Facility-Management
Mit Hilfe des Workflows zur Überwachung der Funktionsbesetzung lässt sich in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob für eine Gebäude und alle Funktionen (zum Beispiel Ersthelfer) besetzt sind. Außerdem werden die beauftragten Personen aufgefordert, ihre Benennung zur Kenntnis zu nehmen.
Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, ist der Erwerb eines kostenpflichtigen Workflows erforderlich. Dieser arbeitet im Zusammenspiel mit dem im FM-Portal enthaltenen Workflow "Allgemeine Freigabe".
Der Überprüfungsworkflow startet entweder in einem festgelegten Turnus (regelmäßige Überprüfung) oder wird im Fall einer Änderung von Beauftragten oder Koordinatoren angestoßen (anlassbezogene Überprüfung).
Regelmäßige Überprüfung: Der Workflow prüft alle sechs Monate, ob sich Änderungen bei der Funktionsbesetzung ergeben haben. Hat es eine Änderungen gegeben, wird ein Ticket in der Serviceliste angelegt.
Hinweis: Der Workflow legt dieses Ticket nur an, wenn es kein bereits laufendes Ticket zum Thema Funktionsbesetzung gibt.
Zuständig für dieses Ticket ist dann der Datenpfleger. Dieser hat zehn Werktage Zeit, das Ticket zu bearbeiten, bevor eine erste Eskalationsmail an die Verantwortlichen für die Funktion gesendet wird.
Unter Basisdaten - Funktionen und Beauftragte - Überwachung der Funktionsbesetzung lässt sich für jede angelegte Funktion in Kombination mit dem Gebäude über eine Ampel-Ansicht einsehen, wie der Status ist. Außerdem hilft ein Hinweis dabei, den Status auf grün setzen zu können.
Hat der Datenpfleger seine Arbeit erledigt, meldet er das über den Workflow. Dies kann nur erfolgen, wenn es keinen roten Ampelstatus im Eintrag mehr gibt. Die Verantwortlichen erhalten eine Mail und werden aufgefordert, ihre Benennung zur Kenntnis zu nehmen und zu bestätigen. Wenn alle Verantwortlichen ihre Benennung bestätigt haben (wieder innerhalb einer Frist von zehn Werktagen vor dem Versand einer Eskalationsmail), endet der Workflow.
Bestätigt nur eine Person ihre Funktion nicht, bekommen die Koordinatoren das Ticket zugewiesen. Sie können es dann an die Datenpflege geben oder beenden.
Je nach Größe und Komplexität gibt es für die Besetzung der Zuständigkeiten im Workflow entweder die Möglichkeit der statischen Besetzung (ein Eintrag einer Person aus der Personalliste) oder der Besetzung durch Workflowrollen.
