Überblick
Parameter: PREFILLUSERROOM
Kategorie: MyServiceTicket
Standardwert: 0 (deaktiviert)
Produkt: eTASK.Serviceanfrage
Was macht dieser Parameter?
Der Parameter steuert, ob beim Erstellen eines neuen Servicetickets das Feld Raum im Infobereich Antragsteller automatisch mit dem Raum des aktuell angemeldeten Benutzers vorausgefüllt wird. Wenn aktiviert, wird das Raumfeld automatisch befüllt und kann nicht mehr geändert werden.
Wofür wird dieser Parameter verwendet?
Automatisches Zuordnen von Servicetickets zum Standort des Antragstellers
Verhinderung von Standortfehlzuordnungen durch manuelle Eingabe
Vereinfachung des Ticket-Erfassungsprozesses für Endanwender
Sicherstellung, dass Services am korrekten Standort erbracht werden
Unterstützung bei der standortbasierten Ressourcenplanung
Entlastung der Anwender von der Auswahl des korrekten Raums
Technische Details (für Administratoren)
Format: Ganzzahl (Integer) - Boolean-Wert
Standardwert: 0
Gültige Werte:
0= Deaktiviert - Raumfeld bleibt leer, Benutzer kann manuell auswählen1= Aktiviert - Raumfeld wird automatisch mit Benutzerraum vorausgefüllt und schreibgeschützt
Wichtige Hinweise:
Bei aktiviertem Parameter wird das Raumfeld automatisch schreibgeschützt (Read-Only)
Der Raum wird nur vorausgefüllt, wenn dem Benutzer in der Benutzerverwaltung ein Raum zugeordnet ist
Falls dem Benutzer kein Raum zugeordnet ist, bleibt das Feld leer
Das Feld wird nur bei der Erstellung eines neuen Tickets vorausgefüllt, nicht beim Bearbeiten
Die Vorausfüllung erfolgt nur für das Feld Raum im Infobereich Antragsteller
Voraussetzungen für die Funktion:
Benutzer müssen in der Benutzerverwaltung einem Raum zugeordnet sein
Der Benutzer muss die Berechtigung haben, Servicetickets zu erstellen
Zusammenspiel mit anderen Parametern:
PREFILLUSERCOSTCENTER: Füllt die Kostenstelle des Antragstellers vor (ähnliche Funktion für Kostenstellen)
MINIMUMBOOKINGTIMESPAN: Definiert die Mindestdauer für Servicebuchungen (unabhängig vom Standort)
Wann sollten Sie diesen Wert ändern?
Wert auf 1 setzen (aktivieren), wenn:
Servicetickets automatisch dem Standort des Antragstellers zugeordnet werden sollen
Fehlzuordnungen durch manuelle Raumauswahl vermieden werden sollen
Viele Benutzer einem festen Arbeitsplatz zugeordnet sind
Wert auf 0 belassen (deaktiviert), wenn:
Benutzer die Möglichkeit haben sollen, Tickets für verschiedene Standorte zu erstellen
Viele Benutzer keinem festen Raum zugeordnet sind
Sicherheit
Hat eine Änderung dieses Parameters Auswirkungen auf die Sicherheit?
Nein, dieser Parameter hat keine Auswirkungen auf die Sicherheit und Datenintegrität.
Praktisches Beispiel
Ausgangssituation:
Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern an 5 Standorten nutzt das eTASK-Serviceticket-System. Jeder Mitarbeiter hat einen festen Arbeitsplatz. Die Facility-Management-Abteilung hat festgestellt, dass 25% der Servicetickets falsch zugeordnet sind, weil Benutzer:
Den Raum versehentlich falsch auswählen
Nicht wissen, welche Raumnummer ihr Büro hat
Aus Versehen den Raum eines Kollegen auswählen
Verwechslung zwischen ähnlichen Raumnummern (z.B. 2.304 statt 2.404)
Dies führt zu:
Techniker werden zum falschen Standort geschickt
Zeitverlust durch Nachfragen und Umplanungen
Verzögerungen bei der Serviceerbringung
Unzufriedenheit bei Mitarbeitern
Problem:
Die Facility-Management-Abteilung benötigt durchschnittlich 3 Stunden pro Woche, um Standortfehler zu korrigieren und Techniker neu zu disponieren. Services werden durchschnittlich 2 Stunden später erbracht als geplant.
Konfiguration:
Der Administrator setzt PREFILLUSERROOM auf 1 und stellt sicher, dass alle Benutzer in der Benutzerverwaltung korrekt einem Raum zugeordnet sind.
Nach der Änderung:
Benutzer öffnen das Serviceticket-Formular und sehen ihren Raum bereits eingetragen
Das Raumfeld ist schreibgeschützt - keine versehentlichen Änderungen mehr möglich
Neue Tickets werden automatisch dem richtigen Standort zugeordnet
Techniker-Disposition ist sofort korrekt
Zeitaufwand für Korrekturen entfällt komplett
Ergebnis:
Nach einem Monat:
Standortfehlzuordnungen: 2% (vorher 25%) - nur noch bei mobilen Mitarbeitern
Zeitersparnis Facility Management: 3 Stunden/Woche
Durchschnittliche Service-Verzögerung: 15 Minuten (vorher 2 Stunden)
Mitarbeiterzufriedenheit: +30%
Technikerauslastung: +15% durch Wegfall von Fehlfahrten
Empfohlene Einstellung
Für Standard-Installationen: 1 (aktiviert)
Begründung:
Reduziert Fehlerquellen bei der Ticket-Erfassung erheblich
Verbessert Datenqualität für Facility Management und Ressourcenplanung
Vereinfacht den Erfassungsprozess für Endanwender
In den meisten Organisationen haben Benutzer einen festen Arbeitsplatz
Verhindert Standortzuordnungsfehler und Fehlfahrten von Technikern
Ausnahmen (Wert auf 0 setzen):
Mobile Arbeitsumgebungen:
Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz (Desk Sharing, Hot Desking)
Field Service Techniker, die an wechselnden Standorten arbeiten
Flexible Arbeitsplatzkonzepte mit häufig wechselnden Räumen
Zentrale Service-Desks:
Service-Mitarbeiter erstellen Tickets stellvertretend für verschiedene Standorte
Verschiedene Gebäude/Standorte werden zentral betreut
Hotline-Mitarbeiter nehmen Tickets für beliebige Räume auf
Unvollständige Stammdaten:
Nicht alle Benutzer haben einen Raum zugeordnet
Raumstruktur ist noch im Aufbau
Umzüge oder Renovierungen führen zu häufigen Änderungen