IC2233 - E-Mail-Empfangsadressen einrichten

Bevor du den Posteingang für Eingangsrechnung, den Instandhaltungsworkflow oder Objektanhänge benutzen kannst, musst du diesen zunächst einrichten.

Voraussetzungen:

• Eine E-Mail-Adresse, an die die Eingangsrechnungen gesendet werden
• Es wurde ein Postfach für das FM-Portal auf dem Exchange-Server eingerichtet
  • Für Outlook: Dieses Postfach ist kein Alias-Postfach. Wenn mehrere Postfächer zu einem Hauptpostfach genutzt werden sollen, müssen hierfür Verteilerlisten genutzt werden

Empfehlung: Um zu sehen, wie diese Verteilerlisten erstellt werden, nutze folgenden externen Link : Erstellen und Verwalten von Verteilergruppen in Exchange Online

• Der Portal-User besitzt die notwendigen Rechte auf dem Exchange-Server
• Der Timerjob CheckPortalEmailInbox muss aktiv sein

Vorgehensweise

Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portal-Verwaltung - Mailpostfach - E-Mail Empfangsadressen

1. Klicke auf Neu.... Ein neuer Datensatz wird geöffnet.
2. Gib die E-Mail-Adresse ein, an die die Eingangsrechnungen gesendet werden.
3. Wähle ggf. eine positive und eine negative Antwort aus. Siehe IC8639 - E-Mail Empfangsadressen.
4. Wähle beim Mailtyp den entsprechenden Typ aus.

PDF-Dateien, die an die ausgewählte E-Mail-Adresse gesendet werden, werden nun automatisch an den Posteingang weitergeleitet.

Hinweis: Eingehende E-Mails, die aus unterschiedlichen Gründen nicht bearbeitet werden können, werden in die Ordner "Nicht Verarbeitet" oder "Verarbeitung Fehlerhaft" verschoben und landen nicht im eTASK.FM-Portal. Kontrolliere diese Ordner regelmäßig, um sicherzustellen, dass du keine wichtigen E-Mails verpasst.

Hinweis: Bei eingegangen Fax-Rückmeldungen erhalten die Absender in jedem Fall eine Antwortmail, bei allen anderen Mailtypen nur, wenn die Absende-Adressen auf der Whitelist stehen.