eTASK CAFM (2.7.1772.38994) |
Dieses Release wurde von eTASK für die Verwendung in Produktivumgebungen freigegeben. Sie können das Release ab sofort herunterladen und auf Ihrem Server installieren.Bitte lesen Sie vor der Installation aufmerksam die folgenden Hinweise:Wichtiger Hinweis für Nutzer der eTASK App für Windows 10:Mit Veröffentlichung dieses Releases wurde parallel eine aktuelle Version der eTASK App im Microsoft Store veröffentlicht. Bitte beachten Sie, dass diese aktuelle App Version ausschließlich mit der aktuellen Release-Version des Portals kompatibel ist, d.h. es müssen das Portal UND alle angebundenen mobilen Endgeräte aktualisiert werden.Aktualisieren Sie Ihre mobilen Endgeräte also bitte nur, wenn Sie zeitgleich auch ein Update Ihres Portals auf das aktuelle Release planen. Sollte dies nicht gewünscht oder möglich sein deaktivieren Sie bitte die automatische Installation von Updates für die eTASK App auf Ihren Endgeräten.Bitte beachten Sie im Gegenzug, dass nach einer vorherigen Aktualisierung Ihres Portals im Nachgang auch eine Aktualisierung Ihrer Endgeräte auf die aktuelle App-Version erfolgen muss.Wichtiger Hinweis für Nutzer der Produkte eTASK.Vermietung, eTASK.Kostenerfassung und eTASK.Betriebskosten:Dieses Release ist, wie im GoBD-Workshop angekündigt, nicht für die Verwendung bei Kunden mit den Produkten eTASK.Vermietung, eTASK.Kostenerfassung und eTASK.Betriebskosten geeignet. Wenn Sie diese Produkte nutzen sehen Sie bitte von einem Update ab. Das passende Release hierzu wird Ihnen wie angekündigt im September bereitgestellt. Ankündigung: Support für Microsoft SQL Server 2008 wird eingestellt:Bitte beachten Sie, dass mit dem ersten erscheinenden Release ab dem 01.01.2018 die Version 2008 des Microsoft SQL Server offiziell nicht mehr durch eTASK unterstützt wird. Setzen Sie sich frühzeitig mit Ihrem eTASK Ansprechpartner in Verbindung, insofern Sie noch den Microsoft SQL Server 2008 einsetzen.
eTASK.FM-Portal (1000)
Highlight: Neues Planungs- und Kontrollsystem zur Digitalisierung / "LoI im CAFM"
Das Datencontrolling erleichtert es Ihnen, den benötigten Datenumfang zur Digitalisierung Ihrer Immobilienprozesse zu definieren und den Datenfüllgrad laufend transparent zu kontrollieren. Dabei legen Sie individuell für Ihr Projekt fest, welche Daten Sie im Detail für welche Gebäude und Prozesse benötigen und definieren somit den "Level of Information (LoI)" für Ihr Facility Management.Die mit der Datenerfassung beauftragten Mitarbeiter können sich an einfachen Checklisten orientieren und behalten so den Überblick über noch fehlende Daten.Gerade für die Aufnahme neuer Gebäude oder den Aufbau neuer Prozesse im CAFM stellt das Datencontrolling ein hilfreiches Werkzeug zur Erreichung der benötigten Datenqualität dar. Sprechen Sie Ihren eTASK Ansprechpartner an und lassen Sie sich beraten, wie Sie das Datencontrolling effizient für Ihre Digitalisierungprozesse nutzen können.
Highlight: Durchgängige GoBD-Konformität in den kaufmännischen Prozessen
Mit den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt das Bundesministerium der Finanzen klar, nach welchen Kriterien und Richtlinien Unternehmer steuerrechtlich relevante Belege beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfassen, bearbeiten und archivieren müssen. Die GoBD-Vorgaben sind ein wichtiger Schritt zur Gleichbehandlung von Papierbelegen und elektronischen Belegen in der Buchhaltung, indem sie die Umsetzung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme regeln. Dabei gelten die GoBD nicht nur für die klassische Buchhaltungssoftware, sondern auch für die Vor- und Nebensysteme und somit auch für eTASK. ”Ordnungsgemäß” bedeutet in diesem Zusammenhang die folgenden Anforderungen im Belegwesen, in der Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen:- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit- Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung- Vollständigkeit und Richtigkeit- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen- Ordnung, Unverlierbarkeit, Auffindbarkeit - Unveränderbarkeit Die GoBD sind bereits zum 1. Januar 2015 in Kraft getreten. Seit dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD nun uneingeschränkt.Die aktuellen Anforderungen der GoBD werden nun in allen relevanten eTASK-Produkten nachweislich erfüllt. Die Software wurde dafür durch einen Wirtschaftsprüfer erfolgreich testiert. Für Kunden der eTASK Property-Management-Produkte sind mit der Erfüllung der Vorgaben der GoBD teils umfangreiche Änderungen in der Benutzung und den Verfahrensweisen verbunden. Bitte setzen Sie sich für eine Umsetzung der GoBD-Vorgaben in Ihrem eTASK Projekt mit Ihrem eTASK Ansprechpartner in Verbindung.
Neue Funktion: Einbindung von fotorealistischen 3D Gebäudemodellen / Indoor Navigation
eTASK ermöglicht Ihnen nun die Verbindung von NavVis Kartierungsmodellen mit den Daten und Prozessen des Facility Managements. So können über die in NavVis gesetzten POI's (Point of Interest) z.B. zu Räumen oder Anlagen direkt die zugehörigen Datensätze in eTASK aufgerufen werden. Auf gleiche Art können Sie über die Daten und Prozesse in eTASK auch direkt in das dreidimensionale Kartierungsmodell abspringen, sich den entsprechenden Raum oder die Anlage im fotorealistischen Modell ansehen und darin räumlich frei bewegen.Wenn Sie Interesse an der Erzeugung eines 3D-Kartierungsmodells für Ihre Gebäude haben, setzen Sie sich mit Ihrem eTASK Ansprechpartner in Verbindung. Mit unseren Kooperationspartnern der NavVis GmbH beraten wir Sie gerne zu den Möglichkeiten der 3D-Kartierung für Ihren Bestand und unterstützen Sie bei der Kartierung und der CAFM-Anbindung.Weitere Informationen zu den Möglichkeiten der 3D-Kartierung / Indoor Navigation mit NavVis finden hier: http://www.navvis.com/
Neue Funktion: Neue Auswertungsmöglichkeiten für Flächennutzungen durch Abteilungen
Im Portal stehen Ihnen gleich drei neue Views mit Ampel-Darstellung sowie ein Druck-optimierter Bericht zur Verfügung, über die Sie in unterschiedlichen Varianten auswerten können, welche Abteilung welche Flächen in einem Gebäude belegt. Die Views dienen dabei insbesondere auch der Überprüfung der Datenqualität und -vollständigkeit sowie der Identifikation möglicher Fehleingaben für die korrekte Auswertung über den Bericht.
Neue Funktion: CAFM-Connect-Katalog als View im Excelformat
Der CAFM-Connect-Katalog steht Ihnen im Portal (Systemsteuerung) nun auch als übersichtliche View zur Verfügung. Dabei werden auch die individuellen Attribute je CC-Objekttyp einzeln aufgeführt. Die View ermöglicht zudem die Ausgabe des Katalogs als strukturierte Excelliste zur Weitergabe an Dritte.
Neue Funktion: Neue Auswertungs- und Kontroll-Möglichkeit für Flächen gemäß DIN277
Für die Auswertung Ihrer Flächen nach DIN277 stehen Ihnen nun ein neuer Bericht und eine neue View mit Ampel-Funktion zur Auswertung der "Gebäudeflächen nach DIN 277 Nutzungsgruppen" zur Verfügung. Der Ampel-Funktion der View können Sie den Bearbeitungsstand der Daten entnehmen und überprüfen, ob überall die Nutzungsarten gefüllt sind.
Neue Funktion: eTASK unterstützt die neueste Version 3.0 des Standards „CAFM-Connect“
eTASK kann nun auch Dateien des CAFM-Connect Standards in der Version 3.0 verarbeiten. In der aktuellsten Version 3.0 sind neben den Flächen (Version 1.0) und den Anlagen (Version 2.0) auch noch die Dokumente (z.B. PDF's) strukturiert zu den Flächen und Anlagen enthalten.Lesen Sie mehr dazu unter:https://www.etask.de/2017/06/15/etask-kompatibel-zu-cafm-connect-3-0/
Verbesserung: Erweiterung Bericht "Belegungsdauer je Raum"
Der Bericht wurde so erweitert, dass er die Daten des definierten Zeitraums und nicht des letzten Tages im definierten Zeitraum anzeigt.
Verbesserung: Protokollierung aller Portal-Anmedungen gemäß §147 Nr. 5 und §3 der Abgabenordnung (AO)
Nach §147 Nr. 5 und §3 der Abgabenordnung (AO) des Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz müssen alle Anmeldungen an der Software, auch fehlgeschlagene Versuche, geloggt und über einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden. Ein Löschen der Anmeldungen ist nicht zulässig und wird nun durch eTASK unterbunden. Für die Kunden, die nach den Größenklassen des HGB prüfungspflichtig sind, gilt hier das Datum nach HGB ab dem 1. Tag des folgenden Geschäftsjahres. Steuerlich relevante Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst nach Abgabe der Steuererklärung, also im Folgejahr.Der Aufbewahrungszeitraum ist im Portal individuell einstellbar und ist in Ihrem Portal standardmäßig unbefristet eingestellt.
eTASK.Serviceticket (1001)
Neue Funktion: Service-Tickets jederorts durch eine Email auslösen
Service-Tickets können nun außerhalb des Portals durch eine einfache Email ausgelöst werden. Dafür wird die Email unter Einbehaltung bestimmter Formatierungen an eine definierte Email-Adresse des Portals gesendet und dort automatisiert als Ticket verarbeitet. Die dazu berechtigen Anwender werden in einer "Whitelist" des Portals definiert. Durch diese neue Funktion können Sie nun jederorts und auch offline Meldungen erfassen und diese bei der nächsten Gelegenheit zur Bearbeitung an Ihr eTASK Portal senden. Oder aber Sie nutzen z.B. eine Email-Funktion Ihrer Homepage zur Erfassung von Meldungen, die dann als Email an eTASK geschickt und dort verarbeitet werden.Sie möchten diese Funktion auch für Ihr eTASK Service-Ticket nutzen? Setzen Sie sich mit Ihrem eTASK Ansprechpartner in Verbindung, um die notwendigen Schritte abzustimmen.
Nur eTASK intern: Berücksichtigung von Feiertagen bei SLA-Auswertung
Hier enthalten: https://pm.etask.de/neon/App.Etask/4e05dbf1-1f1d-4aed-81ed-755c85d53c17/cf07b554-19a4-4f06-b525-8d25cdcae0dc
Verbesserung: Antragsteller im Servicebericht auch bei fehlenden Daten
Der Servicebericht am Serviceticket zeigt den Antragsteller nun auch dann an, wenn dessen Datensatz nicht vollständig gepflegt ist und z.B. Abteilung und oder Telefonnummer fehlen.
Verbesserung: Erweiterung und besserer Überblick bei SLA-Auswertungen
Die SLA-Auswertungen für Service-Tickets wurden erweitert, so dass nun sofort ersichtlich ist, ob Reaktionszeiten oder Bearbeitungszeiten überschritten wurden. Tickets mit einer überschrittenen Reaktionszeit werden dabei mit einer gelben Ampel angezeigt. Bei Überschreitung der Bearbeitungszeit wird das Ticket mit einer roten Ampel angezeigt. Des Weiteren sind in der Auswertung direkt alle Kommentare zum Ticket einsehbar.
eTASK.BIM (1013)
Neue Funktion: eTASK App für REVIT jetzt im Portal downloaden
Die eTASK App für Autodesk REVIT können Sie ab sofort direkt in Ihrem Portal herunterladen. Über die App können Sie BIM-Modelle direkt aus REVIT im Portal publizieren oder updaten. Dabei werden sowohl die native RVT-Datei als auch die IFC-Datei übertragen. Die Visualisierung in eTASK.BIM erfolgt auf Basis der IFC-Datei.Die App steht Ihnen im Menü des Portals zum Download bereit unter:Systemsteuerung - Portal-Optionen - Portal-Verwaltung - Portal-Wartung - Setup & Update
Verbesserung: Verbesserung der automatisierten 2D-Etagengrundrisse aus 3D-BIM-Modellen
Der BIM-Explorer ist nun in einer neuen, verbesserten Version verfügbar, die unter anderem eine optimierte Darstellung des 3D-Modells als automatisch generierte 2D-Etagengrundrisse ermöglicht.Dabei ist insbesondere das Umschalten zwischen 3D und 2D ohne wiederkehrende Ladezeiten möglich. Für die 2D-Darstellung stehen zudem bessere Möglichkeiten zum Rendering der Architektur sowie für die Anzeige von Darstellungen (z.B. Einfärbung nach DIN277) und Stempeln im Grundriss zur Verfügung. Über die 2D-Darstellung können zudem auch verknüpfte Datensätze aufgerufen werden (z.B. Raumdatensatz öffnen beim Klick in den Raum).Auf Basis der neuen Technologie des BIM-Explorers erwarten Sie als Nutzer von eTASK.BIM in Zukunft viele weitere Features, die wir Ihnen über die kommenden Releases bereitstellen.
Verbesserung: RE-Import von IFC-Modellen mit geänderter Bezeichnung
Der IFC-Modellimport in eTASK (über das Portal oder die eTASK App für REVIT) unterstützt nun auch den Re-Import von Modellen, wenn bei diesen außerhalb von eTASK die Standort- und/oder Gebäudekennzeichnung geändert wurde. Hat ein Gebäude z.B. beim Erstimport die Bezeichnung "CGN-B001" und wird außerhalb von eTASK in "CGN-B01A" umbenannt erfolgt in eTASK trotzdem die Aktualisierung des Gebäudes (kein Neu-Import) mit gleichzeitiger automatisierter Anpassung des Gebäudecodes und aller darauf aufbauender Daten.
eTASK.Raumreservierung (1060)
Fehlerbehebung: Visualisierung eines Besprechungsraumes via CAD oder BIM
Bei gleichzeitiger Verwendung einer Visualisierungsmöglichkeit in eTASK (eTASK.BIM oder eTASK.CAD) führte der Klick auf die Lupe am Besprechungsraum im Rahmen des Buchungs-Assistenten zu einer Fehlermeldung. Das Link-Ziel wurde angepasst.
eTASK.Ressourcenbuchung (1067)
Fehlerbehebung: Unerwünschte Vorlaufzeiten bei Ressourcenbuchungen
Aufgrund von Differenzen bei der Einstellung der Zeitzonen konnten Ressourcen bei Nutzung der Ressourcenbuchung in bestimmten Konstellationen nur unter Einhaltung einer Vorlaufzeit gebucht werden, auch wenn für die Ressource selbst keine Vorlaufzeit definiert war. Diese Differenzen wurden behoben.
eTASK.Outlook-Raumbuchung (1068)
Highlight: Kompatibilität zu Office365 / Exchange und Outlook 2016
Die Raumbuchung über das eTASK Add-In für Microsoft Outlook ist nun kompatibel zu Outlook 2016 sowie zu Exchange 2016. Dabei wird die Anbindung an die Postfächer eines lokalen Exchange Servers sowie auch an Postfächer unter Verwendung von Exchange online in Office365 unterstützt.Sie setzen in Ihrem Unternehmen Office365 ein oder planen einen zukünftigen Einsatz? Nehmen Sie Kontakt zu Ihrem eTASK Ansprechpartner auf, um die Anforderungen und Möglichkeiten zur Anbindung an die Raumreservierung in Ihrem Unternehmen abzustimmen.
eTASK.Instandhaltung (1070)
Verbesserung: Anzeige der Eskalationszeitpunkte in Benachrichtigungsemails
Dies Benachrichtigungsemail über "Aktuelle Eskalationen zu Instandhaltungsaufträgen" wurde erweitert und gibt nun je Auftrag den geplanten Ausführungstermin sowie den Zeitpunkt der 1. und der 2. Eskalation wieder.
eTASK.Vermietung (1200)
Verbesserung: Änderungen an Betriebskosten sofort sichtbar
Die Betriebskosten eines Vertrages werden nun nach dem Hinzufügen von Betriebskosten zu einem Raum innerhalb eines Vertragszeitraums automatisch neu berechnet. Änderungen sind somit sofort an allen relevanten Stellen sichtbar und nicht erst nach einer bestimmten Zeit.
eTASK.Kostenerfassung (1220)
Verbesserung: Vollständiger Fibu-Export aus dem Buchungsjournal
Das Buchungsjournal und die "Schreib-Prozeduren" wurden so angepasst, dass der Fibu-Export nun zu 100% aus dem Buchungsjournal erfolgen kann.
Verbesserung: Neue Firma anlegen bei Erfassung einer Eingangsrechnung
Über die Erfassungsmaske der "Eingangsrechnung" kann nun auch eine neue Firma angelegt werden, so wie es auch bei der Erfassung der Rechnung über den Posteingang möglich ist.
Verbesserung: Anpassung und Erweiterung der Funktionsweise zu "Skonto und Minderung"
Beim Umgang mit Skonto und Minderungen von Eingangsrechnungen / Teilleistungen wurden diverse Verbesserungen vorgenommen.Beträge von Teilleistungen gehen nun immer Brutto ohne Skonto oder Minderung in das Buchungsjournal, da zum Zeitpunkt der Einbuchung unbekannt ist, in welcher Höhe tatsächlich bezahlt wird. Die durch Skonto oder Minderung entstehenden Differenzen gegenüber der ursprünglichen Einbuchung werden als Umbuchung erfasst und gehen getrennt in das Buchungsjournal.Eingangsrechnungen gelten als ausgeglichen, wenn die Summe der Zahlungszuordnungen plus die Summe aus den Umbuchungen (und damit auch Skonto und Minderung) dem Rechnungsbetrag entsprechen.Umsatz, bzw. Vorsteuer werden dabei getrennt zu den reduzierten Beträgen berechnet und als Buchungssatz gespeichert.Es sind weitere Optimierungen zum Umgang mit Skonto und Minderungen in Planung. Hierüber erfahren Sie mehr in den kommenden Releases.
Verbesserung: Einbuchen/Festschreiben von Ausgangsrechnungen gemäß UstDV sicherstellen
Die Änderung einer Ausgangsrechnung darf laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) und wegen des Dokumentencharakters der Rechnung nur insoweit erfolgen, wie mit der Änderung eine Berichtigung falscher Angaben oder eine Ergänzung fehlender Angaben verbunden ist. Erlaubt sind z.B. Korrekturen einer falsch angegebenen Lieferadresse, Rechnungsadresse oder Bankverbindung sowie die Ergänzung eines versehentlich vergessenen Lieferzeitpunktes. Der Begriff der "Änderung" ist hier also als Berichtigung bzw. Ergänzung zu verstehen. Nur und ausschließlich, wenn eine dieser notwendigen Angaben falsch ist oder ganz fehlen sollte, darf die Rechnung berichtigt werden. In allen anderen Fällen ist eine nachträgliche Änderung der Ausgangsrechnung in jeden Fall zu unterbinden um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Rechnung muss in diesen Fällen storniert werden. Der neue Workflow für Ausgangsrechnungen stellt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicher und ermöglicht nur die zulässigen Änderungen. Nutzern der eTASK.Kostenerfassung steht der Rechnungsausgangsworkflow bei Nutzung der Ausgangsrechnungen im Portal ohne Mehrkosten zur Verfügung.
Verbesserung: Bessere Bedienbarkeit im Workflow Eingangsrechnung
Bei der Stornierung einer Eingangsrechnung wurde das Eingabefeld zum "Grund der Stornierung" vergrößert, um die Eingabe zu erleichtern.
eTASK.Finanzplanung (1222)
Neue Funktion: Neuer Export-Bericht mit monatlichen Planungswerten
Der neue Bericht der Finanzplanung listet die Kopfdaten sowie die einzelnen Zeilen jeder aktiven Variante auf, sowohl für den Ertrag als auch für den Aufwand. Die geplanten Werte werden über die gesamten 10 Jahre der Planung für jeden Monat ausgegeben. Der Bericht ist zudem für den Export und die Weiterbearbeitung in Excel optimiert.
eTASK.Zahlungsverkehr (1225)
Fehlerbehebung: Automatische Zahlungszuordnung auf stornierte Rechnung
Unter bestimmten Voraussetzungen erfolgte im Zahlungslauf eine automatische Zahlungszuordnung auf bereits stornierte Rechnungen. Im Zuge der GoDB-Konformität sind derartige Zahlungen für stornierte Rechnungen zukünftig nicht mehr möglich, so dass diese notwendige Logik gegeben ist.
Verbesserung: Optimierung Formular zur "EBICS-Initialisierung"
Die Eingabemaske zur EBICS-Initialisierung wurde für eine bessere Bearbeitung optimiert.
Verbesserung: Bessere Übersicht bei Bankbuchungen
Die Buchungsanzeigen der Bankbuchungen wurden um Ampel-Grafiken erweitert. Damit ist sofort ersichtlich, wenn bei Buchungen noch keine Zahlungen zugeordnet wurden (rot) oder Daten nicht stimmen (gelb). Die Bearbeitung der Buchungen wird dadurch erheblich erleichtert.
eTASK.Betriebskostenabrechnung (1230)
Fehlerbehebung: Umlageschlüssel für einen begrenzten Zeitraum im Jahr gültig
Umlageschlüssel die nur für einen Teil eines Jahres gültig waren, wurden unter bestimmten Bedingungen für die Berechnung im gesamten Jahr verwendet. Dies wurde so geändert, dass die Umlageschlüssel nur noch für den entsprechenden Zeitraum verwendet werden.
Suite eTASK.Handwerkerportal (1245)
Fehlerbehebung: Optimierung des Verbindungsaufbaus zum SAP Router
Beim Zugriff der SAP-Schnittstelle des Handwerkerportals auf den SAP Router wurde bei jedem Einlesen eines Datensatz eine neue Verbindung aufgebaut. Dies führte je nach Anzahl der Transaktionen zu einer Dauerbelastung des SAP Routers und/oder einem Volllaufen des Log-Speichers. Die SAP-Schnittstelle wurde nun umgebaut, so dass die Verbindung nun nur noch einmal pro Joblauf hergestellt wird und nicht mehr je Transaktion.
Fehlerbehebung: Zuordnung der Einkäufergruppe beim Personaldatenimport aus SAP
Beim Personaldatenimport aus SAP im Kontext des Handwerkerportals konnte es vorkommen, dass die zugehörige Einkäufergruppe aus SAP nicht bei der importierten Person in eTASK hinterlegt wurde und damit die Email Adresse der Person fehlte. Die SAP-Schnittstelle wurde entsprechend optimiert.
Fehlerbehebung: Unstimmigkeiten bei Begriffen im Abrechnungsblatt
Die Unstimmigkeiten bei den Begriffen der "Teilrechnung" und "Schlussrechnung" im Abrechnungsblatt wurden behoben.
eTASK.Anlagen (Paket) (1431)
Neue Funktion: Neue Status-Reportings speziell für Ihre Anlagen mit zugehörigen Bauteilen
Das Portal bietet Ihnen zwei neue Auswertungen, mit denen Sie die Betreiberpflichten für Ihre Anlagen und deren zugeordnete Bauteile überprüfen können. Je Anlage und deren Bauteilen wird dabei ausgegeben, welche Aufträge für diese geplant oder aktiv sind und aus welchen Auftragsplänen diese Aufträge stammen. Darüber hinaus ist ersichtlich, ob es sich um geplante oder ungeplante Aufträge handelt und wie der aktuelle Bearbeitungsstatus ist.
(fehlender oder ungültiger Codeausschnitt)
