IC1068 - Rechteverwaltung

Die Steuerung von Berechtigungen der FM-Portal-Anwender:innen erfolgt über die Rechteverwaltung. Der zentrale Baustein der Rechteverwaltung sind die Rechtegruppen. In diesen Gruppen wird definiert, welche Arten von Rechten (z.B. Leserechte oder Bearbeitungsrechte) zugeordnete Nutzer:innen auf welche Bereiche des FM-Portals haben sollen. Der Rechtegruppe können dann entweder einzelne Personen direkt zugeordnet werden oder indirekt über eine Personengruppe.

Bei der Vergabe von Rollen und Rechten im Portal ist zwischen denr „Rechtegruppen“ und der „Workflow-Rollen“ zu unterscheiden.

Über Rechtegruppen werden Zugriffsrechte auf die Funktionsbereiche des Portals vergeben, also auf Menüpunkte, Tabellen, Datenformulare und Infobereiche in Formularen. Dabei kann je einzelnem Zugriffsrecht in der Rechtegruppe festgelegt werden, in welcher Form das Zugriffsrecht vergeben wird, also z.B. nur lesen, editieren, ...

Ist ein Formular in einen Workflow eingebunden, sind an der Bearbeitung der Workflowschritte in der Regel unterschiedliche Personen beteiligt, die nur an bestimmten Schritten Aufgaben wahrnehmen (z.B. Beantragende erstellen das Ticket oder Freigebende geben frei oder lehnen ab). Die reine Vergabe von Zugriffsrechten auf das Datenformular über die Rechtegruppen reicht an dieser Stelle nicht aus, da der Zugriff auf das Datenformular nicht grundsätzlich, sondern nur zu einem bestimmten Workflowschritt erfolgen darf.

Über Workflow-Rollen wird deshalb, unabhängig von den Einstellungen der Rechtegruppen festgelegt, welcher Workflow-Schritt durch welche Rolle besetzt wird, die in diesem Schritt bestimmte Aktionen durchführen darf. Diese Workflow-Rollen werden wiederum durch einzelne Personen oder aber Rechte-Gruppen besetzt.

Die in den Workflow-Rollen vergebenen Rechte überschreiben somit die über die Rechtegruppen pauschal vergebenen Rechte.

Dein eTASK.FM-Portal bietet eine Reihe von sogenannten Automatikgruppen. Dabei handelt es sich um voreingestellte Gruppen, die bei der Installation automatisch angelegt und bei jedem Update automatisch aktualisiert werden. Für die Verwaltung von Nutzungsrechten hast du also drei Möglichkeiten:

1. Du nutzt die vorhandenen Automatikgruppen so wie sie sind

2. Du nutzt die Automatikgruppen, aber passt sie deinen Bedürfnissen an. IC2634 - Automatikgruppen anpassen

3. Du nutzt die Automatikgruppen nicht und legst komplett neue Rechtegruppen an. IC1067 - Rechtegruppen anlegen

Egal, für welche Option du dich entscheidest, ordnest du den Rechtegruppen anschließend die Nutzer:innen direkt zu oder indirekt über Personengruppen.

Informationen zu den genauen Einstellungsmöglichkeiten in einer Rechtegruppe (egal, ob es sich dabei um eine Automatikgruppe oder um eine selbst erstellte Rechtegruppe handelt) findest du hier:

• Übersicht über die unterschiedlichen Arten von Rechten, die du vergeben kannst: IC2626 - Rechteübersicht FM-Portal
• Berechtigungen einer Rechtegruppe auf das Menü festlegen: IC1065 - Rechte auf das Menü, Infobereiche und API-Pfade vergeben
• Berechtigungen einer Rechtegruppe auf Infobereiche von Formularen festlegen: IC1065 - Rechte auf das Menü, Infobereiche und API-Pfade vergeben
• Berechtigungen einer Rechtegruppe auf Einträge im Liegenschaftsexplorer und somit auf die Objekte in den entsprechenden Liegenschaften festlegen: IC2004 - Rechte auf Liegenschafts-/Objektexplorer vergeben
• IC1061 - Einem Benutzer Rechte über seinen Mitarbeiterdatensatz zuordnen

Hinweis: Wenn ein:e Nutzer:in mehreren Rechtegruppen zugeordnet ist, die sich überschneiden, gelten die jeweils weitreichendsten Rechte. Vergibt Gruppe 1 bspw. nur Leserechte zu einem bestimmten Formular, Gruppe 2 aber Bearbeitungsrechte für dieses Formular, so verfügt eine Person, die in beiden Gruppen enthalten ist, über Bearbeitungsrechte für dieses Formular.