Zugriffsrechte für Inventur verwalten
Die richtige Berechtigungsverwaltung stellt sicher, dass Benutzer nur die Inventurdaten sehen und bearbeiten können, die für ihre Rolle relevant sind. eTASK nutzt dafür ein System von Automatikgruppen, das einfach zu verwalten und gleichzeitig flexibel ist.
Das Automatikgruppen-Konzept
eTASK verwendet vordefinierte Benutzergruppen (sogenannte "Automatikgruppen"), die bestimmten Rollen entsprechen. Benutzer werden diesen Gruppen zugeordnet und erhalten automatisch die passenden Berechtigungen.
Wichtig: Automatikgruppen basieren auf Produkten und Modulen von eTASK. Die Nummer und das Suffix bestimmen die Berechtigungsebene.
Relevante Automatikgruppen für Inventur
Administrator
Gruppe: ADM
Globale Administratorengruppe ohne Einschränkungen
Vollzugriff auf alle Bereiche, Module und Einstellungen
Für: IT-Abteilung, Systemverantwortliche
Facility Manager
Gruppen: 1000-A und 1040-A
Administration mit Bearbeitungsrechten auf allen Menüpunkten
eTASK.FM-Portal (Basisprodukt), eTASK.Inventur
Für: Facility Management, Inventurleitung
Sachbearbeiter
Gruppen: 1000-B, 1040-B und 2040-B
Bearbeitungsrechte außerhalb der Systemsteuerung
In der Systemsteuerung nur Leserechte (Stammdaten, Kataloge)
eTASK.FM-Portal, eTASK.Inventur, My eTASK App, Modul Inventur
Für: Controlling, Anlagenbuchhaltung
Inventur-Team
Gruppe: 2040-B
Bearbeitungsrechte in der My eTASK App für Inventur
Erfassen und Aktualisieren von Objekten
Keine Systemsteuerung
Keine Rechte im Portal
Für: Mobile Inventur-Teams, externe Dienstleister (temporär)
Lesezugriff
Gruppen: 1000-L bzw. 1040-L
Leserechte auf allen Menüpunkten
Keine Bearbeitungsmöglichkeiten
1000-L: eTASK.FM-Portal, 1040-L: eTASK.Inventur
Für: Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer, Berichtswesen
Mandantenbasierte Berechtigungen
Wenn verschiedene Teams nur ihre eigenen Standorte verwalten sollen, funktioniert das über "logische Mandanten".
Prinzip:
Jeder Datensatz (Objekt, Raum, Gebäude) wird einem Mandanten zugeordnet
Benutzer erhalten Zugriff auf einen oder mehrere Mandanten
Benutzer sehen nur Datensätze ihrer zugewiesenen Mandanten
Datensätze im Standard-Mandanten sind für alle Benutzer sichtbar
📄 Logische Mandantenverwaltung aktivieren IC2694
Anwendungsfall:
Alle Objekte in München → Mandant "München"
Alle Objekte in Berlin → Mandant "Berlin"
Katalog-Daten → Standard-Mandant (für alle)
Facility Manager München: Zugriff auf Mandant "München" + "Standardmandant" → sieht nur München-Objekte + Kataloge
Facility Manager Berlin: Zugriff auf Mandant "Berlin" + "Standardmandant" → sieht nur Berlin-Objekte + Katalog
Administrator hat immer Zugriff auf alle Mandanten
Benutzer anlegen und Gruppen zuweisen
Im Portal:
Administration → Benutzer → Neuer Benutzer
Benutzerdaten eingeben (Name, E-Mail)
Automatikgruppen zuweisen (z.B. 1040-A, 2040-B)
Optional: Mandanten-Zugriff zuweisen (z.B. "München", "Berlin")
Speichern
Testen:
Als neuer Benutzer anmelden
Prüfen: Sind die richtigen Menüpunkte sichtbar?
Prüfen: Können Daten bearbeitet werden (falls -A oder -B)?
Best Practices
Minimale Rechte vergeben:
Start mit Lesezugriff (-L)
Bei Bedarf auf Bearbeiten (-B) erweitern
Administration (-A) nur für verantwortliche Personen
Temporäre Zugänge begrenzen:
Bei externen Dienstleistern: Zeitlich befristeten Zugang
Nach Projektende deaktivieren
Dokumentation:
Wer hat welche Gruppen zugewiesen?
Bei Zuständigkeitswechsel: Rechte anpassen
Regelmäßige Überprüfung:
Benutzer-Liste durchgehen
Ausgeschiedene Mitarbeiter deaktivieren
Nicht mehr benötigte Rechte entziehen