eTASK.FM-Portal
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Erläuterung
Tragen Sie Datensätze zu allen organisationsexternen Firmen ein, mit denen die FM-Abteilung zusammenarbeitet. Diese Datensätze stehen an sehr vielen Stellen des FM-Portals zur Verfügung (z.B. zur Identifikation des Auftragnehmers in eTASK.Instandhaltung). Weisen Sie der Firma einen Typ, ein Gewerk, Adress- und Kommunikationsdetails sowie Daten zu Mitarbeitern der Firma zu. Bewerten Sie die Firma (Termintreue, Preistreue etc.), um das Vertrauensverhältnis zu dokumentieren. Laden Sie Dokumente hoch, die diese Firma betreffen. Bei Verwendung von eTASK.CAD wird hier zusätzlich die Kennzeichnung der Firma in CAD-Plänen dokumentiert. Bei Verwendung von eTASK.Fremdfirmenanmeldung werden die Mitarbeiter der Firma eingetragen, die für Arbeiten zeitlich begrenzten Zugang zum Gebäude erhalten. Bei Verwendung von eTASK.Mängelmanagement werden der Firma die Bauprojekte zugeordnet, in denen sie Auftraggeber ist.
Verbundene Themen und Anleitungen
- Bestimmen, ob eine Firma ein Kreditor oder Debitor ist
- Debitordatensatz über den zugehörigen Firmendatensatz anlegen
- Debitorendaten für den elektronischen Rechnungsversand vorbereiten
- Kreditordatensatz über den zugehörigen Firmendatensatz anlegen
- Mieterdatensatz über den zugehörigen Firmendatensatz anlegen
- Zuständigkeit für eTASK.Instandhaltung für eine Firma anlegen
Formularaufbau
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
| Firmenname * | Eingabe der vollständigen Bezeichnung der Firma. |
| Firmenname (2. Zeile) | Ergänze den Firmennamen hier um eine zweite Zeile. Verwende dies, wenn die vollständige Bezeichnng der Firma zu lang wird um sie in einem Brief ordentlich darzustellen. |
| Firmenname (3. Zeile) | Ergänze den Firmennamen hier um eine dritte Zeile. Verwende dies, wenn die vollständige Bezeichnng der Firma zu lang wird um sie in einem Brief ordentlich darzustellen. |
| Abteilung | Gib hier die Niederlassung, Abteilung, Organsiationseinheit an, wenn die Firma in mehrere Einträge untergliedert ist. |
| Hauptgewerk | Auswahl des primären Gewerks, für das die die Firma Leistungen erbringt. Weitere Gewerke können Sie im Menü unter "Weitere Daten\ Gewerke - Mehrfachauswahl" festlegen. |
| Status | Statuseingabe, ob die Firma aktiv ist. |
| Bemerkung | Eingabe von zusätzlichen Bemerkungen zur Firma. |
| Gruppe | Eingabe einer Gruppe als Filter- bzw. Sortierkriterium. |
| Code | Eingabe eines frei wählbaren Kürzels für die Firma. Es ist ratsam, von einer fortlaufenden numerischen Codierung abzusehen und ein Kürzel einzugeben, aus dem sich der vollständige Firmenname herleiten lässt. |
| Partnernummer / Kundennummer | Eingabe der Partnernummer der Firma. Bei Kreditoren ist dies in der Regel die Kundennummer, die der Kreditor vergeben hat. |
Adresse
Dieser Infobereich enthält Informationen zu der Adresse der Firma.
| Straße | Eingabe der Straße der Firmenadresse. |
| Postleitzahl | Eingabe der Postleitzahl der Firmenadresse. |
| Ort | Eingabe des Ortes, der zu der Postleitzahl der Firmenadresse gehört. |
| Land | Eingabe des Lands zur Adresse. |
| Land (alt) | In diesem Feld wird das Land aus einer älteren Version angezeigt. Ist dieses Feld leer haben Sie diese Version nicht eingesetzt. |
| Postfach | Eingabe eines Postfachs für diese Firma. |
| Postleitzahl Postfach | Eingabe der abweichenden Postleitzahl für das Postfach. |
| Postanschrift (wird autom. erstellt) | Die Postanschrift wird automatisch aus den drei Firmennamen im Bereich Identifikation und der Adresse aus diesem Bereich erzeugt. Sie können die Postanschrift überschreiben, bei einer Änderung der anderen Eingaben wird dies wieder auf den vorgesehenen Wert gerändert. |
| Eingabe der offiziellen Mailadresse der Firma. Diese Adresse wird für den elektronischen Rechnugnsversand der eTASK.Kostenerfassung verwendet, sofern sie nicht von der e-Mail Adresse in einer Zusatzanschrift überschrieben wird. |
Personal
Diese Liste zeigt das der vorliegenden Firma zugeordnete Personal aus der Personalliste.
Kommunikation
Informationen zu Kontaktdaten konnen in diesen Infobereich eingepflegt werden.
| Ländervorwahl | Eingabe der Ländervorwahl für die Telefonverbindung mit der Firma (z.B. "0049" für Deutschland). |
| Vorwahl | Eingabe der Ortsvorwahl für die Telefonverbindung mit der Firma (z.B. "221" für Köln). |
| Telefon | Eingabe der Telefonnummer der Firma ohne Länder- und Ortsvorwahl. |
| Telefax | Eingabe der Faxnummer der Firma ohne Länder- und Ortsvorwahl. |
| Webseite | Eingabe der Adresse für die Webseite der Firma (z.B. "http://www.etask.de"). |
| Ansprechpartner | Eingabe des zentralen Ansprechpartners der Firma. |
| Anredeformel | Eingabe der Anredeformel für Briefe (Sehr geehrte Frau). |
mehr Kommunikation
Liste von weiteren Kommunikationsdaten
Hauptansprechpartner
Dieser Infobereich befasst sich mit Daten zum zentralen Ansprechpartner der Firma. Dieser kann nicht an anderer Stelle im FM-Portal ausgewählt werden wie Mitarbeiter, die in der Personalliste angelegt wurden.
| Frau/Herr | Eingabe der Anrede. |
| Titel | Eingabe des Titels (Prof., Dr. etc.) |
| Vorname | Eingabe des Vornamens. |
| Nachname | Eingabe des Nachnamens. |
| Funktion | Eingabe der Funktion. |
| Vorgesetzter | Eingabe des Vorgesetzten. |
| Telefon dienstlich | Eingabe der dienstlichen Telefonnummer |
| Fax dienstlich | Eingabe der dienstlichen Faxnummer. |
| E-Mail dienstlich | Eingabe der dienstlichen E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. |
| Handy | Eingabe der Mobilfunknummer des Ansprechpartners. |
| Geburtstag | Eingabe des Geburtsdatums. |
| Telefon privat | Eingabe der privaten Telefonnummer. |
| Fax privat | Eingabe der privaten Faxnummer. |
| Webseite privat | Eingabe der privaten Homepage-Adresse. |
| E-Mail privat | Eingabe der privaten E-Mail-Adresse. |
Zusatzanschriften
Liste der Zusatzanschriften zur Firma. Verwende Zusatzanschriften um z.B. eine separate Rechnungsanschrift für Ausgangsrechnungen zu hinterlegen.
Zusätzliche Ansprechpartner
Diese Liste zeigt alle Personen, die zusätzlich als Ansprechpartner der Firma eingetragen wurde. Über den Button "Ansprechpartner Hinzufügen" können weitere Ansprechpartner eingetragen werden.
Termine
Angaben zu Kontakt-Terminen
| Letzter Kontakt/Termin | Eingabe des letzten Kontakt- bzw. Besuchstermins. |
| Nächster Kontakt/Termin | Eingabe des nächsten Kontakt- bzw. Besuchstermins. |
| Bemerkungen | Eingabe von weiteren Bemerkungen. |
Firmentyp
Da das Datenformular Teil des globalen Firmenverzeichnisses ist, sollte für jeden neu anzulegenden Datensatz ein Firmentyp angegeben werden. Dieser Infobereich dient dazu, zu definieren, welche Relevanz die Firma für die eigene Organisation hat. Bei Bedarf kann die Firma mehreren Firmentypen zugeordnet werden.
| Eigentümer * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Eigentümer von Anlagen und Objekten handelt, die die eigene Organisation verwendet. |
| Vermieter * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Vermieter von Räumlichkeiten handelt, die die eigene Organisation verwendet. |
| Auftraggeber * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Auftraggeber für die eigene Organisation handelt. |
| Dienstleister * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Dienstleister für die eigene Organisation handelt. |
| Hersteller * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Hersteller von Anlagen handelt, die in der eigenen Organisation verwendet werden. |
| Lieferant * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Lieferanten für die eigene Organisation handelt. |
| Mieter * | Angabe, ob es sich bei der Firma um jemanden handelt, der Räume der eigenen Organisation angemietet hat. |
| Kunde * | Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Kunden der eigenen Organisation handelt. |
Gewerke - Mehrfachauswahl
In dieser Liste können der ausgewählten Firma weitere Gewerke zugeordnet werden.
Buchhaltung
Auswahl der Kostenstelle, der die Firma angehört. Dieser Infobereich dient zur Bestimmung der Buchhaltung der Firma. Die Zuweisung der Firma zu einer Kostenstelle ist nur möglich und nötig, wenn es sich bei ihr um eine interne Firma handelt.
| Kostenstelle | Auswahl der Kostenstelle, der die Firma angehört. |
| Umsatzsteuer-ID | Eingabe der europäischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Firma, die aus dem Länderkürzel (z.B. "DE" für Deutschland) und höchstens 12 weiteren alphanumerischen Zeichen besteht. |
| Konzerngruppe | Eingabe der Konzerngruppe, zu der die Firma gehört. |
| Abrechnungssystem | Eingabe des Namens des internen Abrechnungssystems, mit dem die Buchhaltung der Firma abgerechnet wird. |
| IXB-Nummer * | Angabe, ob eine IXB-Nummer vorhanden ist. |
| Unternehmernummer | Eingabe der Unternehmernummer. |
| Unsere Kundennummer | Eingabe der eigenen Kundennummer bei dieser Firma. |
Bankverbindungen
In dieser Liste werden alle bekannten Kontodaten der Firma aufgelistet.
Firmenlogo
Hier kann ein Firmenlogo hinterlegt werden.
Notfallliste
In diesem Bereich kann eingestellt werden, ob und wie die Firma in der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll.
| In Notfallliste anzeigen * | Lege hier fest, ob diese Firma in der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll. |
| Hinweistext | Hier kann festgelegt werden, für welchen Störungsfall die Firma auf der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll (z.B. "Entstörung Heizung"). |
Farbkennzeichnung
In diesem Infobereich kannst du festlegen, mit welchen Farben dieses Attribut in einer Visualisierung dargestellt werden soll. Dazu kannst du diverse Vorder- bzw. Hintergrundfarben auswählen und in einem Schraffurmuster kombinieren. Die Vordergrundfarbe wird dabei immer auf die Schraffur angewendet, die Hintergrundfarbe füllt die freien Bereich in der Schraffur aus. Ob eine Visualisierung diese Farbdarstellung verwendet legst du fest, in dem du der Darstellungsvariante eine passende Legende zuweist. Weitere Informationen findest du bei den Darstellungsvarianten.
| Vordergrundfarbe | Wähle hier die Farbe aus, die bei einem Schraffurmuster für die Schraffur verwendet werden soll. |
| Schraffur | Wähle hier das Schraffurmuster aus, mit dem der Dateninhalt in der BIM Visualisierung gekennzeichnet werden soll. Bitte beachte, dass obwohl alle Schraffurmuster in der Visualisierung angezeigt werden können, nur die Schraffurmuster "1 - keine", "2 - 0%" und "12 - 100%" beim Export in eine PDF berücksichtigt werden. |
| Hintergrundfarbe | Wähle hier die Farbe aus, die bei einem Schraffurmuster als Hintergrund verwendet werden soll. |
Bewertungen
Alle Bewertungen, die in der Vergangenheit für die Firma abgegeben wurden, werden hier angezeigt. Über "Bewertung abgeben" können weitere Bewertungen hinzugefügt werden.
Dokumente
Alle Dokumente, die mit der Firma in Verbindung stehen, können hier hochgeladen werden.
Kommentare
Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zur Firma hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.
Verwaltung
Dieser Infobereich liefert Informationen dazu, wie mit der Firma intern in der eigenen Organisation umgegangen wird. Er erscheint erst, sobald der Datensatz zur Firma einmal gespeichert wurde.
| Interne Firma * | Angabe, ob es sich um eine interne Firma (z.B. firmeneigene Abteilung) handelt. |
| Freischaltung Fremdfirmenanmeldung * | Angabe, ob es sich um eine Firma handelt, für die die elektronische Fremdfirmenanmeldung freigeschaltet werden soll. |
| Firmenbezeichnung auf Türschild | Eingabe der auf dem Türschild anzuzeigenden Firmenbezeichnung. |
Abteilungen
Alle aktuell der Firma zugeordneten Abteilungen sind in dieser Liste hinterlegt.
Fremdfirmenmitarbeiter
Die eingetragenen Fremdfirmenmitarbeiter der Firma werden hier angezeigt. Über den Button "Fremdfirmenmitarbeiter hinzufügen" können weitere Fremdfirmenmitarbeiter für die Firma eingetragen werden.
Abgegebene Angebote
Liste der Angebote aus dem eTASK Projektmanagement, die die Firma empfangen hat.
Details zum Debitor
Falls die Firma als Debitor angelegt wurde, wird hier der Debitorendatensatz aufgerufen.
Details zum Kreditor
Falls die Firma als Kreditor angelegt wurde, wird hier der Kreditorendatensatz aufgerufen.
Benutzergruppen
Liste der Benutzergruppen zur Firma.
IH-Zuständigkeiten
Liste der Zuständigkeitsgruppen der Instandhaltung zur Frima.
Verträge als Auftraggeber
Liste der Verträge, die die Firma aus Auftraggeber abgeschlossen hat.
Verträge als Auftragnehmer
Liste der Verträge, die die Firma als Auftragnehmer abgeschlossen hat.
Debitor anlegen
Abrufbar in der Arbeitsleiste unter "Extras". Legt die Firma als Debitor an.
Kreditor anlegen
Abrufbar in der Arbeitsleiste unter "Extras". Legt die Firma als Kreditor an.
Mieter anlegen
Abrufbar in der Arbeitsleiste unter "Extras". Legt die Firma als Mieter an.
Koordinationsgruppe eTASK.Instandhaltung anlegen
Abrufbar in der Arbeitsleiste unter "Extras". Legt die eine Koordinationsgruppe der Firma in eTASK.Instandhaltung an.
Liste IT-Geräte (Lieferant)
Liste der IT-Geräte, die der Firma zugeordnet sind, unter Angabe der Lieferanten.
Liste Objekte (Hersteller)
Liste der Objekte, die der Firma zugeordnet sind, unter Angabe der Hersteller.
Mängelmanagement für Bauprojekte
In dieser Liste werden alle Bauprojekte angezeigt, in dessen Rahmen die Firma für das Mängelmanagement zuständig ist.
