Verwalten Sie mithilfe dieses Formulars im System registrierte Aktenordner. Sie können Identifikationsdaten angeben, die Person angeben, der der Aktenordner gerade vorliegt, und Aufbewahrungszeiten bestimmen.
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
| Merkmal | Beschreibung |
| Karton | Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung des Aktenordners zu einem spezifischen Karton im Archiv. Die Auswahl des korrekten Kartons ist entscheidend für die physische Lokalisierung und effiziente Verwaltung der archivierten Dokumente. Eine präzise Zuordnung erleichtert das Auffinden und die Organisation der Aktenordner im Dokumentenmanagement-System. |
| Barcode | Der Barcode dient zur eindeutigen Identifikation des Aktenordners im Archiv. Er muss für jeden Ordner erfasst werden, um eine präzise Zuordnung und schnelle Auffindbarkeit der physischen Akte zu gewährleisten. Die korrekte Eingabe ist entscheidend für die effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten im Archivmanagement-System. |
| interne ID (Data ID) | Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet. |
Informationen
Nähere Informationen zum Aktenordner können in diesem Infobereich angegeben werden.
| Merkmal | Beschreibung |
| Projektnummer | Eingabe der Projektnummer des Aktenordners. |
| Einlagerung | Dieses Datum gibt an, wann der Aktenordner physisch im Archiv eingelagert wurde. Es ist wichtig für die Nachverfolgung und Organisation des Archivbestands und muss zwingend erfasst werden, um den Lebenszyklus des Ordners korrekt zu dokumentieren. |
| Aktentyp | Definiert die Art des Aktenordners und bestimmt dessen Verwendungszweck im Archiv. Die Auswahl des Aktentyps beeinflusst die Verwaltung, Aufbewahrung und Zugriffsrechte des Ordners und seiner enthaltenen Dokumente. |
| Bemerkung | In diesem Freitextfeld können Sie zusätzliche Informationen, Anmerkungen oder wichtige Hinweise zum Aktenordner erfassen. Diese Bemerkungen dienen dazu, relevante Kontextinformationen für andere Benutzer oder für spätere Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren. |
Aufbewahrung
Dieser Infobereich enthält alle Informationen zur aktuellen Aufbewahrung des Aktenordners inklusive vorgesehener Aufbewahrungszeit. Ein Timer-Job berechnet auf Basis des Jahrgangs und der vorgesehenen Aufbewahrungszeit jede Woche die noch vorhandene Restaufbewahrungszeit.
| Merkmal | Beschreibung |
| Jahrgang (JJJJ) | Eingabe des Jahrgangs des Aktenordners im Format JJJJ. |
| Aufbewahrungszeit | Auswahl der vorgesehenen Aufbewahrungszeit des Aktenordners. |
| Restaufbewahrung [Jahre] | Anzeige der Anzahl an Jahren, die bis zum Ende der Aufbewahrungszeit noch vergehen. |
| Aktuell vorliegend bei | Auswahl des Mitarbeiters, dem der Aktenordner aktuell vorliegt. |
| Aufbewahrung bis mindestens | Anzeige des Datums, an dem die Aufbewahrungszeit abläuft. |
Aufbewahrungsort
Dieses PropertySet enthält Informationen zum physischen oder digitalen Aufbewahrungsort eines Aktenordners. Es ermöglicht die eindeutige Lokalisierung und Verwaltung von Ordnern im Archiv- oder Dateisystem.
| Merkmal | Beschreibung |
| Regal | Hier kannst Du das Regal, z.B. mit Namen oder Nummer, angeben, in dem der Aktenordner steht. |
| Raum | Wähle hier den Raum aus, in dem der Aktenordner gelagert wird. |
Zuordnung
Ein Aktenordner ist immer der Person, die den Datensatz des Aktenordners angelegt hat, sowie der ihr zugewiesenen Kostenstelle zugeordnet. Die Zuordnungen werden beim Anlegen des Datensatzes automatisch gespeichert und in diesem Infobereich angezeigt.
| Merkmal | Beschreibung |
| Angelegt von | Anzeige des Mitarbeiters, der den Datensatz des Aktenordners angelegt hat. |
| Kostenstelle | Anzeige der Kostenstelle, der der Aktenordner zugeordnet ist. Über diese Zuordnung wird bestimmt, welche Personen im Unternehmen den Aktenordner unter "Meine Aktenordner" sehen können. |
Dokumente
In diesem Infobereich können Dokumente jeder Art hochgeladen werden, die sich auf den Datensatz beziehen.
In diesem Bereich können Sie Dateien hochladen, herunterladen und verwalten.
