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SERVICELISTSHOWARCHIVEDDAYS - Detailbeschreibung

Administration

Administrator
eTASK Neon
Administration

Überblick

Parameter: SERVICELISTSHOWARCHIVEDDAYS
Kategorie: Custom
Standardwert: 60
Produkt: eTASK.Sonstige (Custom)

Was macht dieser Parameter?

Der Parameter legt fest, wie viele Tage zurück in die Vergangenheit erledigte Servicetickets in der Serviceliste angezeigt werden. Nach Ablauf der festgelegten Anzahl von Tagen werden erledigte Tickets aus der Listenansicht ausgeblendet, bleiben aber in der Datenbank archiviert und können über spezielle Suchfunktionen weiterhin abgerufen werden.

Wofür wird dieser Parameter verwendet?

  • Begrenzung der Anzahl angezeigter erledigter Tickets in der Serviceliste

  • Verbesserung der Übersichtlichkeit durch Ausblenden erledigter Tickets die ein gewisses Alter überschritten haben

  • Fokussierung auf aktuelle und kürzlich erledigte Serviceaufträge

  • Anpassung des Archivierungszeitraums an organisationsspezifische Anforderungen

  • Reduzierung der Datenmenge in Servicelisten ohne Verlust der Archivdaten

Hinweis: Abgeschlossene Tickets sind im Standard in der Serviceliste ausgeblendet. Dieser Parameter wirkt sich nur aus, wenn Anwendende diese einschalten.

Technische Details (für Administratoren)

Format: Ganzzahl (Integer) - Anzahl der Tage
Standardwert: 60

Gültige Werte:

  • 0 = Erledigte Tickets werden sofort ausgeblendet (nicht empfohlen)

  • 1-30 = Sehr kurze Archivierungszeit (1 Tag bis 1 Monat)

  • 60 = Standard - Erledigte Tickets bleiben 2 Monate sichtbar (empfohlen)

  • 90 = 3 Monate Sichtbarkeit

  • 180 = 6 Monate Sichtbarkeit

  • 365 = 1 Jahr Sichtbarkeit

  • Höhere Werte möglich, können aber zu Performance-Problemen führen

Wichtige Hinweise:

  • Der Parameter betrifft nur die Anzeige in der Serviceliste, nicht die Datenhaltung

  • Tickets werden nicht gelöscht, sondern nur aus der Standardansicht ausgeblendet

  • Über Suchfunktionen und Filter können auch ältere Tickets weiterhin gefunden werden

  • Der Zeitraum wird ab dem Datum der Ticketerledigung gerechnet

  • Offene oder in Bearbeitung befindliche Tickets werden unabhängig vom Alter immer angezeigt

  • Änderungen wirken sich auf alle Benutzer und alle Servicelisten aus

Wann sollten Sie diesen Wert ändern?

Wert verringern (z.B. auf 30), wenn:

  • Die Serviceliste sehr viele Einträge enthält und langsam lädt

  • Benutzer sich nur auf aktuelle Tickets konzentrieren sollen

  • Performance-Probleme bei der Listenanzeige auftreten

  • Benutzer durch zu viele alte Tickets verwirrt werden

Wert erhöhen (z.B. auf 90-180), wenn:

  • Häufig auf kürzlich erledigte Tickets zurückgegriffen wird

  • Nacharbeiten und Kontrollen über längere Zeiträume erfolgen

  • Compliance-Anforderungen eine längere Sichtbarkeit erfordern

  • Die Ticketanzahl gering ist und Performance kein Problem darstellt

  • Statistische Auswertungen über längere Zeiträume erfolgen sollen

  • Benutzer regelmäßig Referenzen zu älteren Tickets benötigen

Wert bei 60 belassen (Standard), wenn:

  • Die Standard-Performance akzeptabel ist

  • 2 Monate Sichtbarkeit ausreichend sind

  • Kein spezifischer Änderungsbedarf besteht

  • Die Ticketanzahl durchschnittlich ist

Wichtige Hinweise

  1. Tickets werden nicht gelöscht
    Der Parameter beeinflusst nur die Anzeige in der Serviceliste. Alle Tickets bleiben in der Datenbank gespeichert und können über erweiterte Suchfunktionen oder Berichte jederzeit abgerufen werden.

  2. Performance-Optimierung
    Bei sehr großen Datenbanken mit vielen Tickets kann die Reduzierung des Wertes die Ladezeit der Serviceliste deutlich verbessern. Werte über 180 Tage sollten nur bei kleineren Installationen verwendet werden.

  3. Offene Tickets immer sichtbar
    Unabhängig von diesem Parameter werden alle offenen, in Bearbeitung befindlichen oder wartenden Tickets immer in der Serviceliste angezeigt. Der Parameter betrifft ausschließlich erledigte Tickets.

  4. Zeitpunkt der Erledigung entscheidend
    Die Berechnung beginnt ab dem Datum, an dem ein Ticket als erledigt markiert wurde. Das Erstellungsdatum des Tickets ist nicht relevant.

  5. Globale Auswirkung
    Der Parameter gilt für alle Benutzer im Portal. Individuelle Einstellungen pro Benutzer sind nicht möglich.

  6. Suche und Filter unberührt
    Auch ausgeblendete Tickets können über die Suchfunktion oder spezielle Filter (z.B. "Alle Tickets anzeigen") weiterhin gefunden und angezeigt werden.

  7. Portal-Neustart nicht erforderlich
    Änderungen am Parameter werden sofort wirksam. Ein Neustart des Portals ist nicht notwendig. Benutzer müssen lediglich die Serviceliste neu laden.

Sicherheit

Hat eine Änderung dieses Parameters Auswirkungen auf die Sicherheit?

Nein, dieser Parameter hat keine direkten Sicherheitsauswirkungen.

Praktisches Beispiel

Ausgangssituation:

Ein IT-Service-Desk eines mittelständischen Unternehmens mit 500 Mitarbeitern bearbeitet durchschnittlich 400 Servicetickets pro Monat. Die Serviceliste lädt zunehmend langsamer, da mittlerweile über 2.000 erledigte Tickets in der Standardansicht enthalten sind. Benutzer beschweren sich über:

  • Lange Ladezeiten beim Öffnen der Serviceliste (8-10 Sekunden)

  • Unübersichtlichkeit durch zu viele alte Einträge

  • Schwierigkeiten beim Finden aktueller Tickets

  • Performance-Probleme beim Filtern und Sortieren

Der aktuelle Wert ist auf 60 Tage eingestellt, was bei dieser Ticketmenge zu ca. 800 erledigten Tickets in der Ansicht führt.

Problem:

Die Performance der Serviceliste ist inakzeptabel. Mitarbeiter verlieren Zeit beim Laden und Durchsuchen der Liste. Die Übersichtlichkeit leidet unter der großen Anzahl angezeigter Tickets.

Konfiguration:

Der Administrator reduziert SERVICELISTSHOWARCHIVEDDAYS von 60 auf 30 Tage.

Nach der Änderung:

  • Nur noch Tickets der letzten 30 Tage werden in der Serviceliste angezeigt

  • Die Anzahl erledigter Tickets in der Ansicht reduziert sich von ca. 800 auf ca. 400

  • Ladezeit der Serviceliste: 2-3 Sekunden (vorher 8-10 Sekunden)

  • Übersichtlichkeit stark verbessert

  • Ältere Tickets weiterhin über Suchfunktion abrufbar

Ergebnis:

Nach 4 Wochen:

  • Ladezeit Serviceliste: -70% (von 9 auf 2,5 Sekunden)

  • Benutzerzufriedenheit: +40%

  • Support-Anfragen wegen Listenperformance: -95%

  • Zeit für Ticketsuche: -30%

Zusätzliche Maßnahme:

Das Unternehmen hat ergänzend eine Dokumentation erstellt, die Mitarbeitern zeigt, wie sie über die erweiterte Suche auch ältere Tickets finden können. Dies wurde in einer kurzen Schulung kommuniziert.

Lessons Learned:

Das Unternehmen hat erkannt, dass die Standardeinstellung von 60 Tagen für ihr hohes Ticketaufkommen nicht optimal war. Die Anpassung auf 30 Tage brachte spürbare Verbesserungen ohne Einschränkungen im täglichen Betrieb. Mitarbeiter nutzen nun gezielt die Suchfunktion für ältere Tickets.

Hinweis: Statt den Parameter zu verändern kann auch geprüft werden, ob Anwendende die abgeschlossenen Tickets eingeblendet haben müssen und sie können stattdessen ausgeblendet werden.

Empfohlene Einstellung

Für Standard-Installationen: 60 (2 Monate)

Begründung:

  • Gute Balance zwischen Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit

  • 2 Monate reichen für die meisten Nacharbeiten und Kontrollen aus

  • Performance ist bei durchschnittlichem Ticketaufkommen sehr gut

  • Etablierter Standardwert, der sich in der Praxis bewährt hat

Best Practices:

  1. Monitoring: Überwache die Ladezeiten der Serviceliste regelmäßig

  2. Benutzer-Feedback: Frage Mitarbeiter nach ihrer Erfahrung mit der Listenansicht

  3. Schrittweise Anpassung: Ändere den Wert in kleinen Schritten (z.B. von 60 auf 45, dann auf 30)

  4. Schulung: Informiere Benutzer über die Suchfunktion für ältere Tickets

  5. Dokumentation: Dokumentiere Änderungen und deren Auswirkungen

  6. Regelmäßige Überprüfung: Passe den Wert an, wenn sich das Ticketaufkommen ändert

  7. Testphase: Teste neue Einstellungen zunächst für 2-4 Wochen, bevor du sie dauerhaft übernimmst

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