Zentrale Verwaltung aller IT-Geräte und IT-Assets im Unternehmen. Erfassen und verwalten Sie Hardware wie Computer, Notebooks, Tablets, Monitore, Drucker, Server und Netzwerkgeräte mit allen relevanten Informationen zu Anschaffung, Nutzung, Wartung und Leasing. Das IT-Asset-Management unterstützt die Inventarisierung, Kostenkontrolle, Lizenzmanagement und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen gemäß ITIL und ISO 20000.
Identifikation
Eindeutige Identifikationsmerkmale des IT-Geräts, einschließlich interner IDs, Barcode, Seriennummer und Rauminformationen. Diese Angaben ermöglichen die eindeutige Zuordnung und Nachverfolgung des Assets.
| Merkmal | Beschreibung |
| Raum Soll | Zielraum für geplante Umzüge oder Versetzungen des IT-Geräts. Dieses Feld unterstützt die Planung und Dokumentation von Raumwechseln und IT-Umzügen im Rahmen des Umzugsmanagements. |
| Objekt | Angabe des Objekts. |
| Code | Nach erstmaligem Speichern des Objekts wird hier automatisch der Objekt-Code aus dem ausgewählten Matchcode eingetragen. Dieser kann bei Bedarf anschließend über manuelle Eingabe durch ein frei wählbares Kürzel für das IT-Gerät ersetzt werden. Wird der Objekt-Code im Matchcode geändert, wird der manuell veränderte Wert überschrieben. |
| Barcode | Eingabe des Barcodes, der für das IT-Gerät vergeben wurde. Eine Eingabe ist nur dann sinnvoll, wenn ebenfalls eTASK.Inventur genutzt wird. Der Barcode kann von dem Barcode-Etikett, das auf das Gerät geklebt wird, abgelesen werden. |
| Bezeichnung | Hier gibst du bitte die Bezeichnung des Gerätes ein. |
Ist-Belegung
In diesem Infobereich kann festgelegt werden, in welchem Raum oder an welchem Arbeitsplatz das IT-Gerät aktuell aufgestellt ist.
| Merkmal | Beschreibung |
| Arbeitsplatz | Auswahl des Arbeitsplatzes, an dem sich das IT-Gerät befindet. |
| Raum | Auswahl des Raums, in dem sich das IT-Gerät befindet. |
Nutzerinformationen
Zuordnung des IT-Geräts zu Nutzern, Abteilungen und Kostenstellen. Diese Informationen sind wichtig für die Kostenzuordnung, das User-Management und die IT-Verantwortlichkeiten.
| Merkmal | Beschreibung |
| Nutzer | Zuordnung des IT-Geräts zu einem Mitarbeiter bzw. Nutzer. Diese Zuordnung ist wichtig für die Verantwortlichkeit, Support-Fälle und die Rückgabe bei Austritt. Bei gemeinschaftlich genutzten Geräten (z.B. Drucker, Beamer) kann das Feld leer bleiben. |
| Benutzername | Benutzername oder Login-Name des Nutzers für das IT-Gerät. Diese Information ist relevant für IT-Support, Netzwerkzugriffe und die Zuordnung von Lizenzen und Berechtigungen. |
| Abteilung | Zuordnung des IT-Geräts zu einer Abteilung oder Organisationseinheit. Die Abteilungszuordnung unterstützt die organisatorische Zuordnung und die abteilungsbezogene Kostenauswertung. |
| Kostenstelle | Zuordnung zu einer Kostenstelle für die Verrechnung von Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten des IT-Geräts. Die Kostenstelle ist relevant für das Controlling und die Budgetverantwortung. |
Geräteinformation
Technische und administrative Informationen zum IT-Gerät, einschließlich Status, Seriennummer, IP-Adresse, Inventarnummer und Ausstattungsmerkmalen. Diese Angaben sind essentiell für Wartung, Support und Inventarisierung.
| Merkmal | Beschreibung |
| Status | Aktueller Lebenszyklus-Status des IT-Geräts (z.B. "in Betrieb", "in Reparatur", "im Lager", "außer Betrieb", "zur Entsorgung"). Der Status unterstützt das Asset-Lifecycle-Management und die Nachverfolgung im IT-Bestand. |
| Inventarnummer | Unternehmensinterne Inventarnummer des IT-Geräts für die Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung. Die Inventarnummer ermöglicht die eindeutige Zuordnung im Asset-Verzeichnis und dient der Verbindung zur Finanzbuchhaltung. |
| Bemerkung | Freitextfeld für zusätzliche Bemerkungen, Hinweise oder Besonderheiten zum IT-Gerät (z.B. bekannte Probleme, Konfigurationsbesonderheiten, geplante Austauschtermine). |
| Modell | Modellbezeichnung des Herstellers für das IT-Gerät (z.B. "ThinkPad T14", "OptiPlex 7090", "LaserJet Pro M404dn"). Die Modellbezeichnung unterstützt die Identifikation bei Ersatzteilbeschaffung und Treiber-Updates. |
| Anzahl | Mengenangabe bei gleichartigen IT-Geräten. Hinweis - Dieses Feld sollte nur verwendet werden, wenn keine Einzelerfassung möglich ist und wenn eTASK.Inventur nicht genutzt wird. Für eine präzise Asset-Verwaltung ist die Einzelerfassung mit eindeutigen Seriennummern und Inventarnummern stets vorzuziehen. |
| Support durch | Zuordnung des verantwortlichen Dienstleisters oder Support-Teams für das IT-Gerät. Diese Information ist wichtig für die schnelle Kontaktaufnahme bei Störungen und die Zuordnung von Support-Tickets. |
| Seriennummer | Herstellerseitige Seriennummer des IT-Geräts zur eindeutigen Identifikation. Die Seriennummer befindet sich üblicherweise auf einem Typenschild oder Aufkleber an der Unterseite bzw. Rückseite des Geräts und ist wichtig für Garantie, Support und Diebstahlschutz. |
| Ausstattung | Detaillierte Beschreibung der Ausstattungsmerkmale und technischen Spezifikationen des IT-Geräts (z.B. Prozessor, RAM, Festplattengröße, Betriebssystem, installierte Software, Peripherie). Diese Informationen sind wichtig für Software-Kompatibilität und Upgrade-Entscheidungen. |
| IP-Adresse | IPv4- oder IPv6-Adresse des IT-Geräts im Netzwerk (z.B. 192.168.1.100). Die IP-Adresse ist wichtig für Netzwerkmanagement, Remote-Support und die Zuordnung im Netzwerkplan. |
Bestell- und Lieferinformation
Kaufmännische Informationen zur Beschaffung, Bestellung, Lieferung und Garantie des IT-Geräts. Diese Angaben sind relevant für die Anlagenbuchhaltung, das Vertragsmanagement und die Garantieabwicklung.
| Merkmal | Beschreibung |
| Lieferant | Lieferant oder Händler, über den das IT-Gerät bezogen wurde. Die Lieferantenzuordnung ist wichtig für Gewährleistungsansprüche, Nachbestellungen und die Lieferantenbewertung. |
| Kaufpreis [€] | Anschaffungskosten des IT-Geräts in Euro. Der Kaufpreis ist die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung, die Anlagenbuchhaltung und die Versicherungssumme. |
| Gesamtnutzungsdauer [Jahre] | Geplante oder betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer des IT-Geräts in Jahren. Die Nutzungsdauer ist relevant für die lineare Abschreibung nach AfA-Tabellen (z.B. 3 Jahre für Computer, 5 Jahre für Server) und die Planung von Ersatzbeschaffungen. |
| Versicherungskennzahl | Versicherungsnummer oder Kennzahl für die Sachversicherung des IT-Geräts. Diese Information ist relevant für Schadensfälle, Diebstahl und die Abstimmung mit der Versicherungspolice. |
| Anschaffungsdatum | Datum der Anschaffung bzw. Aktivierung des IT-Geräts in der Anlagenbuchhaltung. Das Anschaffungsdatum ist die Grundlage für Abschreibungsberechnungen und die Ermittlung der Restnutzungsdauer. |
| Budget (KST) | Kostenstelle oder Budgetverantwortlicher, dessen Budget durch die Anschaffung des IT-Geräts belastet wird. Diese Zuordnung ist wichtig für die Budgetkontrolle und das Kostenstellencontrolling. |
| Rechnungsdatum | Datum der Rechnungsstellung durch den Lieferanten. Das Rechnungsdatum ist relevant für Zahlungsziele, Skonto-Fristen und die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. |
| Garantieart | Art der Garantie oder Gewährleistung für das IT-Gerät (z.B. "Herstellergarantie", "Erweiterte Garantie", "On-Site-Service", "Bring-In-Service", "Next-Business-Day"). Die Garantieart bestimmt den Umfang und die Modalitäten der Garantieleistungen. |
| Beschaffungsantrag | Nummer des internen Beschaffungsantrags oder der Bestellanforderung. Diese Referenz ermöglicht die Nachverfolgung des Genehmigungsprozesses und die Zuordnung zur ursprünglichen Anforderung. |
| Beschaffungsart | Art der Beschaffung des IT-Geräts (z.B. "Kauf", "Leasing", "Miete", "Spende", "Gebrauchtübernahme"). Die Beschaffungsart bestimmt die weitere Erfassung von Vertrags- und Finanzinformationen. |
| Bestelldatum | Datum der Bestellung oder Auftragserteilung beim Lieferanten. Das Bestelldatum dient der zeitlichen Nachverfolgung und ist relevant für die Berechnung von Lieferfristen. |
| Lieferdatum | Datum des Wareneingangs bzw. der Lieferung des IT-Geräts. Das Lieferdatum ist relevant für die Inbetriebnahme, den Garantiebeginn und die Rechnungsprüfung. |
| Bestellnummer | Bestellnummer oder Auftragsnummer, die beim Lieferanten für den Kauf oder das Leasing des IT-Geräts vergeben wurde. Die Bestellnummer ermöglicht die Zuordnung zu Lieferscheinen und Rechnungen. |
| Anlagenliste Finanzbuchhaltung | Verknüpfung zum entsprechenden Anlageobjekt in der Finanzbuchhaltung (z.B. SAP-Anlagennummer). Diese Zuordnung stellt die Verbindung zwischen IT-Asset-Management und Anlagenbuchhaltung her und ermöglicht den Abgleich von Abschreibungen und Buchwerten. |
| Kreditorenrechnung manuell | Rechnungsnummer des Lieferanten (Kreditor) für das IT-Gerät. Diese Referenz ermöglicht die Zuordnung zur Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung in der Kreditorenbuchhaltung. |
Netzwerkanschluss
Dokumentation des physischen Netzwerkanschlusses des IT-Geräts. Die Zuordnung zu Endgeräten und Ports aus eTASK.Rack-Management ermöglicht die Nachverfolgung der Netzwerkinfrastruktur und unterstützt das Kabelmanagement.
| Merkmal | Beschreibung |
| Port | Zuordnung zum spezifischen Port am Endgerät, an dem das IT-Gerät angeschlossen ist (z.B. "Port 24" am Switch). Die Portinformation ermöglicht die eindeutige Lokalisierung im Netzwerk und die Zuordnung zu VLANs. |
| Endgerät | Zuordnung zum Netzwerk-Endgerät (z.B. Switch, Patch-Panel) aus eTASK.Rack-Management, an dem das IT-Gerät physisch angeschlossen ist. Diese Information ist wichtig für Netzwerk-Troubleshooting und Infrastrukturplanung. |
Leasing-/ Wartungsvertrag
Verwaltung von Leasing- und Wartungsverträgen für das IT-Gerät. Die Vertragsinformationen sind wichtig für die Liquiditätsplanung, Kostenkontrolle und die rechtzeitige Kündigung oder Verlängerung von Verträgen.
| Merkmal | Beschreibung |
| Leasingvertrag | Zuordnung zu einem hinterlegten Leasingvertrag aus dem Vertragsmanagement (Stammdaten / Verträge). Die Vertragszuordnung ermöglicht die Übersicht über alle einem Vertrag zugeordneten Assets und die automatische Berechnung von Laufzeiten. |
| Laufzeit | Vertragslaufzeit des Leasingvertrags in Monaten (z.B. 36, 48 oder 60 Monate). Die Laufzeit bestimmt zusammen mit dem Leasingbeginn das Vertragsende und ist relevant für Kündigungs- und Verlängerungsoptionen. |
| Leasingbeginn | Startdatum des Leasingvertrags. Ab diesem Datum beginnt die Laufzeit und die Ratenzahlung. Der Leasingbeginn ist wichtig für die Berechnung des Vertragsendes und möglicher Kündigungsfristen. |
| Nettopreis [€] | Nettopreis des IT-Geräts ohne Mehrwertsteuer in Euro. Der Nettopreis ist relevant für die Kalkulation, den Preisvergleich und die Budgetierung. |
| Leasingrate [€] | Monatliche Leasingrate für das IT-Gerät in Euro. Die Leasingrate ist wichtig für die laufende Kostenplanung und den Vergleich mit Kaufoptionen (Total Cost of Ownership). |
Details
Ergänzende Informationen zu Größe, Abmessungen und Verwendung des IT-Geräts. Diese Details unterstützen die Dokumentation von besonderen Merkmalen und Nutzungsänderungen.
| Merkmal | Beschreibung |
| Abmessungen | Physische Abmessungen des IT-Geräts im Format Länge x Breite x Höhe in Zentimetern oder Millimetern (z.B. "44 x 38 x 8 cm"). Die Abmessungen sind relevant für die Stellplatzplanung und den Transport. |
| Größe | Größenangaben des IT-Geräts (z.B. "24 Zoll" für Monitore, "15,6\"" für Notebooks, "19 Zoll / 42 HE" für Racks). Die Größenangabe unterstützt die Platzplanung und Rack-Belegung. |
| Verwendung zuvor | Vorherige Verwendung oder früherer Einsatzzweck des IT-Geräts. Diese Information dokumentiert die Nutzungshistorie und ist hilfreich bei Umverteilungen, Upgrades oder der Nachverfolgung von Geräte-Lebenszyklen. |
| Verwendung zurzeit | Aktuelle Verwendung oder Einsatzzweck des IT-Geräts (z.B. "Arbeitsplatz-PC Buchhaltung", "Test-Notebook", "Backup-Server", "Konferenzraum-Beamer"). Diese Information unterstützt die Bedarfsanalyse und Umverteilung. |
Softwarelizenzen
Diese Liste zeigt alle Softwarelizenzen, die durch das IT-Gerät benutzt werden.
Siehe auch: Software-Lizenzen
Kommentare
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Dokumente
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Dynamische Merkmale
| Merkmal | Beschreibung |
| Dynamische Merkmale | In dieser JSON-Spalte werden technisch kundenspezifisch frei konfigurierbare dynamische Merkmale zum jeweiligen Datensatz gespeichert |
