IC1355 - Vom Angebot bis zur Sollstellung

eTASK.Vermietung bietet einen phasenübergreifenden Ablauf, der dich von der Vertriebsphase ausgehend über die Erstellung der Mietverträge bis zur Sollstellung der Mietbeträge führt. Anhand eines Beispiels wird dieser Prozess im Folgenden dargestellt.

Beispiel: Die CAFM Holding verfügt über eine Reihe Bürogebäuden, die sie vermietet. Eines Tages erhält Herr Müller von der CAFM Holding einen Anruf von Frau Schröder, Mitarbeiterin der Firma Serious Business. Sie sucht Büroräumlichkeiten und ist auf die Bürogebäude der CAFM Holding aufmerksam geworden.

Herr Müller verschafft sich einen Überblick über die freien Räume. (IC1356 - Nicht vermietete Räume ermitteln)

Er findet einige freie Räume, die die von Frau Müller gewünschte Größe bieten:

Er erstellt ein Angebot über den Mietraum, indem er einen Mietvertrag mit dem Status „Angebot“ erstellt und dem Zeitraum die gewünschten Räume hinzufügt. (IC1351 - Räume zu Zeiträumen zuordnen) Da Frau Müller und ihre Firma noch nicht im System registriert sind, legt Herr Schröder zunächst einen neuen Debitor an. (IC1862 - Debitordatensatz über den zugehörigen Firmendatensatz anlegen) Dieser enthält alle benötigten Daten, um anschließend den Mietvertrag direkt dem Mieter zuzuweisen.

Anschließend ordnet Herr Schröder dem Mietvertrag die zu vermietenden Räume zu. (IC1351 - Räume zu Zeiträumen zuordnen

Herr Schröder erzeugt den Mietvertrag als Word-Datei, damit er Frau Müller das Angebot zukommen lassen kann. (IC1483 - Word-Mietverträge erstellen)

Frau Müller meldet sich nach einigen Tagen zurück. Serious Business hat entschieden, das Angebot der CAFM Holding anzunehmen. Der Mietvertrag wird also unterschrieben.

Herr Schröder aktiviert den Mietvertrag.

Der Mietvertrag beginnt am 01.03.2018. Damit der Mietbetrag der Serious Business in der Sollstellung angezeigt wird, erstellt Herr Schröder in der Sollstellung für März 2018 einen neuen Erfassungsmonat. (IC1391 - Sollstellung erzeugen)

Der Mietbetrag der Serious Business wird aufgeführt:

Da die CAFM Holding ihre Finanzbuchhaltung über DATEV abwickelt, exportiert Herr Schröder die Sollstellung Ende März 2018 als DATEV-fähiges Format. (IC1390 - Sollstellung exportieren)

Herr Schröder importiert die erzeugte Datei in das DATEV-System der CAFM Holding, in dem die Verrechnung der Miete abgewickelt wird.