden ist. Existiert die Anlagennummer bereits, werden alle Felder des vorhandenen Datensatzes mit den neuen Werten aus der Importdatei aktualisiert. Ist die Anlagennummer noch nicht vorhanden, wird ein neuer Datensatz angelegt.
Löschlogik
Das Plug-In prüft nach jedem Import, ob es Anlagen in der Anlagenliste Finanzbuchhaltung gibt, die nicht mehr in der Importdatei enthalten sind. Solche Anlagen werden nur dann gelöscht, wenn sie keinem Objekt zugeordnet sind. Ist eine Anlage bereits einem Inventar-Objekt zugeordnet, bleibt der Datensatz erhalten und es wird eine Warnung im Import-Protokoll ausgegeben. Dies dient der Nachvollziehbarkeit der Inventur.
Wichtige Hinweise zu Datumsformaten
Import: Datumsfelder müssen im Format
dd.mm.yyyyvorliegen (z.B.15.01.2023)Encoding: UTF-8 wird empfohlen, um Umlaute korrekt zu übertragen
Fehlerbehandlung
Häufige Fehler:
Fehlende Pflichtfelder
→ Prüfen Sie ERP-Export
Ungültiges Datumsformat
→ Datumsformat im ERP-Export anpassen
Ungültige Gesellschaft
→ Gesellschaft in eTASK anlegen oder Name korrigieren (exakte Schreibweise beachten)
Encoding-Problem / fehlende Umlaute
→ Exportieren Sie aus ERP mit UTF-8 Encoding
Integration mit eTASK-Inventur
Nach dem Import der Anlagendaten erfolgt die Weiterverarbeitung in eTASK. Die detaillierten Schritte zur Zuordnung von Objekttypen, Verknüpfung mit Inventaren und dem Abgleich von Differenzen finden Sie im Artikel [Anlagenbuchhaltung anbinden].
Hinweis: Der ERP Konnektor kann problemlos mit dem manuellen Excel-Import kombiniert werden, da beide Methoden die gleiche Zieltabelle (Anlagenliste Finanzbuchhaltung) verwenden.
Häufige Fragen
Kann ich den Import manuell anstoßen?
Ja. Neben der Zeitsteuerung können Sie jederzeit einen manuellen Import durchführen: 1. Systemsteuerung → Plug-Ins → ERP Konnektor Inventur 2. Schaltfläche "Import jetzt durchführen"
Was passiert bei Anlagennummern-Änderungen im ERP?
Wenn im ERP eine Anlagennummer geändert wird, entsteht ein Problem: - Alter Datensatz in eTASK bleibt bestehen (keine Zuordnung mehr) - Neue Anlagennummer wird als neue Anlage importiert
Lösung: - Ändern Sie Anlagennummern im ERP NICHT - Falls unvermeidbar: Manuelle Korrektur in eTASK erforderlich
Können mehrere Unternehmen/Mandanten importiert werden?
Ja. Der Konnektor kann mehrere Gesellschaften verarbeiten: - Importdatei muss Spalte [Gesellschaft] enthalten - Name muss mit Gesellschaft in eTASK übereinstimmen (exakte Schreibweise)
Was passiert mit zugeordneten Objekten bei Löschung?
Anlagenpositionen, die mindestens einem Inventar zugeordnet sind, werden NICHT gelöscht, auch wenn sie nicht mehr in der Importdatei enthalten sind.
Grund: Historische Zuordnung bleibt erhalten (Nachvollziehbarkeit der Inventur)
Verhalten: - Datensatz bleibt in der Anlagenliste Finanzbuchhaltung - Warnung im Import-Protokoll - Manuelle Prüfung erforderlich
Kann ich nur bestimmte Felder aktualisieren?
Nein. Der Import aktualisiert immer alle Felder.
Falls Sie nur einzelne Felder ändern möchten: - Nutzen Sie den manuellen Excel-Import [LINK: Anlagenliste-Importieren] - Oder: Excel-Datenaktualisierung
Zusammenfassung
Der eTASK ERP Konnektor Inventur (Plug-In 5023) bietet:
Automatisierung: Kein manueller Import mehr erforderlich
ERP-Unabhängigkeit: Funktioniert mit jedem System (CSV/Excel-Export)
Zeiteinsparung: Einmalige Einrichtung, dann wartungsarm
Zuverlässigkeit: Bewährte eTASK-Importmechanik
Übersichtlichkeit: Detaillierte Import-Protokolle
Nächste Schritte:
Plug-In lizenzieren (projektteam@etask.de)
Testphase planen (2-4 Wochen)
ERP-Export einrichten
Importverzeichnis konfigurieren
Konnektor konfigurieren
Testlauf durchführen
Regelbetrieb starten